Фільтрація величезних таблиць допомагає сфокусувати увагу на найбільш потрібній інформації. Сьогодні я хотів би обговорити з вами способи додавання фільтрів за умовою, навіть застосування до ваших даних відразу декількох з них. Також я поясню, чому фільтр Google Таблиць такий корисний і важливий при роботі в спільному документі.

Фільтр за умовою в Google Таблицях

Почнемо з того, що застосуємо базовий фільтр до таблиці Google. Якщо ви не знаєте або не пам'ятаєте, як це зробити, будь ласка, перегляньте мій попередній пост у блозі.

Коли на заголовках стовпців з'являться відповідні піктограми, натисніть на ту, яка належить до стовпця, з яким ви хочете працювати, і виберіть Фільтр за умовою З'явиться додаткове поле для вибору, в якому буде вказано слово "Ні" в ньому.

Натисніть на нього, і ви побачите список всіх умов, доступних для фільтрації в Google Таблицях. Якщо жодна з існуючих умов не відповідає вашим потребам, ви можете створити власну, вибравши Спеціальна формула виглядає наступним чином зі списку:

Давайте разом подивимося на них?

Не порожній

Якщо клітинки містять числові значення та/або текстові рядки, логічні вирази або будь-які інші дані, включаючи пробіли ( ) або порожні рядки (""), то відображатимуться рядки з такими клітинками.

Такий же результат можна отримати за допомогою наступної формули при виборі параметра Спеціальна формула виглядає наступним чином варіант:

=ISBLANK(B:B)=FALSE

Порожній

Ця опція повністю протилежна попередній. Відображатимуться лише ті комірки, які не містять жодного вмісту. Інші будуть відфільтровані Google Таблицями.

Ви також можете скористатися цією формулою:

=ISBLANK(B:B)=TRUE

Текст містить

Ця опція показує рядки, в яких клітинки містять певні символи - числові та/або текстові. При цьому не має значення, де вони знаходяться - на початку, в середині або в кінці клітинки.

Ви можете використовувати символи підстановки для пошуку певних символів у різних позиціях клітинки. Зірочка (*) використовується для заміни будь-якої кількості символів, а знак питання (?) - для заміни одного символу:

Як бачите, того ж результату можна досягти, вводячи різні комбінації символів підстановки.

Також допоможе наступна формула:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")

Текст не містить

Думаю, ви вже розумієте, що умови тут можуть бути такими ж, як і в пункті вище, але результат буде протилежним. Значення, яке ви введете, буде відфільтроване з подання Google Sheets.

Що стосується спеціальної формули, то вона може виглядати наступним чином:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")=FALSE

Текст починається з

Для цієї умови введіть перший(і) символ(и) (один або декілька) значення відсотків.

Примітка: символи підстановки тут не працюють.

Текст закінчується словами

Або введіть останні символи записів, які потрібно відобразити.

Примітка: тут також не можна використовувати символи підстановки.

Текст саме такий

Тут потрібно ввести саме те, що ви хочете побачити, будь то число або текст. Молочний шоколад Записи, які містять щось інше, не відображатимуться. Таким чином, тут не можна використовувати підстановочні символи.

Зверніть увагу, що для цієї умови має значення регістр тексту.

Якщо ви хочете використовувати формулу для пошуку всіх записів, що містять тільки "Молочний шоколад", введіть наступне:

=D:D= "Молочний шоколад"

Дата є, Дата до, Дата після

Ці фільтри Google Таблиць дозволяють використовувати дати в якості умов. В результаті ви побачите рядки, які містять точну дату або дату до/після точної дати.

Варіанти за замовчуванням: сьогодні, завтра, вчора, за минулий тиждень, за минулий місяць, за минулий рік. Також можна ввести точну дату:

Примітка: при введенні дати обов'язково вводьте її у форматі ваших регіональних налаштувань, а не у форматі, наведеному в таблиці. Детальніше про формати дати і часу можна прочитати тут.

Фільтр Google Таблиць для числових значень

Фільтрувати числові дані в Google Таблицях можна за наступними умовами: більше, більше або дорівнює, менше, менше або дорівнює, дорівнює, не дорівнює, знаходиться між, не знаходиться між .

Останні дві умови вимагають двох чисел, які вказують на початкову та кінцеву точки шуканого інтервалу.

Порада. В якості умов можна використовувати посилання на комірки, якщо вони містять числа.

Я хочу бачити рядки, в яких числа в колонці E більше або дорівнюють значенню в G1:

=$G$1

Примітка: якщо ви зміните число, на яке посилаєтесь (у моєму випадку 100), відображуваний діапазон не буде оновлюватися автоматично. Натисніть на кнопку Фільтр у стовпчику Google Таблиці, а потім ГАРАЗД. оновлювати результати вручну.

Для цієї опції також може бути використана спеціальна формула.

=E:E>$G$1

Користувацькі формули для фільтрації за умовою в Google Таблицях

Кожен з вищезазначених варіантів може бути замінений користувацькими формулами, які повертають той самий результат.

Проте, формули зазвичай використовуються у фільтрах Google Таблиць, якщо умова занадто складна, щоб її можна було охопити засобами за замовчуванням.

Наприклад, я хочу бачити всі товари, які містять у своїй назві слова "Молочний" і "Темний". Мені потрібна ця формула:

=OR(REGEXMATCH(D:D, "Dark"),REGEXMATCH(D:D, "Milk"))

Але це не найдосконаліший спосіб, адже є ще функція Google Sheets FILTER, яка дозволяє створювати більш складні умови.

Отже, це стандартний фільтр Google Таблиць з його опціями та користувацькими формулами.

Але давайте на мить змінимо завдання.

А якби кожен співробітник хотів бачити тільки свої продажі, йому довелося б застосовувати кілька фільтрів в одній і тій же Google Таблиці.

Чи є спосіб зробити це один раз, не створюючи все заново?

Google Таблиці Фільтрувати перегляди займеться цією проблемою.

Подання фільтрів Google Sheets - створення, іменування, збереження та видалення

Google Таблиці Фільтрувати перегляди допомагають зберігати фільтри на потім, щоб не створювати їх заново. Вони можуть використовуватися різними користувачами, не заважаючи один одному.

Оскільки я вже створив стандартний фільтр Google Таблиць, який хочу зберегти на потім, натискаю Дані; Подання фільтрів; Зберегти як подання фільтра .

З'являється додаткова чорна смуга з написом Опції праворуч від нього. Там ви знайдете опції для перейменовувати ваш фільтр в Google Таблицях, оновлення на полігоні, дублікат це, або видалити Щоб зберегти і закрити будь-яке подання фільтра Google Sheets, натисніть кнопку Закрити у правому верхньому куті панелі.

Ви можете в будь-який момент отримати доступ до збережених фільтрів в Google Таблицях і застосувати їх. У мене їх всього два:

Однією з головних переваг Google Таблиць є можливість одночасної роботи з таблицями кількох людей. А тепер уявіть, що може статися, якщо різні люди захочуть бачити різні фрагменти даних.

Як тільки один користувач застосує фільтр у своїх Google Таблицях, інші користувачі одразу побачать зміни, тобто дані, з якими вони працюють, стануть частково прихованими.

Вирішити проблему, Фільтр переглядів яка працює на стороні кожного користувача, щоб він міг застосовувати фільтри Google Таблиць тільки для себе, не заважаючи роботі інших.

Щоб створити подання фільтра Google Таблиці, натисніть Дані; Подання фільтрації; Створення нового подання фільтрації Потім задайте умови для ваших даних і назвіть подання, натиснувши кнопку "Ім'я" (або скористайтеся кнопкою Опції щоб перейменувати його).

Всі зміни зберігаються автоматично при закритті Подання фільтрів. Якщо вони більше не потрібні, видаліть їх, натиснувши Опції> Видалити на чорній смузі.

Порада: якщо власник таблиці дозволив вам редагувати файл, то всі інші користувачі зможуть бачити і використовувати створені вами фільтри в Google Таблицях.

Примітка: якщо ви можете лише переглядати таблицю Google, ви зможете створювати та застосовувати фільтри подання, але при закритті файлу нічого не збережеться. Для цього вам потрібні права на редагування таблиці.

Простий спосіб створити розширений фільтр в Google Таблицях (без формул)

Фільтр в Google Таблицях - одна з найпростіших функцій. На жаль, кількість умов, які можна застосувати до одного стовпця за раз, ледве вистачає для покриття більшості завдань.

Користувацькі формули можуть забезпечити вихід, але навіть їх може бути складно правильно побудувати, особливо для дат і часу або з логікою АБО/АБО.

На щастя, є краще рішення - спеціальне розширення для Google Sheets під назвою Multiple VLOOKUP Matches. Воно фільтрує кілька рядків і стовпців, до кожного з яких застосовується безліч критеріїв. Розширення зручне у використанні, тому вам не доведеться сумніватися у власних діях. Але навіть якщо ви це зробите, інструмент ніяк не змінить вихідні дані - він скопіює і вставить відфільтрований діапазон туди, куди ви вирішите. Приємним моментом є те, що вонобонусом, доповнення позбавить вас від вивчення тієї страшної функції Google Sheets VLOOKUP ;)

Порада: не соромтеся переходити в кінець сторінки, щоб одразу переглянути відео про інструмент.

Після установки доповнення ви знайдете його в розділі Розширення Перший крок, який ви побачите, єдиний, який там є:

1. Давайте скористаємося доповненням для фільтрації моєї таблиці продажів в Google Sheets (A1:F69):
2. Колонки, які мене дійсно цікавлять, це Дата , Регіон , Продукт і Загальний обсяг продажів Тому я обираю тільки їх, як тих, хто повернеться:
3. Тепер прийшов час скласти умови. Спробуємо отримати всі продажі по молоко і фундук шоколад для вересень 2022 року :
4. Під час введення критеріїв формула з області попереднього перегляду в нижній частині інструменту буде відповідно змінюватися. Попередній перегляд результату підглядати знайдені збіги:
5. Виділіть крайні ліві верхні комірки майбутнього відфільтрованого діапазону і натисніть або Результат пасти (щоб повернути знайдені збіги як значення) або Вставте формулу (вставити формулу з її результатом):

Якщо ви хочете познайомитися з Multiple VLOOKUP Matches ближче, я рекомендую вам встановити його з Google Workspace Marketplace або дізнатися більше про нього на його домашній сторінці.

Відео: Розширені фільтри Google Таблиць - простий спосіб

Multiple VLOOKUp Matches - це найкращий і найпростіший спосіб фільтрувати дані в Google Sheets. Перегляньте це демонстраційне відео, щоб дізнатися про всі переваги володіння цим інструментом:

Якщо у вас виникли запитання або ви хочете поділитися своїми думками щодо фільтрів у Google Таблицях, не соромтеся залишати коментарі нижче.