Samouczek wyjaśnia podstawy formatu programu Excel dla liczby, tekstu, waluty, procentu, numeru księgowego, notacji naukowej i innych. Ponadto demonstruje szybkie sposoby formatowania komórek we wszystkich wersjach programu Excel 365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 i niższych.

Jeśli chodzi o formatowanie komórek w programie Excel, większość użytkowników wie, jak zastosować podstawowe formaty tekstowe i liczbowe. Ale czy wiesz, jak wyświetlić wymaganą liczbę miejsc dziesiętnych lub określony symbol waluty, a także jak zastosować właśnie właściwy format notacji naukowej lub liczby księgowej? I czy znasz skróty formatu liczbowego programu Excel, aby zastosować pożądane formatowanie za pomocą jednego kliknięcia?

Podstawy formatu programu Excel

Domyślnie wszystkie komórki w arkuszach programu Microsoft Excel są sformatowane za pomocą Ogólne format. Przy domyślnym formatowaniu wszystko, co zostanie wprowadzone do komórki, jest zwykle pozostawiane w stanie niezmienionym i wyświetlane tak, jak zostało wpisane.

W niektórych przypadkach Excel może nie wyświetlać wartości komórki dokładnie tak, jak ją wprowadziłeś, choć format komórki pozostaje jako Ogólny. Na przykład, jeśli wpiszesz dużą liczbę w wąskiej kolumnie, Excel może wyświetlić ją w formacie notacji naukowej, coś w rodzaju 2.5E+07. Ale jeśli zobaczysz liczbę na pasku formuły, zobaczysz oryginalną liczbę, którą wprowadziłeś (250000).

Istnieją sytuacje, w których Excel może automatycznie zmienić format ogólny na coś innego w oparciu o wartość wprowadzoną w komórce. Na przykład, jeśli wpiszesz 1/4/2016 lub 1/4, Excel potraktuje to jako datę i odpowiednio zmieni format komórki.

Szybkim sposobem na sprawdzenie formatu zastosowanego w danej komórce jest zaznaczenie jej i spojrzenie na tabelę Liczba Format pole na Strona główna zakładka, w Numer grupa:

Ważną rzeczą do zapamiętania jest to, że formatowanie komórek w Excelu zmienia tylko wygląd, czyli reprezentacja wizualna , wartości komórki, ale nie samej wartości.

Na przykład, jeśli masz liczbę 0,5678 w jakiejś komórce i sformatujesz tę komórkę, aby wyświetlić tylko 2 miejsca po przecinku, liczba pojawi się jako 0,57. Ale wartość bazowa nie zmieni się, a Excel użyje oryginalnej wartości (0,5678) we wszystkich obliczeniach.

Podobnie możesz zmienić sposób wyświetlania wartości daty i godziny w dowolny sposób, ale Excel zachowa oryginalne wartości (liczby porządkowe dla dat i ułamki dziesiętne dla czasów) i będzie używał tych wartości we wszystkich funkcjach Data i Czas oraz innych formułach.

Aby zobaczyć podstawową wartość kryjącą się za formatem liczby, wybierz komórkę i spójrz na pasek formuły:

Jak formatować komórki w programie Excel

Jeśli chcesz zmodyfikować wygląd liczby lub daty, wyświetlić obramowanie komórek, zmienić wyrównanie i orientację tekstu lub dokonać innych zmian w formatowaniu, użyj narzędzia Formatuj komórki dialog jest główną funkcją do wykorzystania. A ponieważ jest to najczęściej używana funkcja do formatowania komórek w programie Excel, Microsoft udostępnił ją na wiele sposobów.

4 sposoby otwierania okna dialogowego Formatuj komórki

Aby zmienić formatowanie określonej komórki lub bloku komórek, zaznacz komórkę lub komórki, które chcesz sformatować, i wykonaj dowolną z następujących czynności:

1. Naciśnij Ctrl + 1 skrót.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy na komórce (lub naciśnij Shift+F10 ) i wybierz Formatuj komórki... z menu podręcznego.

   

3. Kliknij przycisk Program uruchamiający okno dialogowe strzałka w prawym dolnym rogu Numer , Dostosowanie lub Czcionka aby otworzyć odpowiednią zakładkę w grupie Formatuj komórki dialog:

   

4. Na Strona główna zakładka, w Komórki grupę, kliknij przycisk Format a następnie kliknij przycisk Formatuj komórki...

   

Na stronie Formatuj komórki Pojawi się okno dialogowe, w którym możesz rozpocząć formatowanie wybranej komórki (komórek) za pomocą różnych opcji na dowolnej z sześciu zakładek.

