I denne vejledning lærer du, hvordan du fjerner tomme mellemrum i Excel for at give dine regneark et klart og professionelt udseende.

Tomme celler er ikke dårlige, hvis du bevidst lader dem stå på de rigtige steder af æstetiske årsager. Men tomme celler på forkerte steder er bestemt ikke ønskelige. Heldigvis er der en forholdsvis nem måde at fjerne tomme celler i Excel på, og om et øjeblik vil du kende alle detaljerne i denne teknik.

Sådan fjerner du tomme celler i Excel

Det er nemt at slette tomme celler i Excel. Denne metode er dog ikke anvendelig i alle situationer. For at være på den sikre side skal du sørge for at lave en sikkerhedskopi af dit regneark og læs disse advarsler, før du gør noget andet.

Med en sikkerhedskopi gemt på et sikkert sted skal du udføre følgende trin for at slette tomme celler i Excel:

1. Vælg det område, hvor du vil fjerne tomme felter. Hvis du hurtigt vil vælge alle celler med data, skal du klikke på den øverste venstre celle og trykke på Ctrl + Shift + End . Dette vil udvide markeringen til den sidst anvendte celle.
2. Tryk på F5, og klik på Særligt... . eller gå til Hjem faneblad> Formater gruppe, og klik på Find & Vælg > Gå til Special :

   

3. I den Gå til Special dialogboksen, skal du vælge Ubearbejdede emner og klik på OK Dette markerer alle de tomme celler i området.

   

4. Højreklik på en af de markerede blanketter, og vælg Slet... fra kontekstmenuen:

   

5. Afhængigt af layoutet af dine data kan du vælge at flytte celler til venstre eller flytte celler op , og klik på OK I dette eksempel vælger vi den første mulighed:

   

Det var det. Det er lykkedes dig at fjerne tomme mellemrum i din tabel:

Tips:

• Hvis noget er gået galt, skal du ikke gå i panik og straks trykke på Ctrl + Z for at få dine data tilbage.
• Hvis du kun vil fremhæve tomme celler i stedet for at fjerne dem, kan du finde et par forskellige metoder i denne artikel: Sådan markerer og fremhæver du tomme celler i Excel.

Hvornår du ikke skal fjerne tomme celler ved at vælge tomme felter

Gå til Special > Ubearbejdede emner teknikken fungerer fint for en enkelt kolonne eller række. Den kan også fjerne tomme celler i en række uafhængige rækker eller kolonner som i ovenstående eksempel. Den kan dog være skadelig for strukturerede data. For at undgå dette skal du være meget forsigtig, når du fjerner tomme celler i dine regneark, og huske på følgende forbehold:

1. Slet tomme rækker og kolonner i stedet for celler

Hvis dine data er organiseret i en tabel, hvor kolonner og rækker indeholder relaterede oplysninger, vil det ødelægge dataene, hvis du sletter tomme celler. I dette tilfælde bør du kun fjerne tomme rækker og tomme kolonner. De linkede vejledninger forklarer, hvordan du gør dette hurtigt og sikkert.

2. Virker ikke for Excel-tabeller

Det er ikke muligt at slette enkelte celler i en Excel-tabelle (i modsætning til et område), du må kun fjerne hele rækker i tabellen. Du kan også konvertere tabellen til et område først og derefter fjerne tomme celler.

3. Kan beskadige formler og navngivne intervaller

Excel-formler kan tilpasse sig mange ændringer i de data, der henvises til. Mange, men ikke alle. I nogle situationer kan de formler, der henviste til de slettede celler, blive ødelagt. Så når du har fjernet mellemrum, skal du kigge hurtigt på de relaterede formler og/eller navngivne intervaller for at sikre, at de fungerer normalt.

Sådan udtrækkes en liste med data uden at ignorere tomme felter

Hvis du frygter, at det kan forvrænge dine data at fjerne tomme celler i en kolonne, kan du lade den oprindelige kolonne forblive som den er, og udtrække de ikke-tomme celler til et andet sted. Denne metode er praktisk, når du opretter en brugerdefineret liste eller drop-down datavalideringsliste og ønsker at sikre, at der ikke er tomme celler i den.

Med kildelisten i A2:A11 skal du indtaste nedenstående arrayformel i C2, trykke på Ctrl + Shift + Enter for at fuldføre den korrekt, og derefter kopiere formlen ned til et par celler mere. Antallet af celler, hvor du kopierer formlen, skal være lig med eller større end antallet af elementer i din liste.

Formel til at udtrække ikke-tomme celler:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11))), ROW($A$1:$A$10),"""), ROW(A1))),"")

Følgende skærmbillede viser resultatet:

Sådan fungerer formlen

Ved første øjekast er formlens logik let at følge, men ved nærmere eftersyn er den let at følge. På almindeligt dansk lyder formlen i C2 således: returner den første værdi i intervallet A2:A11, hvis den pågældende celle ikke er tom. I tilfælde af en fejl returneres en tom streng (""").

For de opmærksomme Excel-brugere, der er nysgerrige efter at kende alle de nye formler i detaljer, er der her en detaljeret gennemgang af dem:

Du får INDEX-funktionen til at returnere en værdi fra $A$2:$A$11 baseret på det angivne rækkenummer (ikke et reelt rækkenummer, men et relativt rækkenummer i intervallet). I et enklere scenarie kunne vi sætte INDEX($A$2:$A$11, 1) i C2, og det ville hente en værdi i A2. Problemet er, at vi skal tage højde for 2 andre ting:

• Sørg for, at A2 ikke er tom
• Returner den anden ikke-tomme værdi i C3, den tredje ikke-tomme værdi i C4 osv.

