Hướng dẫn cho biết cách sử dụng Bộ lọc nâng cao trong Excel và cung cấp một số ví dụ về phạm vi tiêu chí không tầm thường để tạo bộ lọc phân biệt chữ hoa chữ thường, tìm các kết quả trùng khớp và khác biệt giữa hai cột, trích xuất các bản ghi khớp với một danh sách nhỏ hơn , v.v.

Trong bài viết trước, chúng ta đã thảo luận về các khía cạnh khác nhau của Bộ lọc nâng cao Excel và cách sử dụng bộ lọc này để lọc các hàng bằng logic AND cũng như OR. Bây giờ bạn đã biết những kiến ​​thức cơ bản, hãy xem các ví dụ về phạm vi tiêu chí phức tạp hơn có thể hữu ích cho công việc của bạn.

Thiết lập phạm vi tiêu chí dựa trên công thức

Vì hầu hết các ví dụ về phạm vi tiêu chí được thảo luận trong hướng dẫn này sẽ bao gồm nhiều công thức khác nhau, nên hãy bắt đầu với việc xác định các quy tắc thiết yếu để thiết lập chúng đúng cách. Tin tôi đi, phần lý thuyết nhỏ này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và không phải đau đầu khắc phục sự cố cho các phạm vi tiêu chí phức tạp bao gồm nhiều điều kiện dựa trên các công thức.

• Công thức bạn sử dụng trong phạm vi tiêu chí phải đánh giá thành TRUE hoặc FALSE .
• Phạm vi tiêu chí phải chứa ít nhất 2 ô: ô công thức và ô tiêu đề.
• Ô tiêu đề của tiêu chí dựa trên công thức phải trống hoặc khác với bất kỳ tiêu đề nào của bảng (phạm vi danh sách).
• Đối với công thức được đánh giá cho mỗi hàng trong phạm vi danh sách, hãy tham khảo phần trên cùngđể lọc các ngày trong tuần trong Excel

  Để lọc các ngày trong tuần, hãy sửa đổi công thức trên để công thức loại bỏ các số 1 (Chủ Nhật) và 7 (thứ Bảy):

  AND(WEEKDAY( date ) 7, WEEKDAY( date )1)

  Đối với bảng mẫu của chúng tôi, công thức sau sẽ rất hữu ích:

  =AND(WEEKDAY(B5)7, WEEKDAY(B5)1)

  Ngoài ra, bạn có thể thêm một thêm điều kiện để lọc ra các ô trống: =B5""

  

  Để lọc ngày trong trang tính của bạn theo cách khác, chỉ cần tìm hàm Date có liên quan và đừng ngần ngại sử dụng nó trong phạm vi tiêu chí bộ lọc nâng cao của bạn.

  Vâng, đây là cách bạn sử dụng Bộ lọc nâng cao trong Excel với các tiêu chí phức tạp. Tất nhiên, các tùy chọn của bạn không giới hạn ở các ví dụ được thảo luận trong hướng dẫn này, mục tiêu của chúng tôi chỉ là cung cấp cho bạn một vài ý tưởng đầy cảm hứng sẽ giúp bạn đi đúng hướng. Hãy nhớ rằng con đường dẫn đến thành thạo được lát bằng thực hành, bạn có thể muốn tải xuống các ví dụ của chúng tôi bằng cách sử dụng liên kết bên dưới và mở rộng hoặc thiết kế ngược chúng để hiểu rõ hơn. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

  Sách bài tập thực hành

  Các ví dụ về Bộ lọc nâng cao của Excel (tệp .xlsx)

  ô có dữ liệu bằng cách sử dụng tham chiếu tương đối như A1.
• Để công thức chỉ được đánh giá cho một ô cụ thể hoặc dải ô , hãy tham khảo ô hoặc dải ô đó sử dụng tham chiếu tuyệt đối như $A$1.
• Khi tham chiếu phạm vi danh sách trong công thức, luôn sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối.
• Khi cung cấp nhiều điều kiện, hãy nhập tất cả tiêu chí trên cùng một hàng để nối chúng với toán tử AND và đặt từng tiêu chí trên một hàng riêng biệt để nối chúng với toán tử OR .

Ví dụ về phạm vi tiêu chí của Bộ lọc nâng cao Excel

Các ví dụ sau sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bộ lọc của riêng mình trong Excel để xử lý các tác vụ phức tạp hơn không thể thực hiện được bằng Bộ lọc tự động Excel thông thường.

Trường hợp- bộ lọc nhạy cảm cho các giá trị văn bản

Cũng như Bộ lọc Tự động của Excel, về bản chất, công cụ Bộ lọc Nâng cao không phân biệt chữ hoa chữ thường, nghĩa là nó không phân biệt giữa các ký tự chữ hoa và chữ thường khi lọc các giá trị văn bản. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng thực hiện tìm kiếm phân biệt chữ hoa chữ thường bằng cách sử dụng hàm EXACT trong tiêu chí bộ lọc nâng cao.

Ví dụ: để lọc các hàng chứa Banana , bỏ qua BANANA và banana , hãy nhập công thức sau vào phạm vi tiêu chí:

=EXACT(B5, "Banana")

Trong đó B là cột chứa tên mục và hàng 5 là hàng dữ liệu đầu tiên .

Sau đó, áp dụng Bộ lọc nâng cao của Excelbằng cách nhấp vào nút Nâng cao trên tab Dữ liệu và định cấu hình Phạm vi danh sách và Phạm vi tiêu chí như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Xin lưu ý rằng Phạm vi tiêu chí bao gồm 2 ô - ô tiêu đề và ô công thức .

Lưu ý. Hình ảnh trên cũng như tất cả các ảnh chụp màn hình khác trong hướng dẫn này hiển thị các công thức trong các ô phạm vi tiêu chí chỉ vì mục đích rõ ràng. Trong trang tính thực của bạn, ô công thức sẽ trả về TRUE hoặc FALSE, tùy thuộc vào việc hàng dữ liệu đầu tiên có khớp với tiêu chí hay không:

Lọc các giá trị trên hoặc dưới mức trung bình trong một cột

Khi lọc các giá trị số, bạn có thể thường chỉ muốn hiển thị những ô ở trên hoặc dưới giá trị trung bình trong cột. Ví dụ:

Để lọc các hàng có tổng phụ trên mức trung bình , hãy sử dụng công thức sau trong phạm vi tiêu chí:

=F5>AVERAGE($F$5:$F$50)

Để lọc các hàng với tổng phụ dưới mức trung bình , hãy sử dụng công thức sau:

=F5

Xin lưu ý rằng chúng tôi sử dụng tham chiếu tương đối để chỉ ô trên cùng có dữ liệu ( F5) và các tham chiếu tuyệt đối để xác định toàn bộ phạm vi mà bạn muốn tính giá trị trung bình, không bao gồm tiêu đề cột ($F$5:$F$50).

Ảnh chụp màn hình sau minh họa công thức tính trung bình ở trên đang hoạt động :

Những bạn đã quen thuộc với Excel NumberCác bộ lọc có thể thắc mắc, tại sao ai đó lại bận tâm sử dụng bộ lọc nâng cao trong khi các bộ lọc số tích hợp sẵn đã có các tùy chọn Trên trung bình và Dưới trung bình ? Đúng vậy, nhưng các bộ lọc sẵn có của Excel không thể được sử dụng với logic OR!

Vì vậy, để hiểu rõ hơn về ví dụ này, hãy lọc các hàng có Tổng phụ (cột F) HOẶC Doanh số tháng 9 (cột E) cao hơn mức trung bình. Đối với điều này, hãy thiết lập phạm vi tiêu chí với logic OR bằng cách nhập từng điều kiện trên một hàng riêng biệt. Kết quả là bạn sẽ nhận được danh sách các mục có giá trị trung bình ở trên trong cột E hoặc cột F:

Lọc các hàng có khoảng trống hoặc không có khoảng trống

Như mọi người đã biết, Bộ lọc Excel có một tùy chọn sẵn có để lọc các ô trống. Bằng cách chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm (Trống) trong menu Tự động lọc, bạn chỉ có thể hiển thị những hàng có ô trống hoặc ô không trống trong một hoặc nhiều cột. Vấn đề là bộ lọc Excel tích hợp cho các ô trống chỉ có thể hoạt động với logic AND.

Nếu bạn muốn lọc các ô trống hoặc ô không trống bằng logic OR hoặc sử dụng ô trống/không trống điều kiện cùng với một số tiêu chí khác, hãy thiết lập phạm vi tiêu chí bộ lọc nâng cao bằng một trong các công thức sau:

Lọc khoảng trống :

Lọc không trống:

Lọc các ô trống bằng logic OR

Để lọc các hàngcó một ô trống trong cột A hoặc B hoặc trong cả hai cột, hãy định cấu hình phạm vi tiêu chí Bộ lọc nâng cao theo cách sau:

• =A6=""
• =B6=""

Trong đó 6 là hàng trên cùng của dữ liệu.

Lọc các ô không trống bằng các giếng OR cũng như logic AND

Để hiểu rõ hơn về cách Bộ lọc nâng cao của Excel hoạt động với nhiều tiêu chí, hãy lọc các hàng trong bảng mẫu của chúng ta với các điều kiện sau:

• Hoặc Vùng (cột A) hoặc Mục (cột B) không được để trống và
• Tổng phụ (cột C) phải lớn hơn 900.

Nói cách khác , chúng tôi muốn hiển thị các hàng đáp ứng các điều kiện sau:

( Tổng phụ >900 AND Vùng =không trống) OR ( Subtotal >900 AND Item =non-blank)

Như bạn đã biết, trong Excel Advanced Phạm vi tiêu chí lọc, các điều kiện được kết hợp với logic AND phải được nhập trong cùng một hàng và các điều kiện được kết hợp với logic OR - khác nhau hàng:

Bởi vì một tiêu chí trong ví dụ này được thể hiện bằng công thức (không để trống) và tiêu chí còn lại bao gồm toán tử so sánh (Tổng phụ > 900), hãy để tôi nhắc bạn rằng:

• Tiêu chí được tạo bằng toán tử so sánh phải có tiêu đề chính xác bằng tiêu đề bảng, như tiêu chí Tổng phụ trong ảnh chụp màn hình ở trên.
• Các tiêu chí dựa trên công thức nên cóô tiêu đề trống hoặc tiêu đề không khớp với bất kỳ tiêu đề nào trong bảng, chẳng hạn như tiêu chí Không trống trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Cách trích xuất trên/dưới N bản ghi

Có thể bạn đã biết, Bộ lọc số Excel tích hợp sẵn có tùy chọn hiển thị 10 mục trên cùng hoặc 10 mục dưới cùng. Nhưng nếu bạn cần lọc 3 giá trị trên cùng hoặc 5 giá trị dưới cùng thì sao? Trong trường hợp này, Bộ lọc nâng cao của Excel với các công thức sau sẽ hữu ích:

Trích xuất top N mục:

Trích xuất bottom N mục:

Cho ví dụ: để lọc 3 tổng phụ hàng đầu, hãy tạo phạm vi tiêu chí bằng công thức sau:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

Để trích xuất 3 tổng phụ cuối cùng, hãy sử dụng công thức sau:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

Trong đó F5 là ô trên cùng có dữ liệu trong cột Tổng phụ (không bao gồm tiêu đề cột).

Ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị 3 công thức hàng đầu đang hoạt động:

Lưu ý. Nếu phạm vi danh sách chứa một vài hàng có cùng giá trị nằm trong N danh sách trên cùng/dưới cùng, thì tất cả các hàng đó sẽ được hiển thị, giống như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới:

Lọc cho trùng khớp và khác biệt giữa hai cột

Một trong những bài viết trước của chúng tôi đã giải thích nhiều cách khác nhau để so sánh hai cột trong Excel và tìm điểm trùng khớp cũng như khác biệt giữa chúng. Ngoài công thức Excel, quy tắc định dạng có điều kiệnvà công cụ Duplicate Remover được đề cập trong hướng dẫn ở trên, bạn cũng có thể sử dụng Bộ lọc nâng cao của Excel để trích xuất các hàng có giá trị giống hoặc khác nhau trong hai hoặc nhiều cột. Để thực hiện việc này, hãy nhập một trong các công thức đơn giản sau vào phạm vi tiêu chí:

• Lọc kết quả trùng khớp (trùng lặp) trong 2 cột:

=B5=C5

=B5C5

Trong đó B5 và C5 là các ô trên cùng có dữ liệu trong hai cột bạn muốn so sánh.

Lưu ý. Công cụ Bộ lọc nâng cao chỉ có thể tìm kiếm các kết quả phù hợp và khác biệt trong cùng một hàng . Để tìm tất cả các giá trị trong cột A nhưng không ở bất kỳ đâu trong cột B, hãy sử dụng công thức này.

Lọc các hàng dựa trên các mục phù hợp trong danh sách

Giả sử bạn có một bảng lớn với hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng và bạn nhận được một danh sách ngắn hơn chỉ chứa các mục có liên quan tại một thời điểm nhất định. Câu hỏi đặt ra là - làm cách nào để bạn tìm thấy tất cả các mục trong bảng của mình có hoặc không có trong danh sách nhỏ hơn?

Lọc các hàng khớp với các mục trong danh sách

Để tìm tất cả các mục trong nguồn bảng cũng có trong một danh sách nhỏ hơn, sử dụng công thức COUNTIF sau:

Giả sử rằng danh sách nhỏ hơn nằm trong phạm vi D2 :D7 và các mục của bảng được so sánh với danh sách đó nằm trong cột B bắt đầu từ hàng 10, công thứcdiễn ra như sau (vui lòng lưu ý việc sử dụng tham chiếu tuyệt đối và tương đối):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Tất nhiên, bạn không bị giới hạn trong việc lọc bảng của mình chỉ với một tiêu chí.

Ví dụ: để lọc các hàng khớp với danh sách, nhưng chỉ đối với Khu vực phía Bắc , hãy nhập hai tiêu chí trong cùng một hàng để chúng hoạt động với logic AND:

• Khu vực: ="=North"
• Các mục phù hợp: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, chỉ có hai bản ghi trong bảng phù hợp với cả hai tiêu chí :

Lưu ý. Trong ví dụ này, chúng tôi sử dụng tiêu chí khớp chính xác cho giá trị văn bản: ="=North " để chỉ tìm những ô chính xác bằng văn bản đã chỉ định. Nếu bạn nhập tiêu chí Khu vực đơn giản là Bắc (không có dấu bằng và dấu ngoặc kép), Microsoft Excel sẽ tìm thấy tất cả các mục bắt đầu bằng văn bản đã chỉ định, ví dụ:. Đông Bắc hoặc Tây Bắc . Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Bộ lọc Nâng cao của Excel cho các giá trị văn bản.

Lọc các hàng không khớp với các mục trong danh sách

Để tìm tất cả các mục trong bảng không có trong danh sách nhỏ hơn, hãy kiểm tra xem kết quả của công thức COUNTIF của chúng tôi có bằng 0 không:

Ví dụ: để lọc các mục Khu vực phía Bắc trong bảng xuất hiện trong danh sách, hãy sử dụng các tiêu chí sau:

• Khu vực: ="=North"
• Các mục không khớp: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Lưu ý:

• Nếu danh sách cần khớp nằm trong một trang tính khác, hãy đảm bảo bao gồm tên trang tính trong công thức, ví dụ:. =COUNTIF(Sheet2!$A$2:$A$7,B10) .
• Nếu bạn muốn trích xuất kết quả sang một trang tính khác, hãy khởi động Bộ lọc nâng cao từ trang tính đích, như được giải thích trong Cách trích xuất các hàng đã lọc sang một trang tính khác.

Lọc cho ngày cuối tuần và ngày trong tuần

Cho đến nay, các ví dụ về phạm vi tiêu chí Bộ lọc nâng cao của chúng tôi chủ yếu xử lý các giá trị số và văn bản. Bây giờ, đã đến lúc cung cấp một số manh mối cho những người bạn hoạt động theo ngày.

Bộ lọc ngày trong Excel tích hợp sẵn cung cấp nhiều tùy chọn bao gồm nhiều tình huống. Nhiều, nhưng không phải tất cả! Ví dụ: nếu bạn được cung cấp một danh sách các ngày và được yêu cầu lọc các ngày trong tuần và cuối tuần, bạn sẽ xử lý như thế nào?

Có thể bạn đã biết, Microsoft Excel cung cấp một hàm WEEKDAY đặc biệt để trả về ngày của tuần tương ứng với một ngày nhất định. Và đây là hàm mà chúng ta sẽ sử dụng trong phạm vi tiêu chí Bộ lọc nâng cao của Excel.

Cách lọc các ngày cuối tuần trong Excel

Hãy nhớ rằng, trong thuật ngữ WEEKDAY, 1 là viết tắt của Chủ Nhật và 6 là viết tắt của Thứ Bảy, công thức lọc các ngày cuối tuần như sau:

Trong ví dụ này, chúng tôi đang lọc các ngày trong cột B bắt đầu bằng hàng 5, vì vậy công thức Ngày cuối tuần của chúng tôi có dạng sau:

=OR(WEEKDAY(B5)=7, WEEKDAY(B5)=1)

Cách