V tomto návode sa dozviete, ako odstrániť prázdne miesta v programe Excel, aby vaše pracovné hárky vyzerali prehľadne a profesionálne.

Prázdne bunky nie sú zlé, ak ich zámerne ponechávate na správnych miestach z estetických dôvodov. Ale prázdne bunky na nesprávnych miestach sú určite nežiaduce. Našťastie existuje pomerne jednoduchý spôsob, ako odstrániť prázdne bunky v programe Excel, a o chvíľu sa dozviete všetky podrobnosti tejto techniky.

Ako odstrániť prázdne bunky v programe Excel

Odstránenie prázdnych buniek v programe Excel je jednoduché. Táto metóda však nie je použiteľná vo všetkých situáciách. Ak chcete byť v bezpečí, uistite sa, že ste záložná kópia pracovného hárku a prečítajte si tieto upozornenia skôr, ako začnete čokoľvek robiť.

Ak máte záložnú kópiu uloženú na uloženom mieste, vykonajte nasledujúce kroky na odstránenie prázdnych buniek v programe Excel:

1. Vyberte rozsah, v ktorom chcete odstrániť prázdne bunky. Ak chcete rýchlo vybrať všetky bunky s údajmi, kliknite na ľavú hornú bunku a stlačte klávesovú skratku Ctrl + Shift + End . Tým sa výber rozšíri na poslednú použitú bunku.
2. Stlačte kláves F5 a kliknite na Špeciálne... Alebo prejdite na Domov karta> Formáty a kliknite na tlačidlo Nájsť & Vybrať > Prejsť na Špeciálne :

   

3. V Prejsť na špeciálny dialógové okno, vyberte Slepé polotovary a kliknite na OK . Tým sa vyberú všetky prázdne bunky v rozsahu.

   

4. Kliknite pravým tlačidlom myši na niektoré z vybraných prázdnych políčok a vyberte položku Vymazať... z kontextového menu:

   

   Pozri tiež: Ako pridať kalendár do programu Outlook: zdieľaný, internetový kalendár, súbor iCal
5. V závislosti od rozloženia údajov si môžete vybrať posun buniek doľava alebo posunúť bunky nahor a kliknite na tlačidlo OK V tomto príklade vyberieme prvú možnosť:

   

To je všetko. Úspešne ste odstránili prázdne miesta v tabuľke:

Tipy:

• Ak sa niečo pokazilo, nepanikárte a okamžite stlačte klávesovú skratku Ctrl + Z, aby ste získali svoje údaje späť.
• Ak chcete prázdne bunky iba zvýrazniť, a nie odstrániť, v tomto článku nájdete niekoľko rôznych metód: Ako vybrať a zvýrazniť prázdne bunky v programe Excel.

Kedy neodstraňovať prázdne bunky výberom prázdnych políčok

Stránka Prejsť na špeciálny > Slepé polotovary Táto technika funguje dobre pre jeden stĺpec alebo riadok. Môže tiež úspešne odstrániť prázdne bunky v rozsahu nezávislých riadkov alebo stĺpcov, ako je to vo vyššie uvedenom príklade. Mohla by však poškodiť štruktúrované údaje. Aby ste tomu zabránili, buďte veľmi opatrní pri odstraňovaní prázdnych buniek v pracovných hárkoch a majte na pamäti nasledujúce upozornenia:

1. Odstránenie prázdnych riadkov a stĺpcov namiesto buniek

Ak sú vaše údaje usporiadané v tabuľke, kde stĺpce a riadky obsahujú súvisiace informácie, odstránenie prázdnych buniek naruší údaje. V tomto prípade by ste mali odstrániť iba prázdne riadky a prázdne stĺpce. V prepojených návodoch je vysvetlené, ako to urobiť rýchlo a bezpečne.

2. Nefunguje pre tabuľky programu Excel

V tabuľke programu Excel (oproti rozsahu) nie je možné odstrániť jednotlivé bunky, môžete odstrániť len celé riadky tabuľky. Alebo môžete najprv previesť tabuľku na rozsah a potom odstrániť prázdne bunky.

