Ohjeemme ensimmäisessä osassa keskitytään päivämäärien muotoiluun Excelissä ja selitetään, miten asetetaan oletuspäiväys- ja -aikamuodot, miten muutetaan päivämäärämuotoa Excelissä, miten luodaan mukautettuja päivämäärämuotoiluja ja miten muunnetaan päivämäärät toiselle paikkakunnalle.

Päivämäärät ja kellonajat ovat numeroiden ohella yleisimpiä Excelissä käytettäviä tietotyyppejä. Niiden kanssa työskentely voi kuitenkin olla melko hämmentävää ensinnäkin siksi, että sama päivämäärä voidaan näyttää Excelissä monella eri tavalla, ja toiseksi siksi, että Excel tallentaa päivämäärät aina samassa muodossa riippumatta siitä, miten päivämäärän on muotoiltu tietyssä solussa.

Excelin päivämäärämuotojen tunteminen hieman syvällisemmin voi auttaa sinua säästämään paljon aikaa. Juuri tähän tähtää kattava oppaamme päivämäärien käsittelyyn Excelissä. Ensimmäisessä osassa keskitymme seuraaviin ominaisuuksiin:

Excel-päivämäärämuoto

Ennen kuin voit hyödyntää Excelin tehokkaita päivämääräominaisuuksia, sinun on ymmärrettävä, miten Microsoft Excel tallentaa päivämäärät ja kellonajat, koska tämä on suurin sekaannuksen aiheuttaja. Vaikka olettaisit, että Excel muistaa päivämäärän päivän, kuukauden ja vuoden, se ei toimi niin....

Excel tallentaa päivämäärät juoksevina numeroina, ja vain solun muotoilu saa numeron näkymään päivämääränä, kellonaikana tai päivämääränä ja kellonaikana.

Päivämäärät Excelissä

Kaikki päivämäärät tallennetaan muodossa kokonaisluvut joka edustaa päivien lukumäärää tammikuun 1. päivästä 1900, joka on tallennettu numerolla 1, joulukuun 31. päivään 9999, joka on tallennettu numerolla 2958465.

Tässä järjestelmässä:

• 2 on 2.1.1900
• 3 on 3.1.1900
• 42005 on 1.1.2015 (koska 1.1.1900 on kulunut 42,005 päivää).

Aika Excelissä

Kellonajat tallennetaan Exceliin desimaalilukuina, jotka ovat välillä .0 ja .99999 ja jotka edustavat osaa päivästä, jolloin .0 on 00:00:00 ja .99999 on 23:59:59.

Esimerkiksi:

• 0.25 on 06:00 AM
• 0.5 on 12:00 PM
• 0.541655093 on 12:59:59 PM

Päivämäärät & Kellonajat Excelissä

Excel tallentaa päivämäärät ja kellonajat desimaalilukuina, jotka koostuvat päivämäärää kuvaavasta kokonaisluvusta ja aikaa kuvaavasta desimaaliosasta.

Esimerkiksi:

• 1,25 on 1. tammikuuta 1900 klo 6:00 aamulla.
• 42005.5 on 1. tammikuuta 2015 12:00 PM

Kuinka muuntaa päivämäärän numeroksi Excelissä

Jos haluat tietää, mikä sarjanumero edustaa tiettyä solussa näkyvää päivämäärää tai kellonaikaa, voit tehdä sen kahdella tavalla.

1. Solujen muotoilu -valintaikkuna

Valitse Excelissä solu, jossa on päivämäärä, paina Ctrl+1 avataksesi päivämäärän sisältävän solun. Solujen muotoilu ikkunaan ja vaihda Yleistä välilehti.

Jos haluat vain tietää päivämäärän takana olevan sarjanumeron muuntamatta päivämäärää numeroksi, kirjoita numero, jonka näet kohdassa Näyte ja klikkaa Peruuta sulkeaksesi ikkunan. Jos haluat korvata päivämäärän numerolla solussa, valitse OK.