Begge disse opgaver håndteres af funktionen SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),"""), ROW(A1)))

I vores tilfælde er det array argumentet genereres dynamisk på følgende måde:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identificerer, hvilke celler i målområdet der ikke er tomme, og returnerer TRUE for dem, ellers FALSE. Det resulterende array af TRUE og FALSE går til den logiske test i IF-funktionen.
• IF evaluerer hvert element i arrayet TRUE/FALSE og returnerer et tilsvarende tal for TRUE og en tom streng for FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),""")

RÆKKE($A$1:$A$10) er kun nødvendig for at returnere et array af tal fra 1 til 10 (fordi der er 10 celler i vores område), hvorfra IF kan vælge et tal for værdierne TRUE.

Som resultat får vi arrayet {1;""";3;"";5;6;"";8;"";10}, og vores komplekse SMALL-funktion bliver til denne enkle funktion:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Som du kan se, er den array argumentet indeholder kun antallet af ikke-tomme celler (husk, disse er relativ positioner for elementerne i arrayet, dvs. A2 er element 1, A3 er element 2 osv.)

I den k argumentet angiver vi ROW(A1), som instruerer SMALL-funktionen til at returnere 1's mindste tal. På grund af brugen af relativ cellehenvisning stiger rækkens nummer i trin på 1, efterhånden som du kopierer formlen nedad. Så i C3, k ændres til ROW(A2), og formlen returnerer nummeret på den anden celle, der ikke er tom, og så videre.

Men vi har faktisk ikke brug for de ikke-tomme celletal, vi har brug for deres værdier. Så vi går videre og indlejrer SMALL-funktionen i row_num argumentet for INDEX og tvinger den til at returnere en værdi fra den tilsvarende række i intervallet.

Som afslutning indeslutter vi hele konstruktionen i IFERROR-funktionen for at erstatte fejl med tomme strenge. Fejl er uundgåelige, fordi du ikke kan vide, hvor mange ikke-blanke celler der er i målområdet, og derfor kopierer du formlen til et større antal celler.

På baggrund af ovenstående kan vi opbygge denne generiske formel til at udtrække værdier, der ignorerer tomme felter:

Hvor "range" er området med dine oprindelige data. Vær opmærksom på, at ROW($A$1:$A$10) og ROW(A1) er konstante dele og aldrig ændres, uanset hvor dine data starter, og hvor mange celler de omfatter.

Sådan sletter du tomme celler efter den sidste celle med data

Tomme celler, der indeholder formatering eller ikke-printbare tegn, kan forårsage en masse problemer i Excel. Du kan f.eks. ende med at få en meget større filstørrelse end nødvendigt eller få udskrevet et par tomme sider. For at undgå disse problemer sletter (eller rydder) vi tomme rækker og kolonner, der indeholder formatering, mellemrum eller ukendte usynlige tegn.

Sådan finder du den sidst anvendte celle i arket

Hvis du vil flytte til den sidste celle på arket, der indeholder data eller formatering, skal du klikke på en vilkårlig celle og trykke på Ctrl + End .

Hvis ovenstående genvej har valgt den sidste celle med dine data, betyder det, at de resterende rækker og kolonner virkelig er tomme, og at der ikke er behov for yderligere manipulationer. Men hvis den har ført dig til en visuelt tom celle, skal du vide, at Excel ikke betragter den celle som tom. Det kan være et rent mellemrumstegn, der er produceret af et utilsigtet tastetryk, et brugerdefineret talformat, der er indstillet til den pågældende celle, eller et ikke-printbarttegn, der er importeret fra en ekstern database. Uanset hvad årsagen er, er denne celle ikke tom.

Slet celler efter den sidste celle med data

Hvis du vil slette alt indhold og formatering efter den sidste celle med data, skal du gøre følgende:

1. Klik på overskriften på den første tomme kolonne til højre for dine data, og tryk på Ctrl + Shift + End . Dette vil vælge en række celler mellem dine data og den sidst anvendte celle på arket.
2. På den Hjem under fanen, i fanen Redigering af gruppe, klik på Klar > Ryd alt Eller højreklik på markeringen, og klik på Slet... > Hele kolonnen :

   

   Se også: Sådan skjuler og fjerner du rækker i Excel
3. Klik på overskriften på den første tomme række under dine data, og tryk på Ctrl + Shift + End .
4. Klik på Klar > Ryd alt på den Hjem eller højreklik på markeringen og vælg Slet... > Hele rækken.
5. Tryk på Ctrl + S for at gemme arbejdsbogen.

Kontroller det anvendte område for at sikre, at det nu kun indeholder celler med data og ingen tomme celler. Hvis genvejen Ctrl + End igen markerer en tom celle, skal du gemme arbejdsmappen og lukke den. Når du åbner regnearket igen, skal den sidst anvendte celle være den sidste celle med data.

Tip. Da Microsoft Excel 2007 og nyere versioner indeholder over 1.000.000 rækker og mere end 16.000 kolonner, vil du måske gerne reducere arbejdsområdet for at forhindre, at dine brugere utilsigtet indtaster data i forkerte celler. Du kan simpelthen fjerne tomme celler fra deres visning som forklaret i Sådan skjuler du ubrugte (tomme) rækker og kolonner.

Sådan sletter du tomme felter i Excel. Jeg takker for din læsning og håber at se dig på vores blog i næste uge!