Die tutoriaal sal jou leer hoe om leë spasies in Excel te verwyder om jou werkblaaie 'n duidelike en professionele voorkoms te gee.

Leë selle is nie sleg as jy dit doelbewus reg laat nie plekke om estetiese redes. Maar leë selle op verkeerde plekke is beslis ongewens. Gelukkig is daar 'n relatief maklike manier om spasies in Excel te verwyder, en binne 'n oomblik sal jy al die besonderhede van hierdie tegniek ken.

Hoe om leë selle in Excel te verwyder

Dit is maklik om leë selle in Excel uit te vee. Hierdie metode is egter nie in alle situasies van toepassing nie. Om jouself aan die veilige kant te hou, maak asseblief seker dat jy 'n rugsteunkopie van jou werkblad maak en hierdie waarskuwings lees voordat jy enigiets anders doen.

Met 'n rugsteunkopie wat op 'n stoorplek gestoor is , voer die volgende stappe uit om leë selle in Excel uit te vee:

1. Kies die reeks waar jy spasies wil verwyder. Om vinnig alle selle met data te selekteer, klik die boonste linker sel en druk Ctrl + Shift + End . Dit sal die keuse na die laaste gebruikte sel uitbrei.
2. Druk F5 en klik Spesiaal... . Of gaan na die Tuis -oortjie > Formate -groep, en klik Vind & Kies > Gaan na Spesiale :

   

3. In die Gaan na Spesiale dialoogkassie, kies Blanks en klik OK . Dit sal al die leë selle in die reeks kies.

   

4. Regsklik op enige van die geselekteerdespasies, en kies Vee uit... in die kontekskieslys:

   

5. Kies om selle links te skuif<2, afhangend van die uitleg van jou data> of skuif selle op , en klik OK . In hierdie voorbeeld gaan ons met die eerste opsie:

   

Dit is dit. Jy het leë spasies in jou tabel suksesvol verwyder:

Wenke:

• As iets skeefgeloop het, moenie paniekerig raak nie en druk dadelik Ctrl + Z om jou data terug te kry.
• As jy net leë selle wil uitlig eerder as om te verwyder, sal jy 'n paar verskillende metodes in hierdie artikel vind: Hoe om leë selle in Excel te kies en uit te lig.

Wanneer om nie leë selle te verwyder deur spasies te kies nie

Die Gaan na spesiale > Blanke -tegniek werk goed vir 'n enkele kolom of ry. Dit kan ook suksesvol leë selle in 'n reeks onafhanklike rye of kolomme uitskakel soos in die voorbeeld hierbo. Dit kan egter nadelig wees vir gestruktureerde data. Om te voorkom dat dit gebeur, wees asseblief baie versigtig wanneer u spasies in u werkblaaie verwyder en hou die volgende waarskuwings in gedagte:

1. Vee leë rye en kolomme uit in plaas van selle

As jou data in 'n tabel georganiseer is waar kolomme en rye verwante inligting bevat, sal die uitvee van leë selle die data mors. In hierdie geval moet u slegs leë rye en leë kolomme verwyder. Die gekoppelde tutoriale verduidelik hoe om dit vinnig enveilig.

2. Werk nie vir Excel-tabelle nie

Dit is nie moontlik om enige individuele selle in 'n Excel-tabel (teenoor 'n reeks) uit te vee nie, jy mag slegs hele tabelrye verwyder. Of jy kan eers tabel na reeks omskakel, en dan leë selle verwyder.

3. Kan formules en benoemde reekse beskadig

Excel-formules kan aanpas by baie veranderinge wat aan die verwysingsdata gemaak word. Baie, maar nie almal nie. In sommige situasies kan die formules wat na die verwyderde selle verwys, gebreek word. So, nadat jy leë spasies verwyder het, kyk vinnig na die verwante formules en/of benoemde reekse om seker te maak hulle werk normaal.

Hoe om 'n lys data te onttrek wat spasies ignoreer

As jy vrees dat die verwydering van leë selle in 'n kolom jou data kan vermink, laat die oorspronklike kolom soos dit is en onttrek nie-leë selle na iewers anders. Hierdie metode kom handig te pas wanneer jy 'n gepasmaakte lys of aftreklys data-valideringslys skep en wil verseker dat daar geen spasies daarin is nie.

Met die bronnelys in A2:A11, voer die onderstaande skikking in formule in C2, druk Ctrl + Shift + Enter om dit korrek te voltooi, en kopieer dan die formule na 'n paar meer selle. Die aantal selle waarheen jy die formule kopieer, moet gelyk wees aan of groter as die aantal items in jou lys.

Formule om nie-leë selle te onttrek:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Die volgende skermkiekie wys die resultaat:

Hoe die formulewerk

Moeilik met die eerste oogopslag, met 'n nader kyk is die formule se logika maklik om te volg. In gewone Engels lees die formule in C2 soos volg: gee die eerste waarde in die reeks A2:A11 terug as daardie sel nie leeg is nie. In die geval van 'n fout, stuur 'n leë string ("") terug.

Vir bedagsame Excel-gebruikers, wat nuuskierig is om moere en boute van elke nuwe formule te ken, hier is die gedetailleerde uiteensetting:

Jy het die INDEX-funksie wat 'n waarde van $A$2:$A$11 gee, gebaseer op die gespesifiseerde rynommer (nie 'n regte rynommer nie, 'n relatiewe rynommer in die reeks). In 'n eenvoudiger scenario kan ons INDEX($A$2:$A$11, 1) in C2 plaas, en dit sal vir ons 'n waarde in A2 haal. Die probleem is dat ons vir nog 2 dinge moet voorsiening maak:

• Maak seker dat A2 nie leeg is nie
• Gee die 2de nie-leë waarde terug in C3, die 3de nie-leë waarde in C4, ensovoorts.

