Tutorial ini akan mengajarkan Anda cara menghapus spasi kosong di Excel untuk memberikan lembar kerja Anda tampilan yang jelas dan profesional.

Sel kosong tidak buruk jika Anda sengaja membiarkannya di tempat yang tepat untuk alasan estetika. Tapi sel kosong di tempat yang salah tentu tidak diinginkan. Untungnya, ada cara yang relatif mudah untuk menghilangkan kekosongan di Excel, dan sebentar lagi Anda akan mengetahui semua detail teknik ini.

Cara menghapus sel kosong di Excel

Menghapus sel kosong di Excel itu mudah. Namun, metode ini tidak berlaku di semua situasi. Untuk menjaga diri Anda tetap di sisi yang aman, pastikan untuk membuat salinan cadangan lembar kerja Anda dan baca peringatan ini sebelum Anda melakukan hal lain.

Dengan salinan cadangan yang disimpan di lokasi penyimpanan, lakukan langkah-langkah berikut untuk menghapus sel kosong di Excel:

1. Pilih rentang di mana Anda ingin menghapus kosong. Untuk memilih semua sel dengan data dengan cepat, klik sel kiri atas dan tekan Ctrl + Shift + End . Ini akan memperpanjang pilihan ke sel yang terakhir digunakan.
2. Tekan F5 dan klik Khusus... Atau pergi ke Rumah tab> Format kelompok, dan klik Temukan &; Pilih > Pergi ke Khusus :

   

3. Dalam Pergi ke Khusus kotak dialog, pilih Kosong dan klik OK Ini akan memilih semua sel kosong dalam rentang tersebut.

   

4. Klik kanan salah satu bagian kosong yang dipilih, dan pilih Hapus... dari menu konteks:

   

5. Tergantung pada tata letak data Anda, pilih untuk menggeser sel ke kiri atau menggeser sel ke atas , dan klik OK Dalam contoh ini, kita menggunakan opsi pertama:

   

Itu saja. Anda telah berhasil menghapus spasi kosong dalam tabel Anda:

Tips:

• Jika ada sesuatu yang tidak beres, jangan panik dan segera tekan Ctrl + Z untuk mendapatkan data Anda kembali.
• Jika Anda hanya ingin menyorot sel kosong daripada menghapus, Anda akan menemukan beberapa metode berbeda dalam artikel ini: Cara memilih dan menyorot sel kosong di Excel.

Kapan tidak menghapus sel kosong dengan memilih kosong

The Pergi ke Khusus > Kosong Teknik ini bekerja dengan baik untuk satu kolom atau baris. Ini juga dapat berhasil menghilangkan sel kosong dalam rentang baris atau kolom independen seperti pada contoh di atas. Namun, ini bisa merugikan data terstruktur. Untuk mencegah hal ini terjadi, harap sangat berhati-hati saat menghapus blanko di lembar kerja Anda dan ingatlah peringatan berikut:

1. Hapus baris dan kolom kosong, bukan sel

Jika data Anda disusun dalam tabel di mana kolom dan baris berisi informasi terkait, menghapus sel kosong akan mengacaukan data. Dalam kasus ini, Anda hanya harus menghapus baris kosong dan kolom kosong. Tutorial yang ditautkan menjelaskan cara melakukannya dengan cepat dan aman.

2. Tidak berfungsi untuk tabel Excel

Tidak mungkin menghapus sel individual apa pun dalam tabel Excel (vs. rentang), Anda hanya diizinkan untuk menghapus seluruh baris tabel. Atau Anda dapat mengonversi tabel menjadi rentang terlebih dahulu, lalu menghapus sel kosong.

3. Dapat merusak rumus dan rentang nama

Rumus Excel dapat menyesuaikan diri dengan banyak perubahan yang dilakukan pada data yang direferensikan. Banyak, tapi tidak semua. Dalam beberapa situasi, rumus yang mengacu pada sel yang dihapus mungkin rusak. Jadi, setelah menghapus spasi kosong, lihat sekilas rumus terkait dan / atau rentang bernama untuk memastikannya berfungsi normal.

