En esta ocasión hemos decidido ofrecerte las funciones más sencillas de Google Sheets que sin duda necesitas aprender. No sólo te ayudarán con los cálculos sencillos, sino que también contribuirán a ampliar tus conocimientos sobre la creación de fórmulas de Google Sheets.

Cómo crear fórmulas de Google Sheets

Sea cual sea el artículo sobre fórmulas de Google Sheets que he visto, todos empiezan con una explicación de dos aspectos principales: qué es una función y qué es una fórmula. Por suerte, ya hemos tratado este tema en una guía especial para principiantes sobre fórmulas de Google Sheets. Además, arroja algo de luz sobre las referencias a celdas y varios operadores. Si aún no lo has visto, ya es hora de que le eches un vistazo.

Otro artículo nuestro comparte todo lo que necesitas saber para poder añadir tus primeras fórmulas en Hojas de cálculo de Google, hacer referencia a otras celdas y hojas, o copiar fórmulas columna abajo.

Una vez que las tengas cubiertas, no tendrás problemas para utilizar las variaciones de las funciones básicas de Google Sheets que se describen a continuación.

Las 12 funciones más útiles de Google Sheets

No es ningún secreto que existen decenas de funciones en las hojas de cálculo, cada una con sus propias características y para su propio fin. Pero esto no significa que no sepas nada de tablas electrónicas si no las dominas todas.

Hay un pequeño conjunto de funciones de Hojas de cálculo de Google que te permitirán aguantar lo suficiente sin tener que sumergirte en las hojas de cálculo. Permíteme que te las presente.

Consejo: si tu tarea es muy complicada y las fórmulas básicas de Google Sheets no son lo que buscas, echa un vistazo a nuestra colección de herramientas rápidas: Power Tools.

Función SUMA de Google Sheets

Esta es una de esas funciones de Google Sheets que hay que aprender de una forma u otra. Suma varios números y/o celdas y devuelve su total:

• valor1 es el primer valor a sumar. Puede ser un número, una celda con un número o incluso un rango de celdas con números. Este argumento es obligatorio.
• valor2, ... - todos los demás números y/o celdas con números que desee añadir a valor1 Los corchetes indican que es opcional y, en este caso concreto, puede repetirse varias veces.

Consejo: puedes encontrar las funciones entre los instrumentos estándar de la barra de herramientas de Google Sheets:

Puedo crear varias fórmulas SUMA de Google Sheets como éstas:

=SUMA(2,6) calcular dos números (el número de kiwis para mí)

=SUMA(2,4,6,8,10) para calcular varios números

=SUMA(B2:B6) para sumar varias celdas dentro del rango

Consejo. Hay un truco que te permite la función para sumar rápidamente celdas en las Hojas de cálculo de Google en una columna o en una fila. Prueba a introducir la función SUMA justo debajo de la columna que quieres sumar o a la derecha de la fila que te interesa. Verás cómo te sugiere el rango correcto al instante:

Véase también:

• Cómo sumar las filas en las hojas de cálculo de Google

COUNT & COUNTA

Este par de funciones de Google Sheets te permitirán saber cuántas celdas de distinto contenido contiene tu rango. La única diferencia entre ellas es que COUNT de Google Sheets sólo funciona con celdas numéricas, mientras que COUNTA cuenta también celdas con texto.

Por lo tanto, para totalizar todas las celdas con números solamente, se utiliza COUNT para Google Sheets:

• valor1 es el primer valor o rango a comprobar.
• valor2 - otros valores o rangos a utilizar para el recuento. Como te he dicho antes, los corchetes significan que la función puede pasar sin valor2 .

Esta es la fórmula que tengo:

=CONTEO(B2:B7)

Si quiero obtener todos los pedidos con un estado conocido, tendré que utilizar otra función: COUNTA para Google Sheets. Cuenta todas las celdas no vacías: celdas con texto, números, fechas, booleanos... lo que se te ocurra.

El simulacro con sus argumentos es el mismo: valor1 y valor2 representan valores o rangos a procesar, valor2 y los siguientes son opcionales.

Fíjate en la diferencia:

=COUNTA(B2:B7)

COUNTA en Google Sheets tiene en cuenta todas las celdas con contenido, ya sean números o no.

