บทช่วยสอนนี้แสดงวิธีตัดข้อความในเซลล์โดยอัตโนมัติและวิธีแทรกตัวแบ่งบรรทัดด้วยตนเอง คุณยังจะได้เรียนรู้สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ Excel ตัดข้อความไม่ทำงานและวิธีแก้ไข

ในเบื้องต้น Microsoft Excel ได้รับการออกแบบมาเพื่อคำนวณและจัดการตัวเลข อย่างไรก็ตาม คุณมักจะพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องเก็บข้อความจำนวนมากไว้ในสเปรดชีต นอกจากตัวเลขแล้ว ในกรณีที่ข้อความที่ยาวขึ้นไม่พอดีในเซลล์ คุณสามารถดำเนินการด้วยวิธีที่ชัดเจนที่สุดและทำให้คอลัมน์กว้างขึ้นได้ อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่ตัวเลือกเมื่อคุณทำงานกับเวิร์กชีตขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลจำนวนมากที่จะแสดง

วิธีแก้ไขที่ดีกว่ามากคือการตัดข้อความที่เกินความกว้างของคอลัมน์ และ Microsoft Excel จัดเตรียมสองตัวเลือก วิธีการทำ บทแนะนำนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับคุณลักษณะการตัดข้อความของ Excel และแบ่งปันเคล็ดลับเล็กน้อยเพื่อใช้งานอย่างชาญฉลาด

การตัดข้อความใน Excel คืออะไร

เมื่อป้อนข้อมูล ในเซลล์มีขนาดใหญ่เกินไป หนึ่งในสองสิ่งต่อไปนี้จะเกิดขึ้น:

• หากคอลัมน์ทางด้านขวาว่างเปล่า สตริงข้อความยาวจะขยายเกินเส้นขอบเซลล์ไปยังคอลัมน์เหล่านั้น
• หากเซลล์ที่อยู่ติดกันทางด้านขวามีข้อมูลใด ๆ อยู่ สตริงข้อความจะถูกตัดออกที่เส้นขอบเซลล์

ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงสองกรณี:

<10

คุณลักษณะ ตัดข้อความของ Excel สามารถช่วยให้คุณแสดงข้อความที่ยาวขึ้นในเซลล์ได้อย่างเต็มที่โดยไม่ล้นไปยังเซลล์อื่น "การตัดข้อความ" หมายถึงการแสดงเนื้อหาของเซลล์ในหลายบรรทัด แทนที่จะเป็นบรรทัดยาวหนึ่งบรรทัด วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงเอฟเฟกต์ "คอลัมน์ที่ถูกตัดทอน" ทำให้ข้อความอ่านง่ายขึ้นและเหมาะสมสำหรับการพิมพ์มากขึ้น นอกจากนี้ จะช่วยให้คุณรักษาความกว้างของคอลัมน์ให้สอดคล้องกันทั่วทั้งเวิร์กชีต

ภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงลักษณะของข้อความที่ห่อไว้ใน Excel:

วิธีตัดข้อความใน Excel โดยอัตโนมัติ

หากต้องการบังคับให้สตริงข้อความที่มีความยาวปรากฏบนหลายบรรทัด ให้เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบ และเปิดคุณลักษณะการตัดข้อความของ Excel โดยใช้หนึ่งใน วิธีต่อไปนี้

วิธีที่ 1 ไปที่แท็บ หน้าแรก > การจัดตำแหน่ง และคลิกปุ่ม ตัดข้อความ :

วิธีที่ 2 . กด Ctrl + 1 เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์ (หรือคลิกขวาที่เซลล์ที่เลือก แล้วคลิก จัดรูปแบบเซลล์... ) สลับไปที่แท็บ การจัดตำแหน่ง เลือกช่องทำเครื่องหมาย ตัดข้อความ และคลิกตกลง

เมื่อเปรียบเทียบกับวิธีแรก วิธีการนี้ใช้เวลาคลิกเพิ่มขึ้นสองสามครั้ง แต่อาจประหยัด ในกรณีที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบเซลล์ครั้งละเล็กน้อย การห่อข้อความเป็นหนึ่งในการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

เคล็ดลับ ถ้าช่องทำเครื่องหมาย ตัดข้อความ เป็นสีทึบ แสดงว่าเซลล์ที่เลือกมีการตั้งค่าการตัดข้อความต่างกัน เช่น ในบางเซลล์ข้อมูลถูกห่อในเซลล์อื่นจะไม่ถูกห่อ

ผลลัพธ์ ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีใด ข้อมูลในเซลล์ที่เลือกจะตัดให้พอดีกับความกว้างของคอลัมน์ หากคุณเปลี่ยนความกว้างของคอลัมน์ การตัดข้อความจะปรับโดยอัตโนมัติ ภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงผลลัพธ์ที่เป็นไปได้:

วิธีแกะข้อความใน Excel

ตามที่คุณคาดเดาได้ง่าย ทั้งสองวิธีที่อธิบายไว้ข้างต้นยังใช้เพื่อ แกะข้อความ

วิธีที่เร็วที่สุดคือการเลือกเซลล์และคลิกปุ่ม ตัดข้อความ (แท็บ หน้าแรก > การจัดตำแหน่ง group) เพื่อปิดการตัดข้อความ

หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้กดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl + 1 เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์ และล้างกล่องกาเครื่องหมาย ตัดข้อความ บน การจัดตำแหน่ง แท็บ