Okno dialogowe Formatuj komórki w programie Excel

Na stronie Formatuj komórki Okno dialogowe ma sześć zakładek, które zapewniają różne opcje formatowania dla wybranych komórek. Aby dowiedzieć się więcej o każdej zakładce, kliknij odpowiedni link:

Zakładka Liczba - zastosowanie określonego formatu do wartości liczbowych

Za pomocą tej karty można zastosować żądany format w zakresie liczby, daty, waluty, czasu, procentu, ułamka, notacji naukowej, formatu liczby księgowej lub tekstu.Dostępne opcje formatowania różnią się w zależności od wybranego Kategoria .

Format liczb w programie Excel

Dla numerów można zmienić następujące opcje:

• Ile miejsca dziesiętne do wyświetlania.
• Pokaż lub ukryj separator tysięcy .
• Szczególny format dla liczby ujemne .

Domyślnie format Excel Liczba wyrównuje wartości do prawej w komórkach.

Wskazówka. Pod Przykładowa strona możesz zobaczyć życie podgląd sposobu, w jaki liczba zostanie sformatowana na arkuszu.

Waluta i formaty księgowe

Na stronie Waluta format pozwala skonfigurować następujące trzy opcje:

• Liczba miejsc dziesiętnych do wyświetlenia
• Symbol waluty, który ma być użyty
• Format, który należy zastosować do liczb ujemnych

Wskazówka. Aby szybko zastosować domyślny format waluty z 2 miejscami po przecinku, zaznacz komórkę lub zakres komórek i naciśnij skrót Ctrl+Shift+$.

Excel Księgowość format zapewnia tylko dwie pierwsze z powyższych opcji, liczby ujemne są zawsze wyświetlane w nawiasach:

Zarówno formaty Currency jak i Accounting służą do wyświetlania wartości pieniężnych. Różnica jest następująca:

• Excel Waluta format umieszcza symbol waluty bezpośrednio przed pierwszą cyfrą w komórce.
• Excel Księgowość format liczby wyrównuje symbol waluty po lewej stronie i wartości po prawej, zera są wyświetlane jako kreski.

Wskazówka. Niektóre z najczęściej używanych opcji formatu księgowego są również dostępne na wstążce. Więcej szczegółów można znaleźć w części Opcje formatu księgowego na wstążce.

Formaty daty i czasu

Microsoft Excel udostępnia wiele predefiniowanych Data oraz Czas formaty dla różnych lokalizacji:

Aby uzyskać więcej informacji i szczegółowe wskazówki dotyczące tworzenia niestandardowa data i godzina format w Excelu, proszę zobaczyć:

• Format daty w programie Excel
• Excel Format czasu

Format procentowy

Na stronie Procent Format wyświetla wartość komórki z symbolem procentu. Jedyną opcją, którą można zmienić, jest liczba miejsc dziesiętnych.

Aby szybko zastosować format procentowy bez miejsc dziesiętnych, użyj skrótu Ctrl+Shift+%.

Uwaga. Jeśli zastosujesz Procent format do istniejących liczb, liczby zostaną pomnożone przez 100.

Więcej informacji znajdziesz w rozdziale Jak pokazać procenty w Excelu.

Format ułamka

Format ten pozwala na wybór spośród wielu wbudowanych stylów frakcji:

Uwaga. Podczas wpisywania ułamka w komórce, która nie jest sformatowana jako Frakcja może być konieczne wpisanie zera i spacji przed częścią ułamkową. Na przykład, jeśli wpiszesz 1/8 w komórce sformatowanej jako Ogólne , Excel przekształci ją na datę (08-Jan). Aby wprowadzić ułamek, wpisz w komórce 0 1/8.

Format naukowy

Format naukowy (określany również jako Standard lub Indeks standardowy forma ) to kompaktowy sposób wyświetlania bardzo dużych lub bardzo małych liczb. Jest on powszechnie używany przez matematyków, inżynierów i naukowców.

Na przykład zamiast pisać 0,00000012, można napisać 1,2 x 10-9. I jeśli zastosujesz format notacji naukowej Excela do komórki zawierającej 0,00000012, liczba ta zostanie wyświetlona jako 1,2E-09.

Podczas korzystania z formatu notacji naukowej w programie Excel jedyną opcją, którą można ustawić, jest liczba miejsc po przecinku:

Aby szybko zastosować domyślny format notacji naukowej Excela z 2 miejscami po przecinku, naciśnij na klawiaturze Ctrl+Shift+^.

