Kennslan mun kenna þér hvernig á að fjarlægja auð rými í Excel til að gefa vinnublöðunum þínum skýrt og faglegt útlit.

Tómar reiti eru ekki slæmir ef þú ert viljandi að skilja þau eftir rétt staðir af fagurfræðilegum ástæðum. En auðir reiti á röngum stöðum eru vissulega óæskilegir. Sem betur fer er til tiltölulega auðveld leið til að fjarlægja eyður í Excel og eftir augnablik muntu vita allar upplýsingar um þessa tækni.

Hvernig á að fjarlægja auðar reiti í Excel

Auðvelt er að eyða tómum hólfum í Excel. Hins vegar á þessi aðferð ekki við í öllum aðstæðum. Til að vera á örygginu, vinsamlegast vertu viss um að taka afrit af vinnublaðinu þínu og lesa þessa fyrirvara áður en þú gerir eitthvað annað.

Með öryggisafriti geymt á vistunarstað , framkvæma eftirfarandi skref til að eyða tómum hólfum í Excel:

1. Veldu svið þar sem þú vilt fjarlægja auða. Til að velja fljótt allar frumur með gögnum, smelltu á efri vinstra hólfið og ýttu á Ctrl + Shift + End . Þetta mun auka valið í síðasta notaða reitinn.
2. Ýttu á F5 og smelltu á Special... . Eða farðu í Heima flipann > Format hópnum og smelltu á Finndu & Veldu > Go to Special :

   

3. Í Go To Special valmyndinni skaltu velja Blanks og smelltu á Í lagi . Þetta mun velja alla auðu reiti á bilinu.

   

4. Hægri-smelltu á einhvern af völdumeyður og veldu Eyða... í samhengisvalmyndinni:

   

5. Veldu að færa hólf til vinstri<2, allt eftir útliti gagna þinna> eða færðu hólf upp og smelltu á Í lagi . Í þessu dæmi förum við með fyrsta valkostinn:

   

Það er allt. Þú hefur fjarlægt autt rými í töflunni þinni:

Ráð:

• Ef eitthvað hefur farið úrskeiðis skaltu ekki örvænta og ýta strax á Ctrl + Z til að fá gögnin þín til baka.
• Ef þú vilt aðeins auðkenna auðar reiti frekar en að fjarlægja, finnurðu nokkrar mismunandi aðferðir í þessari grein: Hvernig á að velja og auðkenna auðar reiti í Excel.

Hvenær á ekki að fjarlægja tómar reiti með því að velja auða reitur

Go To Special > Blanks tæknin virkar vel fyrir einn dálk eða röð. Það getur einnig tekist að útrýma tómum frumum í ýmsum sjálfstæðum línum eða dálkum eins og í dæminu hér að ofan. Hins vegar gæti það verið skaðlegt fyrir skipulögð gögn. Til að koma í veg fyrir að þetta gerist skaltu vera mjög varkár þegar þú fjarlægir eyður í vinnublöðunum þínum og hafðu í huga eftirfarandi fyrirvara:

1. Eyddu auðum línum og dálkum í stað hólfa

Ef gögnin þín eru skipulögð í töflu þar sem dálkar og raðir innihalda tengdar upplýsingar mun eyðing tómra hólfa rugla gögnunum. Í þessu tilviki ættir þú aðeins að fjarlægja auðar línur og auða dálka. Tengdu námskeiðin útskýra hvernig á að gera þetta hratt ogörugglega.

2. Virkar ekki fyrir Excel töflur

Það er ekki hægt að eyða neinum einstökum hólfum í Excel töflu (á móti svið), aðeins er heimilt að fjarlægja heilar töflulínur. Eða þú getur umbreytt töflu í svið fyrst og fjarlægt síðan auðar reiti.

3. Getur skaðað formúlur og nefnd svið

Excel formúlur geta lagað sig að mörgum breytingum sem gerðar eru á gögnunum sem vísað er til. Margir, en ekki allir. Í sumum tilfellum geta formúlurnar sem vísuðu í eyddar frumur brotnað. Svo, eftir að hafa fjarlægt autt rými, skoðaðu þá tilheyrandi formúlur og/eða nafngreind svið til að ganga úr skugga um að þau virki eðlilega.