วิธีแทรกตัวแบ่งบรรทัดด้วยตนเอง

บางครั้งคุณอาจต้องการเริ่มบรรทัดใหม่ที่ตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งแทนที่จะตัดข้อความยาวโดยอัตโนมัติ หากต้องการป้อนตัวแบ่งบรรทัดด้วยตนเอง ให้ทำดังต่อไปนี้:

• เข้าสู่โหมดแก้ไขเซลล์โดยกด F2 หรือดับเบิลคลิกที่เซลล์หรือคลิกในแถบสูตร
• วางเคอร์เซอร์ ที่คุณต้องการแบ่งบรรทัด แล้วกดปุ่มลัด Alt + Enter (เช่น กดปุ่ม Alt และกดแป้น Enter ขณะที่กดค้างไว้)

ผลลัพธ์ การแทรกตัวแบ่งบรรทัดด้วยตนเองจะเปิดใช้ตัวเลือกตัดข้อความโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม ตัวแบ่งบรรทัดที่ป้อนด้วยตนเองจะยังคงอยู่เมื่อคอลัมน์ถูกทำให้กว้างขึ้นหากคุณปิดการตัดข้อความ ข้อมูลจะแสดงเป็นหนึ่งบรรทัดในเซลล์ แต่ตัวแบ่งบรรทัดที่แทรกไว้จะมองเห็นได้ในแถบสูตร ภาพหน้าจอต่อไปนี้แสดงให้เห็นทั้งสองสถานการณ์ - การขึ้นบรรทัดใหม่หลังจากคำว่า "นกฮูก

สำหรับวิธีอื่นๆ ในการแทรกตัวแบ่งบรรทัดใน Excel โปรดดู: วิธีเริ่มต้น ขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์

ตัดข้อความของ Excel ไม่ทำงาน

เนื่องจากเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ใช้บ่อยที่สุดใน Excel Warp Text ได้รับการออกแบบมาให้เรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และคุณจะไม่มีปัญหาใดๆ ใช้ในเวิร์กชีตของคุณ หากการตัดข้อความไม่ทำงานตามที่คาดไว้ โปรดดูเคล็ดลับการแก้ปัญหาต่อไปนี้

1. ความสูงของแถวคงที่

หากไม่สามารถมองเห็นข้อความที่ห่อไว้ทั้งหมดในเซลล์ เป็นไปได้มากว่าแถวถูกกำหนดให้มีความสูงระดับหนึ่ง ในการแก้ไขปัญหานี้ ให้เลือกเซลล์ที่มีปัญหา ไปที่แท็บ หน้าแรก กลุ่ม เซลล์ แล้วคลิก รูปแบบ > ปรับความสูงของแถวให้พอดีอัตโนมัติ :

หรือคุณสามารถตั้งค่าความสูงของแถวที่ต้องการได้โดยคลิก ความสูงของแถว... จากนั้น พิมพ์ตัวเลขที่ต้องการในช่อง ความสูงของแถว ความสูงของแถวคงที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการควบคุมลักษณะส่วนหัวของตาราง จะปรากฏขึ้น

2. เซลล์ที่ผสาน

ข้อความตัดคำของ Excel ใช้ไม่ได้กับเซลล์ที่ผสาน ดังนั้นคุณจะต้องตัดสินใจว่าฟีเจอร์ใดมีความสำคัญมากกว่าสำหรับแผ่นงานหนึ่งๆ ถ้าคุณเก็บเซลล์ที่ผสานไว้ คุณสามารถแสดงข้อความทั้งหมดได้โดยทำให้คอลัมน์กว้างขึ้นหากคุณเลือกใช้การตัดข้อความ ให้ยกเลิกการผสานเซลล์โดยคลิกปุ่ม ผสาน & ปุ่มตรงกลาง บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การจัดตำแหน่ง :

3. เซลล์กว้างพอที่จะแสดงค่าของมัน

หากคุณพยายามล้อมเซลล์ที่กว้างพอที่จะแสดงเนื้อหาแล้ว จะไม่มีอะไรเกิดขึ้น แม้ว่าในภายหลังคอลัมน์จะถูกปรับขนาดและกลายเป็นเกินไป แคบลงเพื่อให้พอดีกับรายการที่ยาวขึ้น หากต้องการบังคับตัดข้อความ ให้สลับปุ่ม ตัดข้อความ ของ Excel แล้วเปิดใหม่อีกครั้ง

4. การจัดตำแหน่งแนวนอนถูกตั้งค่าเป็น เติม

บางครั้ง ผู้ใช้ต้องการป้องกันไม่ให้ข้อความล้นไปยังเซลล์ถัดไป สามารถทำได้โดยการตั้งค่า เติม สำหรับการจัดตำแหน่งในแนวนอน หากภายหลังคุณเปิดใช้ฟีเจอร์ตัดข้อความสำหรับเซลล์ดังกล่าว จะไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลง - ข้อความจะยังคงถูกตัดที่ขอบของเซลล์ ในการแก้ไขปัญหา ให้ลบการจัดตำแหน่งแบบเติม:

1. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม การจัดตำแหน่ง ให้คลิก ตัวเรียกใช้งานกล่องโต้ตอบ (ลูกศรขนาดเล็กที่มุมขวาล่างของกลุ่มริบบิ้น) หรือกด Ctrl + 1 เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์
2. บนแท็บ การจัดตำแหน่ง ของกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบเซลล์ ให้ตั้งค่า ทั่วไป สำหรับการจัดตำแหน่ง แนวนอน และคลิก ตกลง

นี่คือวิธีที่คุณตัดข้อความใน Excel เพื่อแสดงข้อความที่ยาวขึ้น ในหลายบรรทัด ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!