Scoprite come creare regole personalizzate per colorare i dati in base a qualsiasi condizione.

Formattazione condizionale basata su un'altra cella: trascrizione video

Non c'è dubbio che la formattazione condizionale sia una delle funzioni più utili di Excel. Le regole standard consentono di colorare rapidamente i valori necessari, ma cosa succede se si desidera formattare intere righe in base a un valore presente in una determinata cella? Vi mostrerò come potete utilizzare le formule per creare qualsiasi regola di formattazione condizionale.

Applicare la formattazione condizionale se un'altra cella è vuota

Ecco un'operazione comune: voglio evidenziare le righe con un ID vuoto. Cominciamo con i passi per creare una regola personalizzata:

1. Prima di tutto, selezionare l'intervallo che si desidera evidenziare, in modo da risparmiare alcuni passaggi successivi. Assicurarsi di iniziare con il record in alto a sinistra e di omettere la riga di intestazione. Convertire l'intervallo in una tabella è un'opzione migliore se si prevede di applicare la regola a nuove voci in futuro.
2. Cliccate in alto su Formattazione condizionale e scegliete "Nuova regola". Vi serve l'ultima voce: "Usa una formula per determinare quali celle formattare".
3. Ora è possibile inserire la condizione personalizzata e impostare il formato desiderato.
   • Un colore di riempimento offre il modo più rapido di vedere i dati, quindi scegliamone uno e facciamo clic su OK.
   • La formula per trovare le righe con spazi vuoti nella colonna A è =A2="" Ma non è tutto: per assicurarsi che la regola venga applicata riga per riga, è necessario rendere assoluto il riferimento alla colonna, quindi inserire un segno di dollaro prima della colonna A:

     =$A2=""

     Se si volesse guardare sempre questa particolare cella, si sistemerebbe anche la riga, facendola apparire così: $A$2="".

4. Fare clic su Ok ed ecco fatto.

Formattazione condizionale di Excel basata sul valore di un'altra cella

Ora andiamo avanti e vediamo come trovare i titoli di libri che hanno 10 o più nella colonna E. Selezionerò i titoli di libri, perché è questo che vogliamo formattare, e creerò una nuova regola di formattazione condizionale che utilizza una formula. La nostra condizione sarà simile:

=$E2>=10

Scegliete il formato e salvate la regola per vedere come funziona.

Come si può notare, si tratta di regole semplici in cui è possibile inserire qualsiasi valore di interesse. Non è importante dove si trovi il valore: se si trova in un foglio diverso, è sufficiente includere il suo nome nel riferimento.

Formula di formattazione condizionale per condizioni multiple

Passiamo ai casi in cui la condizione riguarda due valori diversi. Ad esempio, si possono visualizzare gli ordini che hanno una priorità alta e più di 8 nel campo quantità.

Per modificare una regola esistente, selezionare Gestione regole in Formattazione condizionale, individuare la regola e fare clic su Modifica. Per assicurarsi che siano soddisfatte più condizioni, utilizzare la funzione "AND", quindi elencare i criteri tra parentesi e ricordare di utilizzare le virgolette per i valori di testo:

=AND($D2="High",$E2>8)

Se si vuole essere sicuri che almeno una condizione sia soddisfatta, si può utilizzare la funzione OR. Sostituendo la funzione, ora si leggerà: evidenzia la riga se la priorità è alta o se la quantità è superiore a 8.

Formattazione basata sul testo di un'altra cella

Ecco un'altra funzione che apprezzerete se lavorate con valori di testo. L'operazione sembrerà complicata se volete esaminare le celle che contengono la parola chiave insieme a tutto il resto. Se questo è il vostro caso, dovrete usare la funzione Cerca ed ecco come apparirà. Selezionate i record da colorare, create una regola e inserite:

=SEARCH("Urgente",$F2)>0

Si noti che se si inserisce più di 1, si otterranno le celle che inizio con questo testo.

Cose da ricordare per le regole personalizzate

È possibile utilizzare praticamente qualsiasi formula come condizione per evidenziare i dati. In uno dei nostri video precedenti, abbiamo illustrato come identificare i duplicati con l'aiuto della formattazione condizionale e potete trovare altri esempi di formule nel nostro post su questo argomento.

Prima di procedere con la formattazione della tabella, vorrei illustrare alcuni errori tipici che potrebbero non farvi ottenere i risultati sperati.

Prima di tutto, è bene ricordare la differenza tra riferimenti assoluti e relativi alle celle. Se si vuole controllare ogni cella di un file colonna inserire un segno di dollaro prima del nome della colonna. Per continuare a controllare la stessa riga aggiungere il segno del dollaro prima del numero della riga. E per correggere il riferimento alla cella, in altre parole, per continuare a controllare la stessa cella Assicuratevi di avere un segno di dollaro prima di entrambe le colonne e delle righe.

Quindi, se si nota che la regola è applicata solo a una riga o a una cella, tornare a Gestione regole e assicurarsi che sia applicata all'intervallo corretto.

Quando si crea una regola, utilizzare sempre la cella in alto a sinistra dell'intervallo con i dati per la formula e omettere la riga di intestazione per evitare di spostare i risultati.

Se tenete a mente questi punti, le formule di formattazione condizionale faranno meraviglie per i vostri dati. Se avete ancora problemi a farle funzionare, condividete il vostro compito nei commenti, faremo del nostro meglio per aiutarvi.