El tutorial le enseñará cómo eliminar espacios en blanco en Excel para dar a sus hojas de cálculo un aspecto claro y profesional.

Las celdas vacías no son malas si las dejas intencionadamente en lugares correctos por razones estéticas. Pero las celdas vacías en lugares incorrectos son ciertamente indeseables. Por suerte, hay una forma relativamente fácil de eliminar espacios en blanco en Excel, y en un momento conocerás todos los detalles de esta técnica.

Cómo eliminar celdas en blanco en Excel

Eliminar celdas vacías en Excel es fácil. Sin embargo, este método no es aplicable en todas las situaciones. Para mantenerse en el lado seguro, por favor asegúrese de hacer una copia de seguridad de tu hoja de cálculo y lee estas advertencias antes de hacer nada.

Con una copia de seguridad almacenada en una ubicación segura, realiza los siguientes pasos para eliminar celdas vacías en Excel:

1. Seleccione el rango en el que desea eliminar los espacios en blanco. Para seleccionar rápidamente todas las celdas con datos, haga clic en la celda superior izquierda y pulse Ctrl + Mayús + Fin . Esto ampliará la selección hasta la última celda utilizada.
2. Pulse F5 y haga clic en Especial... O ir a la Inicio tab> Formatos y haga clic en Buscar & Seleccionar > Ir a Especial :

   

3. En el Ir al especial seleccione Fogueo y haga clic en OK Esto seleccionará todas las celdas en blanco del rango.

   

4. Haga clic con el botón derecho en cualquiera de los espacios en blanco seleccionados y elija Borrar... del menú contextual:

   

5. En función de la disposición de sus datos, elija desplazar celdas a la izquierda o desplazar las células hacia arriba y haga clic en OK En este ejemplo, elegimos la primera opción:

   

Ya está. Ha eliminado con éxito los espacios en blanco de su tabla:

Consejos:

• Si algo ha ido mal, no te asustes y pulsa inmediatamente Ctrl + Z para recuperar tus datos.
• Si sólo desea resaltar las celdas en blanco en lugar de eliminarlas, encontrará algunos métodos diferentes en este artículo: Cómo seleccionar y resaltar celdas en blanco en Excel.

Cuándo no eliminar las celdas vacías seleccionando espacios en blanco

En Ir al especial > Fogueo funciona bien para una sola columna o fila. También puede eliminar con éxito celdas vacías en un rango de filas o columnas independientes como en el ejemplo anterior. Sin embargo, podría ser perjudicial para los datos estructurados. Para evitar que esto ocurra, tenga mucho cuidado al eliminar espacios en blanco en sus hojas de cálculo y tenga en cuenta las siguientes advertencias:

1. Eliminar filas y columnas en blanco en lugar de celdas

Si tus datos están organizados en una tabla en la que las columnas y filas contienen información relacionada, eliminar celdas vacías desordenará los datos. En este caso, sólo debes eliminar las filas y columnas vacías. Los tutoriales enlazados explican cómo hacerlo de forma rápida y segura.

2. No funciona con tablas Excel

No es posible eliminar celdas individuales en una tabla de Excel (frente a un rango), sólo se le permite eliminar filas enteras de la tabla. O puede convertir la tabla en rango primero, y luego eliminar las celdas en blanco.

3. Puede dañar fórmulas y rangos con nombre

Las fórmulas de Excel pueden ajustarse a muchos cambios realizados en los datos referenciados. Muchos, pero no todos. En algunas situaciones, las fórmulas que hacían referencia a las celdas eliminadas pueden romperse. Así que, después de eliminar los espacios en blanco, eche un vistazo rápido a las fórmulas relacionadas y/o a los rangos con nombre para asegurarse de que funcionan con normalidad.

Cómo extraer una lista de datos ignorando los espacios en blanco

Si teme que la eliminación de las celdas en blanco de una columna pueda alterar sus datos, deje la columna original como está y extraiga las celdas no vacías a otro lugar. Este método resulta útil cuando crea una lista personalizada o una lista desplegable de validación de datos y desea asegurarse de que no haya espacios en blanco en ella.

Con la lista de origen en A2:A11, introduzca la siguiente fórmula de matriz en C2, pulse Ctrl + Mayús + Intro para completarla correctamente y, a continuación, copie la fórmula en algunas celdas más. El número de celdas en las que copie la fórmula debe ser igual o mayor que el número de elementos de su lista.

Fórmula para extraer celdas no en blanco:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1)),"")

La siguiente captura de pantalla muestra el resultado:

Cómo funciona la fórmula

Aunque a primera vista resulta complicado, si se observa más detenidamente la lógica de la fórmula es fácil de seguir. En lenguaje llano, la fórmula en C2 dice lo siguiente: devuelve el primer valor del rango A2:A11 si esa celda no está en blanco. En caso de error, devuelve una cadena vacía ("").

Para los usuarios de Excel que sientan curiosidad por conocer los entresijos de cada nueva fórmula, he aquí el desglose detallado:

Se hace que la función INDEX devuelva un valor de $A$2:$A$11 basado en el número de fila especificado (no un número de fila real, sino un número de fila relativo en el rango). En un escenario más sencillo, podríamos poner INDEX($A$2:$A$11, 1) en C2, y nos traería un valor en A2. El problema es que tenemos que tener en cuenta 2 cosas más:

• Asegúrese de que A2 no está en blanco
• Devuelve el 2º valor no en blanco en C3, el 3º valor no en blanco en C4, y así sucesivamente.

De ambas tareas se encarga la función SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

En nuestro caso, el matriz se genera dinámicamente de la siguiente manera:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) identifica qué celdas del rango objetivo no están en blanco y devuelve TRUE para ellas, en caso contrario FALSE. La matriz resultante de TRUE y FALSE pasa a la prueba lógica de la función IF.
• IF evalúa cada elemento de la matriz TRUE/FALSE y devuelve un número correspondiente para TRUE, una cadena vacía para FALSE:

  IF({VERDADERO;FALSO;VERDADERO;FALSO;VERDADERO;FALSO;VERDADERO;FALSO;VERDADERO}, ROW($A$1:$A$10),"")

FILA($A$1:$A$10) sólo se necesita para devolver un array de números del 1 al 10 (porque hay 10 celdas en nuestro rango) del que IF puede escoger un número para los valores TRUE.

Como resultado, obtenemos la matriz {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} y nuestra compleja función SMALL se transforma en esta sencilla:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Como ve, el matriz contiene únicamente los números de las celdas no vacías (tenga en cuenta que son relativa posiciones de los elementos en la matriz, es decir, A2 es el elemento 1, A3 es el elemento 2, y así sucesivamente).

En el k ponemos ROW(A1) que ordena a la función SMALL que devuelva el número más pequeño de 1. Debido al uso de la referencia relativa de celda, el número de fila sube en incrementos de 1 a medida que copias la fórmula hacia abajo. Así, en C3, k cambiará a ROW(A2) y la fórmula devolverá el número de la 2ª celda no en blanco, y así sucesivamente.

Sin embargo, en realidad no necesitamos los números de las celdas no vacías, sino sus valores. Así pues, avanzamos y anidamos la función SMALL en la función número_de_fila de INDEX obligándole a devolver un valor de la fila correspondiente del rango.

Como toque final, encerramos toda la construcción en la función IFERROR para sustituir los errores por cadenas vacías. Los errores son inevitables porque no se puede saber cuántas celdas no en blanco hay en el rango de destino, por lo que se copia la fórmula en un número mayor de celdas.

Dado lo anterior, podemos construir esta fórmula genérica para extraer valores ignorando los espacios en blanco:

Donde "rango" es el rango con tus datos originales. Por favor, presta atención a que ROW($A$1:$A$10) y ROW(A1) son partes constantes y nunca cambian sin importar donde empiezan tus datos y cuantas celdas incluyen.

Cómo borrar celdas vacías después de la última celda con datos

Las celdas en blanco que contienen formato o caracteres no imprimibles pueden causar muchos problemas en Excel. Por ejemplo, puede acabar teniendo un archivo mucho más grande de lo necesario o que se impriman algunas páginas en blanco. Para evitar estos problemas, borraremos (o eliminaremos) las filas y columnas vacías que contengan formato, espacios o caracteres invisibles desconocidos.

Cómo localizar la última celda utilizada en la hoja

Para pasar a la última celda de la hoja que contenga datos o formato, haga clic en cualquier celda y pulse Ctrl + Fin .

Si el método abreviado anterior ha seleccionado la última celda con sus datos, significa que las filas y columnas restantes están realmente en blanco y no se necesitan más manipulaciones. Pero si le ha llevado a una celda visualmente vacía, sepa que Excel no considera que esa celda esté en blanco. Podría ser un mero carácter de espacio producido por una pulsación accidental de una tecla, un formato numérico personalizado establecido para esa celda o un carácter no imprimibleSea cual sea el motivo, la celda no está vacía.

Borrar celdas después de la última celda con datos

Para borrar todo el contenido y el formato después de la última celda con datos, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el encabezado de la primera columna en blanco a la derecha de sus datos y pulse Ctrl + Mayús + Fin . Esto seleccionará un rango de celdas entre sus datos y la última celda utilizada de la hoja.
2. En el Inicio en la pestaña Edición de grupo, haga clic en Claro > Borrar todo O haga clic con el botón derecho en la selección y haga clic en Borrar... > Toda la columna :

   

3. Haga clic en el encabezamiento de la primera fila en blanco situada debajo de sus datos y pulse Ctrl + Mayús + Fin .
4. Haga clic en Claro > Borrar todo en el Inicio o haga clic con el botón derecho en la selección y elija Borrar... > Toda la fila.
5. Pulsa Ctrl + S para guardar el libro.

Compruebe el rango utilizado para asegurarse de que ahora sólo contiene celdas con datos y sin espacios en blanco. Si el método abreviado Ctrl + Fin vuelve a seleccionar una celda en blanco, guarde el libro de trabajo y ciérrelo. Cuando vuelva a abrir la hoja de trabajo, la última celda utilizada debería ser la última celda con datos.

Sugerencia: dado que Microsoft Excel 2007 y versiones superiores contienen más de 1.000.000 de filas y más de 16.000 columnas, es posible que desee reducir el tamaño del espacio de trabajo para evitar que los usuarios introduzcan datos en celdas erróneas sin querer. Para ello, sólo tiene que eliminar las celdas vacías de su vista, tal y como se explica en Cómo ocultar filas y columnas no utilizadas (en blanco).

Así es como se borran los espacios en blanco en Excel. Te doy las gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!