El tutorial muestra diferentes formas de combinar hojas en Excel dependiendo del resultado que se busque: consolidar datos de varias hojas de cálculo, combinar varias hojas copiando sus datos o combinar dos hojas de cálculo Excel en una por la columna clave.

Hoy abordaremos un problema con el que muchos usuarios de Excel luchan a diario: cómo combinar varias hojas de Excel en una sola sin copiar y pegar. El tutorial cubre dos de los escenarios más comunes: consolidando datos numéricos (suma, recuento, etc.) y fusión hojas (es decir, copiar datos de varias hojas de cálculo en una sola).

Consolidar datos de varias hojas de cálculo en una sola hoja de cálculo

La forma más rápida de consolidar datos en Excel (ubicados en un libro o en varios libros) es utilizar la función incorporada Excel Consolidar característica.

Consideremos el siguiente ejemplo. Supongamos que tiene varios informes de las oficinas regionales de su empresa y desea consolidar esas cifras en una hoja de cálculo maestra para tener un informe resumido con los totales de ventas de todos los productos.

Como puede ver en la siguiente captura de pantalla, las tres hojas de cálculo que se van a consolidar tienen una estructura de datos similar, pero diferente número de filas y columnas:

Para consolidar los datos en una única hoja de cálculo, realice los siguientes pasos:

1. Organice correctamente los datos de origen. Para que la función Consolidar de Excel funcione correctamente, asegúrese de que:
   • Cada intervalo (conjunto de datos) que desee consolidar reside en una hoja de cálculo distinta. No ponga ningún dato en la hoja en la que piensa imprimir los datos consolidados.
   • Cada hoja tiene el mismo diseño, y cada columna tiene una cabecera y contiene datos similares.
   • No hay filas ni columnas en blanco en ninguna lista.
2. Ejecute Excel Consolidar. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda en la que desea que aparezcan los datos consolidados, vaya a la opción Datos y haga clic en Consolidar .

Consejo: Es aconsejable consolidar los datos en una hoja vacía. Si su hoja maestra ya tiene algunos datos, asegúrese de que hay espacio suficiente (filas y columnas en blanco) para contener los datos fusionados.

• En el Función seleccione una de las funciones de resumen que desee utilizar para consolidar los datos (Recuento, Media, Máx, Mín, etc.). En este ejemplo, seleccionamos Suma .
• En el Referencia haciendo clic en el botón Contraer diálogo icono y seleccione el rango en la primera hoja de cálculo. A continuación, haga clic en el botón Añadir para que ese intervalo se añada al Todas las referencias Repita este paso para todos los rangos que desee consolidar.

Si una o algunas de las hojas se encuentran en otro libro, haga clic en el botón Visite inferior para localizar el libro de trabajo.

Configurar los ajustes de actualización En el mismo Consolidar seleccione una de las siguientes opciones:

• Compruebe el Fila superior y/o Columna izquierda cajas bajo Utilizar etiquetas si desea que las etiquetas de fila y/o columna de los rangos de origen se copien en la consolidación.
• Seleccione Crear enlaces a los datos de origen si desea que los datos consolidados se actualicen automáticamente cada vez que cambien los datos de origen. En este caso, Excel creará enlaces a sus hojas de cálculo de origen, así como un esquema como en la siguiente captura de pantalla.

Si expande algún grupo (haciendo clic en el símbolo del contorno más) y, a continuación, hace clic en la celda con un valor determinado, aparecerá un enlace a los datos de origen en la barra de fórmulas.

Ver también: Función TEXTSPLIT en Excel: dividir cadenas de texto por delimitador

Como ve, la función Consolidar de Excel es muy útil para reunir datos de varias hojas de cálculo. Sin embargo, tiene algunas limitaciones. En concreto, funciona para valores numéricos sólo y siempre resume esos números de una forma u otra (suma, recuento, media, etc.)

Si desea combinar hojas en Excel mediante copiando Para combinar sólo un par de hojas, puede que no necesite nada más que el viejo copiar/pegar. Pero si va a combinar decenas de hojas, los errores con el copiar/pegar manual son inevitables. En este caso, puede que quiera emplear una de las siguientes técnicas para automatizar la combinación.

Cómo fusionar hojas de Excel en una sola

En general, hay cuatro formas de combinar hojas de cálculo de Excel en una sola sin copiar y pegar:

Cómo combinar hojas de cálculo Excel con Ultimate Suite

La función incorporada de Excel Consolidar puede resumir datos de diferentes hojas, pero no puede combinar hojas copiando sus datos. Para ello, puede utilizar una de las herramientas combinar & combinar incluidas en nuestra Ultimate Suite para Excel.

Combinar varias hojas de cálculo en una con Copiar hojas

Supongamos que tiene varias hojas de cálculo que contienen información sobre distintos productos, y ahora necesita fusionar estas hojas en una hoja de cálculo de resumen, como ésta:

Con la función Copiar Hojas añadida a la cinta de opciones, basta con seguir 3 sencillos pasos para fusionar las hojas seleccionadas en una sola.

1. Inicie el Asistente para Copiar Hojas.

   En la cinta de Excel, vaya a la pestaña Ablebits ficha, Fusión grupo, haga clic en Hojas de copia y elija una de las siguientes opciones:

   • Copie las hojas de cada libro en una hoja y ponga las hojas resultantes en un libro.
   • Fusiona las hojas con nombres idénticos en una sola.
   • Copiar las hojas seleccionadas en un libro de trabajo.
   • Combina los datos de las hojas seleccionadas en una sola hoja.

   Como queremos combinar varias hojas copiando sus datos, elegimos la última opción:

   

2. Seleccione las hojas de cálculo y, opcionalmente, los rangos que desea combinar.

   En Hojas de copia muestra una lista de todas las hojas de todos los libros de trabajo abiertos. Seleccione las hojas de trabajo que desea combinar y haga clic en Siguiente .

   Si no desea copiar todo el contenido de una determinada hoja de cálculo, utilice la función Contraer diálogo para seleccionar el intervalo deseado, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

   En este ejemplo, estamos fusionando las tres primeras hojas:

   

   Sugerencia: si las hojas de trabajo que desea combinar se encuentran en otro libro que está cerrado, haga clic en el botón Añadir archivos... para buscar ese libro.

3. Elija cómo fusionar las hojas.

   En este paso, debe configurar opciones adicionales para que sus hojas de cálculo se combinen exactamente como usted desea.

   Cómo pegar los datos:

   • Pegar todo - copiar todos los datos (valores y fórmulas). En la mayoría de los casos, es la opción que hay que elegir.
   • Sólo pegar valores - si no desea que las fórmulas de las hojas originales se peguen en la hoja de resumen, seleccione esta opción.
   • Crear enlaces a los datos de origen - se insertarán fórmulas que vinculen los datos combinados con los datos de origen. Seleccione esta opción si desea que los datos combinados se actualicen automáticamente cada vez que cambie alguno de los datos de origen. Funciona de forma similar a la opción Crear enlaces a los datos de origen opción de Consolidar de Excel.

   Cómo ordenar los datos:

   • Colocar los rangos copiados uno debajo de otro - ordenar verticalmente los rangos copiados.
   • Coloca las gamas copiadas una al lado de la otra - disponga los rangos copiados horizontalmente.

   Cómo copiar los datos:

   • Conservar el formato - autoexplicativo y muy práctico.
   • Separe los rangos copiados con una línea en blanco - seleccione esta opción si desea añadir una fila vacía entre los datos copiados de diferentes hojas de cálculo.
   • Copiar tablas con sus cabeceras Marque esta opción si desea que los encabezados de las tablas se incluyan en la hoja resultante.

   La siguiente captura de pantalla muestra la configuración por defecto que funciona bien para nosotros:

   

   Haga clic en el botón Copia y tendrá la información de tres hojas diferentes combinada en una hoja de resumen como la que se muestra al principio de este ejemplo.

Otras formas de combinar hojas en Excel

Aparte del Hojas de copia Ultimate Suite para Excel proporciona algunas herramientas de fusión más para manejar escenarios más específicos.

Ejemplo 1. Combinar hojas Excel con un orden diferente de columnas

Cuando se trabaja con hojas creadas por diferentes usuarios, el orden de las columnas suele ser diferente. ¿Cómo se maneja esto? ¿Copiando las hojas manualmente o moviendo columnas en cada hoja? Ni lo uno ni lo otro! Confíe el trabajo a nuestro asistente Combinar Hojas:

Y los datos se combinarán perfectamente mediante encabezados de columna :

Ejemplo 2. Combinar columnas específicas de varias hojas

Si tiene hojas realmente grandes con toneladas de columnas diferentes, puede que desee combinar sólo las más importantes en una tabla resumen. Ejecute la función Combinar hojas de trabajo y seleccione las columnas correspondientes. ¡Sí, así de fácil!

Como resultado, sólo los datos de las columnas que ha seleccionado entran en la hoja de resumen:

En estos ejemplos se han mostrado sólo un par de nuestras herramientas de fusión, pero hay mucho más. Después de experimentar un poco, verá lo útiles que son todas las funciones. La versión de evaluación totalmente funcional de Ultimate Suite está disponible para su descarga al final de este post.

Fusionar hojas en Excel mediante código VBA

Si eres un usuario avanzado de Excel y te sientes cómodo con las macros y VBA, puedes combinar varias hojas de Excel en una utilizando algún script VBA, por ejemplo éste.

Tenga en cuenta que para que el código VBA funcione correctamente, todas las hojas de cálculo de origen deben tener la misma estructura, los mismos encabezados de columna y el mismo orden de columnas.

Combinar datos de varias hojas de cálculo con Power Query

Power Query es una tecnología muy potente para combinar y refinar datos en Excel. Sin embargo, es bastante compleja y requiere una larga curva de aprendizaje. El siguiente tutorial explica en detalle los usos más comunes: Combinar datos de múltiples fuentes de datos (Power Query).

Cómo fusionar dos hojas Excel en una por la columna o columnas clave

Si busca una forma rápida de combinar y fusionar de dos hojas de cálculo, puede emplear la función VLOOKUP de Excel o utilizar el Asistente para combinar tablas. Esta última es una herramienta visual fácil de usar que le permite comparar dos hojas de cálculo de Excel por una o varias columnas comunes y extraer los datos coincidentes de la tabla de búsqueda. La siguiente captura de pantalla muestra uno de los posibles resultados.

El asistente Combinar tablas también está incluido en Ultimate Suite for Excel.

Así es como se consolidan los datos y se fusionan las hojas en Excel. Espero que la información de este breve tutorial te resulte útil. De todos modos, ¡te doy las gracias por leer y espero verte por este blog la semana que viene!

Descargas disponibles

Ultimate Suite 14 días versión totalmente funcional (archivo .exe)