ٹیوٹوریل آپ کو سکھائے گا کہ آپ کی ورک شیٹس کو ایک واضح اور پیشہ ورانہ شکل دینے کے لیے ایکسل میں خالی جگہوں کو کیسے ہٹایا جائے۔

اگر آپ جان بوجھ کر انہیں دائیں طرف چھوڑ رہے ہیں تو خالی سیل خراب نہیں ہیں۔ جمالیاتی وجوہات کی بناء پر جگہیں۔ لیکن غلط جگہوں پر خالی خلیات یقینی طور پر ناپسندیدہ ہیں۔ خوش قسمتی سے، ایکسل میں خالی جگہوں کو ہٹانے کا نسبتاً آسان طریقہ ہے، اور ایک لمحے میں آپ کو اس تکنیک کی تمام تفصیلات معلوم ہو جائیں گی۔

ایکسل میں خالی خلیات کو کیسے ہٹایا جائے

ایکسل میں خالی سیلز کو حذف کرنا آسان ہے۔ تاہم، یہ طریقہ تمام حالات میں لاگو نہیں ہوتا ہے۔ اپنے آپ کو محفوظ رکھنے کے لیے، براہ کرم اپنی ورک شیٹ کی بیک اپ کاپی بنانا یقینی بنائیں اور کچھ اور کرنے سے پہلے ان انتباہات کو پڑھیں۔

بیک اپ کاپی کے ساتھ محفوظ مقام پر محفوظ کیا گیا ہے۔ ایکسل میں خالی سیلز کو حذف کرنے کے لیے درج ذیل اقدامات کریں:

1. اس رینج کو منتخب کریں جہاں سے آپ خالی جگہوں کو ہٹانا چاہتے ہیں۔ ڈیٹا کے ساتھ تمام سیلز کو تیزی سے منتخب کرنے کے لیے، اوپری بائیں سیل پر کلک کریں اور Ctrl + Shift + End دبائیں ۔ یہ انتخاب کو آخری استعمال شدہ سیل تک بڑھا دے گا۔
2. F5 دبائیں اور Special… پر کلک کریں۔ یا ہوم ٹیب > فارمیٹس گروپ پر جائیں، اور تلاش کریں اور پر کلک کریں۔ منتخب کریں > اسپیشل پر جائیں :

   

3. اسپیشل پر جائیں ڈائیلاگ باکس میں، خالی جگہوں کو منتخب کریں۔ اور ٹھیک ہے پر کلک کریں۔ یہ رینج میں موجود تمام خالی سیلز کو منتخب کرے گا۔

   

   بھی دیکھو: آؤٹ لک سے ایکسل میں رابطے برآمد کریں۔
4. منتخب کردہ میں سے کسی ایک پر دائیں کلک کریںخالی جگہیں، اور سیاق و سباق کے مینو سے حذف کریں… کا انتخاب کریں:

   

5. آپ کے ڈیٹا کے لے آؤٹ پر منحصر ہے، خلیوں کو بائیں منتقل کریں<2 کا انتخاب کریں۔> یا سیل اوپر شفٹ کریں ، اور ٹھیک ہے پر کلک کریں۔ اس مثال میں، ہم پہلے آپشن کے ساتھ جاتے ہیں:

   

بس۔ آپ نے اپنے ٹیبل میں سے خالی جگہوں کو کامیابی کے ساتھ ہٹا دیا ہے:

تجاویز:

• اگر کچھ گڑبڑ ہو گئی ہے تو گھبرائیں نہیں اور فوری طور پر Ctrl دبائیں + Z اپنا ڈیٹا واپس حاصل کرنے کے لیے۔
• اگر آپ ہٹانے کے بجائے صرف خالی سیلز کو ہائی لائٹ کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو اس آرٹیکل میں کچھ مختلف طریقے ملیں گے: Excel میں خالی سیلز کو کیسے منتخب اور ہائی لائٹ کریں۔

