Hoy vamos a empezar a hablar de lo que se puede hacer con las fechas y la hora en una hoja de cálculo de Google. Vamos a ver más detenidamente cómo se pueden introducir la fecha y la hora en la tabla, y cómo darles formato y convertirlas en números.

Cómo insertar fecha y hora en Google Sheets

Empecemos por introducir la fecha y la hora en una celda de Google Sheets.

Consejo: los formatos de fecha y hora dependen de la configuración regional predeterminada de la hoja de cálculo. Para cambiarla, vaya a Archivo> Configuración de la hoja de cálculo Aparecerá una ventana emergente en la que podrá configurar su región en la opción General tab> Local Así, te asegurarás los formatos de fecha y hora a los que estás acostumbrado.

Existen tres formas de insertar la fecha y la hora en la hoja de cálculo de Google:

Método nº 1. Añadimos la fecha y la hora manualmente.

Nota. Independientemente de cómo quieras que se vea la hora al final, siempre debes introducirla con dos puntos. Esto es esencial para que las Hojas de cálculo de Google distingan entre la hora y los números.

Puede parecer la forma más fácil, pero la configuración regional que hemos mencionado anteriormente juega un papel vital aquí. Cada país tiene su propio patrón para mostrar la fecha y la hora.

Como todos sabemos, el formato de fecha americano difiere del europeo. Si pone " Estados Unidos " como su configuración regional y escriba la fecha en el formato europeo, dd/mm/aaaa, simplemente no funcionará. La fecha introducida se tratará como un valor textual, así que preste atención a esto.

Método nº 2. Haz que Google Sheets rellene automáticamente tu columna con la fecha o la hora.

1. Rellene algunas celdas con los valores de fecha/hora/fecha-hora necesarios.
2. Seleccione estas celdas para que pueda ver un pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la selección:

   

3. Haga clic en ese cuadrado y arrastre la selección hacia abajo, cubriendo todas las celdas necesarias.

Verás cómo Google Sheets rellena automáticamente esas celdas basándose en dos muestras que has proporcionado, conservando los intervalos:

Método nº 3. Utilice combinaciones de teclas para insertar la fecha y hora actuales.

Coloque el cursor en la celda de interés y pulse uno de los siguientes atajos:

• Ctrl+; (punto y coma) para introducir la fecha actual.
• Ctrl+Mayús+; (punto y coma) para introducir la hora actual.
• Ctrl+Alt+Mayús+; (punto y coma) para añadir ambos, fecha y hora actuales.

Más tarde podrás editar los valores. Este método te ayuda a evitar el problema de introducir un formato de fecha incorrecto.

Método nº 4. Aprovecha las funciones de fecha y hora de Google Sheets:

HOY() - devuelve la fecha actual a una celda.

AHORA() - devuelve la fecha y hora actuales a una celda.

Nota. Estas fórmulas se recalcularán y el resultado se renovará con cada cambio que se haga en la tabla.

Ya hemos colocado la fecha y la hora en nuestras celdas. El siguiente paso es dar formato a la información para mostrarla de la forma que necesitamos.

Al igual que ocurre con los números, podemos hacer que nuestra hoja de cálculo devuelva la fecha y la hora en varios formatos.

Coloque el cursor en la celda necesaria y vaya a Formato> Número Puedes elegir entre cuatro formatos diferentes por defecto o crear uno personalizado utilizando Fecha y hora personalizadas ajuste:

Como resultado, una misma fecha tiene un aspecto diferente con distintos formatos aplicados:

Como puede ver, dependiendo de sus necesidades, hay varias formas de configurar el formato de la fecha. Permite mostrar cualquier valor de fecha y hora, desde un día hasta un milisegundo.

Método nº 5. Haga que su fecha/hora forme parte de la validación de datos.

En caso de que necesite utilizar la fecha o la hora en la validación de datos, proceda de la siguiente manera Formato> Validación de datos en el menú de Google Sheets:

• En cuanto a las fechas, sólo tienes que establecerlo como criterio y elegir la opción que más te convenga:

  

• En cuanto a las unidades de tiempo, como no aparecen por defecto en esta configuración, tendrá que crear una columna adicional con unidades de tiempo y hacer referencia a esta columna con sus criterios de validación de datos ( Lista de una gama ), o introduzca unidades de tiempo directamente en el campo de criterios ( Lista de artículos ) separándolos por una coma:

  

Insertar la hora en Google Sheets con un formato numérico personalizado

Supongamos que necesitamos añadir el tiempo en minutos y segundos: 12 minutos, 50 segundos. Sitúa el cursor en A2, teclea 12:50 y pulsa Intro en el teclado.

Nota. Independientemente de cómo quieras que se vea la hora al final, siempre debes introducirla con dos puntos. Esto es esencial para que las Hojas de cálculo de Google distingan entre la hora y los números.

Lo que vemos es que Google Sheet trata nuestro valor como 12 horas 50 minutos. Si aplicamos Duración a la celda A2, seguirá mostrando la hora como 12:50:00.

Entonces, ¿cómo podemos hacer que la hoja de cálculo de Google devuelva sólo minutos y segundos?

Método nº 1. Teclea 00:12:50 en tu móvil.

Para ser sincero, esto puede resultar un proceso tedioso si necesita introducir varias marcas de tiempo sólo con minutos y segundos.

Método nº 2. Escribe 12:50 en la celda A2 y pon la siguiente fórmula en A3:

=A2/60

Consejo. Aplique el Duración a la celda A3. De lo contrario su tabla siempre devolverá 12 horas AM.

Método nº 3. Utiliza fórmulas especiales.

Introduzca minutos en A1, segundos en B1. Introduzca la fórmula siguiente en C1:

=TIME(0,A1,B1)

La función TIEMPO hace referencia a las celdas, toma los valores y los transforma en horas (0), minutos (A1) y segundos (B1).

Para eliminar los símbolos sobrantes de nuestra hora, configure de nuevo el formato. Vaya a Más formatos de fecha y hora y crear un formato personalizado que muestre sólo los minutos y segundos transcurridos:

Convertir la hora en decimal en Google Sheets

Pasamos a varias operaciones que podemos hacer con la fecha y la hora en Google Sheets.

Puede haber casos en los que necesite mostrar la hora como un decimal en lugar de "hh:mm:ss" para realizar diversos cálculos. ¿Por qué? Por ejemplo, para contar el salario por hora, ya que no puede realizar ninguna operación aritmética utilizando ambos, números y hora.

Pero el problema desaparece si el tiempo es decimal.

Digamos que la columna A contiene la hora a la que empezamos a trabajar en alguna tarea y la columna B muestra la hora de finalización. Queremos saber cuánto tiempo nos llevó y, para ello, en la columna C utilizamos la siguiente fórmula:

=B2-A2

Copiamos la fórmula en las celdas C3:C5 y obtenemos el resultado de horas y minutos. A continuación, transferimos los valores a la columna D utilizando la fórmula:

=$C3

A continuación, seleccione toda la columna D y vaya a Formato> Número> Número :

Por desgracia, el resultado que obtenemos no dice mucho a primera vista. Pero Google Sheets tiene una razón para ello: muestra el tiempo como parte de un periodo de 24 horas. En otras palabras, 50 minutos son 0,034722 de 24 horas.

Por supuesto, este resultado puede utilizarse en los cálculos.

Pero como estamos acostumbrados a ver el tiempo en horas, nos gustaría introducir más cálculos en nuestra tabla. En concreto, tenemos que multiplicar el número que hemos obtenido por 24 (24 horas):

Ahora tenemos un valor decimal, en el que el entero y el fraccionario reflejan el número de horas. En pocas palabras, 50 minutos son 0,8333 horas, mientras que 1 hora y 30 minutos son 1,5 horas.

Pasar fechas con formato de texto a formato de fecha con Power Tools for Google Sheets

Existe una solución rápida para convertir fechas formateadas como texto a un formato de fecha. Se llama Power Tools. Power Tools es un complemento para Google Sheets que te permite convertir la información en un par de clics:

1. Consigue el complemento para tus hojas de cálculo en la tienda web de Google Sheets.
2. Ir a Extensiones> Herramientas eléctricas> Inicio para ejecutar el complemento y haga clic en el botón Convertir del panel de complementos. También puede seleccionar el icono de herramienta Herramientas> Convertir desde el menú Herramientas.
3. Seleccione el rango de celdas que contienen fechas formateadas como texto.
4. Marque la casilla de la opción Convertir texto en fechas y haga clic en Ejecutar :

   

   Sus fechas con formato de texto se formatearán como fechas en sólo unos segundos.

Espero que hoy hayas aprendido algo nuevo. Si te queda alguna pregunta, no dudes en hacerla en los comentarios de abajo.

La próxima vez continuaremos con el cálculo de la diferencia horaria y la suma de fechas y horas.