Hướng dẫn này cho biết cách tự động ngắt dòng văn bản trong một ô và cách chèn dấu ngắt dòng theo cách thủ công. Bạn cũng sẽ tìm hiểu những lý do phổ biến nhất khiến văn bản xuống dòng trong Excel không hoạt động và cách khắc phục.

Về cơ bản, Microsoft Excel được thiết kế để tính toán và thao tác với các con số. Tuy nhiên, bạn có thể thường thấy mình trong các tình huống khi, ngoài các con số, một lượng lớn văn bản cần được lưu trữ trong bảng tính. Trong trường hợp văn bản dài hơn không nằm gọn gàng trong một ô, tất nhiên bạn có thể tiến hành theo cách rõ ràng nhất và chỉ cần làm cho cột rộng hơn. Tuy nhiên, đó thực sự không phải là một tùy chọn khi bạn làm việc với một trang tính lớn có nhiều dữ liệu cần hiển thị.

Một giải pháp tốt hơn nhiều là ngắt dòng văn bản vượt quá chiều rộng cột và Microsoft Excel cung cấp một số tùy chọn cách để làm điều đó. Hướng dẫn này sẽ giới thiệu cho bạn tính năng ngắt dòng văn bản trong Excel và chia sẻ một số mẹo để sử dụng tính năng này một cách khôn ngoan.

Văn bản ngắt dòng trong Excel là gì?

Khi nhập dữ liệu trong một ô quá lớn, một trong hai điều sau đây sẽ xảy ra:

• Nếu các cột ở bên phải trống, một chuỗi văn bản dài sẽ kéo dài qua đường viền ô vào các cột đó.
• Nếu một ô liền kề bên phải chứa bất kỳ dữ liệu nào, chuỗi văn bản sẽ bị cắt ở viền ô.

Ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy hai trường hợp:

Tính năng Văn bản xuống dòng của Excel có thể giúp bạn hiển thị đầy đủ văn bản dài hơn trong một ômà không bị tràn sang các ô khác. "Văn bản ngắt dòng" có nghĩa là hiển thị nội dung ô trên nhiều dòng, thay vì một dòng dài. Điều này sẽ cho phép bạn tránh hiệu ứng "cột bị cắt bớt", làm cho văn bản dễ đọc hơn và phù hợp hơn để in. Ngoài ra, nó sẽ giúp bạn giữ cho chiều rộng cột nhất quán trong toàn bộ trang tính.

Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy văn bản được ngắt dòng trông như thế nào trong Excel:

Cách tự động ngắt dòng văn bản trong Excel

Để buộc một chuỗi văn bản dài xuất hiện trên nhiều dòng, hãy chọn (các) ô bạn muốn định dạng và bật tính năng ngắt dòng văn bản của Excel bằng cách sử dụng một trong các các phương pháp sau.

Phương pháp 1 . Chuyển đến tab Trang chủ > Căn chỉnh và nhấp vào nút Gói văn bản :

Phương pháp 2 . Nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Định dạng ô (hoặc nhấp chuột phải vào các ô đã chọn rồi nhấp vào Định dạng ô… ), chuyển sang tab Căn chỉnh , chọn hộp kiểm Ngăn văn bản và nhấp vào OK.

So với phương pháp đầu tiên, phương pháp này cần thêm một vài lần nhấp nhưng có thể tiết kiệm thời gian trong trường hợp bạn muốn thực hiện một số thay đổi về định dạng ô cùng một lúc, ngắt dòng văn bản là một trong những thay đổi đó.

Mẹo. Nếu hộp kiểm Ngắt dòng văn bản được tô bằng một khối, điều đó cho biết rằng các ô đã chọn có cài đặt ngắt dòng văn bản khác nhau, tức là trong một số ô,dữ liệu được bọc, trong các ô khác nó không được bọc.

Kết quả . Cho dù bạn sử dụng phương pháp nào, dữ liệu trong các ô đã chọn sẽ bao bọc để vừa với chiều rộng của cột. Nếu bạn thay đổi độ rộng của cột, thì dòng văn bản sẽ tự động điều chỉnh. Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy một kết quả có thể xảy ra:

Cách ngắt dòng văn bản trong Excel

Như bạn có thể dễ dàng đoán ra, hai phương pháp được mô tả ở trên cũng được sử dụng để ngắt dòng văn bản.

Cách nhanh nhất là chọn (các) ô và nhấp vào nút Ngắt dòng văn bản (tab Trang chủ > Căn chỉnh nhóm) để tắt tính năng ngắt dòng văn bản.

Hoặc, nhấn phím tắt Ctrl + 1 để mở hộp thoại Định dạng ô và bỏ chọn hộp kiểm Ngắt dòng văn bản trên Tab>Căn chỉnh .

Cách chèn dấu ngắt dòng theo cách thủ công

Đôi khi, bạn có thể muốn bắt đầu một dòng mới tại một vị trí cụ thể thay vì tự động ngắt dòng văn bản dài dòng. Để nhập dấu ngắt dòng theo cách thủ công, bạn chỉ cần làm như sau:

• Vào chế độ chỉnh sửa ô bằng cách nhấn F2 hoặc nhấp đúp vào ô hoặc nhấp vào thanh công thức.
• Đặt con trỏ nơi bạn muốn ngắt dòng và nhấn phím tắt Alt + Enter (tức là nhấn phím Alt và đồng thời giữ phím này, nhấn phím Enter).

Kết quả . Chèn ngắt dòng thủ công sẽ tự động bật tùy chọn Ngắt dòng. Tuy nhiên, các ngắt dòng được nhập thủ công sẽ cố định khi cột được làm rộng hơn.Nếu bạn tắt ngắt dòng văn bản, dữ liệu sẽ hiển thị ở một dòng trong một ô, nhưng các dấu ngắt dòng đã chèn sẽ hiển thị trong thanh công thức. Ảnh chụp màn hình sau đây minh họa cả hai trường hợp - ngắt dòng được nhập sau từ "owl.

Để biết các cách khác để chèn ngắt dòng trong Excel, vui lòng xem: Cách bắt đầu một dòng mới trong một ô.

Văn bản ngắt dòng trong Excel không hoạt động

Là một trong những tính năng thường được sử dụng nhất trong Excel, Warp Text được thiết kế đơn giản nhất có thể và bạn sẽ khó gặp phải bất kỳ sự cố nào bằng cách sử dụng nó trong trang tính của bạn. Nếu dòng văn bản không hoạt động như mong đợi, hãy xem các mẹo khắc phục sự cố sau.

1. Cố định chiều cao của hàng

Nếu không phải tất cả văn bản được dòng đều hiển thị trong một ô, rất có thể hàng được đặt ở một độ cao nhất định. Để khắc phục điều này, hãy chọn ô có vấn đề, chuyển đến tab Trang chủ > Các ô và nhấp vào Định dạng > Tự động khớp chiều cao hàng :

Hoặc, bạn có thể đặt chiều cao hàng cụ thể bằng cách nhấp vào Chiều cao hàng… rồi nhấp vào nhập số mong muốn vào hộp Chiều cao hàng . Chiều cao hàng cố định đặc biệt hữu ích để kiểm soát cách tiêu đề bảng được hiển thị.

2. Các ô được hợp nhất

Văn bản xuống dòng của Excel không hoạt động đối với các ô được hợp nhất, vì vậy bạn sẽ phải quyết định tính năng nào quan trọng hơn đối với một trang tính cụ thể. Nếu bạn giữ các ô đã hợp nhất, bạn có thể hiển thị toàn bộ văn bản bằng cách làm cho (các) cột rộng hơn.Nếu bạn chọn Ngắt dòng văn bản, hãy hủy hợp nhất các ô bằng cách nhấp vào nút Hợp nhất & Căn giữa trên tab Trang chủ , trong nhóm Căn chỉnh :

3. Ô đủ rộng để hiển thị giá trị của nó

Nếu bạn cố gắng bọc (các) ô đã đủ rộng để hiển thị nội dung của nó, thì sẽ không có gì xảy ra, ngay cả khi sau này cột được thay đổi kích thước và trở nên quá lớn thu hẹp để phù hợp với các mục dài hơn. Để buộc văn bản xuống dòng, hãy tắt và bật lại nút Excel Ngắt dòng văn bản .

4. Căn ngang được đặt thành Lấp đầy

Đôi khi, mọi người muốn ngăn văn bản tràn sang các ô tiếp theo. Điều này có thể được thực hiện bằng cách đặt Fill cho căn chỉnh theo chiều ngang. Nếu sau này bạn bật tính năng Ngắt dòng văn bản cho những ô như vậy, sẽ không có gì thay đổi - văn bản sẽ vẫn bị cắt bớt ở ranh giới của ô. Để giải quyết vấn đề, hãy xóa Căn chỉnh nền:

1. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Căn chỉnh , hãy nhấp vào Trình khởi chạy hộp thoại (mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm ruy-băng). Hoặc nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Định dạng ô .
2. Trên tab Căn chỉnh của hộp thoại Định dạng ô , hãy đặt Cài đặt chung cho căn chỉnh Ngang và nhấp vào OK.

Đây là cách bạn ngắt dòng văn bản trong Excel để hiển thị văn bản dài hơn trên nhiều dòng. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!