Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách định dạng có điều kiện các ô trong Excel bằng thang màu chuyển sắc để so sánh trực quan các giá trị trong một phạm vi.

Định dạng có điều kiện của Excel là để trực quan hóa dữ liệu bằng màu sắc. Bạn có thể sử dụng các màu tương phản để thể hiện các loại dữ liệu hoặc độ dốc để "ánh xạ" dữ liệu với một số thứ tự nội tại. Khi một pallet nhất định được sử dụng để thể hiện dữ liệu một cách trực quan, nó sẽ trở thành một thang màu.

Thang màu trong Excel

Thang màu là một chuỗi các màu thay đổi mượt mà đại diện cho các giá trị nhỏ hơn và lớn hơn. Chúng đặc biệt hữu ích để trực quan hóa mối quan hệ giữa các giá trị số trong tập dữ liệu lớn.

Một ví dụ điển hình là bản đồ nhiệt được các nhà phân tích sử dụng rộng rãi để khám phá các mẫu và xu hướng chung trong các loại dữ liệu khác nhau như nhiệt độ không khí, báo giá chứng khoán , thu nhập, v.v.

Có ba loại thang màu chính:

• Tuần tự - chuyển màu của cùng một sắc thái đi từ sáng đến tối hoặc ngược lại. Chúng phù hợp nhất để hình dung các số đi từ thấp đến cao. Ví dụ: màu xanh lục trung bình cho biết: "giá trị này cao hơn một chút so với màu lục nhạt nhưng thấp hơn màu lục đậm".
• Phân kỳ , hay còn gọi là lưỡng cực hoặc hai đầu - chúng có thể được coi là hai cách phối màu tuần tự đối diện nhau được kết hợp với nhau. Sắc thái phân kỳ tiết lộ nhiều hơnsự khác biệt về giá trị so với màu liên tiếp. Chúng rất phù hợp để hình dung tần suất, mức độ ưu tiên, nhận thức hoặc thay đổi hành vi (ví dụ: không bao giờ, hiếm khi, đôi khi, thường xuyên, luôn luôn).
• Định tính hoặc phân loại - những điều này là một vài màu khác nhau chẳng hạn như đỏ, xanh dương, xanh lá cây, v.v. Chúng hoạt động tốt để biểu thị các danh mục dữ liệu không có thứ tự cố hữu như ngành, lãnh thổ, loài, v.v.

Microsoft Excel có một số của thang đo 2 màu hoặc 3 màu đặt trước, có thể tùy chỉnh theo ý thích của bạn. Ngoài ra, bạn có thể tạo tỷ lệ tùy chỉnh với bảng màu bạn chọn.

Cách thêm thang màu trong Excel

Để thêm thang màu vào trang tính của bạn, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn dải ô mà bạn muốn định dạng.
2. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Kiểu , nhấp vào Định dạng có điều kiện .
3. Trỏ tới Thang màu và chọn loại bạn muốn. Xong!

Ví dụ: đây là cách bạn có thể sử dụng thang 3 màu (đỏ-trắng-xanh) để "lập bản đồ" nhiệt độ không khí:

Theo mặc định, cho 3- thang màu, Excel sử dụng phân vị thứ 50 , còn được gọi là trung vị hoặc điểm giữa . Trung bình chia tập dữ liệu thành hai phần bằng nhau. Một nửa số giá trị nằm trên trung vị và một nửa nằm dưới trung vị. Trong trường hợp của chúng tôi, ô chứa trung vị có màu trắng, ô có giá trị lớn nhất làđược đánh dấu bằng màu đỏ và ô có giá trị nhỏ nhất được đánh dấu bằng màu xanh đậm. Tất cả các ô khác được tô màu theo tỷ lệ theo các sắc thái khác nhau của ba màu chính đó.

Bạn có thể thay đổi hành vi mặc định bằng cách chỉnh sửa thang màu đặt sẵn hoặc tạo thang màu của riêng bạn:

Để sửa đổi thang màu hiện có , chọn bất kỳ ô được định dạng nào, nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc > Chỉnh sửa , sau đó chọn các màu khác và sự lựa chọn khác. Để biết thêm chi tiết, hãy xem Cách chỉnh sửa quy tắc định dạng có điều kiện.

Để thiết lập thang màu tùy chỉnh , vui lòng làm theo ví dụ bên dưới.

Cách tạo thang màu tùy chỉnh trong Excel

Nếu không có thang màu xác định trước nào phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có thể tạo thang màu tùy chỉnh theo cách này:

1. Chọn các ô cần định dạng.
2. Nhấp vào Định dạng có điều kiện > Thang màu > Quy tắc khác .
3. Trong hộp thoại Quy tắc định dạng mới , định cấu hình các tùy chọn sau:
   • Trong hộp thả xuống Kiểu định dạng , chọn 2- Thang màu (mặc định) hoặc Thang 3 màu.
   • Đối với các giá trị Tối thiểu, Trung bình và Tối đa , hãy chọn loại dữ liệu ( Số , Phần trăm , Phần trăm hoặc Công thức ), sau đó chọn màu.
4. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK .

Dưới đây là ví dụ về thang 3 màu tùy chỉnh dựa trên phần trăm :

Tối thiểu được đặt thành 10%. Thao tác này sẽ tô màu 10% giá trị dưới cùng bằng bóng tối nhất của màu bạn đã chọn cho giá trị tối thiểu (màu hoa cà trong ví dụ này).

Tối đa được đặt thành 90%. Thao tác này sẽ làm nổi bật 10% giá trị hàng đầu trong bóng tối nhất của màu được chọn cho giá trị tối thiểu (trong trường hợp của chúng tôi là màu hổ phách).

Điểm trung bình được để mặc định (phân vị thứ 50), do đó, ô chứa trung vị có màu trắng.

Công thức thang màu Excel

Trong Microsoft Excel, bạn thường sử dụng hàm MIN để lấy giá trị thấp nhất trong tập dữ liệu, MAX để tìm giá trị cao nhất và MEDIAN để lấy điểm giữa. Trong thang màu định dạng có điều kiện, sẽ không có ý nghĩa gì khi sử dụng các hàm này vì các giá trị tương ứng có sẵn trong các hộp thả xuống Loại , vì vậy bạn có thể chỉ cần chọn chúng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn có thể muốn xác định các giá trị ngưỡng theo cách khác bằng cách sử dụng các công thức khác.

Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi có nhiệt độ trung bình trong hai năm ở cột B và C. Trong cột D, công thức phần trăm thay đổi trả về sự khác biệt giữa các giá trị trong mỗi hàng:

=C3/B3 - 1

Sự khác biệt được định dạng có điều kiện bằng cách sử dụng thang 2 màu dựa trên các công thức sau:

Đối với Minimum , hàm SMALL trả về giá trị nhỏ thứ 3. Kết quả là 3 số dưới cùng được đánh dấu bằng cùng một sắc thái.màu be.

=SMALL($D$3:$D$16, 3)

Đối với Maximum , hàm LARGE mang lại giá trị cao thứ 3. Kết quả là 3 số trên cùng được tô cùng một sắc đỏ.

=LARGE($D$3:$D$16, 3)

Theo cách tương tự, bạn có thể thực hiện định dạng có điều kiện bằng công thức tỷ lệ 3 màu.

Cách tạo thang 4 màu và thang 5 màu trong Excel

Định dạng có điều kiện trong Excel chỉ cung cấp thang 2 màu và 3 màu. Không có quy tắc đặt sẵn nào cho thang nhiều màu.

Để mô phỏng thang 4 màu hoặc 5 màu, bạn có thể tạo một vài quy tắc riêng biệt bằng công thức, mỗi màu một quy tắc. Xin lưu ý rằng các ô sẽ được định dạng bằng màu riêng biệt do bạn chọn chứ không phải màu chuyển sắc.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện với công thức. Và đây là các ví dụ về công thức để mô phỏng thang 5 màu :

Quy tắc 1 (xanh đậm): thấp hơn -2

=B3<-2

Quy tắc 2 (xanh nhạt): bao gồm từ -2 đến 0

=AND(B3>=-2, B3<=0)

Quy tắc 3 (màu trắng): từ 0 đến 5 loại trừ

Quy tắc =AND(B3>0, B3<5)

4 (màu cam nhạt): bao gồm từ 5 đến 20

=AND(B3>=5, B3<=20)

Quy tắc 5 (màu cam đậm): cao hơn 20

=B3>20

Kết quả có vẻ khá đẹp, phải không?

Cách chỉ hiển thị thang màu mà không có giá trị

Đối với thang màu, Excel không cung cấp tùy chọn Chỉ hiển thị thang màu giống như đối với Bộ biểu tượng và Thanh dữ liệu. Nhưng bạn có thể dễ dàng ẩn số bằng cácháp dụng một định dạng số tùy chỉnh đặc biệt. Các bước thực hiện là:

1. Trong tập dữ liệu được định dạng có điều kiện của bạn, hãy chọn các giá trị bạn muốn ẩn.
2. Nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Định dạng ô hộp.
3. Trong hộp thoại Định dạng ô , chuyển đến tab Số > Tùy chỉnh , nhập 3 dấu chấm phẩy (;;;) trong hộp Loại và nhấp vào OK.

Tất cả chỉ có vậy! Giờ đây, Excel chỉ hiển thị thang màu và ẩn các số:

Đây là cách thêm thang màu trong Excel để trực quan hóa dữ liệu. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

Sách bài tập thực hành để tải xuống

Sử dụng thang màu trong Excel - ví dụ (tệp .xlsx)