Cara mengekstrak daftar data yang mengabaikan kekosongan

Jika Anda takut menghapus sel kosong dalam kolom dapat mengacaukan data Anda, biarkan kolom asli apa adanya dan ekstrak sel yang tidak kosong ke tempat lain. Metode ini berguna, saat Anda membuat daftar kustom atau daftar validasi data drop-down dan ingin memastikan tidak ada yang kosong di dalamnya.

Dengan daftar sumber di A2: A11, masukkan rumus larik di bawah ini di C2, tekan Ctrl + Shift + Enter untuk menyelesaikannya dengan benar, lalu salin rumus ke beberapa sel lagi. Jumlah sel tempat Anda menyalin rumus harus sama dengan atau lebih besar dari jumlah item dalam daftar Anda.

Formula untuk mengekstrak sel yang tidak kosong:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Tangkapan layar berikut ini menunjukkan hasilnya:

Bagaimana rumus bekerja

Sekilas terlihat rumit, setelah melihat lebih dekat, logika rumus mudah diikuti. Dalam bahasa Inggris sederhana, rumus di C2 berbunyi sebagai berikut: kembalikan nilai pertama dalam rentang A2: A11 jika sel itu tidak kosong. Jika terjadi kesalahan, kembalikan string kosong ("").

Untuk pengguna Excel yang bijaksana, yang penasaran untuk mengetahui mur dan baut dari setiap formula baru, berikut adalah rincian rinciannya:

Anda memiliki fungsi INDEX mengembalikan nilai dari $ A $ 2: $ A $ 11 berdasarkan nomor baris yang ditentukan (bukan nomor baris nyata, nomor baris relatif dalam rentang). Dalam skenario yang lebih sederhana, kita bisa meletakkan INDEX ($ A $ 2: $ A $ 11, 1) di C2, dan itu akan mengambil nilai di A2. Masalahnya adalah kita perlu memenuhi 2 hal lagi:

• Pastikan A2 tidak kosong
• Kembalikan nilai ke-2 yang tidak kosong di C3, nilai ke-3 yang tidak kosong di C4, dan seterusnya.

Kedua tugas ini ditangani oleh fungsi SMALL(larik,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

Dalam kasus kami, yang array dihasilkan secara dinamis dengan cara berikut:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) mengidentifikasi sel mana dalam rentang target yang tidak kosong dan mengembalikan TRUE untuk sel tersebut, jika tidak, FALSE. Larik yang dihasilkan dari TRUE dan FALSE masuk ke uji logika fungsi IF.
• IF mengevaluasi setiap elemen dari larik TRUE/FALSE dan mengembalikan angka yang sesuai untuk TRUE, sebuah string kosong untuk FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

BARIS($A$1:$A$10) hanya dibutuhkan untuk mengembalikan array angka 1 sampai 10 (karena ada 10 cell dalam range kita) yang darinya IF bisa memilih angka untuk nilai TRUE.

Sebagai hasilnya, kita mendapatkan larik {1;""";3;""";5;6;"";8;"";10} dan fungsi SMALL kita yang kompleks berubah menjadi sederhana ini:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Seperti yang Anda lihat, yang array argumen hanya berisi jumlah sel yang tidak kosong (ingat, ini adalah relatif posisi dari elemen-elemen dalam larik, misalnya A2 adalah elemen 1, A3 adalah elemen 2, dan seterusnya).

Dalam k argumen, kami menempatkan ROW (A1) yang menginstruksikan fungsi SMALL untuk mengembalikan angka terkecil 1. Karena penggunaan referensi sel relatif, nomor baris naik dengan kelipatan 1 saat Anda menyalin rumus ke bawah. Jadi, di C3, k akan berubah menjadi ROW(A2) dan rumus akan mengembalikan nomor sel ke-2 yang tidak kosong, dan seterusnya.

Namun, kita tidak benar-benar membutuhkan nomor sel yang tidak kosong, kita membutuhkan nilainya. Jadi, kita bergerak maju dan menyarangkan fungsi SMALL ke dalam fungsi row_num argumen INDEX memaksanya untuk mengembalikan nilai dari baris yang sesuai dalam rentang.

