Vea cómo puede crear reglas personalizadas para colorear sus datos según cualquier condición.

Formato condicional basado en otra celda: transcripción de vídeo

No hay duda de que el formato condicional es una de las funciones más útiles de Excel. Las reglas estándar te permiten colorear rápidamente los valores necesarios, pero ¿qué ocurre si quieres dar formato a filas enteras basándote en un valor de una celda determinada? Déjame mostrarte cómo puedes utilizar fórmulas para crear cualquier regla de formato condicional que desees.

Aplicar formato condicional si otra celda está en blanco

Esta es una tarea común: quiero resaltar las filas con un ID en blanco. Comencemos con los pasos para crear una regla personalizada:

1. En primer lugar, seleccione el rango que desea resaltar, esto le ahorrará algunos pasos más adelante. Asegúrese de empezar por el registro superior izquierdo y omitir la fila de cabecera. Convertir el rango en una Tabla es una mejor opción si planea aplicar la regla a nuevas entradas en el futuro.
2. Haga clic en Formato condicional en la parte superior y elija "Nueva regla". Necesita el último elemento: "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear".
3. Ahora puede introducir su condición personalizada y establecer el formato deseado.
   • Un color de relleno ofrece la forma más rápida de ver nuestros datos, así que vamos a elegir uno y haga clic en Aceptar.
   • La fórmula para encontrar las filas con espacios en blanco en la columna A es =A2="" Pero eso no es todo. Para asegurarte de que la regla se aplica fila a fila, tienes que hacer que la referencia a la columna sea absoluta, así que introduce un signo de dólar antes de la columna A:

     =$A2=""

     Si quisieras mirar siempre esta celda en particular, entonces arreglarías también la fila, haciendo que se vea así: $A$2=""

4. Haga clic en Aceptar y ya está.

Formato condicional de Excel basado en el valor de otra celda

Ahora vamos a ver cómo podemos encontrar los títulos de libros que tienen 10 o más en la columna E. Voy a seguir adelante y seleccionar los títulos de libros, porque esto es lo que queremos dar formato, y crear una nueva regla de formato condicional que utiliza una fórmula. Nuestra condición va a ser similar:

=$E2>=10

Elige el formato y guarda la regla para ver cómo funciona.

Como puede ver, se trata de reglas sencillas en las que puede introducir cualquier valor que le interese. No importa dónde se encuentre el valor. Si está en una hoja diferente, simplemente asegúrese de incluir su nombre en la referencia.

Fórmula de formato condicional para múltiples condiciones

Pasemos a los casos en los que su condición se refiere a dos valores diferentes. Por ejemplo, puede querer ver los pedidos que tienen una prioridad alta y más de 8 en el campo cantidad.

Para modificar una regla existente, seleccione Gestionar reglas en Formato condicional, busque la regla y haga clic en Editar. Para asegurarse de que se cumplen varias condiciones, utilice la función "Y", a continuación enumere sus criterios entre paréntesis y recuerde utilizar comillas para los valores de texto:

=AND($D2="High",$E2>8)

Si desea asegurarse de que se cumple al menos una condición, utilice la función OR. Sustituya la función, ahora se leerá: resaltar la fila si la prioridad es alta o si la cantidad es superior a 8.

Formato basado en el texto de otra celda

Esta es otra función que apreciará si trabaja con valores de texto. La tarea le parecerá complicada si desea buscar en las celdas que contienen la palabra clave junto con cualquier otra cosa. Si este es su caso, tendrá que utilizar la función Buscar, y así es como se verá. Seleccione los registros que desea colorear, cree una regla e introduzca:

=SEARCH("Urgente",$F2)>0

Tenga en cuenta que si introduce más de 1, obtendrá las celdas que iniciar con este texto en su lugar.

Aspectos a tener en cuenta en las reglas personalizadas

Puede utilizar prácticamente cualquier fórmula como condición para resaltar sus datos. En uno de nuestros vídeos anteriores, explicamos cómo identificar duplicados con la ayuda del formato condicional, y puede encontrar más ejemplos de fórmulas geniales en la entrada de nuestro blog sobre este tema.

Antes de dar formato a su tabla, permítame repasar rápidamente algunos errores típicos que pueden impedirle obtener los resultados esperados.

En primer lugar, recuerde la diferencia entre referencias de celda absolutas y relativas. Si desea comprobar cada celda de un archivo columna introduzca un signo de dólar antes del nombre de la columna. Para seguir comprobando la misma fila añade el signo del dólar antes del número de fila. Y para fijar la referencia de la celda, es decir, para seguir comprobando la misma célula Asegúrate de que el signo de dólar precede a la columna y a la fila.

Luego, si ves que tu regla se aplica sólo a una fila o celda, vuelve a Gestionar reglas y asegúrate de que se aplica al rango correcto.

Cuando crees una regla, utiliza siempre la celda superior izquierda del rango con tus datos para la fórmula y omite la fila de cabecera para evitar desplazar los resultados.

Siempre que tengas en cuenta estos puntos, las fórmulas de Formato condicional harán maravillas con tus datos. Si sigues teniendo problemas para que te funcione, comparte tu tarea en los comentarios, haremos todo lo posible para ayudarte.