Albei hierdie take word deur die SMALL(skikking,k)-funksie hanteer:

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

In ons geval, die skikking -argument word dinamies op die volgende manier gegenereer:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identifiseer watter selle in die teikenreeks nie leeg is nie en gee TRUE vir hulle terug, anders ONWAAR. Die resulterende skikking van WAAR en ONWAAR gaan na die logiese toets van die IF-funksie.
• IF evalueer elke element van die WAAR/ONWAAR skikking en gee 'n ooreenstemmende getal vir WAAR, 'n leë string vir ONWAAR:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) word slegs benodig om 'n skikking van getalle 1 terug te geetot 10 (omdat daar 10 selle in ons reeks is) waaruit IF 'n getal vir WAAR waardes kan kies.

As gevolg hiervan kry ons die skikking {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} en ons komplekse KLEIN funksie verander in hierdie eenvoudige een:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Soos jy sien, bevat die skikking -argument slegs die getalle nie-leë selle (let wel, dit is relatiewe posisies van die elemente in die skikking, dit wil sê A2 is element 1, A3 is element 2, ensovoorts).

In die k -argument plaas ons ROW(A1) wat die KLEIN-funksie opdrag gee om die 1 se kleinste getal terug te gee. As gevolg van die gebruik van relatiewe selverwysing styg die rynommer in inkremente van 1 soos jy die formule afkopieer. Dus, in C3, sal k verander na RY(A2) en die formule sal die nommer van die 2de nie-leë sel terugstuur, ensovoorts.

Ons doen dit egter nie eintlik nie. die nie-leë selnommers nodig het, ons het hul waardes nodig. Dus, ons beweeg vorentoe en nes die KLEIN funksie in die ry_getal argument van INDEX wat dit dwing om 'n waarde van die ooreenstemmende ry in die reeks terug te gee.

As 'n afronding sluit ons die hele konstruksie in die IFERROR-funksie om foute met leë stringe te vervang. Foute is onvermydelik omdat jy nie kan weet hoeveel nie-leë selle in die teikenreeks is nie, daarom kopieer jy die formule na 'n groter aantal selle.

Gegewe bogenoemde, kan ons hierdie generiese formule bou om te onttrekwaardes wat spasies ignoreer:

Waar "reeks" die reeks is met jou oorspronklike data. Let asseblief daarop dat ROW($A$1:$A$10) en ROW(A1) konstante dele is en nooit verander nie, maak nie saak waar jou data begin en hoeveel selle dit insluit nie.

Hoe om leë selle uit te vee na die laaste sel met data

Leë selle wat formatering of nie-drukbare karakters bevat, kan baie probleme in Excel veroorsaak. Byvoorbeeld, jy kan uiteindelik 'n veel groter lêergrootte hê wat groter is as wat nodig is of 'n paar leë bladsye laat druk. Om hierdie probleme te vermy, sal ons leë rye en kolomme wat formatering, spasies of onbekende onsigbare karakters bevat, uitvee (of uitvee).

Hoe om die laaste gebruikte sel op die blad op te spoor

Om te skuif na die laaste sel op die blad wat óf data óf formatering bevat, klik op enige sel en druk Ctrl + End .

As die kortpad hierbo die laaste sel met jou data gekies het, beteken dit die oorblywende rye en kolomme is regtig leeg en geen verdere manipulasies is nodig nie. Maar as dit jou na 'n visueel leë sel geneem het, weet dat Excel nie daardie sel as leeg beskou nie. Dit kan 'n blote spasiekarakter wees wat geproduseer word deur 'n toevallige sleutelaanslag, 'n pasgemaakte getalformaat wat vir daardie sel gestel is, of 'n nie-drukbare karakter wat vanaf 'n eksterne databasis ingevoer is. Wat ook al dierede, daardie sel is nie leeg nie.

Vee selle uit na die laaste sel met data

Om alle inhoud en formatering ná die laaste sel met data uit te vee, doen die volgende:

1. Klik op die opskrif van die eerste leë kolom regs van jou data en druk Ctrl + Shift + End . Dit sal 'n reeks selle tussen jou data en die laaste gebruikte sel op die blad kies.
2. Op die Tuis -oortjie, in die Redigeer -groep, klik Vee > Vee alles uit . Of regskliek op die keuse en klik Vee uit... > Hele kolom :

   

3. Klik op die opskrif van die eerste leë ry onder jou data en druk Ctrl + Shift + End .
4. Klik Vee uit > Vee alles uit op die Tuis -oortjie of regskliek die seleksie en kies Vee uit... > Hele ry.
5. Druk Ctrl + S om die werkboek te stoor.

Gaan die gebruikte reeks na. om seker te maak dit bevat nou net selle met data en geen spasies nie. As die Ctrl + End-kortpad weer 'n leë sel kies, stoor die werkboek en maak dit toe. Wanneer jy die werkblad weer oopmaak, behoort die laaste sel wat gebruik is die laaste sel met data te wees.

Wenk. Aangesien Microsoft Excel 2007 en hoër meer as 1 000 000 rye en meer as 16 000 kolomme bevat, wil jy dalk die werkspasiegrootte verminder om te verhoed dat jou gebruikers onbedoeld data in verkeerde selle invoer. Hiervoor kan jy eenvoudig leë selle uit hul verwydersien soos verduidelik in Hoe om ongebruikte (leë) rye en kolomme te versteek.

Dit is hoe jy leë in Excel uitvee. Ek bedank jou vir die lees en hoop om jou volgende week op ons blog te sien!