Excel Format tekstowy

Gdy komórka jest sformatowana jako Tekst, Excel traktuje wartość komórki jako ciąg tekstowy, nawet jeśli wprowadzono liczbę lub datę. Domyślnie format Tekst programu Excel wyrównuje wartości w komórce do lewej strony. W przypadku zastosowania formatu Tekst do wybranych komórek za pomocą funkcji Formatuj komórki okno dialogowe, nie ma opcji do zmiany.

Należy pamiętać, że Excel Tekst format stosowany do numery lub daty uniemożliwia ich użycie w funkcjach i obliczeniach Excela. Wartości liczbowe sformatowane jako tekst wymuszają pojawienie się małego zielonego trójkąta w lewym górnym rogu komórek, wskazującego, że coś może być nie tak z formatem komórki. A jeśli Twoja pozornie poprawna formuła Excela nie działa lub zwraca błędny wynik, jedną z pierwszych rzeczy do sprawdzenia są liczby sformatowane jako tekst.

Aby naprawić tekst-liczby, nie wystarczy ustawienie formatu komórki na Ogólny lub Liczba. Najprostszym sposobem konwersji tekstu na liczbę jest zaznaczenie problematycznej komórki (komórek), kliknięcie pojawiającego się znaku ostrzegawczego, a następnie kliknięcie Konwertuj na liczbę Kilka innych metod opisano w rozdziale Jak przekonwertować cyfry w formacie tekstowym na liczbę.

Format specjalny

Format Specjalny umożliwia wyświetlanie liczb w formacie zwyczajowo stosowanym dla kodów pocztowych, numerów telefonów i numerów ubezpieczenia społecznego:

Format niestandardowy

Jeśli żaden z wbudowanych formatów nie wyświetla danych w pożądany sposób, możesz stworzyć własny format dla liczb, dat i godzin. Możesz to zrobić albo modyfikując jeden z predefiniowanych formatów zbliżonych do pożądanego rezultatu, albo używając symboli formatowania we własnych kombinacjach. W następnym artykule przedstawimy szczegółowe wskazówki i przykłady tworzenia niestandardowego formatu liczb w Excelu.

Zakładka Wyrównanie - zmiana wyrównania, pozycji i kierunku

Jak sama nazwa wskazuje, zakładka ta pozwala na zmianę wyrównania tekstu w komórce. Dodatkowo udostępnia szereg innych opcji, w tym:

• Wyrównaj zawartość komórki w poziomie, w pionie lub na środku. Można również wyśrodkowanie wartości w całym wyborze (świetna alternatywa dla łączenia komórek!) lub tiret od dowolnej krawędzi komórki.

• Owijka tekst na wiele wierszy w zależności od szerokości kolumny i długości zawartości komórki.
• Obkurczaj się, by pasować - ta opcja automatycznie zmniejsza pozorny rozmiar czcionki, tak aby wszystkie dane w komórce zmieściły się w kolumnie bez zawijania. rzeczywisty rozmiar czcionki zastosowany do komórki nie jest zmieniany.
• Połącz dwie lub więcej komórek w jedną komórkę.
• Zmień kierunek tekstu aby określić kolejność i wyrównanie odczytu. Domyślnym ustawieniem jest Kontekst, ale można je zmienić na Prawy do lewego lub Lewy do prawego.
• Zmień tekst orientacja Dodatnia liczba wprowadzona do Stopnie obraca zawartość komórki od lewej dolnej do prawej górnej, a stopień ujemny wykonuje obrót od lewej górnej do prawej dolnej. Opcja ta może być niedostępna, jeśli dla danej komórki wybrane są inne opcje wyrównania.

Poniższy zrzut ekranu przedstawia domyślne ustawienia zakładki Wyrównanie:

Zakładka Czcionka - zmiana rodzaju, koloru i stylu czcionki

Użyj opcji karty Czcionka, aby zmienić typ czcionki, kolor, rozmiar, styl, efekty czcionki i inne elementy czcionki:

Zakładka Border - tworzenie obramowań komórek o różnych stylach

Użyj opcji zakładki Obramowanie, aby utworzyć obramowanie wokół wybranych komórek w wybranym przez siebie kolorze i stylu. Jeśli nie chcesz usuwać istniejącego obramowania, wybierz Brak .

