Hoy veremos cómo usar VLOOKUP en Excel con muchos ejemplos detallados paso a paso. Aprenderá cómo hacer Vlookup desde otra hoja y libro diferente, buscar con comodines y mucho más.

Este artículo comienza una serie sobre VLOOKUP, una de las funciones más útiles de Excel y, al mismo tiempo, una de las más complejas y menos comprendidas. Intentaremos explicar los conceptos básicos en un lenguaje muy sencillo para que la curva de aprendizaje de un usuario inexperto sea lo más fácil posible. También proporcionaremos ejemplos de fórmulas que cubren los usos más típicos de VLOOKUP en Excel, e intentaremos hacer quea la vez informativos y divertidos.

Función VLOOKUP de Excel

¿Qué es VLOOKUP? Para empezar, es una función de Excel :) ¿Qué hace? Busca el valor que especifiques y devuelve un valor coincidente de otra columna. Más técnicamente, la función VLOOKUP busca un valor en la primera columna de un rango dado y devuelve un valor en la misma fila de otra columna.

En su uso común, Excel VLOOKUP busca a través de su conjunto de datos basado en el identificador único y le trae una pieza de información asociada con ese identificador único.

La letra "V" significa "vertical" y se utiliza para diferenciar VLOOKUP de la función HLOOKUP que busca un valor en una fila en lugar de en una columna (H significa "horizontal").

La función está disponible en todas las versiones de Excel 365 hasta Excel 2007.

Sugerencia: En Excel 365 y Excel 2021, puede utilizar la función XLOOKUP, que es un sucesor más flexible y potente de VLOOKUP.

Sintaxis VLOOKUP

La sintaxis de la función VLOOKUP es la siguiente:

Dónde:

• Valor_buscado (obligatorio) - es el valor a buscar.

  Puede ser un valor (número, fecha o texto), una referencia de celda (referencia a una celda que contiene un valor de búsqueda) o el valor devuelto por otra función. A diferencia de los números y las referencias de celda, los valores de texto deben ir siempre entre comillas dobles.

• Tabla_array (obligatorio) - es el rango de celdas donde buscar el valor de búsqueda y del que recuperar una coincidencia. El campo La función VLOOKUP busca siempre en la primera columna de la matriz de la tabla que puede contener varios valores de texto, números, fechas y valores lógicos.
• Col_index_num (obligatorio) - es el número de la columna de la que se devolverá un valor. El recuento comienza desde la columna situada más a la izquierda en la matriz de la tabla, que es 1.
• Consulta_rango (opcional) - determina si se busca una coincidencia aproximada o exacta:
  • TRUE u omitido (por defecto) - coincidencia aproximada. Si no se encuentra una coincidencia exacta, la fórmula busca el mayor valor que sea menor que el valor de búsqueda. Requiere ordenar la columna de búsqueda en orden ascendente.
  • FALSE - coincidencia exacta. La fórmula busca un valor exactamente igual al valor de búsqueda. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devuelve un valor #N/A.

Fórmula VLOOKUP básica

He aquí un ejemplo de la fórmula VLOOKUP de Excel en su forma más simple. Eche un vistazo a la siguiente fórmula e intente "traducirla" al inglés:

=VLOOKUP("león", A2:B11, 2, FALSE)

• El primer argumento ( buscar_valor ) indica claramente que la fórmula busca la palabra "león".
• El 2º argumento ( tabla_array ) es A2:B11. Teniendo en cuenta que la búsqueda se realiza en la columna situada más a la izquierda, puede leer la fórmula anterior un poco más allá: busque "león" en el intervalo A2:A11. Hasta aquí todo bien, ¿verdad?
• El 3er argumento col_index_num es 2. Es decir, queremos devolver un valor coincidente de la columna B, que es la segunda en el array de la tabla.
• El 4º argumento búsqueda_de_rango es FALSE, lo que indica que buscamos una coincidencia exacta.

Con todos los argumentos establecidos, no debería tener problemas para leer la fórmula completa: buscar "león" en A2:A11, encontrar una coincidencia exacta y devolver un valor de la columna B de la misma fila.

