I handledningen lär du dig hur du tar bort tomma utrymmen i Excel för att ge dina arbetsblad ett tydligt och professionellt utseende.

Tomma celler är inte illa om du avsiktligt lämnar dem på rätt plats av estetiska skäl. Men tomma celler på fel plats är verkligen oönskade. Som tur är finns det ett relativt enkelt sätt att ta bort tomma celler i Excel, och om en stund kommer du att få veta alla detaljer om denna teknik.

Hur du tar bort tomma celler i Excel

Det är enkelt att radera tomma celler i Excel, men den här metoden är inte tillämplig i alla situationer. För att vara på den säkra sidan bör du se till att göra en säkerhetskopia i arbetsbladet och läs dessa varningar innan du gör något annat.

Med en säkerhetskopia sparad på en säker plats utför du följande steg för att ta bort tomma celler i Excel:

1. Välj det område där du vill ta bort blanksteg. Om du snabbt vill välja alla celler med data klickar du på den övre vänstra cellen och trycker på Ctrl + Shift + End . Detta utökar urvalet till den senast använda cellen.
2. Tryck på F5 och klicka på Särskilt... . eller gå till Hem flik> Format grupp och klicka på Hitta & Välj > Gå till Special :

   

3. I Gå till Special dialogrutan, välj Blanks och klicka på OK Detta markerar alla tomma celler i intervallet.

   

   Se även: Excel: räkna celler som innehåller specifik text (exakt och partiell matchning)
4. Högerklicka på någon av de markerade blanketterna och välj Radera... från kontextmenyn:

   

5. Beroende på hur dina data ser ut kan du välja att flytta cellerna till vänster eller . flytta upp cellerna och klicka på OK I det här exemplet väljer vi det första alternativet:

   

Det var allt. Du har lyckats ta bort tomma utrymmen i din tabell:

Tips:

• Om något har gått snett ska du inte få panik och trycka på Ctrl + Z för att få tillbaka dina data.
• Om du bara vill markera tomma celler istället för att ta bort dem, hittar du några olika metoder i den här artikeln: Hur du markerar och markerar tomma celler i Excel.

När du inte ska ta bort tomma celler genom att välja tomma celler

Gå till Special > Blanks fungerar bra för en enda kolumn eller rad. Den kan också framgångsrikt eliminera tomma celler i ett intervall av oberoende rader eller kolumner som i exemplet ovan. Den kan dock vara skadlig för strukturerade data. För att förhindra att detta händer bör du vara mycket försiktig när du tar bort tomma celler i dina kalkylblad och tänka på följande förbehåll:

1. Ta bort tomma rader och kolumner i stället för celler.

Om dina data är organiserade i en tabell där kolumner och rader innehåller relaterad information, kommer tomma celler att förstöra data. I det här fallet bör du bara ta bort tomma rader och tomma kolumner. De länkade handledningarna förklarar hur du gör detta snabbt och säkert.

2. Fungerar inte för Excel-tabeller

Det är inte möjligt att ta bort enskilda celler i en Excel-tabell (jämfört med ett intervall), du kan bara ta bort hela tabellrader. Du kan också konvertera tabellen till ett intervall först och sedan ta bort tomma celler.

3. Kan skada formler och namngivna områden

Excel-formler kan anpassa sig till många ändringar som görs i de refererade uppgifterna. Många, men inte alla. I vissa situationer kan formlerna som hänvisade till de borttagna cellerna gå sönder. Så efter att du tagit bort tomma utrymmen ska du ta en snabb titt på de relaterade formlerna och/eller namngivna områdena för att se till att de fungerar som de ska.

Hur man extraherar en lista med data som ignorerar blanksteg

Om du är rädd för att det kan förvanska dina data om du tar bort tomma celler i en kolumn, kan du lämna den ursprungliga kolumnen som den är och ta ut de tomma cellerna någon annanstans. Den här metoden är praktisk när du skapar en anpassad lista eller en valideringslista och vill se till att det inte finns några tomma celler i den.

Med källistan i A2:A11 skriver du in nedanstående formel i C2, trycker på Ctrl + Shift + Enter för att slutföra den korrekt och kopierar sedan formeln till några fler celler. Antalet celler där du kopierar formeln bör vara lika med eller större än antalet objekt i listan.

Formel för att extrahera celler som inte är tomma:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11))), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Följande skärmdump visar resultatet:

Hur formeln fungerar

Vid första anblicken är det svårt att följa formelns logik, men vid en närmare granskning är den lätt att följa. På ren svenska lyder formeln i C2 så här: Återge det första värdet i intervallet A2:A11 om cellen inte är tom. Om fel uppstår, återge en tom sträng (""").

För de Excel-användare som är nyfikna och vill veta hur varje ny formel fungerar i detalj finns här en detaljerad beskrivning:

INDEX-funktionen returnerar ett värde från $A$2:$A$11 baserat på det angivna radnumret (inte ett verkligt radnummer, utan ett relativt radnummer i intervallet). I ett enklare scenario skulle vi kunna sätta INDEX($A$2:$A$11, 1) i C2, och det skulle ge oss ett värde i A2. Problemet är att vi måste ta hänsyn till ytterligare två saker:

• Kontrollera att A2 inte är tomt.
• Återge det andra icke-tomma värdet i C3, det tredje icke-tomma värdet i C4 och så vidare.