2. Excel DATEVALUE- ja TIMEVALUE-funktiot

Käytä DATEVALUE()-funktiota Excel-päivämäärän muuntamiseen sarjanumeroksi esimerkiksi seuraavasti =DATEVALUE("1/1/2015") .

Käytä TIMEVALUE()-funktiota saadaksesi aikaa kuvaavan desimaaliluvun, esim. =TIMEVALUE("6:30 AM") .

Jos haluat tietää sekä päivämäärän että kellonajan, liitä nämä kaksi funktiota yhteen seuraavalla tavalla:

=DATEVALUE("1/1/2015") & TIMEVALUE("6:00 AM")

Huomautus: Koska Excelin sarjanumerot alkavat 1. tammikuuta 1900 eikä negatiivisia numeroita tunnisteta, vuotta 1900 edeltäviä päivämääriä ei tueta Excelissä.

Jos syötät tällaisen päivämäärän arkille, esimerkiksi 31.12.1899, se on tekstiarvo eikä päivämäärä, mikä tarkoittaa, että et voi suorittaa tavanomaista päivämäärän aritmeettista laskentaa varhaisille päivämäärille. Varmistaaksesi asian voit kirjoittaa kaavan seuraavasti =DATEVALUE("12/31/1899") jossain solussa, ja saat odotetun tuloksen - #VALUE! -virheen.

Jos olet tekemisissä päivämäärä- ja aika-arvojen kanssa ja haluat muuntaa aika desimaaliluvuksi , tutustu tässä opetusohjelmassa kuvattuihin kaavoihin: Kuinka muuntaa aika desimaaliluvuksi Excelissä.

Päivämäärän oletusmuoto Excelissä

Kun työskentelet päivämäärien kanssa Excelissä, lyhyet ja pitkät päivämäärämuodot haetaan Windowsin alueellisista asetuksista. Nämä oletusmuodot on merkitty tähdellä (*) kentässä Muotoile solu ikkuna:

Päivämäärän ja kellonajan oletusmuodot Muotoile solu laatikko muuttuu heti, kun muutat päivämäärän ja kellonajan asetuksia ohjauspaneelissa, mikä johtaa meidät suoraan seuraavaan osioon.

Kuinka muuttaa Excelin oletuspäiväys- ja -aikamuotoja?

Jos haluat asettaa tietokoneellesi erilaisen oletuspäivämäärän ja/tai -aikamuodon, esimerkiksi vaihtaa USA:n päivämäärämuodon Ison-Britannian tyyliin, siirry ohjauspaneeliin ja valitse Alue ja kieli . Jos ohjauspaneeli avautuu luokkanäkymään, valitse sitten Kello, kieli ja alue > Alue ja kieli> Päivämäärän, kellonajan tai numeromuodon muuttaminen .

On Muodot välilehti, valitse alue kohdasta Muotoilu ja aseta sitten päivämäärän ja kellonajan muotoilu napsauttamalla nuolta sen muodon vieressä, jonka haluat muuttaa, ja valitsemalla haluamasi muoto avattavasta luettelosta:

Vihje: Jos et ole varma, mitä eri koodit (kuten mmm, ddd, yyy) tarkoittavat, napsauta " Mitä merkintä tarkoittaa " linkki Päivämäärän ja kellonajan muodot osiossa tai tutustu tämän ohjeen Mukautetut Excel-päivämäärämuodot -osioon.

Jos et ole tyytyväinen mihinkään kellonaika- ja päivämäärämuotoon, joka on käytettävissä osoitteessa Muodot välilehteä, napsauta Lisäasetukset painiketta ikkunan oikeassa alareunassa Alue ja kieli Tämä avaa Mukauta valintaikkunassa, jossa siirrytään Päivämäärä välilehti ja kirjoita mukautettu lyhyt ja/tai pitkä päivämäärämuoto vastaavaan ruutuun.