خالی خلیات کو خالی جگہوں کو منتخب کرکے کب نہیں ہٹانا ہے

اسپیشل پر جائیں > بلینکس تکنیک ایک کالم یا قطار کے لیے ٹھیک کام کرتی ہے۔ یہ اوپر کی مثال کی طرح آزاد قطاروں یا کالموں کی ایک حد میں خالی خلیوں کو بھی کامیابی سے ختم کر سکتا ہے۔ تاہم، یہ سٹرکچرڈ ڈیٹا کے لیے نقصان دہ ہو سکتا ہے۔ ایسا ہونے سے روکنے کے لیے، براہ کرم اپنی ورک شیٹس میں خالی جگہوں کو ہٹاتے وقت بہت محتاط رہیں اور درج ذیل انتباہات کو ذہن میں رکھیں:

1۔ سیلز کی بجائے خالی قطاریں اور کالم حذف کریں

اگر آپ کا ڈیٹا کسی ٹیبل میں ترتیب دیا گیا ہے جہاں کالم اور قطار متعلقہ معلومات پر مشتمل ہے، تو خالی سیلز کو حذف کرنے سے ڈیٹا خراب ہو جائے گا۔ اس صورت میں، آپ کو صرف خالی قطاروں اور خالی کالموں کو ہٹانا چاہیے۔ منسلک سبق بتاتے ہیں کہ یہ کیسے کیا جائے اور جلدی سےمحفوظ طریقے سے۔

2۔ ایکسل ٹیبلز کے لیے کام نہیں کرتا ہے

کسی ایکسل ٹیبل (بمقابلہ رینج) میں کسی بھی انفرادی سیل کو حذف کرنا ممکن نہیں ہے، آپ کو صرف ٹیبل کی پوری قطاروں کو ہٹانے کی اجازت ہے۔ یا آپ پہلے ٹیبل کو رینج میں تبدیل کر سکتے ہیں، اور پھر خالی سیل ہٹا سکتے ہیں۔

3۔ فارمولوں اور نامزد رینجز کو نقصان پہنچ سکتا ہے

Excel فارمولے حوالہ کردہ ڈیٹا میں کی گئی بہت سی تبدیلیوں کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں۔ بہت سے، لیکن سب نہیں. کچھ حالات میں، حذف شدہ سیلز کا حوالہ دینے والے فارمولے ٹوٹ سکتے ہیں۔ لہذا، خالی جگہوں کو ہٹانے کے بعد، متعلقہ فارمولوں اور/یا نامزد کردہ رینجز پر ایک سرسری نظر ڈالیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ وہ عام طور پر کام کر رہے ہیں۔

خالی جگہوں کو نظر انداز کرنے والے ڈیٹا کی فہرست کیسے نکالیں

اگر آپ خوف ہے کہ کالم میں خالی سیلز کو ہٹانے سے آپ کا ڈیٹا خراب ہو سکتا ہے، اصل کالم کو ویسے ہی چھوڑ دیں اور غیر خالی سیل نکال کر کہیں اور لے جائیں۔ یہ طریقہ کارآمد ہوتا ہے، جب آپ اپنی مرضی کی فہرست یا ڈراپ ڈاؤن ڈیٹا کی توثیق کی فہرست بنا رہے ہوتے ہیں اور اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ اس میں کوئی خالی جگہ نہیں ہے۔

A2:A11 میں سورس لسٹ کے ساتھ، نیچے کی صف درج کریں۔ C2 میں فارمولہ، اسے درست طریقے سے مکمل کرنے کے لیے Ctrl + Shift + Enter دبائیں، اور پھر فارمولے کو کچھ اور سیلز میں کاپی کریں۔ سیلز کی تعداد جہاں آپ فارمولہ کاپی کرتے ہیں وہ آپ کی فہرست میں آئٹمز کی تعداد کے برابر یا اس سے زیادہ ہونا چاہیے۔

غیر خالی سیل نکالنے کا فارمولا:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

مندرجہ ذیل اسکرین شاٹ نتیجہ دکھاتا ہے:

فارمولہ کیسےکام

پہلی نظر میں مشکل، قریب سے دیکھنے پر فارمولے کی منطق کی پیروی کرنا آسان ہے۔ سادہ انگریزی میں، C2 کا فارمولا اس طرح پڑھتا ہے: رینج A2:A11 میں پہلی قدر واپس کریں اگر وہ سیل خالی نہیں ہے۔ کسی خرابی کی صورت میں، ایک خالی سٹرنگ ("") واپس کریں۔

