V tem vodniku se boste naučili, kako odstraniti prazna mesta v Excelu, da bodo vaši delovni listi jasni in profesionalni.

Prazne celice niso slabe, če jih namerno pustite na pravih mestih iz estetskih razlogov. Toda prazne celice na napačnih mestih so vsekakor nezaželene. Na srečo obstaja razmeroma enostaven način za odstranjevanje praznih celic v Excelu in v trenutku boste izvedeli vse podrobnosti te tehnike.

Kako odstraniti prazne celice v programu Excel

Brisanje praznih celic v Excelu je preprosto. Vendar ta metoda ni uporabna v vseh situacijah. Če želite biti na varni strani, poskrbite, da varnostna kopija delovnega lista in preberite ta opozorila, preden naredite kar koli drugega.

Z varnostno kopijo, shranjeno na shranjeni lokaciji, izvedite naslednje korake za brisanje praznih celic v Excelu:

1. Izberite območje, v katerem želite odstraniti prazna mesta. Če želite hitro izbrati vse celice s podatki, kliknite zgornjo levo celico in pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + Shift + End . S tem se izbor razširi na zadnjo uporabljeno celico.
2. Pritisnite F5 in kliknite Posebno... Ali pa pojdite v Domov zavihek> Formati in kliknite Poišči & amp; Izberite > Pojdi na Posebno :

   

3. V Pojdi na poseben v pogovornem oknu izberite Prazni deli in kliknite V REDU To bo izbralo vse prazne celice v območju.

   

4. Z desno tipko miške kliknite katero koli izbrano prazno polje in izberite Izbriši... iz kontekstnega menija:

   

5. Glede na razporeditev podatkov lahko izberete premik celic v levo ali premik celic navzgor in kliknite V REDU . V tem primeru izberemo prvo možnost:

   

To je vse. Uspešno ste odstranili prazne prostore v tabeli:

Nasveti:

• Če je prišlo do napake, ne zganjajte panike in takoj pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + Z, da dobite svoje podatke nazaj.
• Če želite le poudariti prazne celice in ne odstraniti, boste v tem članku našli nekaj različnih metod: Kako izbrati in označiti prazne celice v Excelu.

Kdaj ne smete odstraniti praznih celic z izbiro praznih mest

Spletna stran Pojdi na poseben > Prazni deli Tehnika je primerna za en sam stolpec ali vrstico. Prav tako lahko uspešno odstrani prazne celice v nizu neodvisnih vrstic ali stolpcev, kot v zgornjem primeru. Vendar lahko škoduje strukturiranim podatkom. Da bi to preprečili, bodite pri odstranjevanju praznih celic v delovnih listih zelo previdni in upoštevajte naslednja opozorila:

1. Brisanje praznih vrstic in stolpcev namesto celic

Če so podatki urejeni v preglednici, v kateri stolpci in vrstice vsebujejo povezane informacije, bo brisanje praznih celic zmotilo podatke. V tem primeru morate odstraniti le prazne vrstice in prazne stolpce. V povezanih vadnicah je pojasnjeno, kako to storiti hitro in varno.

2. Ne deluje za tabele Excel

V Excelovi tabeli (v primerjavi z razponom) ni mogoče izbrisati posameznih celic, dovoljeno je odstraniti le celotne vrstice tabele. Lahko pa tabelo najprej pretvorite v razpon in nato odstranite prazne celice.

3. Lahko poškoduje formule in poimenovana območja

Excelove formule se lahko prilagodijo številnim spremembam, ki se nanašajo na referenčne podatke. Mnogim, vendar ne vsem. V nekaterih primerih se lahko formule, ki so se nanašale na izbrisane celice, pokvarijo. Zato po odstranitvi praznih mest na hitro preglejte povezane formule in/ali poimenovana območja in se prepričajte, da delujejo normalno.

Kako izpisati seznam podatkov brez praznih mest

Če se bojite, da bi odstranjevanje praznih celic v stolpcu lahko spremenilo vaše podatke, pustite prvotni stolpec takšen, kot je, in izločite neprazne celice drugam. Ta metoda pride prav, ko ustvarjate seznam po meri ali spustni seznam za preverjanje podatkov in želite zagotoviti, da v njem ni praznih celic.

Z izvornim seznamom v A2:A11 vnesite spodnjo formulo za polje v C2, pritisnite Ctrl + Shift + Enter, da jo pravilno dokončate, in nato kopirajte formulo navzdol v nekaj dodatnih celic. Število celic, v katere kopirate formulo, mora biti enako ali večje od števila elementov na seznamu.

Formula za izločanje nepraznih celic:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Rezultat je prikazan na naslednji sliki zaslona:

Kako deluje formula

Na prvi pogled zapleteno, vendar je logiki formule ob natančnejšem pogledu enostavno slediti. V preprosti angleščini se formula v C2 glasi takole: vrnite prvo vrednost v območju A2:A11, če ta celica ni prazna. V primeru napake vrnite prazen niz ("").

Za skrbne uporabnike programa Excel, ki jih zanima, kako je z vsako novo formulo, je tukaj podroben opis:

Funkcija INDEX vrne vrednost iz $A$2:$A$11 na podlagi določene številke vrstice (ne prave številke vrstice, ampak relativne številke vrstice v območju). V preprostejšem primeru bi lahko v C2 vnesli INDEX($A$2:$A$11, 1) in dobili bi vrednost v A2. Problem je, da moramo poskrbeti še za dve stvari:

• Prepričajte se, da A2 ni prazen.
• Vrnite drugo neprazno vrednost v C3, tretjo neprazno vrednost v C4 in tako naprej.

