Tutorial akan mengajar anda cara mengalih keluar ruang kosong dalam Excel untuk memberikan lembaran kerja anda rupa yang jelas dan profesional.

Sel kosong tidak buruk jika anda sengaja meninggalkannya di sebelah kanan tempat atas sebab estetik. Tetapi sel kosong di tempat yang salah pastinya tidak diingini. Nasib baik, terdapat cara yang agak mudah untuk mengalih keluar ruang kosong dalam Excel dan sebentar lagi anda akan mengetahui semua butiran teknik ini.

Cara mengalih keluar sel kosong dalam Excel

Memadamkan sel kosong dalam Excel adalah mudah. Walau bagaimanapun, kaedah ini tidak boleh digunakan dalam semua keadaan. Untuk memastikan diri anda selamat, sila pastikan anda membuat salinan sandaran lembaran kerja anda dan baca kaveat ini sebelum anda melakukan perkara lain.

Dengan salinan sandaran yang disimpan di lokasi simpan , jalankan langkah berikut untuk memadamkan sel kosong dalam Excel:

1. Pilih julat yang anda mahu alih keluar kekosongan. Untuk memilih semua sel dengan data dengan cepat, klik sel kiri atas dan tekan Ctrl + Shift + End . Ini akan memanjangkan pemilihan ke sel yang terakhir digunakan.
2. Tekan F5 dan klik Khas… . Atau pergi ke tab Laman Utama > Format dan klik Cari & Pilih > Pergi ke Istimewa :

   

3. Dalam kotak dialog Go To Special , pilih Kosong dan klik OK . Ini akan memilih semua sel kosong dalam julat.

   

   Lihat juga: Bagaimana untuk mendarab lajur dalam Excel
4. Klik kanan mana-mana yang dipilihkosong, dan pilih Padam… daripada menu konteks:

   

5. Bergantung pada reka letak data anda, pilih untuk anjakan sel ke kiri atau anjakan sel ke atas dan klik OK . Dalam contoh ini, kami menggunakan pilihan pertama:

   

Itu sahaja. Anda telah berjaya mengalih keluar ruang kosong dalam jadual anda:

Petua:

• Jika ada sesuatu yang tidak kena, jangan panik dan segera tekan Ctrl + Z untuk mendapatkan semula data anda.
• Jika anda hanya mahu menyerlahkan sel kosong dan bukannya mengalih keluar, anda akan menemui beberapa kaedah berbeza dalam artikel ini: Cara memilih dan menyerlahkan sel kosong dalam Excel.

Apabila tidak membuang sel kosong dengan memilih kosong

Teknik Go To Special > Blanks berfungsi dengan baik untuk satu lajur atau baris. Ia juga boleh berjaya menghapuskan sel kosong dalam julat baris atau lajur bebas seperti dalam contoh di atas. Walau bagaimanapun, ia boleh memudaratkan data berstruktur. Untuk mengelakkan perkara ini daripada berlaku, sila berhati-hati apabila mengalih keluar tempat kosong dalam lembaran kerja anda dan ingat kaveat berikut:

1. Padamkan baris dan lajur kosong dan bukannya sel

Jika data anda disusun dalam jadual di mana lajur dan baris mengandungi maklumat berkaitan, pemadaman sel kosong akan mengeruhkan data. Dalam kes ini, anda hanya perlu mengalih keluar baris kosong dan lajur kosong. Tutorial yang dipautkan menerangkan cara melakukannya dengan cepat dandengan selamat.

2. Tidak berfungsi untuk jadual Excel

Tidak boleh memadam mana-mana sel individu dalam jadual Excel (vs. julat), anda hanya dibenarkan mengalih keluar keseluruhan baris jadual. Atau anda boleh menukar jadual kepada julat dahulu, kemudian alih keluar sel kosong.

3. Boleh merosakkan formula dan julat bernama

Formula Excel boleh melaraskan kepada banyak perubahan yang dibuat pada data yang dirujuk. Ramai, tetapi tidak semua. Dalam sesetengah situasi, formula yang merujuk kepada sel yang dipadamkan mungkin rosak. Jadi, selepas mengalih keluar ruang kosong, lihat dengan pantas formula yang berkaitan dan/atau julat bernama untuk memastikan ia berfungsi seperti biasa.

