Vodič će vas naučiti kako ukloniti prazna mjesta u Excelu kako biste svojim radnim listovima dali jasan i profesionalan izgled.

Prazne ćelije nisu loše ako ih namjerno ostavljate u pravu mjesta iz estetskih razloga. Ali prazne ćelije na pogrešnim mjestima su svakako nepoželjne. Srećom, postoji relativno jednostavan način za uklanjanje praznina u Excelu, a za trenutak ćete znati sve detalje ove tehnike.

Kako ukloniti prazne ćelije u Excelu

Brisanje praznih ćelija u Excelu je jednostavno. Međutim, ova metoda nije primjenjiva u svim situacijama. Da biste bili sigurni, obavezno napravite rezervnu kopiju svog radnog lista i pročitajte ova upozorenja prije nego što učinite bilo šta drugo.

Sa sigurnosnom kopijom pohranjenom na lokaciji za spremanje , izvršite sljedeće korake za brisanje praznih ćelija u Excelu:

1. Odaberite raspon u kojem želite ukloniti prazne ćelije. Da biste brzo odabrali sve ćelije s podacima, kliknite gornju lijevu ćeliju i pritisnite Ctrl + Shift + End. Ovo će proširiti odabir na posljednju korištenu ćeliju.
2. Pritisnite F5 i kliknite Posebno... . Ili idite na karticu Početna grupa > Formati i kliknite na Pronađi & Odaberite > Idi na posebno :

   

3. U dijaloškom okviru Idi na posebno odaberite Prazne točke i kliknite na OK . Ovo će odabrati sve prazne ćelije u rasponu.

   

4. Kliknite desnom tipkom miša bilo koju od odabranihpraznine i odaberite Izbriši... iz kontekstnog izbornika:

   

5. U zavisnosti od rasporeda vaših podataka, odaberite pomaknite ćelije ulijevo ili pomaknite ćelije prema gore i kliknite na OK . U ovom primjeru idemo s prvom opcijom:

   

To je to. Uspješno ste uklonili prazna mjesta u svojoj tabeli:

Savjeti:

• Ako je nešto pošlo po zlu, nemojte paničariti i odmah pritisnite Ctrl + Z da vratite svoje podatke.
• Ako želite samo istaknuti prazne ćelije umjesto da ih uklonite, u ovom članku ćete pronaći nekoliko različitih metoda: Kako odabrati i istaknuti prazne ćelije u Excelu.

Kada ne ukloniti prazne ćelije odabirom praznina

Tehnika Idi na posebno > Prazne ćelije dobro funkcionira za jednu kolonu ili red. Također može uspješno eliminirati prazne ćelije u nizu nezavisnih redova ili stupaca kao u gornjem primjeru. Međutim, to može biti štetno za strukturirane podatke. Kako biste spriječili da se to dogodi, budite vrlo oprezni kada uklanjate praznine u svojim radnim listovima i imajte na umu sljedeća upozorenja:

1. Izbrišite prazne redove i kolone umjesto ćelija

Ako su vaši podaci organizirani u tabeli u kojoj stupci i redovi sadrže povezane informacije, brisanje praznih ćelija će pokvariti podatke. U tom slučaju trebate ukloniti samo prazne redove i prazne stupce. Povezani tutorijali objašnjavaju kako to učiniti brzo isigurno.

2. Ne radi za Excel tabele

Nije moguće izbrisati nijednu pojedinačnu ćeliju u Excel tabeli (u odnosu na opseg), dozvoljeno vam je samo da uklonite čitave redove tabele. Ili možete prvo pretvoriti tablicu u raspon, a zatim ukloniti prazne ćelije.

3. Može oštetiti formule i imenovane raspone

Excel formule se mogu prilagoditi mnogim promjenama unesenim u referentne podatke. Mnogi, ali ne svi. U nekim situacijama, formule koje su se odnosile na obrisane ćelije mogu se pokvariti. Dakle, nakon uklanjanja praznih mjesta, brzo pogledajte povezane formule i/ili imenovane raspone kako biste bili sigurni da rade normalno.

Kako izdvojiti listu podataka ignorirajući praznine

Ako plašite se da bi uklanjanje praznih ćelija u koloni moglo oštetiti vaše podatke, ostaviti originalnu kolonu kakva jeste i izdvojiti neprazne ćelije na neko drugo mjesto. Ova metoda je korisna kada kreirate prilagođenu listu ili padajuću listu za provjeru valjanosti podataka i želite osigurati da u njoj nema praznina.

Sa izvornom listom u A2:A11, unesite niz ispod formule u C2, pritisnite Ctrl + Shift + Enter da biste je ispravno dovršili, a zatim kopirajte formulu na još nekoliko ćelija. Broj ćelija u koje kopirate formulu trebao bi biti jednak ili veći od broja stavki na vašoj listi.

Formula za izdvajanje ćelija koje nisu prazne:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Sljedeći snimak ekrana prikazuje rezultat:

Kako formularadi

Na prvi pogled škakljivo, kada se bliže pogleda logiku formule je lako pratiti. Na običnom engleskom, formula u C2 glasi kako slijedi: vratite prvu vrijednost u rasponu A2:A11 ako ta ćelija nije prazna. U slučaju greške, vratite prazan niz ("").

Za pažljive korisnike Excel-a, koji su znatiželjni da znaju detalje svake nove formule, evo detaljne raščlambe:

Imate da funkcija INDEX vraća vrijednost od $A$2:$A$11 na osnovu navedenog broja reda (nije pravi broj reda, relativni broj reda u rasponu). U jednostavnijem scenariju, mogli bismo staviti INDEX($A$2:$A$11, 1) u C2, i to bi nam donijelo vrijednost u A2. Problem je u tome što se moramo pobrinuti za još 2 stvari:

• Provjerite da A2 nije prazan
• Vrati 2. vrijednost koja nije prazna u C3, treću nepraznu vrijednost u C4, i tako dalje.

Oba ova zadatka rješava SMALL(array,k) funkcija:

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

U našem slučaju, array argument se generira dinamički na sljedeći način:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identificira koje ćelije u ciljnom rasponu nisu prazne i vraća TRUE za njih, u suprotnom FALSE. Rezultirajući niz TRUE i FALSE ide na logički test funkcije IF.
• IF procjenjuje svaki element niza TRUE/FALSE i vraća odgovarajući broj za TRUE, prazan niz za FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) je potrebno samo za vraćanje niza brojeva 1kroz 10 (jer postoji 10 ćelija u našem rasponu) od kojih IF može odabrati broj za TRUE vrijednosti.

Kao rezultat, dobijamo niz {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} i naša složena SMALL funkcija se transformiše u ovu jednostavnu:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Kao što vidite, argument niz sadrži samo brojeve nepraznih ćelija (imajte na umu, ovo su relativne pozicije elemente u nizu, tj. A2 je element 1, A3 je element 2 itd.).

U argument k stavljamo ROW(A1) koji daje instrukcije funkciji SMALL da vrati najmanji broj 1. Zbog upotrebe relativne reference ćelije, broj reda se povećava u koracima od 1 dok kopirate formulu prema dolje. Dakle, u C3, k će se promijeniti u ROW(A2) i formula će vratiti broj 2. ćelije koja nije prazna, i tako dalje.

Međutim, mi zapravo ne trebaju nam brojevi ćelija koji nisu prazni, trebaju nam njihove vrijednosti. Dakle, idemo naprijed i ugnijezdimo funkciju SMALL u row_num argument INDEX-a prisiljavajući je da vrati vrijednost iz odgovarajućeg reda u rasponu.

Kao završni dodir, prilažemo cijelu konstrukciju u funkciji IFERROR za zamjenu grešaka praznim nizovima. Greške su neizbježne jer ne možete znati koliko je ćelija koje nisu prazne u ciljnom rasponu, stoga kopirate formulu na veći broj ćelija.

S obzirom na gore navedeno, možemo napraviti ovu generičku formulu za izdvajanjevrijednosti ignorišući praznine:

Gdje je "opseg" raspon sa vašim originalnim podacima. Obratite pažnju da su ROW($A$1:$A$10) i ROW(A1) konstantni dijelovi i nikada se ne mijenjaju bez obzira na to gdje vaši podaci počinju i koliko ćelija sadrže.

Kako izbrisati prazne ćelije nakon posljednja ćelija s podacima

Prazne ćelije koje sadrže znakove za formatiranje ili znakove koji se ne mogu ispisati mogu uzrokovati mnogo problema u Excelu. Na primjer, možda ćete imati mnogo veću veličinu datoteke veću nego što je potrebno ili ćete imati odštampano nekoliko praznih stranica. Da bismo izbjegli ove probleme, izbrisat ćemo (ili obrisati) prazne redove i stupce koji sadrže formatiranje, razmake ili nepoznate nevidljive znakove.

Kako locirati zadnju korištenu ćeliju na listu

Za premještanje do posljednje ćelije na listu koja sadrži podatke ili formatiranje, kliknite na bilo koju ćeliju i pritisnite Ctrl + End .

Ako je gornja prečica odabrala posljednju ćeliju s vašim podacima, to znači preostale retke i stupce su zaista prazni i nisu potrebne dodatne manipulacije. Ali ako vas je odveo do vizualno prazne ćelije, znajte da Excel tu ćeliju ne smatra praznom. To može biti puki razmak nastao slučajnim pritiskom na tipku, prilagođeni format broja postavljen za tu ćeliju ili znak koji se ne može ispisati uvezen iz vanjske baze podataka. Koji godrazlog, ta ćelija nije prazna.

Izbriši ćelije nakon posljednje ćelije s podacima

Da obrišete sav sadržaj i formatiranje nakon posljednje ćelije s podacima, učinite sljedeće:

1. Kliknite naslov prve prazne kolone desno od vaših podataka i pritisnite Ctrl + Shift + End . Ovo će odabrati raspon ćelija između vaših podataka i posljednje korištene ćelije na listu.
2. Na kartici Početna , u grupi Uređivanje , kliknite na Obriši > Obriši sve . Ili desnom tipkom miša kliknite odabir i kliknite Izbriši... > Cijela kolona :

   

3. Kliknite naslov prvog praznog reda ispod vaših podataka i pritisnite Ctrl + Shift + End .
4. Kliknite Obriši > Obriši sve na kartici Početna ili desnom tipkom miša kliknite odabir i odaberite Izbriši... > Cijeli red.
5. Pritisnite Ctrl + S da sačuvate radnu knjigu.

Provjerite korišteni raspon kako biste bili sigurni da sada sadrži samo ćelije s podacima i bez praznina. Ako prečica Ctrl + End ponovo izabere praznu ćeliju, sačuvajte radnu svesku i zatvorite je. Kada ponovo otvorite radni list, posljednja korištena ćelija trebala bi biti posljednja ćelija s podacima.

Savjet. S obzirom na to da Microsoft Excel 2007 i novije verzije sadrže preko 1.000.000 redova i više od 16.000 stupaca, možda biste trebali smanjiti veličinu radnog prostora kako biste spriječili korisnike da nenamjerno unose podatke u pogrešne ćelije. Za to možete jednostavno ukloniti prazne ćelije iz njihovihpogledajte kako je objašnjeno u Kako sakriti neiskorištene (prazne) redove i kolone.

Tako brišete prazne u Excelu. Zahvaljujem vam na čitanju i nadam se da se vidimo na našem blogu sljedeće sedmice!