Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους κανόνες για να χρωματίσετε τα δεδομένα σας με βάση οποιεσδήποτε συνθήκες.

Μορφοποίηση υπό όρους με βάση ένα άλλο κελί: μεταγραφή βίντεο

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η μορφοποίηση υπό όρους είναι μία από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες του Excel. Οι τυπικοί κανόνες σας επιτρέπουν να χρωματίσετε γρήγορα τις απαραίτητες τιμές, αλλά τι γίνεται αν θέλετε να μορφοποιήσετε ολόκληρες γραμμές με βάση μια τιμή σε ένα συγκεκριμένο κελί; Επιτρέψτε μου να σας δείξω πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους για να δημιουργήσετε οποιονδήποτε κανόνα μορφοποίησης υπό όρους θέλετε.

Εφαρμογή μορφοποίησης υπό όρους εάν ένα άλλο κελί είναι κενό

Ακολουθεί μια κοινή εργασία: Θέλω να επισημάνω τις γραμμές με κενό αναγνωριστικό. Ας ξεκινήσουμε με τα βήματα για τη δημιουργία ενός προσαρμοσμένου κανόνα:

1. Πρώτα απ' όλα, επιλέξτε το εύρος που θέλετε να επισημάνετε, αυτό θα σας γλιτώσει από κάποια βήματα αργότερα. Βεβαιωθείτε ότι ξεκινάτε με την επάνω αριστερή εγγραφή και παραλείψτε τη γραμμή κεφαλίδας. Η μετατροπή του εύρους σε Πίνακα είναι μια καλύτερη επιλογή αν σκοπεύετε να εφαρμόσετε τον κανόνα σε νέες εγγραφές στο μέλλον.
2. Κάντε κλικ στο Conditional formatting στο επάνω μέρος και επιλέξτε "New rule". Χρειάζεστε το τελευταίο στοιχείο: "Use a formula to determine which cells to format".
3. Τώρα μπορείτε να εισαγάγετε την προσαρμοσμένη συνθήκη και να ορίσετε την επιθυμητή μορφή.
   • Ένα χρώμα γεμίσματος προσφέρει τον πιο γρήγορο τρόπο να δούμε τα δεδομένα μας, οπότε ας επιλέξουμε ένα και ας κάνουμε κλικ στο ok.
   • Ο τύπος για την εύρεση των γραμμών με κενά στη στήλη Α είναι ο εξής =A2="" Για να βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας εφαρμόζεται ανά γραμμή, πρέπει να κάνετε την αναφορά στη στήλη απόλυτη, οπότε εισάγετε ένα σύμβολο δολαρίου πριν από τη στήλη A:

     =$A2=""

     Αν θέλατε να κοιτάτε πάντα αυτό το συγκεκριμένο κελί, τότε θα διορθώνατε και τη γραμμή, κάνοντάς την να μοιάζει έτσι: $A$2=""

4. Κάντε κλικ στο ΟΚ και ξεκινάτε.

Μορφοποίηση υπό όρους του Excel με βάση μια άλλη τιμή κελιού

Τώρα ας προχωρήσουμε και ας δούμε πώς μπορούμε να βρούμε εκείνους τους τίτλους βιβλίων που έχουν 10 ή περισσότερους στη στήλη Ε. Θα προχωρήσω και θα επιλέξω τους τίτλους βιβλίων, επειδή αυτό θέλουμε να μορφοποιήσουμε, και θα δημιουργήσω έναν νέο κανόνα μορφοποίησης υπό όρους που χρησιμοποιεί έναν τύπο. Η συνθήκη μας θα είναι παρόμοια:

=$E2>=10

Επιλέξτε τη μορφή και αποθηκεύστε τον κανόνα για να δείτε πώς λειτουργεί.

Όπως μπορείτε να δείτε, πρόκειται για απλούς κανόνες όπου μπορείτε να εισάγετε οποιαδήποτε τιμή σας ενδιαφέρει. Το πού βρίσκεται η τιμή δεν έχει σημασία. Αν βρίσκεται σε διαφορετικό φύλλο, τότε απλά φροντίστε να συμπεριλάβετε το όνομά της στην αναφορά σας.

Τύπος μορφοποίησης υπό όρους για πολλαπλές συνθήκες

Ας προχωρήσουμε στις περιπτώσεις που η συνθήκη σας αφορά δύο διαφορετικές τιμές. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δείτε τις παραγγελίες που έχουν υψηλή προτεραιότητα και πάνω από 8 στο πεδίο ποσότητα.

