Оглавление
В учебнике объясняются основы формата Excel для числа, текста, валюты, процента, бухгалтерского номера, научной нотации и т.д. Также демонстрируются быстрые способы форматирования ячеек во всех версиях Excel 365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 и ниже.
Когда дело доходит до форматирования ячеек в Excel, большинство пользователей знают, как применять основные текстовые и числовые форматы. Но знаете ли вы, как отобразить необходимое количество знаков после запятой или определенный символ валюты, как применить правильную научную нотацию или формат бухгалтерского числа? И знаете ли вы сочетания клавиш формата чисел Excel, чтобы применить нужное форматирование одним щелчком мыши?
Основы формата Excel
По умолчанию все ячейки в рабочих листах Microsoft Excel форматируются с помощью формата Общий Формат. При форматировании по умолчанию все, что вы вводите в ячейку, обычно остается как есть и отображается в набранном виде.
В некоторых случаях Excel может отобразить значение ячейки не совсем так, как вы его ввели, хотя формат ячейки остается общим. Например, если вы ввели большое число в узкий столбец, Excel может отобразить его в формате научной нотации, например, 2.5E+07. Но если вы просмотрите число в строке формул, вы увидите исходное число, которое вы ввели (25000000).
Бывают ситуации, когда Excel может автоматически изменить общий формат на другой в зависимости от значения, которое вы вводите в ячейку. Например, если вы введете 1/4/2016 или 1/4, Excel будет рассматривать это как дату и соответствующим образом изменит формат ячейки.
Быстрый способ проверить формат, примененный к определенной ячейке, - это выделить ячейку и посмотреть на окно Формат номера поле на Главная во вкладке Номер группа:
Важно помнить, что форматирование ячеек в Excel изменяет только внешний вид, или визуальное представление значение ячейки, но не само значение.
Например, если в какой-то ячейке у вас есть число 0,5678, и вы отформатируете эту ячейку, чтобы отобразить только 2 знака после запятой, число будет отображаться как 0,57. Но базовое значение не изменится, и Excel будет использовать исходное значение (0,5678) во всех вычислениях.
Аналогично, вы можете изменить представление на экране значений даты и времени так, как хотите, но Excel сохранит исходное значение (порядковые номера для дат и десятичные дроби для времени) и будет использовать эти значения во всех функциях "Дата и время" и других формулах.
Чтобы увидеть значение, скрывающееся за форматом числа, выделите ячейку и посмотрите на панель формул:
Как форматировать ячейки в Excel
Когда вы хотите изменить внешний вид числа или даты, отобразить границы ячеек, изменить выравнивание и ориентацию текста или внести любые другие изменения в форматирование, воспользуйтесь командой Форматирование ячеек Диалог - это основная функция, которую нужно использовать. И поскольку это самая используемая функция для форматирования ячеек в Excel, Microsoft сделала ее доступной различными способами.
4 способа открыть диалоговое окно Формат ячеек
Чтобы изменить форматирование определенной ячейки или блока ячеек, выделите ячейку (ячейки), которую нужно отформатировать, и выполните одно из следующих действий:
- Нажмите Ctrl + 1.
- Щелкните ячейку правой кнопкой мыши (или нажмите Shift+F10 ) и выберите Форматировать ячейки... из всплывающего меню.
- Нажмите кнопку Запуск диалогового окна стрелка в правом нижнем углу Номер , Выравнивание или Шрифт группу, чтобы открыть соответствующую вкладку Форматирование ячеек диалог:
- На Главная во вкладке Клетки группу, нажмите кнопку Формат и нажмите кнопку Форматировать ячейки...
Сайт Форматирование ячеек появится диалоговое окно, и вы можете начать форматирование выбранной ячейки (ячеек), используя различные опции на любой из шести вкладок.
Диалоговое окно "Форматирование ячеек" в Excel
Сайт Форматирование ячеек Диалоговое окно имеет шесть вкладок, которые предоставляют различные варианты форматирования выделенных ячеек. Чтобы узнать больше о каждой вкладке, щелкните по соответствующей ссылке:
Вкладка "Число" - применение определенного формата к числовым значениям
Используйте эту вкладку для применения желаемого формата в отношении числа, даты, валюты, времени, процентов, дроби, научной нотации, формата бухгалтерского числа или текста. Доступные параметры форматирования зависят от выбранных Категория .
Формат чисел Excel
Для номеров можно изменить следующие параметры:
- Сколько десятичные знаки для отображения.
- Показать или скрыть тысячный сепаратор .
- Специфический формат для отрицательные числа .
По умолчанию формат Excel Number выравнивает значения в ячейках вправо.
Совет. Под Образец Вы можете посмотреть жизнь предварительный просмотр как число будет отформатировано на листе.
Валюта и форматы бухгалтерского учета
Сайт Валюта формат позволяет настроить следующие три параметра:
- Количество десятичных знаков для отображения
- Символ валюты для использования
- Формат, применяемый к отрицательным числам
Совет. Чтобы быстро применить формат валюты по умолчанию с 2 десятичными знаками, выделите ячейку или диапазон ячеек и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Shift+$.
Excel Бухгалтерский учет формат предоставляет только первые два из вышеперечисленных вариантов, отрицательные числа всегда отображаются в круглых скобках:
Для отображения денежных значений используются как валютный, так и бухгалтерский форматы. Разница заключается в следующем:
- Excel Валюта формат помещает символ валюты непосредственно перед первой цифрой в ячейке.
- Excel Бухгалтерский учет формат числа выравнивает символ валюты слева, а значения - справа, нули отображаются в виде тире.
Совет. Некоторые из наиболее часто используемых опций формата бухгалтерского учета также доступны на ленте. Более подробную информацию см. в разделе Опции формата бухгалтерского учета на ленте.
Форматы даты и времени
Microsoft Excel предоставляет множество предопределенных Дата и Время форматы для разных локалей:
Для получения дополнительной информации и подробного руководства о том, как создать пользовательская дата и время формат в Excel, см:
- Формат даты Excel
- Формат времени в Excel
Процентный формат
Сайт Процент Формат отображает значение ячейки с символом процента. Единственный параметр, который можно изменить, - это количество знаков после запятой.
Чтобы быстро применить формат Проценты без десятичных знаков, используйте сочетание клавиш Ctrl+Shift+%.
Примечание. Если вы применяете Процент формат к существующим числам, числа будут умножены на 100.
Для получения дополнительной информации см. раздел Как показать проценты в Excel.
Формат дробей
Этот формат позволяет выбирать из множества встроенных стилей дробей:
Примечание. При вводе дроби в ячейку, которая не отформатирована как Фракция то перед дробной частью может потребоваться ввести ноль и пробел. Например, если вы введете 1/8 в ячейку, отформатированную как Общий Excel преобразует его в дату (08-Jan). Чтобы ввести дробь, введите в ячейку 0 1/8.
Научный формат
Научный формат (также называемый Стандарт или Стандартный индекс Форма ) - это компактный способ отображения очень больших или очень маленьких чисел. Он широко используется математиками, инженерами и учеными.
Например, вместо 0,0000000012 можно написать 1,2 x 10-9. И если применить формат научной нотации Excel к ячейке, содержащей 0,0000000012, то число будет отображаться как 1,2E-09.
При использовании формата научной нотации в Excel единственным параметром, который можно установить, является количество знаков после запятой:
Чтобы быстро применить формат научной нотации Excel по умолчанию с 2 десятичными знаками, нажмите Ctrl+Shift+^ на клавиатуре.
Текстовый формат Excel
Когда ячейка отформатирована как Текст, Excel будет рассматривать значение ячейки как текстовую строку, даже если вы вводите число или дату. По умолчанию формат Excel Текст выравнивает значения в ячейке по левому краю. При применении формата Текст к выбранным ячейкам с помощью функции Форматирование ячеек диалоговое окно, нет опции, которую можно было бы изменить.
Пожалуйста, имейте в виду, что Excel Текст формат, применяемый к номера или даты не позволяет использовать их в функциях и расчетах Excel. Числовые значения, отформатированные как текст, заставляют маленький зеленый треугольник появляться в левом верхнем углу ячеек, указывая на то, что с форматом ячеек что-то не так. И если ваша, казалось бы, правильная формула Excel не работает или возвращает неверный результат, одно из первых, что нужно проверить, это числа, отформатированные как текст.
Чтобы исправить текст-число, недостаточно установить формат ячейки на Общий или Число. Самый простой способ преобразовать текст в число - выделить проблемную ячейку (ячейки), щелкнуть на появившемся предупреждающем знаке, а затем нажать кнопку Преобразование в число Несколько других методов описаны в разделе Как преобразовать цифры в текстовом формате в число.
Специальный формат
Специальный формат позволяет отображать числа в формате, привычном для почтовых индексов, телефонных номеров и номеров социального страхования:
Пользовательский формат
Если ни один из встроенных форматов не отображает данные так, как вам нужно, вы можете создать свой собственный формат для чисел, дат и времени. Вы можете сделать это либо изменив один из предопределенных форматов, близкий к желаемому результату, либо используя символы форматирования в своих собственных комбинациях. В следующей статье мы предоставим подробное руководство и примеры для создания пользовательского формата чисел в Excel.
Вкладка "Выравнивание" - изменение выравнивания, положения и направления
Как следует из названия, эта вкладка позволяет изменить выравнивание текста в ячейке. Кроме того, она предоставляет ряд других опций, включая:
- Выровнять содержимое ячейки по горизонтали, вертикали или по центру. Также вы можете выравнивание значения по центру выделения (отличная альтернатива объединению ячеек!) или отступ от любого края ячейки.
- Завернуть текст в несколько строк в зависимости от ширины столбца и длины содержимого ячейки.
- Усадка по размеру - этот параметр автоматически уменьшает видимый размер шрифта, чтобы все данные в ячейке поместились в столбце без разворачивания. Реальный размер шрифта, применяемый к ячейке, не изменяется.
- Объединить двух или более клеток в одну клетку.
- Изменить направление текста для определения порядка чтения и выравнивания. По умолчанию используется значение Context, но вы можете изменить его на Right-to-Left или Left-to-Right.
- Изменить текст ориентация Положительное число, введенное в Степени квадрат поворачивает содержимое ячейки с левого нижнего угла в правый верхний, а отрицательный градус выполняет поворот с левого верхнего угла в правый нижний. Этот параметр может быть недоступен, если для данной ячейки выбраны другие варианты выравнивания.
На приведенном ниже снимке экрана показаны настройки вкладки Выравнивание по умолчанию:
Вкладка "Шрифт" - изменение типа, цвета и стиля шрифта
Используйте параметры вкладки Шрифт для изменения типа шрифта, цвета, размера, стиля, эффектов шрифта и других элементов шрифта:
Вкладка Граница - создание границ ячеек различных стилей
Используйте опции вкладки Граница, чтобы создать границу вокруг выбранных ячеек в цвете и стиле по вашему выбору. Если вы не хотите удалять существующую границу, выберите Нет .
Совет. скрыть линии сетки в определенном диапазоне ячеек, вы можете применить белые границы (Контур и Внутри) к выбранным ячейкам, как показано на скриншоте ниже:
Более подробную информацию см. в разделе Как создать, изменить и удалить границу ячейки Excel.
Вкладка "Заливка" - изменение цвета фона ячейки
Используя параметры этой вкладки, вы можете заливать ячейки различными цветами, узорами и специальными эффектами заливки.
Вкладка "Защита" - блокировка и скрытие ячеек
Используйте параметры защиты, чтобы заблокировать или скрыть определенные ячейки при защите рабочего листа. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь со следующими учебными пособиями:
- Как заблокировать и разблокировать ячейки в Excel
- Как скрыть и заблокировать формулы в Excel
Параметры форматирования ячеек на ленте
Как вы только что видели, в Форматирование ячеек dialog предоставляет огромное количество возможностей форматирования. Для нашего удобства наиболее часто используемые функции также доступны на ленте.
Самый быстрый способ применения форматов чисел Excel по умолчанию
Чтобы быстро применить один из форматов Excel по умолчанию в виде числа, даты, времени, валюты, процента и т.д., сделайте следующее:
- Выберите ячейку или диапазон ячеек, формат которых вы хотите изменить.
- Нажмите на маленькую стрелку рядом с Формат номера поле на Главная во вкладке Номер группу и выберите нужный формат:
Опции формата бухгалтерского учета на ленте
Помимо изменения формата ячеек, в меню Номер группа предоставляет некоторые из наиболее используемых опций формата бухгалтерского учета:
- Чтобы применить формат бухгалтерского номера Excel с помощью символ валюты по умолчанию , выберите ячейку (ячейки) и нажмите кнопку Формат учетного номера икона
. - Чтобы выбрать символ валюты , нажмите на стрелку рядом с Бухгалтерский учет Номер значок и выберите нужную валюту из списка. Если вы хотите использовать другой символ валюты, нажмите кнопку Другие форматы бухгалтерского учета... в конце списка, это откроет окно Форматирование ячеек диалог с дополнительными опциями.
- Чтобы использовать тысячный сепаратор , нажмите на значок с запятой
. - Для отображения большего или меньшего количества десятичные знаки , нажмите кнопку Увеличить десятичную дробь или Уменьшить десятичную дробь Эта опция может быть использована как для формата Excel Accounting, так и для форматов Number, Percentage и Currency.
Другие параметры форматирования на ленте
На Главная На вкладке ленты Excel можно найти гораздо больше опций форматирования, таких как изменение границ ячеек, цвета заливки и шрифта, выравнивание, ориентация текста и так далее.
Например, чтобы быстро добавить границы к выделенным ячейкам, нажмите стрелку рядом с надписью Граница кнопка в Шрифт группу и выберите нужный макет, цвет и стиль:
Ярлыки форматирования в Excel
Если вы внимательно следили за предыдущими частями этого руководства, вы уже знаете большинство сочетаний клавиш форматирования Excel. В таблице ниже приведена краткая информация.
| Ярлык | Формат |
| Ctrl+Shift+~ | Общий формат |
| Ctrl+Shift+! | Формат числа с разделителем тысяч и двумя десятичными знаками. |
| Ctrl+Shift+$ | Формат валюты с 2 знаками после запятой, а отрицательные числа отображаются в круглых скобках |
| Ctrl+Shift+% | Процентный формат без десятичных знаков |
| Ctrl+Shift+^ | Формат научной нотации с двумя десятичными знаками |
| Ctrl+Shift+# | Формат даты (dd-mmm-yy) |
| Ctrl+Shift+@ | Формат времени (чч:мм AM/PM) |
Формат чисел в Excel не работает
Если после применения одного из форматов чисел Excel в ячейке появляется несколько хэш-символов (######), это обычно происходит по одной из следующих причин:
- Ячейка недостаточно широка для отображения данных в выбранном формате. Чтобы исправить это, достаточно увеличить ширину столбца, перетащив правую границу. Или дважды щелкните правую границу, чтобы автоматически изменить размер столбца для размещения в нем наибольшего значения.
- Ячейка содержит отрицательную дату или дату вне поддерживаемого диапазона дат (с 1/1/1900 по 12/31/9999).
Чтобы отличить эти два случая, наведите курсор мыши на ячейку с хеш-знаками. Если ячейка содержит допустимое значение, которое слишком велико, чтобы поместиться в ячейке, Excel отобразит всплывающую подсказку с этим значением. Если ячейка содержит недопустимую дату, вы получите уведомление о проблеме:
Вот так можно использовать основные возможности форматирования чисел в Excel. В следующем уроке мы обсудим самые быстрые способы копирования и очистки форматирования ячеек, а после этого изучим продвинутые методы создания пользовательских форматов чисел. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас снова на следующей неделе!
