В урока се обясняват основите на форматирането на Excel за число, текст, валута, процент, счетоводно число, научна нотация и др. Също така се демонстрират бързи начини за форматиране на клетки във всички версии на Excel 365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 и по-ниски.

Когато става въпрос за форматиране на клетки в Excel, повечето потребители знаят как да прилагат основни текстови и цифрови формати. Но знаете ли как да покажете необходимия брой знаци след десетичната запетая или определен валутен символ, как да приложите правилния научен запис или формат на счетоводно число? А знаете ли бързите клавиши за форматиране на числа в Excel, за да приложите желаното форматиране с едно щракване?

Основи на формата Excel

По подразбиране всички клетки в работните листове на Microsoft Excel са форматирани със символа Обща информация При форматирането по подразбиране всичко, което въвеждате в дадена клетка, обикновено се оставя така, както е, и се показва, както е въведено.

В някои случаи Excel може да не покаже стойността на клетката точно така, както сте я въвели, въпреки че форматът на клетката е оставен като General (Общ). Например, ако въведете голямо число в тясна колона, Excel може да го покаже във формат на научна нотация, нещо като 2.5E+07. Но ако видите числото в лентата с формули, ще видите оригиналното число, което сте въвели (25000000).

Има ситуации, в които Excel може автоматично да промени общия формат на нещо друго въз основа на стойността, която сте въвели в клетката. Например, ако въведете 1/4/2016 или 1/4, Excel ще я третира като дата и ще промени формата на клетката по съответния начин.

Бърз начин за проверка на формата, приложен към определена клетка, е да изберете клетката и да погледнете Формат на числата в полето Начало в раздела Номер група:

Важно нещо, което трябва да запомните, е, че форматирането на клетки в Excel променя само външния вид или визуално представяне , на стойност на клетка, но не и на самата стойност.

Например, ако в някоя клетка имате числото 0,5678 и форматирате тази клетка така, че да показва само 2 знака след десетичната запетая, числото ще се появи като 0,57. Но основната стойност няма да се промени и Excel ще използва първоначалната стойност (0,5678) при всички изчисления.

По подобен начин можете да промените представянето на дисплея на стойностите на датата и часа по желания от вас начин, но Excel ще запази оригиналната стойност (серийни числа за датите и десетични дроби за времената) и ще използва тези стойности във всички функции за дата и час и други формули.

За да видите основната стойност, която се крие зад формата на числата, изберете клетка и погледнете лентата с формули:

Как да форматирате клетки в Excel

Когато искате да промените външния вид на число или дата, да покажете границите на клетките, да промените подравняването и ориентацията на текста или да направите други промени във форматирането, използвайте Форматиране на клетките диалоговият прозорец е основната функция, която трябва да се използва. И тъй като това е най-използваната функция за форматиране на клетки в Excel, Microsoft я е направила достъпна по различни начини.

4 начина за отваряне на диалоговия прозорец Format Cells

За да промените форматирането на определена клетка или блок от клетки, изберете клетката(ите), която(ито) искате да форматирате, и направете някое от следните действия:

1. Натиснете клавишната комбинация Ctrl + 1.
2. Щракнете с десния бутон върху клетката (или натиснете Shift+F10 ) и изберете Форматиране на клетките... от изскачащото меню.

   

3. Щракнете върху Стартиране на диалогови прозорци стрелката в долния десен ъгъл на Номер , Изравняване или Шрифт да отворите съответния раздел на Форматиране на клетките диалог:

   

4. На Начало в раздела Клетки щракнете върху групата Формат и след това щракнете върху Форматиране на клетките...

   

Сайтът Форматиране на клетките и можете да започнете да форматирате избраната(ите) клетка(и), като използвате различни опции в някой от шестте раздела.

Диалогов прозорец Форматиране на клетки в Excel

Сайтът Форматиране на клетките Диалоговият прозорец има шест раздела, които предоставят различни опции за форматиране на избраните клетки. За да научите повече за всеки раздел, щракнете върху съответната връзка:

Таб "Числа" - прилагане на определен формат към цифрови стойности

Използвайте този раздел, за да приложите желания формат по отношение на число, дата, валута, време, процент, дроб, научна нотация, формат на счетоводно число или текст. Наличните опции за форматиране се различават в зависимост от избрания Категория .

Формат на числата в Excel

За числата можете да промените следните опции:

• Колко десетични знаци да се покаже.
• Показване или скриване на сепаратор за хиляди .
• Специфичен формат за отрицателни числа .

По подразбиране форматът на Excel Number подравнява стойностите в клетките надясно.

Съвет. под Образец , можете да видите живот преглед как ще бъде форматирано числото в листа.

Валутни и счетоводни формати

Сайтът Валута формат ви позволява да конфигурирате следните три опции:

• Броят на знаците след десетичната запетая, които да се показват
• Символът на валутата, който се използва
• Форматът, който се прилага за отрицателни числа

Съвет. За да приложите бързо формат на валутата по подразбиране с 2 знака след десетичната запетая, изберете клетката или обхвата от клетки и натиснете клавишната комбинация Ctrl+Shift+$.

Excel Счетоводство Форматът предоставя само първите две от горните опции, като отрицателните числа винаги се показват в скоби:

За показване на парични стойности се използват както валутни, така и счетоводни формати. Разликата е следната:

• Excel Валута поставя символа за валута непосредствено преди първата цифра в клетката.
• Excel Счетоводство Форматът на числата подрежда символа на валутата отляво, а стойностите - отдясно, като нулите се показват като тирета.

Съвет. Някои от най-често използваните опции за формат на Счетоводство са налични и в лентата. За повече информация вижте Опции за формат на Счетоводство в лентата.

Формати за дата и час

Microsoft Excel предоставя различни предварително дефинирани Дата и Време формати за различни локации:

За повече информация и подробни указания как да създадете потребителска дата и час формат в Excel, моля, вижте:

• Формат на датата в Excel
• Формат на времето в Excel

Формат за проценти

Сайтът Процент Форматът показва стойността на клетката със символ за процент. Единствената опция, която можете да промените, е броят на десетичните знаци.

За да приложите бързо формата Процент без десетични знаци, използвайте клавишната комбинация Ctrl+Shift+%.

Забележка. Ако приложите Процент формат към съществуващите числа, числата ще бъдат умножени по 100.

За повече информация вижте Как да показваме проценти в Excel.

Формат на дробта

Този формат ви позволява да избирате измежду различни вградени стилове на дробта:

Забележка. Когато въвеждате дроб в клетка, която не е форматирана като Фракция , може да се наложи да въведете нула и интервал преди дробната част. Например, ако въведете 1/8 в клетка, форматирана като Обща информация , Excel ще го преобразува в дата (08-януари). За да въведете дробта, въведете 0 1/8 в клетката.

Научен формат

Научният формат (наричан също Стандартен или Стандартен индекс ) е компактен начин за изобразяване на много големи или много малки числа. Той се използва често от математици, инженери и учени.

Например вместо да напишете 0.0000000012, можете да напишете 1.2 x 10-9. И ако приложите формата на научната нотация на Excel към клетката, съдържаща 0.0000000012, числото ще се покаже като 1.2E-09.

Когато използвате формата за научна нотация в Excel, единствената опция, която можете да зададете, е броят на знаците след десетичната запетая:

За да приложите бързо формата по подразбиране на Excel за научна нотация с 2 знака след десетичната запетая, натиснете Ctrl+Shift+^ на клавиатурата.

Текстов формат на Excel

Когато дадена клетка е форматирана като Text, Excel ще третира стойността на клетката като текстов низ, дори ако сте въвели число или дата. По подразбиране текстовият формат на Excel подравнява стойностите в ляво в клетката. Когато прилагате текстовия формат към избрани клетки чрез Форматиране на клетките диалогов прозорец, няма опция, която да бъде променена.

Моля, имайте предвид, че Excel Текст формат, прилаган към номера или дати Цифровите стойности, форматирани като текст, принуждават малкия зелен триъгълник да се появи в горния ляв ъгъл на клетките, което показва, че нещо може да не е наред с формата на клетката. И ако вашата привидно правилна формула на Excel не работи или връща грешен резултат, едно от първите неща, които трябва да проверите, са числата, форматирани като текст.

За да поправите текстови числа, не е достатъчно да зададете формата на клетката на General (Общи) или Number (Число). Най-лесният начин за преобразуване на текст в число е да изберете проблемната(ите) клетка(и), да щракнете върху предупредителния знак, който се появява, и след това да щракнете върху Конвертиране в число в изскачащото меню. Няколко други метода са описани в раздела Как да конвертирате цифри в текстов формат в число.

Специален формат

Специалният формат ви позволява да показвате числата във формат, който е обичаен за пощенски кодове, телефонни номера и номера на социални осигуровки:

Потребителски формат

Ако нито един от вградените формати не показва данните по желания от вас начин, можете да създадете свой собствен формат за числа, дати и часове. Можете да направите това или като модифицирате някой от предварително зададените формати, близък до желания от вас резултат, или като използвате символите за форматиране в собствени комбинации. В следващата статия ще предоставим подробни указания и примери за създаване на потребителски формат за числа в Excel.

Таб "Подравняване" - промяна на подравняването, позицията и посоката

Както подсказва името му, този раздел ви позволява да променяте подравняването на текста в дадена клетка. Освен това той предоставя редица други опции, включително:

• Изравнете съдържанието на клетката хоризонтално, вертикално или центрирано. Също така можете да центриране на стойността при избор (чудесна алтернатива на сливането на клетки!) или тире от всеки край на клетката.

• Обвиване текст на няколко реда в зависимост от ширината на колоната и дължината на съдържанието на клетката.
• Да се свие, за да пасне - тази опция автоматично намалява видимия размер на шрифта, така че всички данни в дадена клетка да се поберат в колоната, без да се увиват. Реалният размер на шрифта, приложен към дадена клетка, не се променя.
• Обединяване на две или повече клетки в една клетка.
• Променете посока на текста за определяне на реда на четене и подравняване. Настройката по подразбиране е Context, но можете да я промените на Right-to-Left (отдясно наляво) или Left-to-Right (отляво надясно).
• Променете текст ориентация Положително число, въведено в Степени завърта съдържанието на клетката от долния ляв ъгъл към горния десен ъгъл, а отрицателната степен извършва завъртане от горния ляв ъгъл към долния десен ъгъл. Тази опция може да не е налична, ако за дадена клетка са избрани други опции за подравняване.

На снимката по-долу са показани настройките по подразбиране на раздела Подравняване:

Таб Шрифт - промяна на типа, цвета и стила на шрифта

Използвайте опциите на раздел Шрифт, за да промените типа, цвета, размера, стила, ефектите на шрифта и други елементи на шрифта:

Таб "Граници" - създаване на граници на клетките с различни стилове

Използвайте опциите на раздела Граница, за да създадете рамка около избраните клетки в цвят и стил по ваш избор. Ако не искате да премахнете съществуващата рамка, изберете Няма .

Съвет. За скриване на линиите на мрежата в определен диапазон от клетки, можете да приложите бели граници (Outline и Inside) към избраните клетки, както е показано на снимката по-долу:

За повече информация вижте Как да създавате, променяте и премахвате рамка на клетките в Excel.

Таб "Запълване" - промяна на цвета на фона на клетка

С помощта на опциите на този раздел можете да запълвате клетки с различни цветове, шарки и специални ефекти на запълване.

Раздел Защита - заключване и скриване на клетки

Използвайте опциите за защита, за да заключите или скриете определени клетки при защита на работния лист. За повече информация разгледайте следните уроци:

• Как да заключвате и отключвате клетки в Excel
• Как да скриете и заключите формулите в Excel

Опции за форматиране на клетките в лентата

Както току-що видяхте, Форматиране на клетките диалогов прозорец предоставя голямо разнообразие от възможности за форматиране. За наше улеснение най-често използваните функции са достъпни и в лентата.

Най-бързият начин за прилагане на форматите на числата по подразбиране в Excel

За да приложите бързо един от форматите по подразбиране на Excel по отношение на число, дата, час, валута, процент и т.н., направете следното:

• Изберете клетка или диапазон от клетки, чийто формат искате да промените.
• Щракнете върху малката стрелка до Формат на числата в полето Начало в раздела Номер и изберете желания формат:

Опции за формат на счетоводството в лентата

Освен промяната на формата на клетките Номер групата предоставя някои от най-използваните опции за формат на счетоводството:

• Прилагане на формата за счетоводни числа в Excel с символ за валута по подразбиране , изберете клетка(и) и щракнете върху Формат на счетоводния номер икона .
• За да изберете символ на валута , щракнете върху стрелката до Счетоводство Номер и изберете необходимата валута от списъка. Ако искате да използвате друг валутен символ, щракнете върху Още счетоводни формати... в края на списъка, това ще отвори Форматиране на клетките диалогов прозорец с повече опции.

• За да използвате сепаратор за хиляди , щракнете върху иконата със запетая .
• За показване на повече или по-малко десетични знаци , щракнете върху Увеличаване на десетичната запетая или Намаляване на десетичната запетая Тази опция може да се използва за формат Excel Accounting, както и за форматите Number (Число), Percentage (Процент) и Currency (Валута).

Други опции за форматиране в лентата

На Начало на лентата на Excel можете да намерите много повече опции за форматиране, като например промяна на границите на клетките, цветовете на запълване и шрифта, подравняване, ориентация на текста и т.н.

Например, за да добавите бързо граници към избраните клетки, щракнете върху стрелката до Граница бутон в Шрифт и изберете желаното оформление, цвят и стил:

Преки пътища за форматиране на Excel

Ако сте проследили внимателно предишните части на това ръководство, вече знаете повечето от бързите клавиши за форматиране на Excel. Таблицата по-долу предоставя обобщение.

Форматът на числата в Excel не работи

Ако след прилагане на един от форматите за числа в Excel в дадена клетка се появят няколко хеш-символа (######), това обикновено се дължи на една от следните причини:

• Клетката не е достатъчно широка, за да се покажат данните в избрания формат. За да го поправите, трябва само да увеличите ширината на колоната, като плъзнете дясната граница. Или щракнете два пъти върху дясната граница, за да се промени автоматично размерът на колоната, така че да се побере най-голямата стойност в колоната.
• Клетката съдържа отрицателна дата или дата извън поддържания диапазон от дати (1/1/1900 до 12/31/9999).

За да разграничите двата случая, поставете курсора на мишката върху клетка със знаци за хеш. Ако клетката съдържа валидна стойност, която е твърде голяма, за да се побере в клетката, Excel ще покаже подсказка със стойността. Ако клетката съдържа невалидна дата, ще бъдете уведомени за проблема:

Ето как използвате основните опции за форматиране на числата в Excel. В следващия урок ще обсъдим най-бързите начини за копиране и изчистване на форматирането на клетките, а след това ще изследваме разширени техники за създаване на персонализирани формати на числата. Благодаря ви за четенето и се надявам да се видим отново следващата седмица!