Båda dessa uppgifter hanteras av funktionen SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

I vårt fall är det matris argumentet genereras dynamiskt på följande sätt:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identifierar vilka celler i målområdet som inte är tomma och returnerar TRUE för dem, annars FALSE. Den resulterande matrisen av TRUE och FALSE går till det logiska testet i IF-funktionen.
• IF utvärderar varje element i arrayen TRUE/FALSE och returnerar ett motsvarande tal för TRUE och en tom sträng för FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

RAD($A$1:$A$10) behövs bara för att returnera en matris med siffrorna 1 till 10 (eftersom det finns 10 celler i vårt intervall) från vilken IF kan välja ett nummer för TRUE-värden.

Som resultat får vi matrisen {1;""";3;"";5;6;"";8;"";10} och vår komplexa SMALL-funktion omvandlas till denna enkla funktion:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Som du ser är matris argumentet innehåller endast antalet icke-tomma celler (tänk på att dessa är Relativ positionerna för elementen i matrisen, dvs. A2 är element 1, A3 är element 2 osv.)

I k argumentet anger vi ROW(A1) som instruerar SMALL-funktionen att återge 1:s minsta tal. På grund av användningen av relativ cellreferens ökar radnumret i steg om 1 när du kopierar formeln nedåt. Så i C3, k ändras till ROW(A2) och formeln returnerar numret på den andra cellen som inte är tom, och så vidare.

Vi behöver dock inte de icke-tomma cellnumren, vi behöver deras värden. Så vi går vidare och bäddar in SMALL-funktionen i row_num argumentet för INDEX och tvingar den att returnera ett värde från motsvarande rad i intervallet.

Som avslutning omsluter vi hela konstruktionen med funktionen IFERROR för att ersätta fel med tomma strängar. Fel är oundvikliga eftersom du inte kan veta hur många icke-tomma celler som finns i målområdet, och därför kopierar du formeln till ett större antal celler.

Med tanke på ovanstående kan vi skapa denna generiska formel för att extrahera värden som ignorerar blanksteg:

Där "range" är intervallet med dina ursprungliga data. Var uppmärksam på att ROW($A$1:$A$10) och ROW(A1) är konstanta delar och aldrig ändras oavsett var dina data börjar och hur många celler de innehåller.

Hur raderar du tomma celler efter den sista cellen med data?

Tomma celler som innehåller formatering eller icke utskrivbara tecken kan orsaka många problem i Excel. Du kan till exempel få en mycket större filstorlek än nödvändigt eller få några tomma sidor utskrivna. För att undvika dessa problem raderar (eller rensar) vi tomma rader och kolumner som innehåller formatering, mellanslag eller okända osynliga tecken.

Hur du hittar den senast använda cellen på arket

Om du vill flytta till den sista cellen på arket som innehåller data eller formatering klickar du på en valfri cell och trycker på Ctrl + End .

Om genvägen ovan har valt den sista cellen med dina data betyder det att de återstående raderna och kolumnerna verkligen är tomma och att inga ytterligare åtgärder behövs. Men om den har tagit dig till en visuellt tom cell ska du veta att Excel inte betraktar den cellen som tom. Det kan vara ett enkelt mellanslag som producerats av ett oavsiktligt tangenttryck, ett anpassat sifferformat som ställts in för den cellen eller ett icke-skrivbarttecken som importerats från en extern databas. Oavsett vad som är orsaken är cellen inte tom.

Radera celler efter den sista cellen med data

Om du vill rensa allt innehåll och all formatering efter den sista cellen med data gör du så här:

1. Klicka på rubriken för den första tomma kolumnen till höger om dina data och tryck på Ctrl + Shift + End . På så sätt markeras ett antal celler mellan dina data och den senast använda cellen på arket.
2. På den Hem på fliken Redigering av grupp, klicka på Klart > Rensa alla Eller högerklicka på urvalet och klicka på Radera... > Hela kolumnen :

   

3. Klicka på rubriken för den första tomma raden under dina data och tryck på Ctrl + Shift + End .
4. Klicka på Klart > Rensa alla på den Hem eller högerklicka på urvalet och välj Radera... > Hela raden.
5. Tryck på Ctrl + S för att spara arbetsboken.

Kontrollera att det använda intervallet bara innehåller celler med data och inga tomma celler. Om genvägen Ctrl + End markerar en tom cell igen sparar du arbetsboken och stänger den. När du öppnar arbetsbladet igen ska den senast använda cellen vara den sista cellen med data.

Tips: Eftersom Microsoft Excel 2007 och senare innehåller över 1 000 000 rader och mer än 16 000 kolumner, kanske du vill minska arbetsytans storlek för att förhindra att användarna oavsiktligt skriver in data i fel celler. För detta kan du helt enkelt ta bort tomma celler från deras visning enligt förklaringen i Så här döljer du oanvända (tomma) rader och kolumner.

Det är så du raderar tomt i Excel. Jag tackar dig för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!