De handleiding leert u hoe u lege ruimten in Excel kunt verwijderen om uw werkbladen een duidelijke en professionele uitstraling te geven.

Lege cellen zijn niet slecht als u ze met opzet op de juiste plaats laat staan om esthetische redenen. Maar lege cellen op verkeerde plaatsen zijn zeker ongewenst. Gelukkig is er een relatief eenvoudige manier om lege cellen in Excel te verwijderen, en zo meteen zult u alle details van deze techniek kennen.

Hoe lege cellen verwijderen in Excel

Het verwijderen van lege cellen in Excel is eenvoudig. Deze methode is echter niet in alle situaties toepasbaar. Om uzelf aan de veilige kant te houden, dient u een reservekopie van je werkblad en lees deze voorbehouden voordat je iets anders doet.

Met een reservekopie opgeslagen op een veilige locatie voert u de volgende stappen uit om lege cellen in Excel te verwijderen:

1. Selecteer het bereik waar u lege cellen wilt verwijderen. Om snel alle cellen met gegevens te selecteren, klikt u op de cel linksboven en drukt u op Ctrl + Shift + Einde . Hierdoor wordt de selectie uitgebreid tot de laatst gebruikte cel.
2. Druk op F5 en klik op Speciaal... Of ga naar de Home tab> Formaten groep, en klik op Vinden & selecteren > Ga naar Speciaal :

   

3. In de Ga naar Speciale dialoogvenster, selecteer Blanks en klik op OK Dit selecteert alle lege cellen in het bereik.

   

4. Rechtsklik op een van de geselecteerde lege plekken en kies Delete... uit het contextmenu:

   

5. Afhankelijk van de lay-out van uw gegevens, kiest u voor cellen naar links verschuiven of cellen omhoog schuiven en klik OK In dit voorbeeld kiezen we voor de eerste optie:

   

Dat is het. Je hebt met succes lege plekken in je tabel verwijderd:

Tips:

• Als er iets mis is gegaan, raak dan niet in paniek en druk onmiddellijk op Ctrl + Z om uw gegevens terug te krijgen.
• Als u alleen lege cellen wilt markeren in plaats van verwijderen, vindt u een paar verschillende methoden in dit artikel: Hoe lege cellen selecteren en markeren in Excel.

Wanneer lege cellen niet verwijderen door spaties te selecteren

De Ga naar Speciale > Blanks De techniek werkt prima voor een enkele kolom of rij. Ook lege cellen in een bereik van onafhankelijke rijen of kolommen, zoals in het bovenstaande voorbeeld, kunnen met succes worden verwijderd. Het kan echter schadelijk zijn voor gestructureerde gegevens. Om dit te voorkomen, moet u zeer voorzichtig zijn met het verwijderen van lege cellen in uw werkbladen en de volgende voorbehouden in acht nemen:

1. Wis lege rijen en kolommen in plaats van cellen

Als uw gegevens zijn georganiseerd in een tabel waar kolommen en rijen gerelateerde informatie bevatten, zal het verwijderen van lege cellen de gegevens in de war schoppen. In dit geval moet u alleen lege rijen en lege kolommen verwijderen. De gekoppelde tutorials leggen uit hoe u dit snel en veilig kunt doen.

2. Werkt niet voor Excel-tabellen

Het is niet mogelijk om individuele cellen te verwijderen in een Excel-tabel (vs. een bereik), u mag alleen hele tabelrijen verwijderen. Of u kunt tabel eerst omzetten naar bereik, en dan lege cellen verwijderen.

3. Kan formules en naamreeksen beschadigen

Excel-formules kunnen zich aanpassen aan veel wijzigingen in de gegevens waarnaar wordt verwezen. Veel, maar niet alle. In sommige situaties kunnen de formules die verwezen naar de verwijderde cellen worden verbroken. Kijk dus, na het verwijderen van lege ruimten, even naar de gerelateerde formules en/of naambereiken om er zeker van te zijn dat ze normaal werken.

Hoe een lijst met gegevens te extraheren zonder spaties

Als u bang bent dat het verwijderen van lege cellen in een kolom uw gegevens kan vervormen, laat dan de oorspronkelijke kolom ongewijzigd en haal de niet-lege cellen ergens anders vandaan. Deze methode is handig wanneer u een aangepaste lijst of een validatielijst maakt en u er zeker van wilt zijn dat er geen lege cellen in staan.

Met de bronlijst in A2:A11 voert u de onderstaande matrixformule in C2 in, drukt u op Ctrl + Shift + Enter om deze correct in te vullen, en kopieert u de formule vervolgens naar een paar andere cellen. Het aantal cellen waarin u de formule kopieert moet gelijk zijn aan of groter dan het aantal items in uw lijst.

Formule om niet lege cellen te extraheren:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1)),"")

Het volgende screenshot toont het resultaat:

Hoe de formule werkt

Op het eerste gezicht lastig, maar bij nadere beschouwing is de logica van de formule gemakkelijk te volgen. In gewoon Engels luidt de formule in C2 als volgt: geef de eerste waarde in het bereik A2:A11 terug indien die cel niet leeg is. In geval van een fout, geef een lege tekenreeks ("") terug.

Voor slimme Excel-gebruikers, die nieuwsgierig zijn naar de grondbeginselen van elke nieuwe formule, volgt hier een gedetailleerd overzicht:

U laat de INDEX-functie een waarde uit $A$2:$A$11 teruggeven op basis van het opgegeven rijnummer (niet een echt rijnummer, een relatief rijnummer in het bereik). In een eenvoudiger scenario zouden we INDEX($A$2:$A$11, 1) in C2 kunnen zetten, en het zou ons een waarde in A2 opleveren. Het probleem is dat we met nog 2 dingen rekening moeten houden:

• Zorg ervoor dat A2 niet leeg is
• Geef de 2e niet lege waarde in C3, de 3e niet lege waarde in C4, enzovoort.