Véase también:

• Google Sheets COUNT y COUNTA - una guía detallada sobre las funciones con ejemplos

SUMIF & COUNTIF

Mientras que SUM, COUNT y COUNTA calculan todos los registros que les indiques, SUMIF y COUNTIF en Google Sheets procesan aquellas celdas que cumplen unos requisitos específicos. Las partes de la fórmula serán las siguientes:

• gama contar - obligatorio
• criterio a tener en cuenta para el recuento - obligatorio

• gama buscar valores relacionados con el criterio - obligatorio
• criterio aplicar a la gama - obligatorio
• suma_rango - el rango desde el que sumar registros si difiere del primer rango - opcional

Por ejemplo, puedo averiguar el número de pedidos que se retrasan:

=COUNTIF(B2:B7, "tarde")

O puedo obtener la cantidad total de kiwis solamente:

=SUMIF(A2:A6, "Kiwi",B2:B6)

Véase también:

• Hoja de cálculo de Google COUNTIF - contar si las celdas contienen un texto determinado
• Contar celdas por color en Hojas de cálculo de Google
• Utiliza COUNTIF para resaltar los duplicados en Google Sheets
• SUMIF en Google Sheets: suma condicional de celdas en hojas de cálculo
• SUMIFS en Google Sheets - suma celdas con múltiples criterios (lógica AND / OR)

Función PROMEDIO de Google Sheets

En matemáticas, la media es la suma de todos los números dividida por su recuento. Aquí, en Google Sheets, la función PROMEDIO hace lo mismo: evalúa todo el rango y halla la media de todos los números ignorando el texto.

Puede introducir varios valores o rangos a tener en cuenta.

Si el artículo se puede comprar en distintas tiendas a distintos precios, puedes calcular el precio medio:

=MEDIA(B2:B6)

Funciones MAX y MIN de Google Sheets

Los nombres de estas funciones en miniatura hablan por sí solos.

Utiliza la función MIN de Google Sheets para devolver el número mínimo del rango:

=MIN(B2:B6)

Consejo. Para encontrar el menor número ignorando los ceros, pon la función IF dentro:

=MIN(IF($B$2:$B$60,$B$2:$B$6))

Utiliza la función MAX de Google Sheets para devolver el número máximo del rango:

=MAX(B2:B6)

Consejo: si quieres ignorar los ceros, añade otro IF:

=MAX(IF($B$2:$B$60,$B$2:$B$6))

Easy peasy lemon squeezy. :)

Función IF de Google Sheets

Aunque la función SI de Google Sheets es bastante popular y se utiliza con frecuencia, por algunas razones sigue confundiendo y desconcertando a sus usuarios. Su objetivo principal es ayudarte a elaborar condiciones y devolver diferentes resultados en consecuencia. También se suele denominar fórmula "SI/ENTONCES" de Google Sheets.

• expresión_lógica es la propia condición que tiene dos posibles resultados lógicos: VERDADERO o FALSO.
• value_if_true es lo que quieras que devuelva si se cumple tu condición (TRUE).
• en caso contrario, cuando no se cumple (FALSE), value_if_false se devuelve.

He aquí un ejemplo sencillo: estoy evaluando valoraciones a partir de comentarios. Si el número recibido es inferior a 5, quiero etiquetarlo como pobre Pero si la calificación es superior a 5, tengo que ver bien Si traduzco esto al lenguaje de la hoja de cálculo, obtendré la fórmula que necesito:

=IF(A6<5,"poor","good")

Véase también:

• Función IF de Google Sheets en detalle

Y, O

Estas dos funciones son puramente lógicas.

La función AND de la hoja de cálculo de Google comprueba si todos sus valores son lógicamente correctas, mientras que la función OR de Google Sheets - si cualquier En caso contrario, ambas devolverán FALSE.

Para ser sincero, no recuerdo haberlas usado mucho por sí solas, pero ambas se utilizan en otras funciones y fórmulas, especialmente con la función IF de Google Sheets.

Añadiendo la función AND de Google Sheets a mi condición, puedo comprobar las valoraciones en dos columnas. Si ambos números son mayores o iguales que 5, marco la solicitud total como "buena", o bien como "deficiente":

=IF(AND(A2>=5,B2>=5),"good","poor")

Pero también puedo cambiar la condición y marcar el estado bien si al menos un número de dos es mayor o igual que 5. La función OR de Google Sheets te ayudará:

=IF(OR(A2>=5,B2>=5),"good","poor")

CONCATENAR en Hojas de cálculo de Google

Si necesitas combinar registros de varias celdas en una sola sin perder ninguno de los datos, debes utilizar la función CONCATENAR de Google Sheets:

Sean cuales sean los caracteres, palabras o referencias a otras celdas que le des a la fórmula, ésta lo devolverá todo en una sola celda:

=CONCATENAR(A2,B2)

La función también le permite separar los registros combinados con caracteres de su elección, de esta forma:

=CONCATENAR(A2,", ",B2)

Véase también:

• Función CONCATENAR con ejemplos de fórmulas

Función TRIM de Google Sheets

Con la función TRIM puede comprobar rápidamente si sobran espacios:

Introduzca el propio texto o una referencia a una celda con texto. La función lo examinará y no sólo recortará todos los espacios iniciales y finales, sino que también reducirá su número entre palabras a uno:

HOY Y AHORA

En caso de que trabaje con informes diarios o necesite la fecha de hoy y la hora actual en sus hojas de cálculo, las funciones HOY y AHORA están a su servicio.