Hvernig á að draga út lista yfir gögn sem hunsa auðu

Ef þú óttast að það að fjarlægja auðar frumur í dálki gæti ruglað gögnunum þínum, skilið upprunalega dálkinn eftir eins og hann er og dragið út ótómar frumur einhvers staðar annars staðar. Þessi aðferð kemur sér vel þegar þú ert að búa til sérsniðinn lista eða fellilista gagnaprófunarlista og vilt tryggja að engar eyður séu í honum.

Með upprunalistanum í A2:A11, sláðu inn fylkið fyrir neðan formúlu í C2, ýttu á Ctrl + Shift + Enter til að klára hana rétt og afritaðu síðan formúluna niður í nokkrar fleiri frumur. Fjöldi hólfa þar sem þú afritar formúluna ætti að vera jafn eða meiri en fjöldi atriða á listanum þínum.

Formúla til að draga út hólfa sem ekki eru auðar:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Eftirfarandi skjáskot sýnir niðurstöðuna:

Hvernig formúlanvirkar

Erfiður við fyrstu sýn, þegar betur er að gáð er auðvelt að fylgja rökfræði formúlunnar. Á venjulegri ensku hljóðar formúlan í C2 sem hér segir: skilaðu fyrsta gildinu á bilinu A2:A11 ef reiturinn er ekki auður. Ef villa kemur upp, skilaðu tómum streng ("").

Fyrir hugsandi Excel notendur, sem eru forvitnir um að þekkja bolta og bolta í hverri nýrri formúlu, hér er ítarleg sundurliðun:

Þú hefur INDEX fallið sem skilar gildi frá $A$2:$A$11 byggt á tilgreindu línunúmeri (ekki raunverulegt línunúmer, hlutfallslegt línunúmer á bilinu). Í einfaldari atburðarás gætum við sett INDEX($A$2:$A$11, 1) í C2, og það myndi ná í okkur gildi í A2. Vandamálið er að við þurfum að koma til móts við 2 hluti í viðbót:

• Gakktu úr skugga um að A2 sé ekki autt
• Skilaðu 2. óauðu gildinu í C3, 3. óauðu gildinu í C4, og svo framvegis.

Bæði þessi verkefni eru meðhöndluð af SMALL(array,k) fallinu:

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

Í okkar tilviki er array rök eru mynduð á kvikan hátt á eftirfarandi hátt:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) auðkennir hvaða frumur á marksviðinu eru ekki auðar og skilar TRUE fyrir þær, annars FALSE. Fylki TRUE og FALSE sem myndast fer í rökrétt próf IF fallsins.
• IF metur hvern þátt TRUE/FALSE fylkisins og skilar samsvarandi tölu fyrir TRUE, tóman streng fyrir FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) þarf aðeins til að skila fylki af tölum 1til og með 10 (vegna þess að það eru 10 frumur á okkar bili) þar sem IF getur valið tölu fyrir TRUE gildi.

Sem afleiðing fáum við fylkið {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} og flókna LÍTA fallið okkar breytist í þetta einfalda:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Eins og þú sérð, innihalda fylki rökin aðeins fjölda ótómra hólfa (athugið að þetta eru afstæð stöður af þættirnir í fylkinu, þ.e.a.s. A2 er þáttur 1, A3 er þáttur 2, og svo framvegis).

Í k röksemdin setjum við ROW(A1) sem gefur leiðbeiningar um SMALL fallið til að skila minnstu tölu 1. Vegna notkunar á hlutfallslegri frumutilvísun hækkar línunúmerið í þrepum um 1 þegar þú afritar formúluna niður. Þannig að í C3 mun k breytast í ROW(A2) og formúlan mun skila númeri 2. óauðu reitsins, og svo framvegis.

Hins vegar gerum við það ekki í raun og veru. þarfnast ótómu frumunúmeranna, við þurfum gildi þeirra. Þannig að við förum áfram og hreiðum SMALL fallið inn í row_num viðfangið INDEX sem neyðir það til að skila gildi úr samsvarandi röð á bilinu.

