El tutorial us ensenyarà com eliminar els espais en blanc a Excel per donar als vostres fulls de treball un aspecte clar i professional.

Les cel·les buides no són dolentes si les deixeu intencionadament a la dreta. llocs per motius estètics. Però les cel·les en blanc en llocs equivocats són sens dubte indesitjables. Afortunadament, hi ha una manera relativament senzilla d'eliminar els espais en blanc a Excel, i en un moment coneixeràs tots els detalls d'aquesta tècnica.

Com eliminar les cel·les en blanc a Excel

Esborrar cel·les buides a Excel és fàcil. Tanmateix, aquest mètode no és aplicable a totes les situacions. Per mantenir-vos segur, assegureu-vos de fer una còpia de seguretat del vostre full de treball i llegiu aquestes advertències abans de fer qualsevol altra cosa.

Amb una còpia de seguretat emmagatzemada en una ubicació de desat , seguiu els passos següents per eliminar les cel·les buides a Excel:

1. Seleccioneu l'interval on voleu eliminar els espais en blanc. Per seleccionar ràpidament totes les cel·les amb dades, feu clic a la cel·la superior esquerra i premeu Ctrl + Maj + Final . Això ampliarà la selecció a l'última cel·la utilitzada.
2. Premeu F5 i feu clic a Especial... . O aneu a la pestanya Inici > grup Formats i feu clic a Cerca & Seleccioneu > Vés a Especial :

   

3. Al quadre de diàleg Vés a Especial , seleccioneu Buts i feu clic a D'acord . Això seleccionarà totes les cel·les en blanc de l'interval.

   

4. Feu clic amb el botó dret a qualsevol de les seleccionades.espais en blanc i trieu Suprimeix... al menú contextual:

   

   Vegeu també: Resposta automàtica fora de l'oficina a Outlook, Gmail i Outlook.com
5. Depenent de la disposició de les vostres dades, trieu desplaçar les cel·les a l'esquerra o desplaceu les cel·les cap amunt i feu clic a D'acord . En aquest exemple, anem amb la primera opció:

   

Això és tot. Heu eliminat correctament els espais en blanc de la taula:

Consells:

• Si alguna cosa ha anat malament, no us espanteu i premeu Ctrl immediatament + Z per recuperar les dades.
• Si només voleu ressaltar cel·les en blanc en lloc de suprimir-les, trobareu alguns mètodes diferents en aquest article: Com seleccionar i ressaltar cel·les en blanc a Excel.

Quan no s'han d'eliminar cel·les buides seleccionant espais en blanc

La tècnica Vés a l'especial > Blancs funciona bé per a una sola columna o fila. També pot eliminar amb èxit les cel·les buides d'una sèrie de files o columnes independents com a l'exemple anterior. Tanmateix, podria ser perjudicial per a les dades estructurades. Per evitar que això passi, si us plau, tingueu molta cura quan elimineu els espais en blanc dels vostres fulls de treball i tingueu en compte les advertències següents:

1. Suprimiu files i columnes en blanc en lloc de cel·les

Si les vostres dades s'organitzen en una taula on les columnes i les files contenen informació relacionada, suprimir les cel·les buides les alterarà. En aquest cas, només hauríeu d'eliminar les files en blanc i les columnes en blanc. Els tutorials enllaçats expliquen com fer-ho ràpidament iamb seguretat.

2. No funciona per a taules d'Excel

No és possible suprimir cap cel·la individual d'una taula d'Excel (en comparació amb un interval), només podeu eliminar files senceres de la taula. O podeu convertir primer la taula en interval i després eliminar les cel·les en blanc.

3. Pot danyar les fórmules i els intervals amb nom

Les fórmules d'Excel es poden ajustar a molts canvis fets a les dades de referència. Molts, però no tots. En algunes situacions, es poden trencar les fórmules que feien referència a les cel·les suprimides. Per tant, després d'eliminar els espais en blanc, feu una ullada ràpida a les fórmules relacionades i/o als intervals amb nom per assegurar-vos que funcionen amb normalitat.

Com extreure una llista de dades ignorant els espais en blanc

Si temor que l'eliminació de cel·les en blanc d'una columna pugui alterar les vostres dades, deixeu la columna original tal com està i extreu les cel·les no buides a un altre lloc. Aquest mètode és útil quan creeu una llista personalitzada o una llista desplegable de validació de dades i voleu assegurar-vos que no hi hagi espais en blanc.

Amb la llista d'origen a A2:A11, introduïu la matriu següent. fórmula a C2, premeu Ctrl + Maj + Retorn per completar-la correctament i, a continuació, copieu la fórmula a unes quantes cel·les més. El nombre de cel·les on copieu la fórmula ha de ser igual o superior al nombre d'elements de la llista.

Fórmula per extreure cel·les no en blanc:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

La següent captura de pantalla mostra el resultat:

Com la fórmulafunciona

Delicada a primera vista, en una mirada més de prop la lògica de la fórmula és fàcil de seguir. En anglès senzill, la fórmula de C2 diu el següent: retorna el primer valor de l'interval A2:A11 si aquesta cel·la no està en blanc. En cas d'error, retorneu una cadena buida ("").

Per als usuaris d'Excel pensats, que tinguin curiositat per conèixer les femelles i els cargols de cada fórmula nova, aquí teniu el desglossament detallat:

La funció INDEX retorna un valor de $A$2:$A$11 basat en el número de fila especificat (no un número de fila real, un número de fila relatiu a l'interval). En un escenari més senzill, podríem posar INDEX($A$2:$A$11, 1) a C2 i ens obtindria un valor a A2. El problema és que hem de fer front a 2 coses més:

• Assegureu-vos que A2 no estigui en blanc
• Retorneu el segon valor no en blanc a C3, el tercer valor no en blanc. a C4, i així successivament.

Aquestes dues tasques les gestiona la funció SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

En el nostre cas, la funció array es genera dinàmicament de la manera següent:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identifica quines cel·les de l'interval objectiu no estan en blanc i retorna TRUE per a elles, en cas contrari, FALSE. La matriu resultant de TRUE i FALSE passa a la prova lògica de la funció SI.
• SI avalua cada element de la matriu TRUE/FALSE i retorna un número corresponent per TRUE, una cadena buida per a FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) només és necessari per retornar una matriu de números 1fins a 10 (perquè hi ha 10 cel·les al nostre rang) a partir de les quals IF pot triar un nombre per als valors VERDADERS.

Com a resultat, obtenim la matriu {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} i la nostra complexa funció SMALL es transforma en aquesta senzilla:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Com veieu, l'argument matriu només conté el nombre de cel·les no buides (compte, aquestes són posicions relatives de els elements de la matriu, és a dir, A2 és l'element 1, A3 és l'element 2, i així successivament).

A l'argument k , posem FILA(A1) que indica la funció SMALL per tornar el nombre més petit de l'1. A causa de l'ús de la referència de cel·la relativa, el número de fila augmenta en increments d'1 a mesura que copieu la fórmula cap avall. Així, a C3, k canviarà a FILA(A2) i la fórmula retornarà el número de la segona cel·la no en blanc, i així successivament.

No obstant això, en realitat no ho fem. necessitem els números de cel·les no buits, necessitem els seus valors. Per tant, avancem i anidem la funció SMALL a l'argument row_num d'INDEX forçant-lo a retornar un valor de la fila corresponent de l'interval.

Com a toc final, adjuntem el construcció sencera a la funció IFERROR per substituir els errors per cadenes buides. Els errors són inevitables perquè no podeu saber quantes cel·les no en blanc hi ha a l'interval objectiu, per tant copieu la fórmula a un nombre més gran de cel·les.

Tenint en compte l'anterior, podem crear aquesta fórmula genèrica per extreure'lvalors ignorant els espais en blanc:

On "interval" és l'interval amb les vostres dades originals. Si us plau, tingueu en compte que ROW($A$1:$A$10) i ROW(A1) són parts constants i no canvien mai, independentment d'on comencen les vostres dades i de quantes cel·les incloguin.

Com esborrar cel·les buides després l'última cel·la amb dades

Les cel·les en blanc que contenen caràcters de format o no imprimibles poden causar molts problemes a Excel. Per exemple, és possible que acabeu tenint una mida de fitxer molt més gran del necessari o que tingueu unes quantes pàgines en blanc impreses. Per evitar aquests problemes, esborrarem (o esborrarem) files i columnes buides que continguin format, espais o caràcters invisibles desconeguts.

Com localitzar la darrera cel·la utilitzada al full

Per moure's a l'última cel·la del full que conté dades o format, feu clic a qualsevol cel·la i premeu Ctrl + Fi .

Si la drecera anterior ha seleccionat l'última cel·la amb les vostres dades, vol dir que les files i columnes restants estan realment en blanc i no calen més manipulacions. Però si us ha portat a una cel·la visualment buida, sabeu que Excel no la considera en blanc. Podria ser un simple caràcter d'espai produït per un cop de tecla accidental, un format de nombre personalitzat establert per a aquesta cel·la o un caràcter no imprimible importat d'una base de dades externa. Sigui el que siguiraó, aquesta cel·la no està buida.

Elimineu les cel·les després de l'última cel·la amb dades

Per esborrar tot el contingut i el format després de l'última cel·la amb dades, feu el següent:

1. Feu clic a l'encapçalament de la primera columna en blanc a la dreta de les vostres dades i premeu Ctrl + Maj + Final . Això seleccionarà un interval de cel·les entre les vostres dades i l'última cel·la utilitzada del full.
2. A la pestanya Inici , al grup Edició , feu clic a Esborra > Esborra-ho tot . O feu clic amb el botó dret a la selecció i feu clic a Suprimeix... > Tota la columna :

   

3. Feu clic a l'encapçalament de la primera fila en blanc. a sota de les vostres dades i premeu Ctrl + Maj + Final .
4. Feu clic a Esborra > Esborra-ho tot a la pestanya Inici o feu clic amb el botó dret a selecció i seleccioneu Suprimeix... > Fila sencera.
5. Premeu Ctrl + S per desar el llibre de treball.

Comproveu l'interval utilitzat. per assegurar-vos que ara només conté cel·les amb dades i sense espais en blanc. Si la drecera Ctrl + Final torna a seleccionar una cel·la en blanc, deseu el llibre de treball i tanqueu-lo. Quan torneu a obrir el full de treball, l'última cel·la utilitzada hauria de ser l'última cel·la amb dades.

Consell. Atès que Microsoft Excel 2007 i superior conté més de 1.000.000 de files i més de 16.000 columnes, és possible que vulgueu reduir la mida de l'espai de treball per evitar que els usuaris introdueixin dades involuntàriament a cel·les incorrectes. Per a això, simplement podeu eliminar les cel·les buides de les sevesvisualitzeu com s'explica a Com amagar les files i columnes (en blanc) no utilitzades.

Així és com suprimiu els buits a Excel. Us agraeixo la lectura i esperem veure-us al nostre blog la setmana vinent!