El tutorial explica los conceptos básicos de formato de Excel para número, texto, moneda, porcentaje, número contable, notación científica, etc. Además, demuestra formas rápidas de formatear celdas en todas las versiones de Excel 365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 e inferiores.

Cuando se trata de dar formato a celdas en Excel, la mayoría de los usuarios saben cómo aplicar formatos numéricos y de texto básicos. Pero, ¿sabe cómo mostrar el número necesario de decimales o un determinado símbolo monetario, y cómo aplicar la notación científica o el formato numérico contable adecuados? Y, ¿conoce los métodos abreviados de formato numérico de Excel para aplicar el formato deseado en un clic?

Fundamentos del formato Excel

Por defecto, todas las celdas de las hojas de cálculo de Microsoft Excel tienen el formato General Con el formato predeterminado, todo lo que introduzcas en una celda se suele dejar tal cual y se muestra tal y como se ha escrito.

En algunos casos, Excel puede no mostrar el valor de la celda exactamente como lo has introducido, aunque el formato de la celda se deje como General. Por ejemplo, si escribes un número grande en una columna estrecha, Excel puede mostrarlo en el formato de notación Científica, algo como 2.5E+07. Pero si ves el número en la barra de fórmulas, verás el número original que has introducido (25000000).

Hay situaciones en las que Excel puede cambiar automáticamente el formato General a otra cosa basándose en el valor que introduzcas en una celda. Por ejemplo, si escribes 1/4/2016 o 1/4, Excel lo tratará como una fecha y cambiará el formato de la celda en consecuencia.

Una forma rápida de comprobar el formato aplicado a una celda determinada es seleccionar la celda y mirar el icono Formato numérico en la casilla Inicio en la pestaña Número grupo:

Una cosa importante a recordar es que el formato de celdas en Excel cambia sólo la apariencia, o representación visual de un valor de celda, pero no el valor en sí.

Por ejemplo, si tienes el número 0,5678 en alguna celda y formateas esa celda para que muestre sólo 2 decimales, el número aparecerá como 0,57. Pero el valor subyacente no cambiará, y Excel utilizará el valor original (0,5678) en todos los cálculos.

Del mismo modo, puede cambiar la representación visual de los valores de fecha y hora de la forma que desee, pero Excel mantendrá el valor original (números de serie para las fechas y fracciones decimales para las horas) y utilizará esos valores en todas las funciones de Fecha y Hora y otras fórmulas.

Para ver el valor subyacente tras el formato numérico, seleccione una celda y observe la barra de fórmulas:

Cómo dar formato a las celdas en Excel

Siempre que desee modificar el aspecto de un número o una fecha, mostrar los bordes de las celdas, cambiar la alineación y orientación del texto o realizar cualquier otro cambio de formato, la función Formatear celdas diálogo es la principal característica a utilizar. Y debido a que es la característica más utilizada para dar formato a las celdas en Excel, Microsoft la ha hecho accesible de varias maneras.

4 formas de abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas

Para cambiar el formato de una celda determinada o de un bloque de celdas, selecciona la(s) celda(s) a la(s) que deseas dar formato y realiza cualquiera de las siguientes acciones:

1. Pulsa el atajo de teclado Ctrl + 1.
2. Haga clic con el botón derecho del ratón en la celda (o pulse Mayús+F10 ) y seleccione Formatear celdas... en el menú emergente.

   

3. Haga clic en el botón Lanzador de cuadros de diálogo en la esquina inferior derecha de la pantalla Número , Alineación o Fuente para abrir la pestaña correspondiente del Formatear celdas diálogo:

   

4. En el Inicio en la pestaña Células haga clic en el botón Formato y, a continuación, pulse Formatear celdas...

   

En Formatear celdas y podrá empezar a dar formato a la(s) celda(s) seleccionada(s) utilizando varias opciones en cualquiera de las seis pestañas.

Formato de celdas en Excel

En Formatear celdas tiene seis pestañas que proporcionan diferentes opciones de formato para las celdas seleccionadas. Para obtener más información sobre cada pestaña, haga clic en el enlace correspondiente:

Ficha Número: aplique un formato específico a los valores numéricos

Utilice esta pestaña para aplicar el formato deseado en términos de número, fecha, moneda, hora, porcentaje, fracción, notación científica, formato de número contable o texto. Las opciones de formato disponibles varían en función del Categoría .

Formato de número Excel

Para los números, puede cambiar las siguientes opciones:

• ¿Cuántos decimales para mostrar.
• Mostrar u ocultar el separador de miles .
• Formato específico para números negativos .

Por defecto, el formato numérico de Excel alinea los valores a la derecha en las celdas.

Consejo. Bajo Muestra puede ver una vida previsualizar de cómo se formateará el número en la hoja.

Moneda y formatos contables

En Moneda le permite configurar las tres opciones siguientes:

• El número de decimales a mostrar
• El símbolo monetario que se utilizará
• El formato a aplicar a los números negativos

Consejo: para aplicar rápidamente el formato de moneda por defecto con 2 decimales, seleccione la celda o rango de celdas y pulse la combinación de teclas Ctrl+Mayús+$.

El Excel Contabilidad sólo ofrece las dos primeras opciones, los números negativos siempre aparecen entre paréntesis:

Tanto el formato de moneda como el de contabilidad se utilizan para mostrar valores monetarios. La diferencia es la siguiente:

• El Excel Moneda coloca el símbolo de moneda inmediatamente antes del primer dígito de la celda.
• El Excel Contabilidad alinea el símbolo de moneda a la izquierda y los valores a la derecha, los ceros se muestran como guiones.

Consejo: algunas de las opciones de formato de Contabilidad más utilizadas también están disponibles en la cinta. Para obtener más información, consulte Opciones de formato de Contabilidad en la cinta.

Formatos de fecha y hora

Microsoft Excel ofrece una serie de funciones predefinidas Fecha y Tiempo formatos para distintas localizaciones:

Para más información y una guía detallada sobre cómo crear fecha y hora personalizadas en Excel:

• Excel Formato de fecha
• Excel Formato de hora

Formato porcentual

En Porcentaje muestra el valor de la celda con un símbolo de porcentaje. La única opción que puede cambiar es el número de decimales.

Para aplicar rápidamente el formato Porcentaje sin decimales, utilice el método abreviado Ctrl+Mayús+%.

Nota. Si aplica el Porcentaje a los números existentes, los números se multiplicarán por 100.

Para más información, consulte Cómo mostrar porcentajes en Excel.

Formato de las fracciones

Este formato le permite elegir entre una variedad de estilos de fracción incorporados:

Nota. Al escribir una fracción en una celda que no está formateada como Fracción es posible que tenga que escribir un cero y un espacio antes de la parte fraccionaria. Por ejemplo, si escribe 1/8 es una celda formateada como General Para introducir la fracción, escriba 0 1/8 en la celda.

Formato científico

El formato científico (también denominado Estándar o Índice estándar ) es una forma compacta de mostrar números muy grandes o muy pequeños, muy utilizada por matemáticos, ingenieros y científicos.

Por ejemplo, en lugar de escribir 0,0000000012, puede escribir 1,2 x 10-9. Y si aplica el formato de notación científica de Excel a la celda que contiene 0,0000000012, el número se mostrará como 1,2E-09.

Cuando se utiliza el formato de notación científica en Excel, la única opción que se puede establecer es el número de decimales:

Para aplicar rápidamente el formato predeterminado de notación científica de Excel con 2 decimales, pulse Ctrl+Mayús+^ en el teclado.

Excel Formato de texto

Cuando una celda se formatea como Texto, Excel tratará el valor de la celda como una cadena de texto, incluso si se introduce un número o una fecha. Por defecto, el formato Texto de Excel alinea los valores a la izquierda en una celda. Cuando se aplica el formato Texto a celdas seleccionadas mediante la función Formatear celdas no hay ninguna opción que cambiar.

Tenga en cuenta que el programa Excel Texto formato aplicado a números o fechas Los valores numéricos formateados como texto obligan a que aparezca un pequeño triángulo verde en la esquina superior izquierda de las celdas, indicando que algo podría estar mal con el formato de la celda. Y si su fórmula de Excel aparentemente correcta no funciona o devuelve un resultado erróneo, una de las primeras cosas a comprobar son los números formateados como texto.

Para corregir texto-número, no basta con establecer el formato de celda en General o Número. La forma más sencilla de convertir texto en número es seleccionar la(s) celda(s) problemática(s), hacer clic en la señal de advertencia que aparece y, a continuación, hacer clic en Convertir a número Algunos otros métodos se describen en Cómo convertir dígitos con formato de texto a número.

Formato especial

El formato Especial le permite mostrar números en el formato habitual para códigos postales, números de teléfono y números de la seguridad social:

Formato personalizado

Si ninguno de los formatos incorporados muestra los datos de la forma que desea, puede crear su propio formato para números, fechas y horas. Puede hacerlo modificando uno de los formatos predefinidos para acercarlo al resultado que desea, o utilizando los símbolos de formato en sus propias combinaciones. En el próximo artículo, proporcionaremos la guía detallada y ejemplos para crear un formato de número personalizado en Excel.

Pestaña de alineación: cambia la alineación, la posición y la dirección.

Como su nombre indica, esta pestaña permite cambiar la alineación del texto en una celda. Además, ofrece otras opciones, entre las que se incluyen:

• Alinear el contenido de la celda en horizontal, vertical o centrado. Además, puede centrar el valor a través de la selección (¡una gran alternativa a la fusión de celdas!) o sangría desde cualquier borde de la celda.

• Envolver texto en varias líneas en función de la anchura de la columna y de la longitud del contenido de la celda.
• Encoger a medida - esta opción reduce automáticamente el tamaño de fuente aparente para que todos los datos de una celda quepan en la columna sin envolverse. El tamaño de fuente real aplicado a una celda no se modifica.
• Fusión dos o más células en una sola célula.
• Cambiar el dirección del texto para definir el orden de lectura y la alineación. El ajuste por defecto es Contexto, pero puede cambiarlo a De derecha a izquierda o De izquierda a derecha.
• Cambiar el texto orientación Un número positivo introducido en el campo Grados gira el contenido de la celda desde abajo a la izquierda hacia arriba a la derecha, y un grado negativo realiza la rotación desde arriba a la izquierda hacia abajo a la derecha. Esta opción puede no estar disponible si se han seleccionado otras opciones de alineación para una celda determinada.

La siguiente captura de pantalla muestra la configuración predeterminada de la pestaña Alineación:

Pestaña Fuente: cambie el tipo, el color y el estilo de la fuente.

Utilice las opciones de la pestaña Fuente para cambiar el tipo de fuente, el color, el tamaño, el estilo, los efectos de fuente y otros elementos de la fuente:

Pestaña de bordes - crea bordes de celda de diferentes estilos

Utilice las opciones de la ficha Borde para crear un borde alrededor de las celdas seleccionadas con el color y el estilo que desee. Si no desea eliminar el borde existente, seleccione Ninguno .

Consejo. ocultar cuadrículas en un determinado rango de celdas, puede aplicar bordes blancos (Contorno e Interior) a las celdas seleccionadas, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Para más detalles, consulte Cómo crear, cambiar y eliminar el borde de una celda de Excel.

Ficha Relleno - cambiar el color de fondo de una celda

Utilizando las opciones de esta pestaña, puede rellenar celdas con diferentes colores, patrones y efectos especiales de relleno.

Ficha Protección: bloquear y ocultar celdas

Utilice las opciones de Protección para bloquear u ocultar determinadas celdas al proteger la hoja de cálculo. Para más información, consulte los siguientes tutoriales:

• Cómo bloquear y desbloquear celdas en Excel
• Cómo ocultar y bloquear fórmulas en Excel

Opciones de formato de celda en la cinta

Como acaba de ver, el Formatear celdas dialog ofrece una gran variedad de opciones de formato. Para nuestra comodidad, las funciones más utilizadas también están disponibles en la cinta de opciones.

La forma más rápida de aplicar los formatos numéricos predeterminados de Excel

Para aplicar rápidamente uno de los formatos predeterminados de Excel en términos de número, fecha, hora, moneda, porcentaje, etc., haga lo siguiente:

• Seleccione una celda o un rango de celdas cuyo formato desee cambiar.
• Haga clic en la flechita situada junto al Formato numérico en la casilla Inicio en la pestaña Número y seleccione el formato que desee:

Opciones de formato contable en la cinta

Además de cambiar el formato de las celdas, el Número proporciona algunas de las opciones de formato de Contabilidad más utilizadas:

• Para aplicar el formato de número de Excel Contabilidad con el símbolo de moneda por defecto seleccione una o varias celdas y haga clic en el botón Formato del número contable icono .
• Para elegir el símbolo de moneda haga clic en la flecha situada junto a Contabilidad Número y seleccione la divisa que desee de la lista. Si desea utilizar otro símbolo de divisa, haga clic en Más formatos contables... al final de la lista, se abrirá la ventana Formatear celdas con más opciones.

• Para utilizar el separador de miles haga clic en el icono con una coma .
• Para mostrar más o menos decimales pulse el botón Aumentar decimal o Disminución Decimal Esta opción puede utilizarse tanto para el formato Excel Contabilidad como para los formatos Número, Porcentaje y Moneda.

Otras opciones de formato de la cinta

En el Inicio de la cinta de opciones de Excel, puede encontrar muchas más opciones de formato, como cambiar los bordes de las celdas, los colores de relleno y de fuente, la alineación, la orientación del texto, etc.

Por ejemplo, para añadir rápidamente bordes a las celdas seleccionadas, haga clic en la flecha situada junto al icono Frontera en el botón Fuente y seleccione el diseño, el color y el estilo deseados:

Métodos abreviados de formato de Excel

Si ha seguido atentamente las partes anteriores de este tutorial, ya conoce la mayoría de los métodos abreviados de formato de Excel. En la tabla siguiente se ofrece un resumen.

El formato numérico de Excel no funciona

Si aparecen varios símbolos de almohadilla (######) en una celda después de haber aplicado uno de los formatos numéricos de Excel, suele deberse a una de las siguientes razones:

• La celda no es lo suficientemente ancha para mostrar los datos en el formato seleccionado. Para solucionarlo, basta con aumentar la anchura de la columna arrastrando el límite derecho. O bien, haga doble clic en el límite derecho para redimensionar automáticamente la columna de modo que quepa el valor más grande dentro de la columna.
• Una celda contiene una fecha negativa o una fecha fuera del intervalo de fechas admitido (1/1/1900 a 31/12/9999).

Para distinguir entre los dos casos, pase el ratón por encima de una celda con signos de almohadilla. Si la celda contiene un valor válido que es demasiado grande para caber en la celda, Excel mostrará un tooltip con el valor. Si la celda contiene una fecha no válida, se le notificará el problema:

Así es como se utilizan las opciones básicas de formato de números en Excel. En el próximo tutorial, hablaremos de las formas más rápidas de copiar y borrar el formato de las celdas, y después exploraremos técnicas avanzadas para crear formatos de números personalizados. Te doy las gracias por leer y ¡espero verte de nuevo la semana que viene!