Beide taken worden uitgevoerd door de functie SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

In ons geval is de array argument wordt als volgt dynamisch gegenereerd:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) gaat na welke cellen in het doelbereik niet leeg zijn en geeft voor deze cellen WAAR terug, anders ONWAAR. De resulterende reeks van WAAR en ONWAAR gaat naar de logische test van de IF-functie.
• IF evalueert elk element van de TRUE/FALSE-array en geeft een overeenkomstig getal voor TRUE, een lege string voor FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

RIJ($A$1:$A$10) is alleen nodig om een array van getallen 1 tot en met 10 terug te geven (omdat er 10 cellen in ons bereik zijn) waaruit IF een getal voor TRUE-waarden kan kiezen.

Als resultaat krijgen we de matrix {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} en onze complexe SMALL-functie verandert in deze eenvoudige:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Zoals je ziet, de array argument bevat alleen de aantallen niet-lege cellen (let wel, deze zijn relatief posities van de elementen in de matrix, d.w.z. A2 is element 1, A3 is element 2, enz.)

In de k argument, zetten we ROW(A1), wat de functie SMALL de opdracht geeft het kleinste getal van 1 terug te geven. Door het gebruik van relatieve celverwijzing gaat het rijnummer in stappen van 1 omhoog als u de formule naar beneden kopieert. Dus in C3, k verandert in ROW(A2) en de formule geeft het nummer van de 2e niet lege cel, enzovoort.

We hebben echter niet echt de niet-lege celnummers nodig, we hebben hun waarden nodig. We gaan dus verder en nestelen de SMALL-functie in de rij_nummer argument van INDEX om een waarde terug te geven van de overeenkomstige rij in het bereik.

Als finishing touch sluiten we de hele constructie in de IFERROR-functie om fouten te vervangen door lege strings. Fouten zijn onvermijdelijk omdat je niet kunt weten hoeveel niet-blanco cellen zich in het doelbereik bevinden, daarom kopieer je de formule naar een groter aantal cellen.

Gezien het bovenstaande kunnen we deze algemene formule opstellen om waarden te extraheren die geen spaties bevatten:

Waarbij "bereik" het bereik is met uw oorspronkelijke gegevens. Let erop dat ROW($A$1:$A$10) en ROW(A1) constante delen zijn en nooit veranderen, ongeacht waar uw gegevens beginnen en hoeveel cellen ze bevatten.

Hoe lege cellen verwijderen na de laatste cel met gegevens

Lege cellen die opmaak of niet-afdrukbare tekens bevatten, kunnen veel problemen veroorzaken in Excel. U kunt bijvoorbeeld een veel grotere bestandsgrootte krijgen dan nodig of een paar lege pagina's laten afdrukken. Om deze problemen te voorkomen, zullen we lege rijen en kolommen die opmaak, spaties of onbekende onzichtbare tekens bevatten, verwijderen (of wissen).

Hoe de laatst gebruikte cel op het blad lokaliseren

Om naar de laatste cel op het blad te gaan die gegevens of opmaak bevat, klikt u op een willekeurige cel en drukt u op Ctrl + End .

Als de bovenstaande snelkoppeling de laatste cel met uw gegevens heeft geselecteerd, betekent dit dat de resterende rijen en kolommen echt leeg zijn en dat geen verdere bewerkingen nodig zijn. Maar als de snelkoppeling u naar een visueel lege cel heeft gebracht, weet dan dat Excel die cel niet als leeg beschouwt. Het kan een louter spatieteken zijn dat is geproduceerd door een toevallige toetsaanslag, een aangepaste cijferopmaak die is ingesteld voor die cel, of een niet-afdrukbarekarakter geïmporteerd uit een externe database. Wat de reden ook is, die cel is niet leeg.

Verwijder cellen na de laatste cel met gegevens

Om alle inhoud en opmaak na de laatste cel met gegevens te wissen, doet u het volgende:

1. Klik op de kop van de eerste lege kolom rechts van uw gegevens en druk op Ctrl + Shift + End . Hierdoor wordt een cellenbereik geselecteerd tussen uw gegevens en de laatst gebruikte cel op het blad.
2. Op de Home tabblad, in de Bewerken van groep, klik Duidelijk > Alles wissen Of klik met de rechtermuisknop op de selectie en klik op Delete... > Gehele kolom :

   

3. Klik op de kop van de eerste lege rij onder uw gegevens en druk op Ctrl + Shift + End .
4. Klik op Duidelijk > Alles wissen op de Home of rechtsklik op de selectie en kies Delete... > Hele rij.
5. Druk op Ctrl + S om de werkmap op te slaan.

Controleer het gebruikte bereik om er zeker van te zijn dat het nu alleen cellen met gegevens bevat en geen lege cellen. Als de sneltoets Ctrl + End opnieuw een lege cel selecteert, sla dan de werkmap op en sluit deze. Wanneer u het werkblad opnieuw opent, zou de laatst gebruikte cel de laatste cel met gegevens moeten zijn.

Tip. Aangezien Microsoft Excel 2007 en hoger meer dan 1.000.000 rijen en meer dan 16.000 kolommen bevat, wilt u wellicht de werkruimte verkleinen om te voorkomen dat uw gebruikers onbedoeld gegevens invoeren in verkeerde cellen. Hiervoor kunt u simpelweg lege cellen uit hun weergave verwijderen, zoals uitgelegd in Hoe verberg ik ongebruikte (lege) rijen en kolommen.

Zo verwijder je blanco's in Excel. Ik dank u voor het lezen en hoop u volgende week op onze blog te zien!