Wskazówka. do ukryć linie siatki w określonym zakresie komórek, możesz zastosować białe obramowania (Outline i Inside) do wybranych komórek, jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu:

Aby uzyskać więcej szczegółów, zobacz Jak tworzyć, zmieniać i usuwać obramowanie komórek w programie Excel.

Zakładka Wypełnienie - zmiana koloru tła komórki

Korzystając z opcji tej karty, można wypełniać komórki różnymi kolorami, wzorami i specjalnymi efektami wypełnienia.

Zakładka Ochrona - blokowanie i ukrywanie komórek

Użyj opcji Ochrona, aby zablokować lub ukryć określone komórki podczas zabezpieczania arkusza. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z poniższymi samouczkami:

• Jak zablokować i odblokować komórki w programie Excel
• Jak ukryć i zablokować formuły w programie Excel

Opcje formatowania komórek na wstążce

Jak już widzieliście, Formatuj komórki dialog zapewnia bardzo wiele opcji formatowania. Dla naszej wygody najczęściej używane funkcje są dostępne również na wstążce.

Najszybszy sposób na zastosowanie domyślnych formatów liczbowych Excela

Aby szybko zastosować jeden z domyślnych formatów Excela w zakresie liczby, daty, czasu, waluty, procentu itp. wykonaj następujące czynności:

• Wybierz komórkę lub zakres komórek, których format chcesz zmienić.
• Kliknij małą strzałkę obok Liczba Format pole na Strona główna zakładka, w Numer grupę i wybierz żądany format:

Opcje formatu księgowego na wstążce

Poza zmianą formatu komórek Numer Grupa ta udostępnia niektóre z najczęściej używanych opcji formatu księgowego:

• Aby zastosować format numeru księgowego Excela z domyślny symbol waluty , wybierz komórkę (komórki) i kliknij przycisk Format numeru księgowego ikona .
• Aby wybrać symbol waluty , kliknij strzałkę obok Księgowość Numer i wybierz z listy żądaną walutę. Jeśli chcesz użyć innego symbolu waluty, kliknij Więcej formatów księgowych... na końcu listy, co spowoduje otwarcie Formatuj komórki okno dialogowe z większą ilością opcji.

• Aby użyć separator tysięcy , kliknij ikonę z przecinkiem .
• Aby wyświetlić więcej lub mniej miejsca dziesiętne , kliknij Zwiększanie liczby dziesiętnej lub Zmniejszanie Liczba dziesiętna Opcja ta może być stosowana zarówno dla formatu księgowego Excela, jak i formatu liczbowego, procentowego i walutowego.

Inne opcje formatowania na wstążce

Na Strona główna zakładce wstążki Excela, można znaleźć znacznie więcej opcji formatowania, takich jak zmiana obramowania komórek, kolorów wypełnienia i czcionki, wyrównania, orientacji tekstu itd.

Na przykład, aby szybko dodać obramowanie do wybranych komórek, kliknij strzałkę obok Granica przycisk w Czcionka grupę i wybrać pożądany układ, kolor i styl:

Skróty do formatowania w Excelu

Jeśli uważnie śledziłeś poprzednie części tego samouczka, znasz już większość skrótów formatujących Excela. Poniższa tabela zawiera ich podsumowanie.

Format liczb w programie Excel nie działa

Jeśli po zastosowaniu jednego z formatów liczbowych Excela w komórce pojawi się pewna liczba symboli haszujących (######), to zwykle jest to spowodowane jedną z następujących przyczyn:

• Komórka nie jest wystarczająco szeroka, aby wyświetlić dane w wybranym formacie. Aby to naprawić, wystarczy zwiększyć szerokość kolumny, przeciągając prawą granicę. Lub kliknij dwukrotnie prawą granicę, aby automatycznie zmienić rozmiar kolumny, aby zmieścić w niej największą wartość.
• Komórka zawiera datę ujemną lub datę spoza obsługiwanego zakresu dat (1/1/1900 do 12/31/9999).

Aby odróżnić te dwa przypadki, najedź myszką na komórkę ze znakami hash. Jeśli komórka zawiera prawidłową wartość, która jest zbyt duża, aby zmieścić się w komórce, Excel wyświetli etykietę narzędziową z wartością. Jeśli komórka zawiera nieprawidłową datę, zostaniesz powiadomiony o problemie:

W ten sposób korzystasz z podstawowych opcji formatowania liczb w Excelu. W następnym tutorialu omówimy najszybsze sposoby kopiowania i czyszczenia formatowania komórek, a po tym eksploratorze zaawansowane techniki tworzenia niestandardowych formatów liczb. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się ponownie w przyszłym tygodniu!