Kuinka soveltaa nopeasti oletuspäivämäärän ja -ajan muotoilua Excelissä?

Microsoft Excelissä on kaksi oletusmuotoilua päivämäärille ja kellonajoille - lyhyt ja pitkä, kuten selitetään kohdassa Excelin oletuspäivämäärämuoto.

Voit vaihtaa päivämäärämuodon Excelissä nopeasti oletusmuotoiluun seuraavasti:

• Valitse päivämäärät, jotka haluat muotoilla.
• On Etusivu välilehdellä, kohdassa Numero ryhmässä, napsauta pientä nuolta vieressä olevan Numeromuoto ja valitse haluamasi muoto - lyhyt päivämäärä, pitkä päivämäärä tai aika.

Jos haluat lisää päivämäärän muotoiluvaihtoehtoja, valitse joko Lisää numeromuotoja avattavasta luettelosta tai napsauta Dialog Box Launcher vieressä Numero Tämä avaa tutun Solujen muotoilu ja voit muuttaa päivämäärän muotoa siellä.

Vihje. Jos haluat nopeasti asettaa päivämäärämuodon Excelissä muotoon dd-mmm-yy , paina Ctrl+Shift+# . Muista vain, että tämä pikanäppäin soveltaa aina dd-mmm-yy muodossa, kuten 01-Jan-15, riippumatta Windowsin alueasetuksista.

Kuinka muuttaa päivämäärämuotoa Excelissä

Microsoft Excelissä päivämäärät voidaan näyttää monella eri tavalla. Kun haluat muuttaa tietyn solun tai solualueen päivämäärämuotoa, helpoin tapa on avata Solujen muotoilu ja valitse jokin valmiiksi määritetyistä muodoista.

1. Valitse päivämäärät, joiden muotoa haluat muuttaa, tai tyhjät solut, joihin haluat lisätä päivämääriä.
2. Paina Ctrl+1 avataksesi Solujen muotoilu Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa valittuja soluja hiiren oikealla painikkeella ja valita vaihtoehdon Solujen muotoilu... kontekstivalikosta.
3. Vuonna Solujen muotoilu ikkunaan, vaihda Numero ja valitse Päivämäärä vuonna Luokka lista.
4. osoitteessa Tyyppi , valitse haluamasi päivämäärämuoto. Kun olet tehnyt tämän, näytetään Näyte ruutu näyttää muotoilun esikatselun, jossa on valitun datan ensimmäinen päivämäärä.
5. Jos olet tyytyväinen esikatseluun, napsauta painiketta OK painiketta tallentaaksesi muodonmuutoksen ja sulkeaksesi ikkunan.

Jos päivämäärämuoto ei muutu Excel-taulukossa, päivämäärät on todennäköisesti muotoiltu tekstiksi ja ne on ensin muunnettava päivämäärämuotoon.

Miten muuntaa päivämäärämuodon toiseen lokaaliin

Kun sinulla on tiedosto täynnä ulkomaisia päivämääriä ja haluat todennäköisesti muuttaa ne omassa maailmankolkassasi käytettyyn päivämäärämuotoon. Sanotaan, että haluat muuntaa amerikkalaisen päivämäärämuodon (kuukausi/päivä/vuosi) eurooppalaiseen muotoon (päivä/kuukausi/vuosi).

Helpoin tapa muuttaa päivämäärän muotoa Excelissä sen mukaan, miten toinen kieli näyttää päivämäärät, on seuraava:

• Valitse sarake päivämääristä, jotka haluat muuntaa toiseen lokaaliin.
• Paina Ctrl+1 avataksesi Solujen muotoilu
• Valitse haluamasi kieli kohdassa Paikallisalue (sijainti) ja tallenna muutos napsauttamalla OK.

Jos haluat, että päivämäärät näytetään muulla kielellä, sinun on luotava mukautettu päivämäärämuoto, jossa on paikalliskoodi.

