От време на време всеки потребител на Google Sheets се сблъсква с неизбежното: комбиниране на няколко таблици в една. Копирането и поставянето е досадно и отнема много време, така че трябва да има друг начин. И сте прави - всъщност има няколко начина. Така че подгответе таблиците си и следвайте стъпките от тази статия.

Всички начини, които описвам, могат да се използват за обработка на големи таблици. Но за да бъде това ръководство възможно най-ясно, ще запазя таблиците си кратки и ще ги съкратя до няколко листа.

Препратки към клетки в Google Sheets за извличане на данни от друг раздел

Най-лесният начин е първият. Можете да изтеглите цели таблици в един файл, като се позовавате на клетки с данни от други листове.

Забележка. Това е достатъчно, ако трябва да сливане на два или повече листа в една електронна таблица на Google . За да обедините няколко електронни таблици (файлове) на Google в една, преминете направо към следващия метод.

Така данните ми са разпръснати в различни листове: юни, юли, август . Искам да изтегля данни от Юли и Август в юни да имате една таблица като резултат:

1. Намерете първата празна клетка веднага след таблицата (клетката юни лист за мен) и поставете курсора там.
2. Въведете първата референция към клетката. Първата таблица, която искам да извлека, започва от A2 в Юли лист. Така че аз поставих:

   =July!A2

   Забележка: Ако в името на листа има интервали, трябва да го обвиете в единични кавички по следния начин:

   ="юли 2022 г."!A2

   Това незабавно репликира всичко, което се намира в тази клетка:

   Забележка: Използвайте относителна препратка към клетка, така че тя да се променя сама, когато се копира в други клетки. В противен случай ще се върнат неверни данни.

3. Уверете се, че клетката с препратката е избрана, и щракнете върху малкото синьо квадратче в долния й десен ъгъл. Курсорът на мишката ще се превърне в голям черен знак плюс. Дръжте мишката натисната и плъзнете курсора към толкова колони вдясно, колкото е необходимо, за да ги запълните с нови записи:

Въпреки че това вероятно е първият начин, за който се сещате, за да извличате данни от друг раздел, той не е най-елегантният и бърз. За щастие Google е подготвила други инструменти специално за тази цел.

Копирайте разделите в една електронна таблица

Един от стандартните начини е да копирате интересуващите ви раздели в целевата електронна таблица:

1. Отворете файла, който съдържа листа(ите), които искате да прехвърлите.
2. Кликнете с десния бутон на мишката върху първия таб, който искате да експортирате, и изберете Копиране в> Съществуваща електронна таблица :

3. Следващото нещо, което ще видите, е изскачащият прозорец, който ви приканва да изберете електронната таблица. Потърсете я, щракнете върху нея, за да я маркирате, и натиснете Изберете когато сте готови:

4. След като листът бъде копиран, ще получите съответното съобщение за потвърждение:
5. Можете да натиснете OK и продължете с текущия лист или следвайте връзката, наречена Отваряне на електронна таблица . Това веднага ще ви прехвърли към друга електронна таблица с първия лист, който вече е там:

Експорт/импорт на листове

Друг начин за импортиране на данни от няколко листа на Google е първо да експортирате всеки лист и след това да ги импортирате в необходимия файл:

1. Отворете електронната таблица, която съдържа листа, от който искате да изтеглите данните.
2. Направете листа, който ви интересува, активен, като го изберете.
3. Отидете на Файл> Изтегляне> Стойности, разделени със запетая (.csv) :

   Файлът ще бъде изтеглен на вашия компютър.

4. След това отворете друга електронна таблица - тази, към която искате да добавите листа.
5. Този път изберете Файл> Импортиране от менюто и отидете в Качване на в раздела Импортиране на файл прозорец:

6. Хит Изберете файл от устройството си и намерете листа, който изтеглихте току-що.
7. След като файлът бъде качен, ще видите прозорец с допълнителни опции за импортиране на листа. За да добавите съдържанието на този друг лист след съществуващата таблица, изберете Прилагане към текущия лист :

   Съвет. Наред с другите настройки, можете да зададете разделител и да конвертирате текст в числа, дати и формули.

8. В резултат на това ще получите два обединени листа - една таблица под друга:

   Но тъй като трябва да импортирате .csv файл, втората таблица остава форматирана по стандартен начин. Ще трябва да отделите известно време, за да я форматирате според нуждите си.

Функции на Google Sheets за комбиниране на данни от няколко електронни таблици

Разбира се, Google нямаше да е Google, ако не разполагаше с функции за обединяване на данни в Google Sheets.

IMPORTRANGE за импортиране на данни от няколко листа на Google

Както подсказва името на функцията, IMPORTRANGE импортира данни от няколко електронни таблици на Google в един лист.

Съвет: Функцията помага на Google Sheets да извлича данни от друг документ, както и от други раздели от същия файл.

Ето какво изисква функцията:

• spreadsheet_url не е нищо друго освен връзка към електронната таблица, от която трябва да изтеглите данните. Тя винаги трябва да се поставя в двойни кавички.
• range_string означава конкретно тези клетки, които трябва да пренесете в текущия лист.

А ето и модела, който следвам, за да импортирам данни от няколко листа на Google с помощта на IMPORTRANGE:

1. Отворете електронната таблица, от която искате да изтеглите данните.

   Забележка: Уверете се, че имате поне достъп за преглед на този файл.

2. Щракнете върху лентата с URL адреси на браузъра и копирайте връзката към този файл до знака за хеш (#):


Забележка: Този URL адрес ще ви е необходим, дори ако ще комбинирате листове от един и същ файл.

Съвет. Въпреки че според Google функцията изисква целия URL адрес, можете лесно да се справите с ключ - част от URL адреса между /d/ и /редактиране :

...google.com/spreadsheets/d/ XYZk0274gRlmluCTfMbzbMQWKiAeq1va77X4 /редактиране

3. Върнете се в електронната таблица, в която искате да добавите информацията, въведете IMPORTRANGE до мястото, където трябва да се появи заимстваната таблица, и вмъкнете връзката като първи аргумент. След това я отделете от следващата част със запетая:


Забележка. Не забравяйте, че връзката трябва да бъде оградена с двойни кавички.

4. За втората част на формулата въведете името на листа и точния диапазон, който искате да изтеглите. Потвърдете с натискане на Enter .

Забележка: Обърнете и втория аргумент в двойни кавички:

=IMPORTRANGE("//docs.google.com/spreadsheets/d/XYZk0274gRlmluCTfMbzbMQWKiAeq1va77X4/edit", "May!A2:D5")

5. Въпреки че формулата вече изглежда готова, тя ще върне #REF грешка от самото начало. Това е така, защото при първия опит да изтеглите данни от някоя електронна таблица IMPORTRANGE ще поиска достъп до нея. След като разрешението бъде дадено, лесно ще импортирате записи от други листове на този файл.

Щракнете върху клетката с грешката и натиснете синия бутон Разрешаване на достъпа бързо:



Забележка. Като разрешавате достъпа, съобщавате на Sheets, че нямате нищо против съществуващите или потенциалните сътрудници в тази електронна таблица да получат достъп до данни от друг файл.

6. След като формулата се свърже с другия лист, тя ще импортира данни от него:

Забележка: IMPORTRANGE не изтегля форматирането на клетките, а само стойностите. Ще трябва да приложите форматирането ръчно след това.

Съвет: Ако таблиците са доста големи, оставете известно време, за да може формулата да извлече всички записи.

Забележка: Записите, върнати от функцията, ще бъдат актуализирани автоматично, ако ги промените в оригиналния файл.

Google Таблици ВЪПРОС за внос на диапазони от няколко листа

И така, без да бързаме, отново стигнахме до функцията QUERY :) Тя е толкова универсална, че може да се използва в електронните таблици на Google за комбиниране на данни от няколко листа (в рамките на един и същи файл).

И така, искам да обединя три различни листа в Google (от един файл): Зима 2022 г., Пролет 2022 г. и Лято 2022 г. Те съдържат имената на всички служители, които са станали най-добри в работата си през различните месеци.

Отивам на първия лист - Winter 2022 - и добавям моето ВЪПРОСИТЕЛСТВО точно под съществуващата таблица:

=QUERY({"Пролет 2022"!A2:D7; "Лято 2022"!A2:D7}, "изберете * където Col1 ''")

Нека видим какво означава всичко това:

• {"Пролет 2022"!A2:D7; "Лято 2022"!A2:D7} - са всички листове и диапазони, които трябва да импортирам.

  Забележка: Листовете трябва да бъдат изписани между къдравите скоби. Ако имената им съдържат интервали, използвайте единични кавички, за да ги изпишете.

  Съвет: Разделете диапазоните с точка и запетая, за да изтеглите данни от различни раздели един под друг. Вместо това използвайте запетаи, за да ги импортирате един до друг.

  Съвет. Не се колебайте да използвате такива безкрайни диапазони като A2:D .

• select * where Col1 '' - Казвам на формулата да импортира всички записи ( изберете * ) само ако клетките в първата колона на таблиците ( където Col1 ) не са празни ( '' ). Използвам двойка единични кавички, за да обознача непразни места.

  Забележка. Използвам '' Ако колоната ви съдържа друг тип данни (напр. дата, време и др.), трябва да използвате не е null вместо това: "select * where Col1 is not null"

В резултат на това две таблици от други листове са консолидирани в един лист една под друга:

Съвет. Ако искате да използвате Google Sheets QUERY за импортиране на диапазони от няколко отделни електронни таблици (файлове), ще трябва да приложите IMPORTRANGE. Ето една формула за извличане на данни от други документи:

=QUERY({IMPORTRANGE("XYZk0274gRlmluCTfMbzbMQWKiAeq1va77X4", "Март-Април-Май!A2:D6");IMPORTRANGE("XYZahJZHSlhMGLSW_xA6ZBqNmt1I0ADo4N4M", "Юни-Юл-Авг!A2:D4")}, "select * където Col1''")

Съвет: В тази достатъчно дълга формула използвам ключовете от URL адреси, а не цели връзки. Ако не сте сигурни какво е това, прочетете тук.

Съвет. Можете също така да използвате QUERY за сливане на два листа на Google, актуализиране на клетки, добавяне на свързани колони и несъответстващи редове. Вижте това в тази публикация в блога.

3 най-бързи начина за обединяване на няколко листа в Google

Ако стандартните начини за комбиниране на данни от няколко листа в електронните таблици на Google ви се струват скучни, а функциите ви плашат, има и по-лесен подход.

Комбинирайте добавката за листове

Тази първа специална добавка - Combine Sheets - е създадена с една-единствена цел: да импортира данни от няколко листа на Google. Тя е достатъчно умна, за да разпознава едни и същи колони в различни листове и съответно да обединява данните, ако е необходимо.

Всичко, което трябва да направите, е:

1. Изберете листове или цели електронни таблици за обединяване и при необходимост задайте диапазоните. Възможността за бързо търсене в Диск прави това още по-бързо.
2. Изберете начина на изтегляне данните:
   • като формула. Маркирайте квадратчето за отметка, наречено Използване на формула за комбиниране на листове ако искате да имате главен лист, който динамично да се променя в зависимост от първоначалното съдържание.

     Въпреки че няма да можете да редактирате получената таблица, нейната формула винаги ще бъде свързана с изходните листове: редактирайте клетка или добавяйте/премахвайте цели редове там и основният лист ще бъде съответно променен.

   • като стойности. Ако ръчното редактиране на получената таблица е по-важно, пренебрегнете горната опция и всички данни ще бъдат комбинирани като стойности.

   Тук има допълнителни опции за фина настройка:

   • обединяване на записи от едни и същи колони в една колона
   • запазване на форматирането
   • добавете празен ред между различните диапазони, за да ги забележите веднага.
3. Вземете решение къде да поставите обединената таблица: нова електронна таблица, нов лист или на място по ваш избор.

Ето една бърза демонстрация на това как комбинирах трите си малки маси с помощта на добавката:

Разбира се, таблиците ви могат да бъдат много по-големи и можете да обединявате много различни листове, стига получената електронна таблица да не надвишава ограничението от 10 милиона клетки.

Съвет. Не забравяйте да разгледате страницата за помощ за Combine Sheets.

Една от опциите, които предлага тази добавка, е да добавите още листове към вече комбинираните данни. В този случай на стъпка 1 трябва да изберете не само данните, които да комбинирате, но и съществуващия резултат. Ето как изглежда той:

Добавка за консолидиране на листове

Консолидиране на таблици е сравнително ново допълнение към нашите добавки. Основната му разлика от гореспоменатия инструмент е възможността за сумиране на данни в колони в Google Таблици (или редове, или отделни клетки, в този смисъл).

Consolidate Sheets също така разпознава общите заглавия във всички листове на Google за обединяване, дори ако те са в най-лявата колона и/или на първия ред. Винаги има възможност за обединяване на листове на Google и изчисляване на клетките въз основа на мястото им в таблиците.

Позволете ми да го разделя на стъпки и за вас:

1. Изберете листове Ако е необходимо, импортирайте още файлове от Диск направо от добавката.
2. Изберете функцията за консолидиране в Google Таблици.
3. Изберете начина за събиране на клетките в Google Sheets: по етикети (етикети в заглавието, етикети в лявата колона или и двете) или по позиция.
4. Вземете решение къде да поставите консолидираните данни: нова електронна таблица, нов лист или всяко конкретно място в отворения файл.

Ето как изглежда този процес:

Има и опция за консолидиране на всички ваши листове с помощта на формула. По този начин резултатът ви ще се променя в синхрон със стойностите в изходните листове:

Забележка: Има някои особености, които трябва да знаете за начина, по който работи формулата. Например, ако консолидирате от няколко различни файла, ще има допълнителна стъпка за свързване на листовете за използвания IMPORTRANGE. Моля, посетете страницата с инструкции за консолидиране на листове за тези и други подробности.

Или ето кратък урок за работата с добавката:

Искрено ви насърчавам да изпробвате добавката за вашите данни. Сами ще се убедите колко много допълнително време ще имате, след като включите този инструмент в ежедневната си работа.

Добавка за сливане на листове

Има още една добавка, която си заслужава да бъде спомената. Въпреки че обединява само два листа на Google едновременно, тя не може да бъде по-полезна. Merge Sheets съпоставя записи от една и съща колона в двата листа/документа и след това изтегля свързаните данни от листа/документа за търсене в основния. Следователно винаги имате под ръка актуална електронна таблица.

Има 5 прости стъпки:

1. Изберете вашия основен лист .
2. Изберете вашия лист за търсене (дори да е в друга електронна таблица).
3. Изберете колони където съвпадащи записи може да възникне.
4. Тик на колони със записи да актуализирате .
5. Настройка на всеки допълнителни опции които ще ви помогнат да обедините два листа и да постигнете най-добрия възможен резултат.

Ако тези думи не ви говорят много, предлагаме ви видео урок:

Ако сте готови да опитате сами, посетете тази помощна страница, за да получите подробна информация за всяка стъпка и настройка.

В тази връзка ще завърша статията. Надявам се, че тези начини за извличане на данни от няколко различни листа в един ще ви бъдат полезни. Както винаги, очаквам вашите коментари!