Sebagai sentuhan akhir, kami menyertakan seluruh konstruksi dalam fungsi IFERROR untuk mengganti kesalahan dengan string kosong. Kesalahan tidak bisa dihindari karena Anda tidak dapat mengetahui berapa banyak sel yang tidak kosong dalam rentang target, oleh karena itu Anda menyalin rumus ke jumlah sel yang lebih besar.

Dengan penjelasan di atas, kita dapat membuat rumus umum ini untuk mengekstrak nilai yang mengabaikan kekosongan:

Harap perhatikan bahwa ROW ($ A $ 1: $ A $ 10) dan ROW (A1) adalah bagian yang konstan dan tidak pernah berubah di mana pun data Anda dimulai dan berapa banyak sel yang disertakan.

Cara menghapus sel kosong setelah sel terakhir dengan data

Sel kosong yang berisi pemformatan atau karakter yang tidak dapat dicetak dapat menyebabkan banyak masalah di Excel. Misalnya, Anda mungkin memiliki ukuran file yang jauh lebih besar dari yang diperlukan atau memiliki beberapa halaman kosong yang dicetak. Untuk menghindari masalah ini, kami akan menghapus (atau menghapus) baris dan kolom kosong yang berisi pemformatan, spasi, atau karakter tak terlihat yang tidak diketahui.

Cara menemukan sel yang terakhir digunakan pada sheet

Untuk berpindah ke sel terakhir pada sheet yang berisi data atau pemformatan, klik pada sel mana pun dan tekan Ctrl + End .

Jika shortcut di atas telah memilih cell terakhir yang berisi data Anda, berarti baris dan kolom yang tersisa benar-benar kosong dan tidak diperlukan manipulasi lebih lanjut. Tetapi jika shortcut tersebut membawa Anda ke cell yang kosong secara visual, ketahuilah bahwa Excel tidak menganggap cell tersebut kosong. Bisa jadi itu hanya karakter spasi yang dihasilkan oleh goresan tombol yang tidak disengaja, format angka kustom yang diatur untuk cell tersebut, atau karakter yang tidak dapat dicetak.karakter yang diimpor dari database eksternal. Apapun alasannya, sel itu tidak kosong.

Hapus sel setelah sel terakhir dengan data

Untuk menghapus semua konten dan pemformatan setelah sel terakhir dengan data, lakukan hal berikut:

1. Klik judul kolom kosong pertama di sebelah kanan data Anda dan tekan Ctrl + Shift + End . Ini akan memilih rentang sel antara data Anda dan sel yang terakhir digunakan pada lembar.
2. Pada Rumah tab, di tab Penyuntingan kelompok, klik Bersih > Hapus Semua Atau, klik kanan pilihan dan klik Hapus... > Seluruh kolom :

   

3. Klik judul baris kosong pertama di bawah data Anda dan tekan Ctrl + Shift + End .
4. Klik Bersih > Hapus Semua pada Rumah atau klik kanan pilihan dan pilih Hapus... > Seluruh barisan.
5. Tekan Ctrl + S untuk menyimpan buku kerja.

Periksa rentang yang digunakan untuk memastikan sekarang hanya berisi sel dengan data dan tidak ada yang kosong. Jika pintasan Ctrl + End memilih sel kosong lagi, simpan buku kerja dan tutup. Saat Anda membuka lembar kerja lagi, sel yang terakhir digunakan harus menjadi sel terakhir dengan data.

Tip. Mengingat Microsoft Excel 2007 dan yang lebih tinggi berisi lebih dari 1,000,000 baris dan lebih dari 16,000 kolom, Anda mungkin ingin mengurangi ukuran ruang kerja untuk mencegah pengguna Anda memasukkan data secara tidak sengaja ke dalam sel yang salah. Untuk ini, Anda cukup menghapus sel kosong dari tampilan mereka seperti yang dijelaskan di Cara menyembunyikan baris dan kolom yang tidak digunakan (kosong).

Itulah cara Anda menghapus kosong di Excel. Saya berterima kasih telah membaca dan berharap dapat melihat Anda di blog kami minggu depan!