Cara untuk mengekstrak senarai data yang mengabaikan kosong

Jika anda takut bahawa mengalih keluar sel kosong dalam lajur boleh merosakkan data anda, biarkan lajur asal seperti sedia ada dan ekstrak sel bukan kosong ke tempat lain. Kaedah ini berguna, apabila anda membuat senarai tersuai atau senarai pengesahan data lungsur turun dan ingin memastikan tiada kekosongan di dalamnya.

Dengan senarai sumber dalam A2:A11, masukkan tatasusunan di bawah formula dalam C2, tekan Ctrl + Shift + Enter untuk melengkapkannya dengan betul, dan kemudian salin formula ke beberapa sel lagi. Bilangan sel tempat anda menyalin formula hendaklah sama atau lebih besar daripada bilangan item dalam senarai anda.

Formula untuk mengekstrak sel bukan kosong:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Tangkapan skrin berikut menunjukkan keputusan:

Bagaimana formulaberfungsi

Sukar pada pandangan pertama, apabila dilihat dengan lebih dekat logik formula mudah diikuti. Dalam bahasa Inggeris biasa, formula dalam C2 berbunyi seperti berikut: kembalikan nilai pertama dalam julat A2:A11 jika sel itu tidak kosong. Sekiranya berlaku ralat, kembalikan rentetan kosong ("").

Untuk pengguna Excel yang bertimbang rasa, yang ingin tahu tentang nat dan bolt setiap formula baharu, berikut ialah pecahan terperinci:

Anda mempunyai fungsi INDEX mengembalikan nilai daripada $A$2:$A$11 berdasarkan nombor baris yang ditentukan (bukan nombor baris sebenar, nombor baris relatif dalam julat). Dalam senario yang lebih mudah, kami boleh meletakkan INDEX($A$2:$A$11, 1) dalam C2, dan ia akan mendapatkan kami nilai dalam A2. Masalahnya ialah kita perlu memenuhi 2 perkara lagi:

• Pastikan A2 tidak kosong
• Kembalikan nilai bukan kosong ke-2 dalam C3, nilai bukan kosong ke-3 dalam C4, dan seterusnya.

Kedua-dua tugas ini dikendalikan oleh fungsi SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

Dalam kes kami, array dijana secara dinamik dengan cara berikut:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) mengenal pasti sel dalam julat sasaran yang tidak kosong dan mengembalikan BENAR untuknya, jika tidak FALSE. Tatasusunan TRUE dan FALSE yang terhasil pergi ke ujian logik fungsi IF.
• IF menilai setiap elemen tatasusunan TRUE/FALSE dan mengembalikan nombor yang sepadan untuk TRUE, rentetan kosong untuk FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) hanya diperlukan untuk mengembalikan tatasusunan nombor 1melalui 10 (kerana terdapat 10 sel dalam julat kami) dari mana IF boleh memilih nombor untuk nilai TRUE.

Hasilnya, kami mendapat tatasusunan {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} dan fungsi KECIL kompleks kami berubah menjadi fungsi mudah ini:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Seperti yang anda lihat, argumen array hanya mengandungi bilangan sel yang tidak kosong (ingat anda, ini adalah kedudukan relatif bagi elemen dalam tatasusunan, iaitu A2 ialah elemen 1, A3 ialah elemen 2, dan seterusnya).

Dalam hujah k , kami meletakkan ROW(A1) yang mengarahkan fungsi SMALL untuk mengembalikan nombor terkecil 1. Disebabkan penggunaan rujukan sel relatif, nombor baris naik dalam kenaikan 1 apabila anda menyalin formula ke bawah. Jadi, dalam C3, k akan bertukar kepada ROW(A2) dan formula akan mengembalikan nombor sel bukan kosong ke-2, dan seterusnya.

Walau bagaimanapun, kami sebenarnya tidak memerlukan nombor sel yang tidak kosong, kita memerlukan nilainya. Jadi, kami bergerak ke hadapan dan menyarangkan fungsi SMALL ke dalam argumen row_num INDEX yang memaksanya untuk mengembalikan nilai daripada baris yang sepadan dalam julat.

Sebagai sentuhan akhir, kami sertakan keseluruhan pembinaan dalam fungsi IFERROR untuk menggantikan ralat dengan rentetan kosong. Ralat tidak dapat dielakkan kerana anda tidak dapat mengetahui bilangan sel bukan kosong dalam julat sasaran, oleh itu anda menyalin formula kepada bilangan sel yang lebih besar.

Memandangkan perkara di atas, kami boleh membina formula generik ini untuk mengekstraknilai mengabaikan kosong:

Di mana "julat" ialah julat dengan data asal anda. Sila ambil perhatian bahawa ROW($A$1:$A$10) dan ROW(A1) adalah bahagian tetap dan tidak pernah berubah tidak kira di mana data anda bermula dan bilangan sel yang disertakan.

Cara memadamkan sel kosong selepas sel terakhir dengan data

Sel kosong yang mengandungi pemformatan atau aksara tidak boleh dicetak boleh menyebabkan banyak isu dalam Excel. Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai saiz fail yang lebih besar daripada yang diperlukan atau mempunyai beberapa halaman kosong yang dicetak. Untuk mengelakkan isu ini, kami akan memadamkan (atau mengosongkan) baris dan lajur kosong yang mengandungi pemformatan, ruang atau aksara halimunan yang tidak diketahui.

Cara mencari sel terakhir yang digunakan pada helaian

Untuk mengalihkan ke sel terakhir pada helaian yang mengandungi sama ada data atau pemformatan, klik pada mana-mana sel dan tekan Ctrl + Tamat .

Jika pintasan di atas telah memilih sel terakhir dengan data anda, ini bermakna baki baris dan lajur benar-benar kosong dan tiada manipulasi lanjut diperlukan. Tetapi jika ia telah membawa anda ke sel kosong secara visual, ketahui bahawa Excel tidak menganggap sel itu kosong. Ia boleh menjadi aksara ruang semata-mata yang dihasilkan oleh pukulan kekunci yang tidak disengajakan, format nombor tersuai yang ditetapkan untuk sel tersebut atau aksara tidak boleh cetak yang diimport daripada pangkalan data luaran. yang mana punsebab, sel itu tidak kosong.

Padamkan sel selepas sel terakhir dengan data

Untuk mengosongkan semua kandungan dan pemformatan selepas sel terakhir dengan data, lakukan perkara berikut:

1. Klik tajuk lajur kosong pertama di sebelah kanan data anda dan tekan Ctrl + Shift + End . Ini akan memilih julat sel antara data anda dan sel terakhir digunakan pada helaian.
2. Pada tab Laman Utama , dalam kumpulan Pengeditan , klik Kosongkan > Kosongkan Semua . Atau klik kanan pada pilihan dan klik Padam… > Keseluruhan lajur :

   

3. Klik tajuk baris kosong pertama di bawah data anda dan tekan Ctrl + Shift + End .
4. Klik Clear > Clear All pada tab Home atau klik kanan pada pilihan dan pilih Padam… > Keseluruhan baris.
5. Tekan Ctrl + S untuk menyimpan buku kerja.

Semak julat yang digunakan untuk memastikan ia kini mengandungi hanya sel dengan data dan tiada ruang kosong. Jika pintasan Ctrl + Tamat memilih sel kosong sekali lagi, simpan buku kerja dan tutupnya. Apabila anda membuka lembaran kerja sekali lagi, sel terakhir yang digunakan hendaklah sel terakhir dengan data.

Petua. Memandangkan Microsoft Excel 2007 dan lebih tinggi mengandungi lebih 1,000,000 baris dan lebih daripada 16,000 lajur, anda mungkin mahu mengurangkan saiz ruang kerja untuk menghalang pengguna anda daripada memasukkan data ke dalam sel yang salah secara tidak sengaja. Untuk ini, anda boleh mengalih keluar sel kosong daripadanyalihat seperti yang dijelaskan dalam Cara menyembunyikan baris dan lajur (kosong) yang tidak digunakan.

Begitulah anda memadamkan kosong dalam Excel. Saya berterima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan!