Ohjeessa opetetaan, miten tyhjät välilyönnit poistetaan Excelissä, jotta työarkit näyttävät selkeiltä ja ammattimaisilta.

Tyhjät solut eivät ole pahasta, jos jätät ne tarkoituksella oikeisiin paikkoihin esteettisistä syistä. Mutta tyhjät solut väärissä paikoissa eivät todellakaan ole toivottavia. Onneksi on olemassa suhteellisen helppo tapa poistaa tyhjät solut Excelissä, ja kohta tiedät kaikki yksityiskohdat tästä tekniikasta.

Kuinka poistaa tyhjät solut Excelissä

Tyhjien solujen poistaminen Excelissä on helppoa. Tämä menetelmä ei kuitenkaan sovellu kaikkiin tilanteisiin. Jotta olisit varmalla puolella, muista tehdä varmuuskopio ja lue nämä varoitukset ennen kuin teet mitään muuta.

Kun varmuuskopio on tallennettu tallennuspaikkaan, poista tyhjät solut Excelissä seuraavien ohjeiden mukaisesti:

1. Valitse alue, josta haluat poistaa tyhjät kohdat. Voit valita nopeasti kaikki solut, joissa on tietoja, napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa solua ja painamalla Ctrl + Shift + End . Tämä laajentaa valinnan viimeiseen käytettyyn soluun.
2. Paina F5 ja valitse Erityistä... . tai mene Etusivu tab> Muodot ja napsauta Etsi & valitse > Siirry kohtaan Special :

   

3. Vuonna Siirry erikoisohjelmaan valintaikkunassa, valitse Aihiot ja klikkaa OK Tämä valitsee kaikki alueen tyhjät solut.

   

4. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa valittua aihiota ja valitse sitten Poista... kontekstivalikosta:

   

5. Tietojesi asettelusta riippuen voit valita seuraavista vaihtoehdoista siirtää soluja vasemmalle tai siirtää soluja ylöspäin ja napsauta OK Tässä esimerkissä valitsemme ensimmäisen vaihtoehdon:

   

Siinä kaikki. Olet onnistuneesti poistanut tyhjät välilyönnit taulukostasi:

Vinkkejä:

• Jos jokin on mennyt pieleen, älä hätäänny ja paina heti Ctrl + Z saadaksesi tietosi takaisin.
• Jos haluat vain korostaa tyhjiä soluja sen sijaan, että poistaisit ne, löydät muutamia eri menetelmiä tästä artikkelista: Miten valita ja korostaa tyhjiä soluja Excelissä.

Milloin tyhjiä soluja ei saa poistaa valitsemalla tyhjiä soluja.

The Siirry erikoisohjelmaan > Aihiot tekniikka toimii hyvin yksittäisen sarakkeen tai rivin kohdalla. Se voi myös onnistuneesti poistaa tyhjät solut riippumattomien rivien tai sarakkeiden alueelta, kuten yllä olevassa esimerkissä. Se voi kuitenkin olla haitaksi strukturoidulle tiedolle. Jotta näin ei kävisi, ole hyvin varovainen poistaessasi tyhjiä soluja työarkistasi ja pidä mielessä seuraavat varoitukset:

1. Poista tyhjät rivit ja sarakkeet solujen sijasta.

Jos tietosi on järjestetty taulukkoon, jossa sarakkeet ja rivit sisältävät toisiinsa liittyviä tietoja, tyhjien solujen poistaminen sotkee tiedot. Tässä tapauksessa sinun pitäisi poistaa vain tyhjät rivit ja sarakkeet. Linkitetyissä ohjeissa kerrotaan, miten tämä tehdään nopeasti ja turvallisesti.

2. Ei toimi Excel-taulukoissa

Yksittäisiä soluja ei voi poistaa Excel-taulukosta (verrattuna alueeseen), vaan voit poistaa vain kokonaisia taulukon rivejä. Tai voit muuntaa taulukon ensin alueeksi ja poistaa sitten tyhjät solut.

3. Voi vahingoittaa kaavoja ja nimettyjä alueita.

Excelin kaavat voivat mukautua moniin viitteellisiin tietoihin tehtyihin muutoksiin. Moniin, mutta ei kaikkiin. Joissakin tilanteissa poistettuihin soluihin viitatut kaavat saattavat mennä rikki. Kun olet poistanut tyhjät välilyönnit, tarkista nopeasti, että niihin liittyvät kaavat ja/tai nimetyt alueet toimivat normaalisti.

Miten poimia luettelo tiedoista, joissa ei oteta huomioon tyhjiä kohtia?

Jos pelkäät, että tyhjien solujen poistaminen sarakkeesta voi vääristää tietojasi, jätä alkuperäinen sarake ennalleen ja poista tyhjät solut jonnekin muualle. Tämä menetelmä on kätevä, kun olet luomassa mukautettua luetteloa tai pudotusvalintaluetteloa ja haluat varmistaa, ettei siinä ole tyhjiä soluja.

Kun lähdeluettelo on kohdassa A2:A11, kirjoita alla oleva matriisikaava kohtaan C2, paina Ctrl + Shift + Enter, jotta kaava tulee oikein, ja kopioi kaava sitten muutamaan muuhun soluun. Niiden solujen määrän, joihin kopioit kaavan, pitäisi olla yhtä suuri tai suurempi kuin luettelon kohteiden määrä.

Kaava muiden kuin tyhjien solujen poistamiseksi:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),""),"")

Seuraavassa kuvakaappauksessa näkyy tulos:

Miten kaava toimii

Ensi näkemältä hankala, mutta tarkemmin tarkasteltuna kaavan logiikkaa on helppo seurata. Selkokielellä kaava C2:ssa kuuluu seuraavasti: palauta alueen A2:A11 ensimmäinen arvo, jos kyseinen solu ei ole tyhjä. Virheen sattuessa palauta tyhjä merkkijono ("").

Tarkkaavaisille Excel-käyttäjille, jotka haluavat tietää jokaisen uuden kaavan mutterit ja pultit, tässä on yksityiskohtainen erittely:

INDEX-funktio palauttaa arvon välillä $A$2:$A$11 määritetyn rivinumeron perusteella (ei todellisen rivinumeron, vaan suhteellisen rivinumeron alueella). Yksinkertaisemmassa skenaariossa voisimme laittaa INDEX($A$2:$A$11, 1) kohtaan C2, ja se hakisi meille arvon A2:sta. Ongelmana on, että meidän on otettava huomioon kaksi muuta asiaa:

• Varmista, että A2 ei ole tyhjä
• Palauta C3:n toinen ei-tyhjä arvo, C4:n kolmas ei-tyhjä arvo ja niin edelleen.

Molemmat tehtävät hoidetaan SMALL(array,k)-funktiolla:

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11))), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

Meidän tapauksessamme array argumentti luodaan dynaamisesti seuraavalla tavalla:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) tunnistaa, mitkä kohdealueen solut eivät ole tyhjiä, ja palauttaa niiden osalta arvon TRUE, muuten arvon FALSE. Tuloksena oleva TRUE- ja FALSE-arvojen joukko menee IF-funktion loogiseen testiin.
• IF arvioi jokaisen TRUE/FALSE-joukon elementin ja palauttaa vastaavan numeron TRUE:lle ja tyhjän merkkijonon FALSE:lle:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

RIVI($A$1:$A$10) tarvitaan vain palauttamaan numeroiden 1-10 joukko (koska alueessamme on 10 solua), josta IF voi valita numeron TRUE-arvoja varten.

Tuloksena saadaan joukko {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} ja monimutkainen SMALL-funktiomme muuttuu yksinkertaiseksi:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Kuten näette, array argumentti sisältää vain ei-tyhjien solujen lukumäärät (nämä ovat siis relative elementtien sijainnit matriisissa, eli A2 on elementti 1, A3 on elementti 2 ja niin edelleen).

Vuonna k argumenttiin laitetaan ROW(A1), joka käskee SMALL-funktiota palauttamaan 1:n pienimmän luvun. Koska käytetään suhteellista soluviittausta, rivin numero nousee 1:n askelin, kun kaava kopioidaan alaspäin. Joten C3, k muuttuu muotoon ROW(A2), ja kaava palauttaa toisen ei-tyhjän solun numeron, ja niin edelleen.

Emme kuitenkaan tarvitse tyhjiä solunumeroita, vaan niiden arvot. Siirrymme siis eteenpäin ja pesitämme SMALL-funktion funktioon row_num argumentti INDEX pakottaa sen palauttamaan arvon alueen vastaavalta riviltä.

Viimeistelynä koko rakenne suljetaan IFERROR-funktioon, jotta virheet voidaan korvata tyhjillä merkkijonoilla. Virheet ovat väistämättömiä, koska et voi tietää, kuinka monta muuta kuin tyhjää solua kohdealueella on, joten kaava kopioidaan suuremmalle määrälle soluja.

Edellä esitetyn perusteella voimme rakentaa tämän yleisen kaavan, jolla voimme poimia arvot ilman tyhjiä:

Huomaa, että ROW($A$1:$A$10) ja ROW(A1) ovat pysyviä osia, eivätkä ne koskaan muutu riippumatta siitä, mistä tiedot alkavat ja kuinka monta solua ne sisältävät.

Miten poistaa tyhjät solut viimeisen solun jälkeen, jossa on tietoja?

Tyhjät solut, jotka sisältävät muotoiluja tai ei-tulostettavia merkkejä, voivat aiheuttaa paljon ongelmia Excelissä. Saatat esimerkiksi päätyä paljon suurempaan tiedostokokoon kuin olisi tarpeen tai tulostaa muutaman tyhjän sivun. Näiden ongelmien välttämiseksi poistamme (tai tyhjennämme) tyhjät rivit ja sarakkeet, jotka sisältävät muotoiluja, välilyöntejä tai tuntemattomia näkymättömiä merkkejä.

Miten paikallistetaan viimeksi käytetty solu arkilla?

Voit siirtyä arkin viimeiseen soluun, joka sisältää tietoja tai muotoiluja, napsauttamalla mitä tahansa solua ja painamalla Ctrl + End .

Jos edellä mainittu pikanäppäin on valinnut viimeisen solun, jossa on tietojasi, se tarkoittaa, että jäljellä olevat rivit ja sarakkeet ovat todella tyhjiä, eikä muita käsittelyjä tarvita. Jos se on kuitenkin vienyt sinut visuaalisesti tyhjään soluun, muista, että Excel ei pidä kyseistä solua tyhjänä. Kyseessä voi olla pelkkä välilyönti-merkki, joka on syntynyt vahingossa tehdystä näppäimen painalluksesta, kyseiselle solulle määritetty mukautettu numeromuoto, tai tulostamaton merkki.Ulkoisesta tietokannasta tuotu merkki. Oli syy mikä tahansa, solu ei ole tyhjä.

Poista solut viimeisen dataa sisältävän solun jälkeen

Jos haluat tyhjentää kaiken sisällön ja muotoilun viimeisen dataa sisältävän solun jälkeen, toimi seuraavasti:

1. Napsauta ensimmäisen tyhjän sarakkeen otsikkoa tietojesi oikealla puolella ja paina Ctrl + Shift + End . Tämä valitsee solualueen tietojesi ja arkin viimeisen käytetyn solun väliltä.
2. On Etusivu välilehdellä, kohdassa Muokkaaminen ryhmää, napsauta Kirkas > Tyhjennä kaikki . tai napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista... > Koko sarake :

   

   Katso myös: Excel YEAR-toiminto - muuntaa päivämäärän vuodeksi
3. Napsauta tietojen alla olevan ensimmäisen tyhjän rivin otsikkoa ja paina Ctrl + Shift + End .
4. Klikkaa Kirkas > Tyhjennä kaikki on Etusivu välilehdellä tai napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista... > Koko rivi.
5. Tallenna työkirja painamalla Ctrl + S.

Tarkista, että käytetty alue sisältää nyt vain soluja, joissa on tietoja, eikä tyhjiä soluja. Jos Ctrl + End-pikavalinta valitsee taas tyhjän solun, tallenna työkirja ja sulje se. Kun avaat työarkin uudelleen, viimeisen käytetyn solun pitäisi olla viimeinen solu, jossa on tietoja.

Vihje. Koska Microsoft Excel 2007 ja uudemmat versiot sisältävät yli 1 000 000 riviä ja yli 16 000 saraketta, voit haluta pienentää työtilan kokoa, jotta käyttäjät eivät vahingossa kirjoita tietoja vääriin soluihin. Tätä varten voit yksinkertaisesti poistaa tyhjät solut heidän näkymästään, kuten selitetään kohdassa Käyttämättömien (tyhjien) rivien ja sarakkeiden piilottaminen.

Näin poistat tyhjän Excelissä. Kiitän sinua lukemisesta ja toivottavasti tapaamme blogissamme ensi viikolla!