3. Môže poškodiť vzorce a pomenované rozsahy

Vzorce programu Excel sa dokážu prispôsobiť mnohým zmenám vykonaným v odkazovaných údajoch. Mnohým, ale nie všetkým. V niektorých situáciách sa môžu vzorce, ktoré odkazovali na odstránené bunky, pokaziť. Po odstránení prázdnych miest sa preto rýchlo pozrite na súvisiace vzorce a/alebo pomenované rozsahy a uistite sa, že fungujú normálne.

Ako extrahovať zoznam údajov, ktorý ignoruje prázdne miesta

Ak sa obávate, že odstránením prázdnych buniek v stĺpci by mohlo dôjsť k deformácii údajov, ponechajte pôvodný stĺpec v pôvodnom stave a neprázdne bunky extrahujte na iné miesto. Táto metóda sa hodí, keď vytvárate vlastný zoznam alebo rozbaľovací zoznam na overenie údajov a chcete zabezpečiť, aby v ňom neboli prázdne bunky.

So zdrojovým zoznamom v A2:A11 zadajte do C2 nasledujúci vzorec poľa, stlačte Ctrl + Shift + Enter, aby ste ho správne dokončili, a potom vzorec skopírujte do niekoľkých ďalších buniek. Počet buniek, do ktorých vzorec skopírujete, by mal byť rovnaký alebo väčší ako počet položiek v zozname.

Vzorec na extrakciu neprázdnych buniek:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Nasledujúci obrázok zobrazuje výsledok:

Ako vzorec funguje

Na prvý pohľad zložité, ale pri bližšom pohľade je logika vzorca ľahko pochopiteľná. V jednoduchej angličtine znie vzorec v C2 takto: Vráťte prvú hodnotu v rozsahu A2:A11, ak táto bunka nie je prázdna. V prípade chyby vráťte prázdny reťazec ("").

Pre pozorných používateľov programu Excel, ktorí sú zvedaví na detaily každého nového vzorca, prinášame podrobný prehľad:

Funkcia INDEX vráti hodnotu z $A$2:$A$11 na základe zadaného čísla riadku (nie reálneho čísla riadku, ale relatívneho čísla riadku v rozsahu). V jednoduchšom scenári by sme mohli vložiť INDEX($A$2:$A$11, 1) do C2 a získala by nám hodnotu v A2. Problém je v tom, že potrebujeme ošetriť ďalšie dve veci:

• Uistite sa, že A2 nie je prázdna
• Vráťte druhú neprázdnu hodnotu v C3, tretiu neprázdnu hodnotu v C4 atď.

Obe tieto úlohy rieši funkcia SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

V našom prípade pole argument sa generuje dynamicky nasledujúcim spôsobom:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identifikuje, ktoré bunky v cieľovom rozsahu nie sú prázdne, a vráti pre ne TRUE, inak FALSE. Výsledné pole TRUE a FALSE sa prenesie do logického testu funkcie IF.
• IF vyhodnotí každý prvok poľa TRUE/FALSE a vráti príslušné číslo pre TRUE, prázdny reťazec pre FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

RIADOK($A$1:$A$10) je potrebný len na vrátenie poľa čísel od 1 do 10 (pretože v našom rozsahu je 10 buniek), z ktorého môže IF vybrať číslo pre hodnoty TRUE.

Výsledkom je pole {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} a naša zložitá funkcia SMALL sa transformuje na túto jednoduchú:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Ako vidíte, pole obsahuje iba čísla neprázdnych buniek (pozor, ide o relatívne pozície prvkov v poli, t. j. A2 je prvok 1, A3 je prvok 2 atď.).

V k argumentu vložíme ROW(A1), ktorý dáva funkcii SMALL pokyn, aby vrátila najmenšie číslo 1. Vzhľadom na použitie relatívneho odkazu na bunku sa číslo riadku zvyšuje v krokoch po 1, keď vzorec kopírujete nadol. Takže v C3, k sa zmení na ROW(A2) a vzorec vráti číslo 2. neprázdnej bunky atď.

V skutočnosti však nepotrebujeme čísla neprázdnych buniek, potrebujeme ich hodnoty. Preto sa posunieme ďalej a vnoríme funkciu SMALL do funkcie číslo_riadku argument INDEXu, ktorý ho núti vrátiť hodnotu z príslušného riadku v rozsahu.

Na záver celú konštrukciu uzavrieme do funkcie IFERROR, aby sme chyby nahradili prázdnymi reťazcami. Chybám sa nevyhneme, pretože nemôžeme vedieť, koľko neprázdnych buniek sa nachádza v cieľovom rozsahu, preto vzorec kopírujeme do väčšieho počtu buniek.

Vzhľadom na vyššie uvedené môžeme zostaviť tento všeobecný vzorec na extrakciu hodnôt, ktoré ignorujú prázdne miesta:

Kde "range" je rozsah s vašimi pôvodnými údajmi. Dávajte pozor na to, že ROW($A$1:$A$10) a ROW(A1) sú konštantné časti a nikdy sa nemenia bez ohľadu na to, kde vaše údaje začínajú a koľko buniek obsahujú.

Ako odstrániť prázdne bunky po poslednej bunke s údajmi

Prázdne bunky, ktoré obsahujú formátovanie alebo netlačiteľné znaky, môžu v programe Excel spôsobiť veľa problémov. Môže sa napríklad stať, že nakoniec bude veľkosť súboru oveľa väčšia, ako je potrebné, alebo sa vytlačí niekoľko prázdnych strán. Aby sme sa týmto problémom vyhli, odstránime (alebo vymažeme) prázdne riadky a stĺpce, ktoré obsahujú formátovanie, medzery alebo neznáme neviditeľné znaky.

Ako vyhľadať poslednú použitú bunku v hárku

Ak chcete prejsť na poslednú bunku v hárku, ktorá obsahuje údaje alebo formátovanie, kliknite na ľubovoľnú bunku a stlačte klávesovú skratku Ctrl + End .

Ak vyššie uvedená skratka vybrala poslednú bunku s vašimi údajmi, znamená to, že zvyšné riadky a stĺpce sú skutočne prázdne a nie je potrebné s nimi ďalej manipulovať. Ak vás však presunula na vizuálne prázdnu bunku, vedzte, že Excel túto bunku nepovažuje za prázdnu. Môže to byť obyčajný znak medzery vytvorený náhodným stlačením klávesu, vlastný formát čísla nastavený pre túto bunku alebo netlačiteľný znak.znak importovaný z externej databázy. Nech je dôvod akýkoľvek, táto bunka nie je prázdna.

Odstránenie buniek za poslednou bunkou s údajmi

Ak chcete vymazať všetok obsah a formátovanie za poslednou bunkou s údajmi, postupujte takto:

1. Kliknite na záhlavie prvého prázdneho stĺpca napravo od vašich údajov a stlačte klávesovú skratku Ctrl + Shift + End . Týmto spôsobom sa vyberie rozsah buniek medzi vašimi údajmi a poslednou použitou bunkou na liste.
2. Na Domov na karte Úprava stránky kliknite na položku Jasné > Vymazať všetko Alebo kliknite pravým tlačidlom myši na výber a kliknite na položku Vymazať... > Celý stĺpec :

   

3. Kliknite na záhlavie prvého prázdneho riadku pod údajmi a stlačte klávesovú skratku Ctrl + Shift + End .
4. Kliknite na . Jasné > Vymazať všetko na Domov alebo kliknite pravým tlačidlom myši na výber a vyberte Vymazať... > Celý rad.
5. Stlačením klávesovej skratky Ctrl + S uložte zošit.

Skontrolujte, či použitý rozsah teraz obsahuje len bunky s údajmi a žiadne prázdne bunky. Ak klávesová skratka Ctrl + End opäť vyberie prázdnu bunku, uložte zošit a zatvorte ho. Keď pracovný hárok znova otvoríte, posledná použitá bunka by mala byť poslednou bunkou s údajmi.

Tip. Vzhľadom na to, že program Microsoft Excel 2007 a novší obsahuje viac ako 1 000 000 riadkov a viac ako 16 000 stĺpcov, možno budete chcieť zmenšiť veľkosť pracovného priestoru, aby ste zabránili používateľom neúmyselne zadávať údaje do nesprávnych buniek. Na tento účel môžete jednoducho odstrániť prázdne bunky z ich zobrazenia, ako je vysvetlené v časti Ako skryť nepoužívané (prázdne) riadky a stĺpce.

Takto sa v Exceli odstraňuje prázdne miesto. Ďakujem vám za prečítanie a dúfam, že sa uvidíme na našom blogu budúci týždeň!