В този урок ще научите как условно да форматирате клетки в Excel, като използвате градиентни цветови скали за визуално сравняване на стойностите в даден диапазон.

Условното форматиране в Excel е свързано с визуализиране на данни с цветове. Можете да използвате контрастни цветове за представяне на категории данни или градиенти за "картографиране" на данни с някакъв вътрешен ред. Когато се използва определена палитра за визуално представяне на данни, тя се превръща в цветова скала.

Цветови скали в Excel

Цветовата скала е поредица от плавно променящи се цветове, които представляват по-малки и по-големи стойности. Те са особено удобни за визуализиране на връзките между числовите стойности в големи набори от данни.

Типичен пример са топлинните карти, които се използват широко от анализаторите за откриване на общи модели и тенденции в различни видове данни, като например температурата на въздуха, котировките на акции, доходите и т.н.

Съществуват три основни типа цветови скали:

• Последователен - градиенти с един и същ нюанс, които преминават от светло към тъмно или обратно. Те са най-подходящи за визуализиране на числа, които преминават от ниско към високо. Например средно зелен цвят казва: "тази стойност е малко по-висока от светлозелената, но по-ниска от тъмнозелената".
• Разминаване , известен още като биполярен или с двоен край - те могат да се разглеждат като две противоположно насочени последователни цветови схеми, комбинирани заедно. Разнопосочните нюанси разкриват повече разлики в стойностите, отколкото последователните цветове. Те са идеални за визуализиране на честоти, приоритети, възприятия или промени в поведението (напр. никога, рядко, понякога, често, винаги).
• Качествен или категоричен - Това са няколко различни цвята, като червено, синьо, зелено и т.н. Те са подходящи за представяне на категории данни, които нямат присъщ ред, като отрасли, територии, видове и т.н.

Microsoft Excel разполага с редица предварително зададени двуцветни или трицветни скали, които могат да бъдат персонализирани по ваш вкус. Също така можете да създадете потребителска скала с палитра по ваш избор.

Как да добавите цветова скала в Excel

За да добавите цветова скала към работния си лист, следвайте следните стъпки:

1. Изберете диапазон от клетки, които искате да форматирате.
2. На Начало в раздела Стилове група, щракнете върху Условно форматиране .
3. Посочете към Цветни скали и изберете желания тип. Готово!

Например, ето как можете да използвате трицветна скала (червено-бяло-синьо), за да "картографирате" температурата на въздуха:

По подразбиране за трицветни скали Excel използва 50-ти персентил , известен също като медиана или Средна точка Медианата разделя набора от данни на две равни части. Половината от стойностите са над медианата, а другата половина - под нея. В нашия случай клетката, в която се намира медианата, е оцветена в бяло, клетката с максималната стойност е подчертана в червено, а клетката с минималната стойност е подчертана в тъмносиньо. Всички останали клетки са оцветени пропорционално в различни нюанси на тези три основни цвята.

Поведението по подразбиране може да бъде променено чрез редактиране на предварително зададена цветова скала или създаване на собствена:

Промяна на съществуваща цветова скала , изберете някоя от форматираните клетки, щракнете върху Условно форматиране > Управление на правило > Редактиране на , а след това изберете различни цветове и други опции. За повече информация вижте Как да редактирате правила за условно форматиране.

Настройка на потребителска цветова скала , моля, следвайте примера по-долу.

Как да направите персонализирана цветова скала в Excel

Ако нито една от предварително дефинираните скали не отговаря на нуждите ви, можете да създадете собствена скала по този начин:

1. Изберете клетките, които трябва да бъдат форматирани.
2. Кликнете върху Условно форматиране > Цветни скали > Още правила .
3. В Ново правило за форматиране конфигурирайте тези опции:
   • В Стил на формата Изберете 2-цветна скала (по подразбиране) или 3-цветна скала.
   • За Минимална, средна точка и Максимален стойности, изберете типа данни ( Номер , Процент , Персентил , или Формула ), след което изберете цвета.
4. Когато приключите, щракнете върху ОК .

По-долу е представен пример за персонализирана трицветна скала, базирана на процент :

Минимален Това ще оцвети долните 10% стойности в най-тъмния нюанс на цвета, който сте избрали за минималната стойност (люляк в този пример).

Максимален Това ще подчертае най-горните 10% стойности в най-тъмния нюанс на цвета, избран за минималната стойност (кехлибар в нашия случай).

Средна точка е оставена по подразбиране (50-ти персентил), така че клетката, съдържаща медианата, е оцветена в бяло.

Формула за скалата на цветовете на Excel

В Microsoft Excel обикновено използвате функцията MIN, за да получите най-ниската стойност в набора от данни, MAX, за да намерите най-високата стойност, и MEDIAN, за да получите средната стойност. При условно форматиране на цветови скали няма смисъл да използвате тези функции, тъй като съответните стойности са налични в Тип В някои ситуации обаче може да искате да определите праговите стойности по различен начин, като използвате други формули.

В примера по-долу имаме средни температури за две години в колони B и C. В колона D формулата за процентно изменение връща разликата между стойностите във всеки ред:

=C3/B3 - 1

Разликите се форматират условно, като се използва двуцветна скала въз основа на тези формули:

За Минимален , функцията SMALL връща третата най-малка стойност. В резултат на това долните 3 числа са подчертани в един и същ нюанс на бежовото.

=SMALL($D$3:$D$16, 3)

За Максимален , функцията LARGE въвежда третата най-висока стойност. В резултат на това първите 3 числа са оцветени в един и същ нюанс на червеното.

=LARGE($D$3:$D$16, 3)

По подобен начин можете да извършвате условно форматиране с формулите за 3-цветна скала.

Как да създадете 4-цветна скала и 5-цветна скала в Excel

Условното форматиране в Excel осигурява само двуцветни и трицветни скали. Не са налични предварително зададени правила за многоцветни скали.

За да имитирате 4- или 5-цветна скала, можете да създадете няколко отделни правила с формули, по едно правило за всеки цвят. Моля, обърнете внимание, че клетките ще бъдат форматирани с отчетливи цветове по ваш избор, а не градиентни цветове.

Ето подробните инструкции за създаване на правило за условно форматиране с формула. А ето и примери за формули, които имитират 5-цветна скала :

Правило 1 (тъмно синьо): по-ниско от -2

=B3<-2

Правило 2 (светлосиньо): между -2 и 0 включително

=AND(B3>=-2, B3<=0)

Правило 3 (бяло): между 0 и 5 изключителни

=AND(B3>0, B3<5)

Правило 4 (светлооранжево): между 5 и 20 включително

=AND(B3>=5, B3<=20)

Правило 5 (тъмнооранжево): повече от 20

=B3>20

Резултатът изглежда доста добре, нали?

Как да покажете само цветовата скала без стойности

За цветните скали Excel не предоставя Покажи само мащаба Но можете лесно да скриете числата, като приложите специален потребителски формат на числата. Стъпките са следните:

1. В условно форматирания набор от данни изберете стойностите, които искате да скриете.
2. Натиснете Ctrl + 1, за да отворите Форматиране на клетките диалогов прозорец.
3. В Форматиране на клетките диалогов прозорец, отидете в Номер tab> Потребителски , точка и запетая тип 3 (;;;;) в Тип и щракнете върху OK.

Това е всичко! Сега Excel показва само цветовата скала и скрива числата:

Ето как да добавите цветни скали в Excel за визуализиране на данни. Благодаря ви за четенето и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!

Практическа работна тетрадка за изтегляне

Използване на цветови скали в Excel - примери (.xlsx файл)