Упатството ќе ве научи како да ги отстраните празните места во Excel за да им дадете јасен и професионален изглед на работните листови.

Празните ќелии не се лоши ако намерно ги оставате правилно места од естетски причини. Но, празните ќелии на погрешни места се секако непожелни. За среќа, постои релативно лесен начин да се отстранат празнините во Excel, а за момент ќе ги знаете сите детали за оваа техника.

Како да ги отстраните празните ќелии во Excel

Бришењето празни ќелии во Excel е лесно. Сепак, овој метод не е применлив во сите ситуации. За да се задржите на безбедна страна, погрижете се да направите резервна копија од вашиот работен лист и прочитајте ги овие предупредувања пред да направите нешто друго.

Со резервна копија зачувана на зачувана локација , извршете ги следните чекори за да ги избришете празните ќелии во Excel:

1. Изберете го опсегот каде што сакате да ги отстраните празнините. За брзо да ги изберете сите ќелии со податоци, кликнете на горната лева ќелија и притиснете Ctrl + Shift + End . Ова ќе го прошири изборот до последната користена ќелија.
2. Притиснете F5 и кликнете Специјални... . Или одете во групата Дома > Формати и кликнете Најди & Изберете > Оди во специјално :

   

3. Во полето за дијалог Оди во специјално , изберете Празни и кликнете OK . Ова ќе ги избере сите празни ќелии во опсегот.

   

4. Десен-клик на која било од избранитепразни места и изберете Избриши... од контекстното мени:

   

5. Во зависност од распоредот на вашите податоци, изберете префрли ќелии налево или поменете ги ќелиите нагоре и кликнете OK . Во овој пример, одиме со првата опција:

   

Тоа е тоа. Успешно ги отстранивте празните места во вашата табела:

Совети:

• Ако нешто тргна наопаку, не паничете и веднаш притиснете Ctrl + Z за да ги вратите вашите податоци.
• Ако сакате само да ги означите празните ќелии наместо да ги отстраните, ќе најдете неколку различни методи во оваа статија: Како да изберете и означите празни ќелии во Excel.

Кога да не се отстрануваат празни ќелии со избирање празни места

Техниката Оди во специјално > Празни работи добро за една колона или ред. Исто така, може успешно да ги елиминира празните ќелии во низа независни редови или колони како во горниот пример. Сепак, тоа може да биде штетно за структурирани податоци. За да спречите тоа да се случи, бидете многу внимателни кога ги отстранувате празнините од вашите работни листови и имајте ги на ум следните предупредувања:

1. Избришете празни редови и колони наместо ќелии

Ако вашите податоци се организирани во табела каде што колоните и редовите содржат поврзани информации, бришењето празни ќелии ќе ги расипе податоците. Во овој случај, треба да ги отстраните само празните редови и празните колони. Поврзаните упатства објаснуваат како да го направите ова брзо ибезбедно.

2. Не работи за табелите на Excel

Не е можно да се бришат поединечни ќелии во табела на Excel (наспроти опсег), дозволено е само да отстраните цели редови на табели. Или можете прво да ја конвертирате табелата во опсег, а потоа да ги отстраните празните ќелии.

3. Може да ги оштети формулите и именуваните опсези

Формулите на Excel може да се приспособат на многу промени направени на референтните податоци. Многу, но не сите. Во некои ситуации, формулите што се однесуваат на избришаните ќелии може да се скршат. Значи, откако ќе ги отстраните празните места, погледнете ги поврзаните формули и/или именуваните опсези за да бидете сигурни дека тие функционираат нормално.

Како да извлечете листа на податоци што ги игнорираат празнините

Ако страв дека отстранувањето на празни ќелии во колоната може да ги извалка вашите податоци, оставете ја оригиналната колона како што е и извлечете непразни ќелии на друго место. Овој метод е корисен кога креирате приспособена листа или паѓачка листа за валидација на податоци и сакате да се осигурате дека нема празни места во неа.

Со изворната листа во A2:A11, внесете ја низата подолу формула во C2, притиснете Ctrl + Shift + Enter за да ја завршите правилно, а потоа копирајте ја формулата на уште неколку ќелии. Бројот на ќелии каде што ја копирате формулата треба да биде еднаков или поголем од бројот на ставки во вашата листа.

Формула за извлекување непразни ќелии:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Следната слика од екранот го прикажува резултатот:

Како е формулатаработи

Лешко на прв поглед, со подетален поглед логиката на формулата е лесно да се следи. На обичен англиски јазик, формулата во C2 гласи вака: вратете ја првата вредност во опсегот A2:A11 ако таа ќелија не е празна. Во случај на грешка, вратете празна низа ("").

За внимателни корисници на Excel, кои се љубопитни да ги знаат навртките и завртките на секоја нова формула, еве го деталниот преглед:

Имате функцијата INDEX да враќа вредност од $A$2:$A$11 врз основа на наведениот број на ред (не реален број на ред, релативен број на ред во опсегот). Во поедноставно сценарио, би можеле да го ставиме INDEX($A$2:$A$11, 1) во C2, а тоа би ни донесе вредност во A2. Проблемот е што треба да се грижиме за уште 2 работи:

• Проверете дали A2 не е празно
• Вратете ја втората непразна вредност во C3, третата непразна вредност во C4 и така натаму.

Двете задачи ги обработува функцијата SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

Во нашиот случај, <Аргументот 1>низа се генерира динамички на следниов начин:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) идентификува кои ќелии во целниот опсег не се празни и враќа ТОЧНО за нив, инаку FALSE. Резултирачката низа од TRUE и FALSE оди на логичкиот тест на функцијата IF.
• IF го оценува секој елемент од низата TRUE/FALSE и враќа соодветен број за TRUE, празна низа за FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) е потребен само за да се врати низа од броеви 1преку 10 (бидејќи има 10 ќелии во нашиот опсег) од кои IF може да избере број за ВИСТИНСКИ вредности.

Како резултат на тоа, ја добиваме низата {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} и нашата комплексна SMALL функција се трансформира во оваа едноставна:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Како што гледате, аргументот низа ги содржи само броевите на непразни ќелии (имајте предвид, ова се релативни позиции на елементите во низата, т.е. A2 е елементот 1, A3 е елементот 2 и така натаму).

Во аргументот k го ставаме ROW(A1) кој дава инструкции за функцијата SMALL да се врати најмалиот број на 1. Поради употребата на релативна референца на ќелијата, бројот на редот се зголемува во чекори од 1 додека ја копирате формулата надолу. Значи, во C3, k ќе се смени во ROW(A2) и формулата ќе го врати бројот на втората непразна ќелија и така натаму.

Сепак, ние всушност не потребни ни се непразни броеви на ќелии, потребни ни се нивните вредности. Значи, се движиме напред и ја вгнездуваме функцијата SMALL во аргументот row_num на INDEX, принудувајќи ја да врати вредност од соодветниот ред во опсегот.

Како допир, го приложуваме цела конструкција во функцијата IFERROR за замена на грешките со празни низи. Грешките се неизбежни бидејќи не можете да знаете колку непразни ќелии има во целниот опсег, затоа ја копирате формулата на поголем број ќелии.

Со оглед на горенаведеното, можеме да ја изградиме оваа генеричка формула за извлекувањевредности што ги игнорираат празнините:

Каде што "опсег" е опсегот со вашите оригинални податоци. Обрнете внимание дека ROW($A$1:$A$10) и ROW(A1) се постојани делови и никогаш не се менуваат без разлика каде започнуваат вашите податоци и колку ќелии вклучуваат.

Како да ги избришете празните ќелии после последната ќелија со податоци

Празните ќелии што содржат форматирање или знаци што не се печатат може да предизвикаат многу проблеми во Excel. На пример, може да завршите со многу поголема големина на датотека поголема од потребната или да имате испечатени неколку празни страници. За да ги избегнеме овие проблеми, ќе ги избришеме (или ќе ги избришеме) празните редови и колони што содржат форматирање, празни места или непознати невидливи знаци.

Како да ја лоцираме последната користена ќелија на листот

За преместување до последната ќелија на листот што содржи податоци или форматирање, кликнете на која било ќелија и притиснете Ctrl + End .

Ако горната кратенка ја избрала последната ќелија со вашите податоци, тоа значи преостанатите редови и колони се навистина празни и не се потребни дополнителни манипулации. Но, ако ве одведе до визуелно празна ќелија, знајте дека Excel не ја смета таа ќелија за празна. Тоа може да биде обичен знак за празно место произведен со случајно притискање на копче, прилагоден формат на броеви поставен за таа ќелија или знак што не може да се печати увезен од надворешна база на податоци. Кое и да епричина, таа ќелија не е празна.

Избришете ги ќелиите по последната ќелија со податоци

За да ја исчистите целата содржина и форматирањето по последната ќелија со податоци, направете го следново:

1. Кликнете на насловот на првата празна колона десно од вашите податоци и притиснете Ctrl + Shift + End . Ова ќе избере опсег на ќелии помеѓу вашите податоци и последната користена ќелија на листот.
2. На картичката Дома , во групата Уредување , кликнете Исчисти > Исчисти ги сите . Или кликнете со десното копче на изборот и кликнете Избриши… > Цела колона :

   

3. Кликнете на насловот на првиот празен ред под вашите податоци и притиснете Ctrl + Shift + End .
4. Кликнете Исчисти > Исчисти ги сите на картичката Дома или кликнете со десното копче на изберете и изберете Избриши... > Цел ред.
5. Притиснете Ctrl + S за да ја зачувате работната книга.

Проверете го користениот опсег за да бидете сигурни дека сега содржи само ќелии со податоци и без празни места. Ако кратенката Ctrl + End повторно избира празна ќелија, зачувајте ја работната книга и затворете ја. Кога повторно ќе го отворите работниот лист, последната користена ќелија треба да биде последната ќелија со податоци.

Совет. Имајќи предвид дека Microsoft Excel 2007 и понова верзија содржи над 1.000.000 редови и повеќе од 16.000 колони, можеби ќе сакате да ја намалите големината на работниот простор за да спречите вашите корисници ненамерно да внесуваат податоци во погрешни ќелии. За ова, можете едноставно да ги отстраните празните ќелии од нивнитепогледнете како што е објаснето во Како да ги скриете неискористените (празни) редови и колони.

Така го бришете празното во Excel. Ви благодарам што прочитавте и се надевам дека ќе се видиме на нашиот блог следната недела!