Con su ayuda, insertarás las fórmulas de fecha y hora de hoy en Google Sheets y se actualizarán solas cada vez que accedas al documento. La verdad es que no puedo imaginar una función más sencilla que estas dos:

• =HOY() le mostrará la fecha de hoy.
• =NOW() devolverá tanto la fecha de hoy como la hora actual.

Véase también:

• Calcular el tiempo en Google Sheets: restar, sumar y extraer unidades de fecha y hora

Función DATE de Google Sheets

Si vas a trabajar con fechas en tablas electrónicas, la función FECHA de Google Sheets es imprescindible.

Al construir diferentes fórmulas, tarde o temprano se dará cuenta de que no todas reconocen las fechas introducidas tal cual: 12/8/2019.

Además, la configuración regional de la hoja de cálculo dicta el formato de la fecha. Así que el formato al que estás acostumbrado (como 12/8/2019 en EE.UU.) pueden no ser reconocidas por las Hojas de otros usuarios (por ejemplo, con la configuración regional para el Reino Unido, donde las fechas se ven como 8/12/2019 ).

Para evitarlo, es muy recomendable utilizar la función FECHA, que convierte el día, el mes y el año que introduzcas en un formato que Google siempre entenderá:

Por ejemplo, si tuviera que restar 7 días al cumpleaños de mi amigo para saber cuándo empezar a prepararme, utilizaría la fórmula de la siguiente manera:

=FECHA(2019,9,17)-7

O podría hacer que la función FECHA devolviera el 5º día del mes y año actuales:

=FECHA(AÑO(HOY()),MES(HOY()),5)

Véase también:

• Fecha y hora en Hojas de cálculo de Google: introduce, formatea y convierte fechas y horas en tu hoja de cálculo
• Función DATEDIF en Google Sheets - calcular días, meses y años entre dos fechas en Google Sheets

Google Sheets VLOOKUP

Y, por último, la función VLOOKUP. Esa misma función que tiene aterrorizados a muchos usuarios de Google Sheets. :) Pero lo cierto es que sólo tienes que desmenuzarla una vez, y ya no recordarás cómo vivías sin ella.

VLOOKUP de Google Sheets explora una columna de la tabla en busca de un registro que especifiques y extrae el valor correspondiente de otra columna de esa misma fila:

• buscar_clave es el valor que hay que buscar
• gama es la tabla en la que debe buscar
• índice es el número de la columna de la que se extraerán los registros relacionados
• is_sorted es opcional y se utiliza para indicar que la columna a escanear está ordenada

Tengo una tabla con frutas y quiero saber cuánto cuestan las naranjas. Para ello, creo una fórmula que buscará Naranja en la primera columna de mi tabla y devolver el precio correspondiente de la tercera columna:

=VLOOKUP("Naranja",A1:C6,3)

Véase también:

• La guía detallada sobre el VLOOKUP en hojas de cálculo con ejemplos
• Detecte y corrija errores en su VLOOKUP

Modifica varias fórmulas de Google Sheets rápidamente con una herramienta especial

También disponemos de una herramienta que te ayuda a modificar varias fórmulas de Google Sheets dentro del rango seleccionado a la vez. Se llama Fórmulas y te mostraré cómo funciona.

Tengo una pequeña tabla en la que he utilizado las funciones SUMIF para hallar el total de cada fruta:

Quiero multiplicar todos los totales por 3 para reponer. Así que selecciono la columna con mis fórmulas y abro el complemento.

Nota: Dado que la utilidad forma parte de Power Tools, primero debe instalarla. Encontrará la herramienta en la parte inferior del panel:

A continuación, elijo la opción Modificar todas las fórmulas seleccionadas Añadir *3 al final de la muestra de fórmula y haga clic en Ejecutar Puedes ver cómo los totales cambian en consecuencia, todo de una vez:

Espero que este artículo haya respondido a algunas de tus preguntas sobre las funciones de Google Sheets. Si tienes en mente alguna otra fórmula de Google Sheets que no se haya tratado aquí, háznoslo saber en los comentarios a continuación.