ایکسل کے سوچ سمجھ کر استعمال کرنے والوں کے لیے، جو ہر نئے فارمولے کے نٹ اور بولٹس کو جاننے کے خواہشمند ہیں، یہاں تفصیلی بریک ڈاؤن ہے:

آپ کے پاس INDEX فنکشن مخصوص قطار نمبر کی بنیاد پر $A$2:$A$11 سے ایک قدر واپس کرتا ہے (اصل قطار نمبر نہیں، حد میں ایک رشتہ دار قطار نمبر)۔ ایک آسان منظر نامے میں، ہم C2 میں INDEX($A$2:$A$11, 1) ڈال سکتے ہیں، اور یہ ہمیں A2 میں ایک قدر حاصل کرے گا۔ مسئلہ یہ ہے کہ ہمیں مزید 2 چیزوں کو پورا کرنے کی ضرورت ہے:

• یقینی بنائیں کہ A2 خالی نہیں ہے
• C3 میں دوسری غیر خالی قدر واپس کریں، تیسری غیر خالی قدر C4 میں، اور اسی طرح۔

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) اس بات کی نشاندہی کرتا ہے کہ ہدف کی حد میں کون سے سیل خالی نہیں ہیں اور ان کے لیے TRUE لوٹاتا ہے، بصورت دیگر FALSE۔ TRUE اور FALSE کا نتیجہ IF فنکشن کے منطقی امتحان پر جاتا ہے۔
• IF TRUE/FALSE ارے کے ہر عنصر کا جائزہ لیتا ہے اور TRUE کے لیے ایک متعلقہ نمبر دیتا ہے، FALSE کے لیے ایک خالی سٹرنگ:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) کو صرف نمبر 1 کی ایک صف واپس کرنے کی ضرورت ہے۔10 کے ذریعے (کیونکہ ہماری رینج میں 10 سیلز ہیں) جس سے IF TRUE اقدار کے لیے ایک نمبر منتخب کر سکتا ہے۔

نتیجے کے طور پر، ہمیں صف ملتی ہے {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} اور ہمارا پیچیدہ چھوٹا فنکشن اس سادہ میں بدل جاتا ہے:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

جیسا کہ آپ دیکھ رہے ہیں، ارے دلیل میں صرف غیر خالی خلیات کی تعداد ہوتی ہے (آپ کو یاد رکھیں، یہ رشتہ دار پوزیشنز ہیں صف میں موجود عناصر، یعنی A2 عنصر 1 ہے، A3 عنصر 2 ہے، وغیرہ)۔

k دلیل میں، ہم ROW(A1) ڈالتے ہیں جو چھوٹے فنکشن کی ہدایت کرتا ہے۔ 1 کا سب سے چھوٹا نمبر واپس کرنے کے لیے۔ رشتہ دار سیل حوالہ کے استعمال کی وجہ سے جب آپ فارمولے کو نیچے کاپی کرتے ہیں تو قطار نمبر 1 کے اضافے میں بڑھ جاتا ہے۔ لہذا، C3 میں، k ROW(A2) میں بدل جائے گا اور فارمولہ دوسرے غیر خالی سیل کا نمبر لوٹائے گا، اور اسی طرح۔

تاہم، ہم حقیقت میں ایسا نہیں کرتے غیر خالی سیل نمبرز کی ضرورت ہے، ہمیں ان کی قدروں کی ضرورت ہے۔ لہذا، ہم آگے بڑھتے ہیں اور چھوٹے فنکشن کو INDEX کے row_num دلیل میں داخل کرتے ہیں اور اسے رینج میں متعلقہ قطار سے ایک قدر واپس کرنے پر مجبور کرتے ہیں۔ IFERROR فنکشن میں غلطیوں کو خالی تاروں سے بدلنے کے لیے پوری تعمیر۔ خرابیاں ناگزیر ہیں کیونکہ آپ یہ نہیں جان سکتے کہ ہدف کی حد میں کتنے غیر خالی خلیات ہیں، اس لیے آپ فارمولے کو سیلز کی ایک بڑی تعداد میں کاپی کرتے ہیں۔

اوپر کو دیکھتے ہوئے، ہم نکالنے کے لیے یہ عام فارمولا بنا سکتے ہیں۔خالی جگہوں کو نظر انداز کرنے والی اقدار:

جہاں "رینج" آپ کے اصل ڈیٹا کے ساتھ رینج ہے۔ براہ کرم اس بات پر توجہ دیں کہ ROW($A$1:$A$10) اور ROW(A1) مستقل حصے ہیں اور اس بات سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے کہ آپ کا ڈیٹا کہاں سے شروع ہوتا ہے اور اس میں کتنے سیل شامل ہیں۔

اس کے بعد خالی سیلز کو کیسے حذف کریں ڈیٹا کے ساتھ آخری سیل

خالی سیل جس میں فارمیٹنگ یا نان پرنٹ ایبل حروف ہوتے ہیں ایکسل میں بہت سے مسائل کا سبب بن سکتے ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ کے پاس ضرورت سے کہیں زیادہ بڑی فائل کا سائز ہو سکتا ہے یا کچھ خالی صفحات پرنٹ ہو سکتے ہیں۔ ان مسائل سے بچنے کے لیے، ہم خالی قطاروں اور کالموں کو حذف (یا صاف) کر دیں گے جن میں فارمیٹنگ، خالی جگہیں یا نامعلوم پوشیدہ حروف شامل ہیں۔

شیٹ پر آخری استعمال شدہ سیل کو کیسے تلاش کریں

منتقل کرنے کے لیے شیٹ کے آخری سیل تک جس میں یا تو ڈیٹا یا فارمیٹنگ ہو، کسی بھی سیل پر کلک کریں اور Ctrl + End دبائیں۔

اگر اوپر والے شارٹ کٹ نے آپ کے ڈیٹا کے ساتھ آخری سیل کو منتخب کیا ہے، تو اس کا مطلب باقی قطاریں اور کالم ہیں۔ واقعی خالی ہیں اور مزید جوڑ توڑ کی ضرورت نہیں ہے۔ لیکن اگر یہ آپ کو بصری طور پر خالی سیل پر لے گیا ہے، تو جان لیں کہ Excel اس سیل کو خالی نہیں سمجھتا۔ یہ محض ایک خلائی کریکٹر ہو سکتا ہے جو حادثاتی کلیدی اسٹروک سے تیار کیا گیا ہو، اس سیل کے لیے حسب ضرورت نمبر فارمیٹ سیٹ کیا گیا ہو، یا بیرونی ڈیٹا بیس سے درآمد شدہ غیر پرنٹ ایبل کریکٹر ہو سکتا ہے۔ جو بھیوجہ، وہ سیل خالی نہیں ہے۔

ڈیٹا کے ساتھ آخری سیل کے بعد سیلز کو حذف کریں

ڈیٹا والے آخری سیل کے بعد تمام مواد اور فارمیٹنگ کو صاف کرنے کے لیے، درج ذیل کریں:

استعمال شدہ رینج کو چیک کریں۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ اب اس میں صرف ڈیٹا والے سیل ہیں اور کوئی خالی جگہ نہیں ہے۔ اگر Ctrl + End شارٹ کٹ دوبارہ خالی سیل کو منتخب کرتا ہے، تو ورک بک کو محفوظ کریں اور اسے بند کریں۔ جب آپ ورک شیٹ کو دوبارہ کھولتے ہیں تو آخری استعمال شدہ سیل ڈیٹا کے ساتھ آخری سیل ہونا چاہیے۔

ٹپ۔ یہ دیکھتے ہوئے کہ مائیکروسافٹ ایکسل 2007 اور اس سے زیادہ میں 1,000,000 سے زیادہ قطاریں اور 16,000 سے زیادہ کالم ہیں، آپ اپنے صارفین کو غلط سیلز میں غیر ارادی طور پر ڈیٹا داخل کرنے سے روکنے کے لیے ورک اسپیس کا سائز کم کرنا چاہیں گے۔ اس کے لیے آپ ان سے خالی سیلز کو آسانی سے ہٹا سکتے ہیں۔غیر استعمال شدہ (خالی) قطاروں اور کالموں کو کیسے چھپائیں اس کی وضاحت کے مطابق دیکھیں۔

اس طرح آپ ایکسل میں خالی کو حذف کرتے ہیں۔ میں پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ ادا کرتا ہوں اور امید کرتا ہوں کہ آپ کو اگلے ہفتے ہمارے بلاگ پر ملوں گا!