Για να αλλάξετε έναν υπάρχοντα κανόνα, επιλέξτε Διαχείριση κανόνων στην ενότητα Μορφοποίηση υπό όρους, βρείτε τον κανόνα και κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία. Για να βεβαιωθείτε ότι πληρούνται πολλές συνθήκες, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση "ΚΑΙ", στη συνέχεια απαριθμήστε τα κριτήριά σας σε παρένθεση και θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε εισαγωγικά για τις τιμές κειμένου:

=AND($D2="High",$E2>8)

Αν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι πληρούται τουλάχιστον μία συνθήκη, τότε χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση OR. Αντικαταστήστε τη συνάρτηση, τώρα θα διαβάζει: highlight the row if the priority is high ή εάν η ποσότητα είναι πάνω από 8.

Μορφοποίηση με βάση το κείμενο ενός άλλου κελιού

Εδώ είναι μια άλλη λειτουργία που θα εκτιμήσετε αν εργάζεστε με τιμές κειμένου. Η εργασία θα σας φανεί δύσκολη αν θέλετε να εξετάσετε τα κελιά που περιέχουν τη λέξη-κλειδί μαζί με οτιδήποτε άλλο. Αν αυτή είναι η περίπτωσή σας, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Αναζήτηση και να πώς θα φαίνεται. Επιλέξτε τις εγγραφές που θέλετε να χρωματίσετε, δημιουργήστε έναν κανόνα και πληκτρολογήστε:

=SEARCH("Urgent",$F2)>0

Σημειώστε ότι αν εισάγετε περισσότερα από 1, τότε θα λάβετε τα κελιά που έναρξη με αυτό το κείμενο.

Πράγματα που πρέπει να θυμάστε για τους προσαρμοσμένους κανόνες σας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρακτικά οποιονδήποτε τύπο ως συνθήκη για την επισήμανση των δεδομένων σας. Σε ένα από τα προηγούμενα βίντεό μας, καλύψαμε τον τρόπο εντοπισμού διπλών αρχείων με τη βοήθεια της μορφοποίησης υπό όρους, ενώ μπορείτε να βρείτε μερικά ακόμη υπέροχα παραδείγματα τύπων στην ανάρτησή μας στο ιστολόγιό μας σχετικά με αυτό το θέμα.

Πριν προχωρήσετε στη μορφοποίηση του πίνακα σας, επιτρέψτε μου να αναφερθώ γρήγορα σε ορισμένα τυπικά λάθη που μπορεί να μην σας αφήσουν να έχετε τα αποτελέσματα που περιμένετε.

Πρώτα απ' όλα, θυμηθείτε τη διαφορά μεταξύ απόλυτων και σχετικών αναφορών κελιών. Αν θέλετε να ελέγξετε κάθε κελί σε ένα στήλη , πληκτρολογήστε ένα σύμβολο δολαρίου πριν από το όνομα της στήλης. Για να συνεχίσετε να ελέγχετε την ίδια σειρά , προσθέστε το σύμβολο του δολαρίου πριν από τον αριθμό της γραμμής. Και για να διορθώσετε την αναφορά του κελιού, με άλλα λόγια, για να συνεχίσετε να ελέγχετε το ίδιο κύτταρο , βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σύμβολο δολαρίου πριν από τα δύο: τη στήλη και τη γραμμή.

Στη συνέχεια, αν δείτε ότι ο κανόνας σας εφαρμόζεται μόνο σε μια γραμμή ή ένα κελί, επιστρέψτε στη Διαχείριση κανόνων και βεβαιωθείτε ότι εφαρμόζεται στη σωστή περιοχή.

Όταν δημιουργείτε έναν κανόνα, χρησιμοποιείτε πάντα το επάνω αριστερό κελί της περιοχής με τα δεδομένα σας για τον τύπο και παραλείπετε τη γραμμή κεφαλίδας για να αποφύγετε τη μετατόπιση των αποτελεσμάτων.

Εφόσον έχετε κατά νου αυτά τα σημεία, οι τύποι μορφοποίησης υπό όρους θα κάνουν θαύματα στα δεδομένα σας. Αν εξακολουθείτε να έχετε προβλήματα με το να το κάνετε να λειτουργήσει για εσάς, μοιραστείτε την εργασία σας στα σχόλια, θα κάνουμε ό,τι καλύτερο μπορούμε για να σας βοηθήσουμε.