Mukautetun päivämäärämuodon luominen Excelissä

Jos mikään Excelin esiasetetuista päivämäärämuodoista ei sovi sinulle, voit vapaasti luoda oman.

1. Valitse Excel-taulukossa solut, jotka haluat muotoilla.
2. Paina Ctrl+1 avataksesi Solujen muotoilu vuoropuhelu.
3. On Numero välilehti, valitse Custom alkaen Luokka ja kirjoita haluamasi päivämäärämuoto kenttään Tyyppi laatikko.
4. Tallenna muutokset napsauttamalla OK.

Vihje. Helpoin tapa määrittää mukautettu päivämäärämuoto Excelissä on aloittaa olemassa olevasta muodosta, joka on lähellä haluamaasi muotoa. Voit tehdä tämän valitsemalla Päivämäärä vuonna Luokka luettelosta ensin ja valitse jokin olemassa olevista formaateista kohdasta Tyyppi . Sen jälkeen klikkaa Custom ja tehdä muutoksia muotoon, joka näytetään Tyyppi laatikko.

Kun perustat mukautettu päivämäärä muodossa Excelissä, voit käyttää seuraavia koodeja.

Kun perustat mukautettu aika muodossa Excelissä, voit käyttää seuraavia koodeja.

(jos jätetään pois, käytetään 24 tunnin aikamuotoa) AM tai PM

Asettaminen päivämäärä ja kellonaika muodossa, sisällytä sekä päivämäärä- että aikayksiköt muotoilukoodiin, esim. kk/vvvvv h:mm AM/PM. Kun käytät " m " heti " hh " tai " h " tai välittömästi ennen "ss" tai "s", Excel näyttää seuraavat tiedot minuuttia , ei kuukaudessa.

Kun luot mukautetun päivämäärämuodon Excelissä, voit käyttää pilkkua (,), viivaa (-), vinoviivaa (/), kaksoispistettä (:) ja muita merkkejä.

Esimerkiksi sama päivämäärä ja kellonaika, vaikkapa tammikuu 13, 2015 13:03 voidaan näyttää eri tavoin:

Miten luoda mukautettu Excel-päivämäärämuoto toiselle paikkakunnalle?

Jos haluat näyttää päivämäärät toisella kielellä, sinun on luotava mukautettu muoto ja lisättävä päivämäärän eteen vastaava paikalliskoodi. Paikalliskoodi on suljettava [hakasulkeisiin], ja sen eteen on lisättävä dollarimerkki ($) ja väliviiva (-). Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:

• [$-409] - Finnish, Untitled States
• [$-1009] - Englanti, Kanada
• [$-407] - Saksa, Saksa
• [$-807] - Saksa, Sveitsi
• [$-804] - Bengali, Intia
• [$-804] - Kiina, Kiina
• [$-404] - Kiina, Taiwan

Löydät täydellisen luettelon aluekoodeista tästä blogista.

Esimerkiksi näin voit määrittää mukautetun Excel-päivämäärämuodon kiinalaiselle paikallisalueelle ohjelmassa vuosi-kuukausi - päivä (viikonpäivä) kellonaika muodossa:

Seuraavassa kuvassa on muutama esimerkki samasta päivämäärästä, joka on muotoiltu eri aluekoodeilla vastaavien kielten perinteisellä tavalla:

Excel-päivämäärämuoto ei toimi - korjaukset ja ratkaisut

Yleensä Microsoft Excel ymmärtää päivämääriä erittäin hyvin, etkä todennäköisesti törmää esteisiin niiden kanssa työskennellessäsi. Jos sinulla sattuu olemaan Excelin päivämäärämuoto-ongelma, tutustu seuraaviin vianmääritysvinkkeihin.

Solu ei ole tarpeeksi leveä, jotta siihen mahtuisi koko päivämäärä

Jos näet Excel-taulukkosi taulukossa päivämäärien sijasta useita punta-merkkejä (#####), solusi eivät todennäköisesti ole tarpeeksi leveitä, jotta kokonaiset päivämäärät mahtuisivat niihin.