Para mayor comodidad, puede escribir el valor que le interese en una celda, por ejemplo E1, sustituir el texto "codificado" por la referencia de la celda y hacer que la fórmula busque cualquier valor que introduzca en E1:

=VLOOKUP(E1, A2:B11, 2, FALSE)

¿Queda algo sin aclarar? Entonces intente verlo de esta manera:

Cómo hacer un Vlookup en Excel

Al utilizar fórmulas VLOOKUP en hojas de cálculo reales, la regla general es la siguiente: tabla de bloqueo array con referencias absolutas de celda (como $A$2:$C$11) para evitar que cambie al copiar una fórmula a otras celdas.

En valor de búsqueda en la mayoría de los casos debería ser una referencia relativa (como E2) o puedes bloquear sólo la coordenada de la columna ($E2). Cuando la fórmula se copie columna abajo, la referencia se ajustará automáticamente para cada fila.

Para ver cómo funciona en la práctica, considere el siguiente ejemplo. A nuestra tabla de ejemplo, hemos añadido una columna más que clasifica a los animales por velocidad (columna A) y queremos encontrar al 1º, 5º y 10º velocista más rápido del mundo. Para ello, introduzca los rangos de búsqueda en algunas celdas (E2:E4 en la captura de pantalla siguiente) y utilice las siguientes fórmulas:

Para sacar los nombres de los animales de la columna B:

=VLOOKUP($E2, $A$2:$C$11, 2, FALSE)

Para extraer la velocidad de la columna C:

=VLOOKUP($E2, $A$2:$C$11, 3, FALSE)

Introduce las fórmulas anteriores en las celdas F2 y G2, selecciona esas celdas y arrastra las fórmulas a las filas inferiores:

Si investiga la fórmula en una fila inferior, observará que la referencia del valor de búsqueda se ha ajustado para esa fila específica, mientras que la matriz de la tabla no ha cambiado:

A continuación le ofrecemos algunos consejos útiles que le ahorrarán muchos quebraderos de cabeza y tiempo de resolución de problemas.

Excel VLOOKUP - ¡5 cosas para recordar!

1. La función VLOOKUP no puede mirar a su izquierda Siempre busca en el columna de la izquierda de la matriz de la tabla y devuelve un valor de una columna de la derecha. Si necesita extraer valores de la izquierda, utilice la combinación INDEX MATCH (o INDEX XMATCH en Excel 365) que no se preocupa por la posición de las columnas de búsqueda y retorno.
2. La función VLOOKUP no distingue entre mayúsculas y minúsculas Para distinguir entre mayúsculas y minúsculas, utilice fórmulas VLOOKUP que distingan entre mayúsculas y minúsculas.
3. Recuerde la importancia del último parámetro. Utilice TRUE para una coincidencia aproximada y FALSE para una coincidencia exacta. Para más detalles, consulte VLOOKUP TRUE vs. FALSE.
4. Cuando busque una coincidencia aproximada, asegúrese de que los datos de la columna de búsqueda están ordenados de forma ascendente.
5. Si no se encuentra el valor de búsqueda, se devuelve un error #N/A. Para obtener información sobre otros errores, consulte Por qué no funciona Excel VLOOKUP.

Ejemplos de VLOOKUP en Excel

Espero que la búsqueda vertical empiece a resultarte un poco más familiar. Para reforzar tus conocimientos, vamos a construir algunas fórmulas VLOOKUP más.

Cómo hacer Vlookup desde otra hoja en Excel

En la práctica, la función VLOOKUP de Excel rara vez se utiliza con datos de la misma hoja de cálculo. Lo más frecuente es que tenga que extraer los datos coincidentes de una hoja de cálculo diferente.

Para hacer Vlookup desde una hoja Excel diferente, ponga el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación en el campo tabla_array Por ejemplo, para buscar en el rango A2:B10 de la Hoja2, utilice esta fórmula:

=VLOOKUP("Producto1", Hoja2!A2:B10, 2)

Por supuesto, no es necesario que escriba el nombre de la hoja manualmente. Simplemente, empiece a escribir la fórmula y cuando llegue al punto tabla_array cambie a la hoja de cálculo de búsqueda y seleccione el rango con el ratón.

Por ejemplo, así es como se puede buscar el valor A2 en el rango A2:A9 en la pantalla Precios y devuelve un valor coincidente de la columna C:

=VLOOKUP(A2, Precios!$A$2:$C$9, 3, FALSE)

Notas:

• Si el nombre de la hoja de cálculo contiene espacios o caracteres no alfabéticos debe ir entre comillas simples, por ejemplo: "Lista de precios": $A$2:$C$9.
• En caso de que utilice una fórmula VLOOKUP para varias celdas, recuerde bloquear tabla_array con el signo $, como $A$2:$C$9.

Cómo hacer Vlookup desde otro libro en Excel

Para hacer Vlookup desde otro libro de Excel, ponga el nombre del libro entre corchetes antes del nombre de la hoja de cálculo.

Por ejemplo, ésta es la fórmula para buscar el valor A2 en la hoja denominada Precios en el Lista_de_precios.xlsx cuaderno de ejercicios:

=VLOOKUP(A2, [Lista_precios.xlsx]¡Precios!$A$2:$C$9, 3, FALSE)

Si un nombre de libro de trabajo o de hoja de cálculo contiene espacios o caracteres no alfabéticos, debe encerrarlos entre comillas simples de la siguiente manera:

=VLOOKUP(A2, '[Lista de precios.xlsx]Precios'!$A$2:$C$9, 3, FALSE)

La forma más sencilla de hacer una fórmula VLOOKUP que haga referencia a un libro de trabajo diferente es la siguiente:

1. Abre ambos archivos.
2. Comience a escribir su fórmula, cambie al otro libro y seleccione la tabla con el ratón.
3. Introduzca los argumentos restantes y pulse la tecla Intro para completar la fórmula.

El resultado se parecerá a la siguiente captura de pantalla:

Una vez que cerrar el archivo con su tabla de búsqueda, la fórmula VLOOKUP seguirá funcionando, pero ahora mostrará la ruta completa del libro de trabajo cerrado:

Para más información, consulte Cómo hacer referencia a otra hoja o libro de Excel.

Cómo hacer Vlookup desde un rango con nombre en otra hoja

Si va a utilizar el mismo rango de búsqueda en muchas fórmulas, puede crear un rango con nombre y escribirlo directamente en el campo tabla_array argumento.

Para crear un rango con nombre, sólo tiene que seleccionar las celdas y escribir el nombre que desee en el campo Nombre Para conocer los pasos detallados, consulte Cómo nombrar un rango en Excel.

Para este ejemplo, hemos dado el nombre Precios_2020 a las celdas de datos (A2:C9) de la hoja de consulta y obtenemos esta fórmula compacta:

=VLOOKUP(A2, Precios_2020, 3, FALSE)

La mayoría de los nombres en Excel se aplican al todo el cuaderno por lo que no es necesario especificar el nombre de la hoja de cálculo cuando se utilizan rangos con nombre.

Si el intervalo indicado está en otro cuaderno ponga el nombre del libro de trabajo antes del nombre del rango, por ejemplo:

=VLOOKUP(A2, 'ListaPrecios.xlsx'!Precios_2020, 3, FALSE)

Este tipo de fórmulas son mucho más comprensibles, ¿verdad? Además, utilizar rangos con nombre puede ser una buena alternativa a las referencias absolutas. Puesto que un rango con nombre no cambia, puedes estar seguro de que tu matriz de tabla permanecerá bloqueada independientemente de dónde se mueva o copie la fórmula.

Si has convertido tu rango de búsqueda en una tabla Excel completamente funcional, entonces puedes hacer un Vlookup basado en el nombre de la tabla, por ejemplo Tabla_precios en la fórmula siguiente:

=VLOOKUP(A2, Tabla_precios, 3, FALSE)

Las referencias a tablas, también llamadas referencias estructuradas, son resistentes e inmunes a muchas manipulaciones de datos. Por ejemplo, puede eliminar o añadir nuevas filas a su tabla de consulta sin preocuparse de actualizar las referencias.

Uso de comodines en la fórmula VLOOKUP

Como muchas otras fórmulas, la función VLOOKUP de Excel acepta los siguientes caracteres comodín:

• Signo de interrogación (?) para que coincida con cualquier carácter.
• Asterisco (*) para que coincida con cualquier secuencia de caracteres.

Los comodines resultan muy útiles en muchas situaciones:

• Cuando no recuerde el texto exacto que busca.
• Cuando se busca una cadena de texto que forma parte del contenido de la celda.
• Cuando una columna de búsqueda contiene espacios iniciales o finales, es posible que te rompas la cabeza intentando averiguar por qué no funciona una fórmula normal.

Ejemplo 1. Buscar un texto que empiece o termine por determinados caracteres

Supongamos que desea encontrar un determinado cliente en la base de datos que figura a continuación. No recuerda el apellido, pero está seguro de que empieza por "ack".

Para obtener el apellido de la columna A, utilice la siguiente fórmula comodín de Vlookup:

=VLOOKUP("ack*", $A$2:$B$10, 1, FALSE)

Para recuperar la clave de licencia de la columna B, utilice ésta (la diferencia sólo está en el número de índice de la columna):

=VLOOKUP("ack*", $A$2:$B$10, 2, FALSE)

También puede introducir la parte conocida del nombre en alguna celda, por ejemplo E1, y combinar el carácter comodín con la referencia de la celda:

=VLOOKUP(E1& "*", $A$2:$B$10, 1, FALSE)

La siguiente captura de pantalla muestra los resultados:

A continuación se muestran algunas fórmulas VLOOKUP más con comodines.

Encuentra el apellido que termina con "son":

=VLOOKUP("*hijo", $A$2:$B$10, 1, FALSE)

Consigue el nombre que empiece por "joh" y termine por "son":

=VLOOKUP("joh*son", $A$2:$B$10, 1, FALSE)

Saca un apellido de 5 caracteres:

=VLOOKUP("?????", $A$2:$B$10, 1, FALSE)

Ejemplo 2. Comodín VLOOKUP basado en el valor de la celda

Por el ejemplo anterior, ya sabe que es posible concatenar un ampersand (&) y una referencia de celda para crear una cadena de búsqueda. Para buscar un valor que contenga un carácter determinado en cualquier posición, coloque un ampersand antes y después de la referencia de celda.

Supongamos que desea obtener un nombre correspondiente a una determinada clave de licencia, pero no conoce toda la clave, sólo algunos caracteres. Con las claves en la columna A, los nombres en la columna B y parte de la clave de destino en E1, puede hacer un Vlookup comodín de esta manera:

Extrae la llave:

=VLOOKUP("*"&E1& "*", $A$2:$B$10, 1, FALSE)

Extrae el nombre:

=VLOOKUP("*"&E1& "*", $A$2:$B$10, 2, FALSE)

Notas:

• Para que una fórmula VLOOKUP comodín funcione correctamente, utilice una coincidencia exacta (FALSE es el último argumento).
• Si se encuentra más de una coincidencia, se devuelve la primera .

VLOOKUP TRUE vs FALSE

Y ahora, es el momento de echar un vistazo más de cerca al último argumento de la función VLOOKUP de Excel. Aunque es opcional, el argumento búsqueda_de_rango Dependiendo de si elige VERDADERO o FALSO, la fórmula puede dar resultados diferentes.

Excel VLOOKUP coincidencia exacta (FALSE)

Si búsqueda_de_rango se establece en FALSE, una fórmula Vlookup busca un valor que sea exactamente igual al valor de búsqueda. Si se encuentran dos o más coincidencias, se devuelve la 1ª. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se produce el error #N/A.

Coincidencia aproximada de VLOOKUP de Excel (TRUE)

Si búsqueda_de_rango se establece en TRUE o se omite (por defecto), la fórmula busca la coincidencia más cercana. Más concretamente, busca primero una coincidencia exacta y, si no la encuentra, busca el siguiente valor más grande que sea menor que el valor de búsqueda.

Un Vlookup de coincidencia aproximada funciona con las siguientes advertencias:

• La columna de búsqueda debe estar ordenada en orden ascendente de menor a mayor, de lo contrario puede que no se encuentre un valor correcto.
• Si el valor de búsqueda es menor que el valor más pequeño de la matriz de búsqueda, se devuelve un error #N/A.

Los siguientes ejemplos le ayudarán a comprender mejor la diferencia entre un Vlookup de coincidencia exacta y uno de coincidencia aproximada y cuándo es mejor utilizar cada fórmula.

Ejemplo 1. Cómo realizar una búsqueda de coincidencias exactas

Para buscar una coincidencia exacta, basta con poner FALSE en el último argumento.

Para este ejemplo, tomemos la tabla de velocidad de los animales, intercambiemos las columnas e intentemos encontrar los animales que pueden correr a 80, 50 y 30 millas por hora. Con los valores de búsqueda en D2, D3 y D4, introduzca la siguiente fórmula en E2 y, a continuación, cópiela en dos celdas más:

=VLOOKUP(D2, $A$2:$B$12, 2, FALSE)

Como puede ver, la fórmula devuelve "León" en E3 porque se ejecutan exactamente 50 por hora. Para los otros dos valores de búsqueda no se encuentra una coincidencia exacta y aparecen errores #N/A.

Ejemplo 2. Cómo utilizar Vlookup para una coincidencia aproximada

Para buscar una coincidencia aproximada, hay que hacer dos cosas esenciales:

• Ordena la primera columna de tabla_array de menor a mayor.
• Utilice TRUE para el búsqueda_de_rango u omitirlo.

Ordenar la columna de búsqueda es muy importante porque la función VLOOKUP detiene la búsqueda en cuanto encuentra una coincidencia cercana menor que el valor de búsqueda. Si los datos no están ordenados correctamente, puede acabar obteniendo resultados realmente extraños o un montón de errores #N/A.

Para nuestros datos de muestra, una fórmula Vlookup de coincidencia aproximada es la siguiente:

=VLOOKUP(D2, $A$2:$B$12, 2, TRUE)

Y devuelve los siguientes resultados:

• Para un valor de búsqueda de "80", se devuelve "Cheetah" porque su velocidad (70) es la coincidencia más cercana que es menor que el valor de búsqueda.
• Para un valor de búsqueda de "50", se devuelve una coincidencia exacta (León).
• Para un valor de búsqueda de "30", se devuelve un error #N/A porque el valor de búsqueda es menor que el valor más pequeño de la columna de búsqueda.

Herramientas especiales para Vlookup en Excel

Sin duda, VLOOKUP es una de las funciones más potentes y útiles de Excel, pero también una de las más confusas. Para que la curva de aprendizaje sea menos empinada y la experiencia más agradable, hemos incluido un par de herramientas que ahorran tiempo en nuestra Ultimate Suite para Excel.

Asistente de VLOOKUP: forma sencilla de escribir fórmulas complejas

El Asistente interactivo VLOOKUP le guiará a través de las opciones de configuración para construir una fórmula perfecta para los criterios que especifique. Dependiendo de su estructura de datos, utilizará la función VLOOKUP estándar o una fórmula INDEX MATCH que puede extraer valores de la izquierda.

Para obtener su fórmula personalizada, esto es lo que tiene que hacer:

1. Ejecute el Asistente VLOOKUP.

1. Elija su tabla principal y su tabla de consulta.
2. Especifique las siguientes columnas (en muchos casos se seleccionan automáticamente):
   • Columna clave - la columna de la tabla principal que contiene los valores que hay que buscar.
   • Columna de búsqueda - la columna para mirar hacia arriba.
   • Columna de retorno - la columna de la que recuperar los valores.
3. Pulse el botón Inserte botón.

Los siguientes ejemplos muestran al asistente en acción.

Vlookup estándar

Cuando la columna de búsqueda ( Animales ) es la columna situada más a la izquierda en la tabla de búsqueda, se inserta una fórmula VLOOKUP normal para coincidencia exacta:

Vlookup a la izquierda

Cuando la columna de búsqueda ( Animales ) está a la derecha de la columna de retorno ( Velocidad ), el asistente inserta una fórmula INDEX MATCH para Vlookup de derecha a izquierda:

Bonificación extra Gracias al uso inteligente de las referencias de celdas, las fórmulas pueden copiarse o moverse a cualquier columna, sin tener que actualizar las referencias.

Combinar dos tablas - alternativa sin fórmulas al VLOOKUP de Excel

Si sus archivos Excel son enormemente grandes y complejos, el plazo de entrega del proyecto es inminente y busca a alguien que le eche una mano, pruebe el Asistente para combinar tablas.

Esta herramienta es nuestra alternativa visual y sin estrés a la función VLOOKUP de Excel, que funciona así:

1. Seleccione su mesa principal.
2. Seleccione la tabla de consulta.
3. Elija una o varias columnas comunes como identificador(es) único(s).
4. Especifique las columnas que desea actualizar.
5. Opcionalmente, elija las columnas que desea añadir.
6. Deje que el Asistente para combinar tablas procese el proceso durante unos segundos... y disfrute de los resultados :)

En la próxima parte de nuestro tutorial, discutiremos ejemplos avanzados de VLOOKUP que le enseñarán cómo Vlookup criterios múltiples, devolver todos los partidos o ocurrencia Nth, realizar doble Vlookup, buscar a través de múltiples hojas con una sola fórmula, y mucho más. Gracias por leer y espero verte la próxima semana!

Descargas disponibles

Ejemplos de fórmulas VLOOKUP en Excel (archivo .xlsx)

Ultimate Suite 14 días versión totalmente funcional (archivo .exe)