V tomto kurzu se dozvíte, jak odstranit prázdná místa v aplikaci Excel, aby vaše pracovní listy vypadaly přehledně a profesionálně.

Prázdné buňky nejsou špatné, pokud je záměrně ponecháváte na správných místech z estetických důvodů. Ale prázdné buňky na nesprávných místech jsou rozhodně nežádoucí. Naštěstí existuje poměrně snadný způsob, jak prázdné buňky v Excelu odstranit, a za chvíli se dozvíte všechny podrobnosti o této technice.

Jak odstranit prázdné buňky v aplikaci Excel

Odstranění prázdných buněk v aplikaci Excel je snadné. Tato metoda však není použitelná ve všech situacích. Chcete-li být v bezpečí, nezapomeňte si vytvořit záložní kopie pracovního listu a přečtěte si tato upozornění, než začnete cokoli dělat.

Po uložení záložní kopie do uloženého umístění proveďte následující kroky k odstranění prázdných buněk v aplikaci Excel:

1. Vyberte rozsah, ve kterém chcete odstranit prázdná místa. Chcete-li rychle vybrat všechny buňky s daty, klikněte na levou horní buňku a stiskněte klávesovou zkratku Ctrl + Shift + End . Tím se výběr rozšíří na poslední použitou buňku.
2. Stiskněte klávesu F5 a klikněte na Speciální... Nebo přejděte na Home karta> Formáty a klikněte na tlačítko Najít & amp; Vybrat > Přejít na Speciální :

   

3. V Přejít na Speciální dialogového okna vyberte možnost Slepé položky a klikněte na OK . Tím se vyberou všechny prázdné buňky v rozsahu.

   

4. Klikněte pravým tlačítkem myši na libovolné vybrané prázdné pole a vyberte možnost Smazat... z kontextové nabídky:

   

5. V závislosti na rozložení dat si můžete vybrat, zda chcete posun buněk doleva nebo posun buněk nahoru a klikněte na tlačítko OK V tomto příkladu zvolíme první možnost:

   

To je vše. Úspěšně jste odstranili prázdná místa v tabulce:

Tipy:

• Pokud se něco pokazilo, nepanikařte a okamžitě stiskněte klávesy Ctrl + Z, abyste získali data zpět.
• Pokud chcete prázdné buňky pouze zvýraznit, nikoli odstranit, najdete v tomto článku několik různých metod: Jak vybrat a zvýraznit prázdné buňky v aplikaci Excel.

Kdy neodstraňovat prázdné buňky výběrem prázdných míst

Na stránkách Přejít na Speciální > Slepé položky Tato technika funguje dobře pro jeden sloupec nebo řádek. Může také úspěšně odstranit prázdné buňky v rozsahu nezávislých řádků nebo sloupců, jako ve výše uvedeném příkladu. Mohla by však poškodit strukturovaná data. Abyste tomu zabránili, buďte při odstraňování prázdných buněk v pracovních listech velmi opatrní a mějte na paměti následující upozornění:

1. Odstranění prázdných řádků a sloupců místo buněk

Pokud jsou vaše data uspořádána v tabulce, kde sloupce a řádky obsahují související informace, odstranění prázdných buněk data naruší. V takovém případě byste měli odstranit pouze prázdné řádky a prázdné sloupce. V odkazovaných návodech je vysvětleno, jak to provést rychle a bezpečně.

2. Nefunguje pro tabulky aplikace Excel

V tabulce Excelu (oproti rozsahu) není možné odstranit jednotlivé buňky, můžete odstranit pouze celé řádky tabulky. Nebo můžete nejprve převést tabulku na rozsah a poté odstranit prázdné buňky.

3. Může poškodit vzorce a pojmenované rozsahy

Vzorce aplikace Excel se dokáží přizpůsobit mnoha změnám provedeným v odkazovaných datech. Mnohým, ale ne všem. V některých situacích se mohou vzorce, které odkazovaly na odstraněné buňky, rozbít. Proto se po odstranění prázdných míst rychle podívejte na související vzorce a/nebo pojmenované rozsahy a ujistěte se, že fungují normálně.

Jak extrahovat seznam dat s ignorováním prázdných míst

Pokud se obáváte, že odstranění prázdných buněk ve sloupci může zkreslit vaše data, ponechte původní sloupec v nezměněné podobě a neprázdné buňky vyjměte jinam. Tato metoda se hodí, pokud vytváříte vlastní seznam nebo rozevírací seznam pro ověřování dat a chcete zajistit, aby v něm nebyly prázdné buňky.

Se zdrojovým seznamem v buňkách A2:A11 zadejte níže uvedený vzorec pole v buňce C2, stiskněte klávesy Ctrl + Shift + Enter, abyste jej správně dokončili, a poté vzorec zkopírujte dolů do několika dalších buněk. Počet buněk, do kterých vzorec zkopírujete, by měl být stejný nebo větší než počet položek v seznamu.

Vzorec pro extrakci neprázdných buněk:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Následující snímek obrazovky ukazuje výsledek:

Jak vzorec funguje

Na první pohled záludné, ale při bližším pohledu je logika vzorce snadno pochopitelná. Jednoduše řečeno, vzorec v C2 zní takto: Vraťte první hodnotu v rozsahu A2:A11, pokud tato buňka není prázdná. V případě chyby vraťte prázdný řetězec ("").

Pro přemýšlivé uživatele aplikace Excel, kteří jsou zvědaví na podrobnosti o každém novém vzorci, přinášíme podrobný přehled:

Funkce INDEX má vrátit hodnotu z $A$2:$A$11 na základě zadaného čísla řádku (ne skutečného čísla řádku, ale relativního čísla řádku v rozsahu). V jednodušším případě bychom mohli do C2 vložit INDEX($A$2:$A$11, 1) a ten by nám získal hodnotu v A2. Problém je, že potřebujeme ošetřit ještě další 2 věci:

• Ujistěte se, že A2 není prázdná
• Vraťte druhou neprázdnou hodnotu v C3, třetí neprázdnou hodnotu v C4 atd.

Obě tyto úlohy řeší funkce SMALL(pole,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

V našem případě pole argument je generován dynamicky následujícím způsobem:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identifikuje, které buňky v cílovém rozsahu nejsou prázdné, a vrátí pro ně hodnotu TRUE, jinak hodnotu FALSE. Výsledné pole TRUE a FALSE přejde do logického testu funkce IF.
• IF vyhodnotí každý prvek pole TRUE/FALSE a vrátí odpovídající číslo pro TRUE, prázdný řetězec pro FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ŘÁDEK($A$1:$A$10) je potřeba pouze k tomu, aby se vrátilo pole čísel 1 až 10 (protože v našem rozsahu je 10 buněk), ze kterého může IF vybrat číslo pro hodnoty TRUE.

Výsledkem je pole {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} a naše složitá funkce SMALL se změní na tuto jednoduchou:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Jak vidíte, pole argument obsahuje pouze čísla neprázdných buněk (pozor, jedná se o relativní pozice prvků v poli, tj. A2 je prvek 1, A3 je prvek 2 atd.).

V k vložíme argument ROW(A1), který funkci SMALL přikáže vrátit nejmenší číslo 1. Vzhledem k použití relativního odkazu na buňku se číslo řádku zvyšuje po 1, jak vzorec kopírujete dolů. Takže v C3, k se změní na ROW(A2) a vzorec vrátí číslo 2. neprázdné buňky atd.

Ve skutečnosti však nepotřebujeme čísla neprázdných buněk, ale jejich hodnoty. Proto se posuneme dál a funkci SMALL vnoříme do funkce row_num argumentu INDEXu, který jej nutí vrátit hodnotu z odpovídajícího řádku v rozsahu.

Na závěr celou konstrukci uzavřeme do funkce IFERROR, která nahradí chyby prázdnými řetězci. Chybám se nevyhneme, protože nemůžeme vědět, kolik neprázdných buněk je v cílovém rozsahu, proto vzorec zkopírujeme do většího počtu buněk.

Vzhledem k výše uvedenému můžeme sestavit tento obecný vzorec pro extrakci hodnot bez prázdných míst:

Kde "range" je rozsah s vašimi původními daty. Dávejte pozor na to, že ROW($A$1:$A$10) a ROW(A1) jsou konstantní části a nikdy se nemění bez ohledu na to, kde vaše data začínají a kolik buněk obsahují.

Jak odstranit prázdné buňky za poslední buňkou s daty

Prázdné buňky, které obsahují formátování nebo netisknutelné znaky, mohou v Excelu způsobit spoustu problémů. Může se například stát, že nakonec bude velikost souboru mnohem větší, než je nutné, nebo se vytiskne několik prázdných stránek. Abychom se těmto problémům vyhnuli, odstraníme (nebo vymažeme) prázdné řádky a sloupce, které obsahují formátování, mezery nebo neznámé neviditelné znaky.

Jak vyhledat poslední použitou buňku na listu

Chcete-li přejít na poslední buňku listu, která obsahuje data nebo formátování, klikněte na libovolnou buňku a stiskněte klávesy Ctrl + End .

Pokud výše uvedená zkratka vybrala poslední buňku s vašimi daty, znamená to, že zbývající řádky a sloupce jsou skutečně prázdné a není třeba s nimi dále manipulovat. Pokud vás však přivedla k vizuálně prázdné buňce, vězte, že Excel tuto buňku nepovažuje za prázdnou. Může se jednat o pouhý znak mezery vzniklý náhodným stiskem klávesy, vlastní formát čísla nastavený pro danou buňku nebo netisknutelný znak.znak importovaný z externí databáze. Ať už je důvod jakýkoli, buňka není prázdná.

Odstranění buněk za poslední buňkou s daty

Chcete-li vymazat veškerý obsah a formátování za poslední buňkou s daty, postupujte takto:

1. Klikněte na záhlaví prvního prázdného sloupce napravo od vašich dat a stiskněte klávesy Ctrl + Shift + End . Tím vyberete rozsah buněk mezi vašimi daty a poslední použitou buňkou na listu.
2. Na Home na kartě Úpravy klikněte na tlačítko Přehledně > Vymazat vše . Nebo klikněte pravým tlačítkem myši na výběr a klikněte na Smazat... > Celý sloupec :

   

3. Klikněte na záhlaví prvního prázdného řádku pod daty a stiskněte klávesovou zkratku Ctrl + Shift + End .
4. Klikněte na Přehledně > Vymazat vše na Home nebo klikněte pravým tlačítkem myši na výběr a vyberte možnost Smazat... > Celá řada.
5. Stisknutím klávesové zkratky Ctrl + S sešit uložte.

Zkontrolujte, zda použitý rozsah nyní obsahuje pouze buňky s daty a žádné prázdné buňky. Pokud klávesová zkratka Ctrl + End opět vybere prázdnou buňku, uložte sešit a zavřete jej. Po opětovném otevření listu by poslední použitá buňka měla být poslední buňkou s daty.

Tip: Vzhledem k tomu, že aplikace Microsoft Excel 2007 a vyšší obsahuje více než 1 000 000 řádků a více než 16 000 sloupců, možná budete chtít zmenšit velikost pracovní plochy, abyste zabránili uživatelům v neúmyslném zadávání dat do nesprávných buněk. Za tímto účelem můžete jednoduše odstranit prázdné buňky z jejich zobrazení, jak je vysvětleno v části Jak skrýt nepoužívané (prázdné) řádky a sloupce.

Takto se v Excelu odstraňuje prázdné místo. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se příští týden uvidíme na našem blogu!