Obe nalogi opravlja funkcija SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

V našem primeru je polje argument se dinamično ustvari na naslednji način:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) ugotovi, katere celice v ciljnem območju niso prazne, in zanje vrne TRUE, sicer pa FALSE. Dobljeno polje TRUE in FALSE se prenese v logični preizkus funkcije IF.
• IF ovrednoti vsak element polja TRUE/FALSE in vrne ustrezno število za TRUE ter prazen niz za FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

VRSTICA ($A$1:$A$10) je potreben le za vrnitev polja številk od 1 do 10 (ker je v našem območju 10 celic), iz katerega lahko IF izbere številko za vrednosti TRUE.

Kot rezultat dobimo polje {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} in naša zapletena funkcija SMALL se spremeni v to preprosto funkcijo:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Kot vidite, je polje vsebuje samo število nepraznih celic (ne pozabite, da so to relativni položaji elementov v polju, tj. A2 je element 1, A3 je element 2 itd.).

V k vnesemo ROW(A1), kar funkciji SMALL narekuje, da vrne najmanjše število 1. Zaradi uporabe relativnega sklicevanja na celico se številka vrstice povečuje s korakom 1, ko kopirate formulo navzdol. Tako v C3, k se bo spremenila v ROW(A2) in formula bo vrnila številko 2. neprazne celice in tako naprej.

Vendar dejansko ne potrebujemo številk nepraznih celic, temveč njihove vrednosti. Zato se premaknemo naprej in funkcijo SMALL ugnezdimo v funkcijo vrstica_številka argumenta INDEX, ki ga prisili, da vrne vrednost iz ustrezne vrstice v območju.

Za konec celotno konstrukcijo zapremo v funkcijo IFERROR, ki napake nadomesti s praznimi nizi. Napake so neizogibne, ker ne moremo vedeti, koliko nepraznih celic je v ciljnem območju, zato formulo kopiramo na večje število celic.

Glede na zgornje podatke lahko sestavimo to splošno formulo za pridobivanje vrednosti brez praznih mest:

Pri čemer je "range" območje z izvirnimi podatki. Bodite pozorni, da sta ROW($A$1:$A$10) in ROW(A1) konstantna dela in se nikoli ne spremenita ne glede na to, kje se začnejo vaši podatki in koliko celic vključujejo.

Kako izbrisati prazne celice po zadnji celici s podatki

Prazne celice, ki vsebujejo oblikovne ali netiskljive znake, lahko v Excelu povzročijo veliko težav. Na primer, lahko se zgodi, da je velikost datoteke veliko večja, kot je potrebno, ali da se natisne nekaj praznih strani. Da bi se izognili tem težavam, bomo izbrisali (ali počistili) prazne vrstice in stolpce, ki vsebujejo oblikovanje, presledke ali neznane nevidne znake.

Kako poiskati zadnjo uporabljeno celico v listu

Če se želite premakniti v zadnjo celico na listu, ki vsebuje podatke ali oblikovanje, kliknite katero koli celico in pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + End .

Če je zgornja bližnjica izbrala zadnjo celico s podatki, to pomeni, da so preostale vrstice in stolpci res prazni in ni potrebno nadaljnje ravnanje. Če pa vas je pripeljala do vizualno prazne celice, vedite, da Excel te celice ne šteje za prazno. Lahko gre zgolj za znak presledka, ki je nastal zaradi naključnega pritiska tipke, za format števila po meri, nastavljen za to celico, ali za netiskljiv znak.znak je bil uvožen iz zunanje zbirke podatkov. Ne glede na razlog ta celica ni prazna.

Brisanje celic po zadnji celici s podatki

Če želite izbrisati vso vsebino in oblikovanje po zadnji celici s podatki, naredite naslednje:

1. Kliknite naslov prvega praznega stolpca desno od podatkov in pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + Shift + End . Tako boste izbrali območje celic med podatki in zadnjo uporabljeno celico v listu.
2. Na Domov v zavihku Urejanje skupino, kliknite Jasno > Počisti vse . Ali pa z desno tipko miške kliknite izbor in kliknite Izbriši... > Celoten stolpec :

   

3. Kliknite naslov prve prazne vrstice pod podatki in pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + Shift + End .
4. Kliknite . Jasno > Počisti vse na Domov ali desno kliknite izbor in izberite Izbriši... > Celotna vrsta.
5. Pritisnite Ctrl + S, da shranite delovni zvezek.

Preverite uporabljeno območje in se prepričajte, da zdaj vsebuje samo celice s podatki in nobenih praznih celic. Če bližnjica Ctrl + End ponovno izbere prazno celico, shranite delovni zvezek in ga zaprite. Ko znova odprete delovni list, mora biti zadnja uporabljena celica zadnja celica s podatki.

Nasvet. Glede na to, da program Microsoft Excel 2007 in novejši vsebujejo več kot 1.000.000 vrstic in več kot 16.000 stolpcev, boste morda želeli zmanjšati velikost delovnega prostora, da preprečite, da bi uporabniki nehote vnesli podatke v napačne celice. V ta namen lahko preprosto odstranite prazne celice iz njihovega pogleda, kot je razloženo v poglavju Kako skriti neuporabljene (prazne) vrstice in stolpce.

Tako v Excelu izbrišete prazno mesto. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!