Ratkaisu Kaksoisnapsauttamalla sarakkeen oikeaa reunaa voit muuttaa sarakkeen kokoa siten, että se sopii automaattisesti päivämääriin. Vaihtoehtoisesti voit vetää oikeaa reunaa asettaaksesi haluamasi sarakkeen leveyden.

Negatiiviset luvut muotoillaan päivämääriksi

Katkoviivamerkit (#####) näytetään myös silloin, kun päivämääräksi tai kellonajaksi muotoiltu solu sisältää negatiivisen arvon. Yleensä kyseessä on jonkin kaavan palauttama tulos, mutta näin voi käydä myös silloin, kun kirjoitat negatiivisen arvon soluun ja muotoilet solun sitten päivämääräksi.

Jos haluat näyttää negatiiviset luvut negatiivisina päivämäärinä, käytettävissäsi on kaksi vaihtoehtoa:

Ratkaisu 1. Siirry vuoden 1904 päiväysjärjestelmään.

Siirry osoitteeseen Tiedosto > Vaihtoehdot > Edistynyt , selaa alaspäin kohtaan Tätä työkirjaa laskettaessa osiossa, valitse Käytä vuoden 1904 päiväysjärjestelmää valintaruutu ja napsauta OK .

Tässä järjestelmässä 0 on 1.1.-1904, 1 on 2.1.-1904 ja -1 näkyy negatiivisena päivämääränä -2.1.-1904.

Tällainen esitystapa on tietysti hyvin epätavallinen ja vaatii aikaa tottua siihen, mutta tämä on oikea tapa, jos haluat suorittaa laskutoimituksia varhaisilla päivämäärillä.

Ratkaisu 2. Käytä Excelin TEXT-toimintoa.

Toinen mahdollinen tapa näyttää negatiiviset luvut negatiivisina päivämäärinä Excelissä on käyttää TEXT-toimintoa. Jos esimerkiksi vähennät C1:n B1:stä ja arvo C1:ssä on suurempi kuin B1:ssä, voit käyttää seuraavaa kaavaa tuloksen tulostamiseen päivämäärämuodossa:

=TEXT(ABS(B1-C1),"-d-mmm-yyyy")

Voit ehkä muuttaa solun tasauksen oikealle tasoitetuksi, ja voit luonnollisesti käyttää muita mukautettuja päivämäärämuotoja TEXT-kaavassa.

Huomaa: Toisin kuin edellisessä ratkaisussa, TEXT-funktio palauttaa tekstiarvon, joten et voi käyttää tulosta muissa laskutoimituksissa.

Päivämäärät tuodaan Exceliin tekstiarvoina

Kun tuot tietoja Exceliin .csv-tiedostosta tai muusta ulkoisesta tietokannasta, päivämäärät tuodaan usein tekstiarvoina. Ne saattavat näyttää sinusta tavallisilta päivämääriltä, mutta Excel pitää niitä tekstinä ja käsittelee niitä sen mukaisesti.

Ratkaisu . Voit muuntaa "tekstipäivämäärät" päivämäärämuotoon Excelin DATEVALUE-toiminnolla tai Tekstiä sarakkeiksi -ominaisuudella. Katso lisätietoja seuraavasta artikkelista: Tekstin muuntaminen päivämääräksi Excelissä.

Vihje. Jos mikään edellä mainituista vinkeistä ei ole toiminut, yritä poistaa kaikki muotoilut ja aseta sitten haluamasi päivämäärämuoto.

Näin muotoilet päivämääriä Excelissä. Oppaamme seuraavassa osassa käsittelemme erilaisia tapoja, joilla voit lisätä päivämääriä ja kellonaikoja Excel-taulukoihin. Kiitos lukemisesta ja nähdään ensi viikolla!