Sem lokahönd látum við fylgja með heildar smíði í IFERROR fallinu til að skipta út villum fyrir tóma strengi. Villur eru óumflýjanlegar vegna þess að þú getur ekki vitað hversu margar óauður frumur eru á marksviðinu, þess vegna afritar þú formúluna í fleiri frumur.

Í ljósi ofangreinds getum við byggt þessa almennu formúlu til að draga útgildi hunsa eyður:

Þar sem "svið" er svið með upprunalegu gögnunum þínum. Vinsamlegast athugaðu að ROW($A$1:$A$10) og ROW(A1) eru stöðugir hlutar og breytast aldrei, sama hvar gögnin þín byrja og hversu margar reitur þau innihalda.

Hvernig á að eyða tómum hólfum eftir síðasta hólfið með gögnum

Autt hólf sem innihalda snið eða stafi sem ekki er hægt að prenta út geta valdið miklum vandræðum í Excel. Til dæmis gætirðu endað með miklu stærri skráarstærð stærri en nauðsynlegt er eða fengið nokkrar auðar síður prentaðar. Til að forðast þessi vandamál munum við eyða (eða hreinsa) tómar línur og dálka sem innihalda snið, bil eða óþekkta ósýnilega stafi.

Hvernig á að finna síðasta notaða reitinn á blaðinu

Til að færa í síðasta reit á blaðinu sem inniheldur annað hvort gögn eða snið, smelltu á hvaða reit sem er og ýttu á Ctrl + End .

Ef flýtileiðin hér að ofan hefur valið síðasta reitinn með gögnunum þínum þýðir það þær línur og dálka sem eftir eru eru í raun auðar og ekki er þörf á frekari aðgerðum. En ef það hefur farið með þig í sjónrænt tómt reit, veistu að Excel lítur ekki á þann reit autt. Það gæti verið aðeins bilstafur framleiddur með því að smella á lyklaborðið fyrir slysni, sérsniðið númerasnið stillt fyrir þann reit eða óprentanlegur stafur sem fluttur er inn úr utanaðkomandi gagnagrunni. Hvort sem erástæðan fyrir því að reiturinn er ekki tómur.

Eyða hólfum á eftir síðasta reit með gögnum

Til að hreinsa allt efni og snið eftir síðasta reit með gögnum skaltu gera eftirfarandi:

1. Smelltu á fyrirsögn fyrsta auða dálksins hægra megin við gögnin þín og ýttu á Ctrl + Shift + End . Þetta mun velja hólf á milli gagna þinna og síðasta notaða reitsins á blaðinu.
2. Á flipanum Heima , í hópnum Breyting , smelltu á Hreinsa > Hreinsa allt . Eða hægrismelltu á valið og smelltu á Eyða… > Allur dálkurinn :

   

3. Smelltu á fyrirsögn fyrstu auðu línunnar fyrir neðan gögnin þín og ýttu á Ctrl + Shift + End .
4. Smelltu á Hreinsa > Hreinsa allt á flipanum Heima eða hægrismelltu á vali og veldu Eyða… > Heila röðina.
5. Ýttu á Ctrl + S til að vista vinnubókina.

Athugaðu notaða svið til að ganga úr skugga um að það innihaldi nú aðeins frumur með gögnum og engar eyður. Ef Ctrl + End flýtileiðin velur auðan reit aftur skaltu vista vinnubókina og loka henni. Þegar þú opnar vinnublaðið aftur ætti síðasti reiturinn að vera síðasti reiturinn með gögnum.

Ábending. Í ljósi þess að Microsoft Excel 2007 og nýrri inniheldur yfir 1.000.000 línur og meira en 16.000 dálka, gætirðu viljað minnka vinnusvæðið til að koma í veg fyrir að notendur þínir komist óviljandi inn í röng reiti. Fyrir þetta geturðu einfaldlega fjarlægt tómar frumur úr þeirraskoða eins og útskýrt er í Hvernig á að fela ónotaðar (auðu) línur og dálka.

Þannig eyðir þú auðu í Excel. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku!