У статті пояснюється, як експортувати різні PDF-файли в Excel вручну або за допомогою безкоштовних онлайн-конвертерів, а також як вибрати метод конвертації, який найкраще підходить для даного типу файлу.

Формат PDF, який дозволяє представляти документи незалежно від програмного, апаратного забезпечення та операційної системи користувача, вже став стандартом де-факто для електронного обміну файлами.

Якщо ви запитаєте у когось якусь інформацію, і якщо це людина з добрими намірами, є велика ймовірність, що ви отримаєте акуратно відформатований PDF-документ із запитуваними даними, супроводжуваний таблицями, графіками та діаграмами для ознайомлення.

Однак PDF-файли призначені виключно для перегляду даних, а не для маніпуляцій з ними. Отже, якщо ваше завдання передбачає перегрупування даних для подальшого аналізу, вам доведеться або переписувати кореспондента на інший файл, або конвертувати PDF-документ в якийсь редагований формат. А цей урок навчить вас, як імпортувати файл з PDF в Excel всього за кілька хвилин.

Вибір правильного методу для конвертації PDF в Excel

Вибір правильного способу перетворення певного PDF в Excel залежить від того, як був створений той чи інший PDF-документ. Комусь може здатися, що всі PDF-файли по суті однакові. Але насправді це не так.

Якщо PDF-документ був отриманий з електронне джерело наприклад, документ Word або таблиця Excel, містить текстові символи, які можуть бути прочитані та інтерпретовані програмами Microsoft Office, а також різними конвертерами PDF. Якщо ви хочете імпортувати такий PDF-файл в Excel, ви можете зробити це вручну або скористатися сторонніми конвертерами PDF в Excel або програмним забезпеченням Adobe.

PDF-файл також може бути створений шляхом сканування паперового документа або за допомогою іншого пристрою, який робить знімок імідж При цьому PDF-файл - це просто статична картинка, і для того, щоб експортувати її в редагований аркуш Excel, потрібне спеціальне програмне забезпечення для розпізнавання тексту (OCR).

Перетворіть PDF в Excel через Word

Для періодичних конвертацій PDF в Excel ви можете не шукати спеціальний інструмент, а скористатися тим, що є під рукою, тобто будь-яким переглядачем PDF, Microsoft Excel і Word. Пам'ятайте, що цей спосіб працює тільки для PDF-документів, створених в електронному вигляді.

У двох словах, конвертація передбачає експорт даних спочатку в документ Word, а потім їх копіювання в робочу книгу Excel. Детальні кроки наведені нижче.

1. скопіювати вихідну таблицю з PDF-файлу.

Відкрийте PDF-файл в Adobe Reader або будь-якому іншому переглядачі PDF-файлів, виберіть таблицю, яку ви хочете конвертувати в Excel, і натисніть Ctrl + C, щоб скопіювати її в буфер обміну.

2. вставити таблицю в документ Word.

Відкрийте новий документ Word і вставте скопійовані дані, натиснувши комбінацію клавіш Ctrl + V. У вас вийде щось подібне до цього:

3. перетворити скопійовані дані в таблицю (за бажанням).

Якщо дані PDF були вставлені в документ Word у вигляді належним чином структурованої таблиці, як показано на скріншоті вище, пропустіть цей крок.

Якщо дані були вставлені в Word у вигляді тексту, а не таблиці, їх можна перетворити в таблицю одним із наступних способів:

• Швидкий спосіб: натисніть Ctrl + A, щоб виділити всі дані, перейдіть на Вставка вкладку та натисніть Таблиця > Вставна таблиця...

  Це має перетворити вставлені дані на погано відформатовану, але правильно структуровану таблицю Word.

• Довший шлях. Якщо швидкий шлях не дав очікуваного результату, виберіть всі дані і натисніть Вставка> Таблиця>Перетворення тексту в таблицю... З'явиться діалогове вікно, в якому ви вибираєте Інші під Окремим текстом за адресою клацніть у віконці поруч, видаліть те, що там є, введіть пробіл і натисніть ГАРАЗД. .

  

4. скопіювати таблицю з Word в Excel.

У документі Microsoft Word виділіть всі дані (Ctrl + A), відкрийте новий аркуш Excel, виділіть будь-яку комірку (це буде крайня ліва комірка таблиці) і натисніть Ctrl + V, щоб вставити дані, скопійовані з Word.

5. відформатувати та відредагувати таблицю Excel.

Якщо ви конвертуєте невелику і просту таблицю, цей крок може не знадобитися. Однак, з мого досвіду, це дуже рідкісний випадок, коли дані, експортовані з PDF в Excel вручну, не вимагають ніяких подальших маніпуляцій. Найчастіше потрібно зробити деякі коригування, щоб відновити макет і формат вихідної таблиці. Наприклад, може знадобитися видалити деякі порожні рядки або додати / видалитиокремі клітинки, щоб забезпечити правильне вирівнювання стовпців.

Переваги Основним "плюсом" такого підходу є те, що не потрібно ніяких спеціальних інструментів, лише PDF-переглядач, Microsoft Word та Excel.

Недолік Пояснення: Початкове форматування втрачено, необхідні подальші маніпуляції з конвертованими даними.

PDF до Excel конвертер онлайн

Якщо у вас великий і складно відформатований PDF-файл, то відновлювати формат і структуру кожної таблиці вручну може бути досить виснажливо. В такому випадку є сенс доручити цю задачу якомусь PDF to Excel онлайн конвертеру.

Незважаючи на те, що існує величезна кількість різноманітних онлайн-конвертерів Excel в PDF, принцип їх роботи в основному однаковий. Ви завантажуєте PDF-файл на сайт, вказуєте адресу електронної пошти і відразу ж після завершення процесу конвертації знаходите книгу Excel у своїй поштовій скриньці. Деякі конвертери навіть не вимагають введення адреси електронної пошти і дозволяють завантажити або відкрити конвертований файл Excel безпосередньо.з веб-сайту.

Більшість онлайн-конвертерів PDF to Excel мають щоденне або щомісячне обмеження на кількість файлів, які ви можете конвертувати безкоштовно. Деякі сервіси також встановлюють обмеження на розмір файлу. Зазвичай ви можете зняти ці обмеження, оформивши платну підписку.

Зараз ми пограємося з кількома популярними онлайн-конвертерами PDF в Excel і подивимося, який з них дає найкращі результати.

А ось оригінальний PDF-файл, який потрібно перетворити на робочу таблицю Excel:

Nitro Cloud - безкоштовний конвертер PDF до Excel онлайн

Це один з найпопулярніших онлайн-сервісів для перетворення PDF-файлів в Microsoft Excel, Word і PowerPoint. Nitro Cloud також може виконувати перетворення в зворотному напрямку, тобто з PowerPoint, Word або Excel в PDF, і ми вже розглядали його в попередній статті - Конвертація Excel в PDF.

Якщо у вас є який-небудь досвід роботи з онлайн-сервісами, ви напевно помічали, що вони розроблені таким чином, щоб зробити конвертацію максимально простою і інтуїтивно зрозумілою для користувача. Конвертер Nitro PDF не є винятком. Вам потрібно лише вибрати вихідний файл, вказати формати файлів, ввести адресу своєї електронної пошти і натиснути кнопку " Перетворити зараз ".

Результат За пару хвилин на вашу поштову скриньку прийде конвертований Excel-файл. Наприклад, ось так виглядає мій лист:

Якщо порівняти його з оригінальним PDF-файлом, то можна помітити, що зник гарний заголовок, суттєво спотворено форматування, але в цілому є з чим працювати.

Окрім онлайн-сервісу, Nitro має десктопну версію конвертера PDF в Excel, а 14-денна пробна версія доступна на сайті www.pdftoexcelonline.com.

Безкоштовний PDF конвертер

Онлайн-конвертер PDF, доступний за посиланням www.freepdfconvert.com, також виконує різні типи конвертації, включаючи PDF в Excel, PDF в Word, PDF в PowerPoint, PDF в зображення і навпаки.

За допомогою цього конвертера ви можете отримати вихідний файл Excel на електронну пошту або завантажити його з сайту.

Результат Що стосується результату, то... це було щось надзвичайне!

З вихідного PDF-документа в результаті конвертації залишилося лише 3 рядки, які, природно, відразу ж були відправлені в кошик. Справедливості заради варто відзначити, що з більш простими таблицями цей конвертер справлявся набагато краще, але з огляду на його обмеження - 10 перетворень на місяць і 30-хвилинний лаг на конвертацію чергового файлу - я б все одно не став його вибирати.

Cometdocs PDF to Excel онлайн конвертер

Як і Nitro, Cometdocs надає десктопну та онлайн-версії свого PDF-конвертера, обидві доступні на сайті www.pdftoexcel.org.

Їх безкоштовний сервіс змусить вас чекати 30 хвилин навіть на конвертацію першого документа, що, звичайно, розчаровує, але терпимо, якщо ви збираєтеся отримати в результаті ідеальний результат.

Результат: Я б не сказав, що вихідний Excel-файл ідеальний. Форматування лише віддалено нагадує вихідний PDF-документ, з'являється пара зайвих порожніх клітинок, але головна мета досягнута - PDF-дані перетворені в редаговану таблицю Excel.

Ще один онлайн конвертер PDF

Як і більшість онлайн-сервісів, конвертер з зрозумілою і невигадливою назвою PDFConverter.com допоможе вам імпортувати вміст ваших PDF-файлів в Excel, Word і PowerPoint. Після вибору потрібного вихідного формату вам залишається виконати звичайні 3 кроки - вибрати файл для конвертації, ввести адресу своєї електронної пошти і натиснути кнопку Старт кнопку:

Також доступна платна настільна версія цього PDF конвертера, яку можна завантажити за посиланням.

Результат Досить непогано. Насправді, таблиця Excel, яку вони мені надіслали, була точно такою ж, як у Cometdocs, ймовірно, обидва сервіси використовують один і той же алгоритм конвертації.

Якщо жоден з наведених вище онлайн-конвертерів PDF to Excel не задовольнив ваші вимоги в повній мірі, ви можете знайти ще багато інших в Інтернеті.

Десктопна програма для перетворення PDF в Excel

Якщо вам доводиться регулярно виконувати конвертацію PDF в Excel, а також якщо вам потрібна швидка і точна передача вихідних PDF-документів у відформатовані аркуші Excel, ви можете розглянути можливість інвестування в професійне настільне програмне забезпечення.

Експорт PDF в Excel за допомогою Adobe Acrobat XI Pro

Почнемо з того, що підписка на Adobe Acrobat Pro є досить дорогою (близько $25 на місяць). Хоча, мабуть, ціна виправдана, оскільки включає в себе безліч функцій, які дозволяють здійснювати всі можливі маніпуляції з PDF-файлами, включаючи можливість імпортувати PDF в Excel.

Процес конвертації дуже швидкий і простий:

1. Відкрийте PDF-файл у програмі Acrobat XI.
2. Натисніть Інструменти> Редагування вмісту> Експорт файлу в.> книгу Microsoft Excel .

   

   Якщо ви віддаєте перевагу роботі з головним меню, натисніть Файл> Зберегти як інше.> Електронна таблиця> Робоча книга Microsoft Excel. Якщо хтось все ще використовує Excel 2003, виберіть Електронна таблиця XML 2003 натомість.

3. Дайте ім'я файлу Excel та оберіть папку призначення.

   Якщо у Вас є обліковий запис Adobe, Ви можете зберегти перетворений файл .xlsx в нього, натиснувши маленьку чорну стрілку поруч з " Зберегти в Особистому кабінеті " у нижній частині вікна.

   Після вибору папки або натисніть кнопку Зберегти для завершення конвертації або Налаштування для отримання додаткової інформації.

   

4. Налаштуйте параметри.

   В рамках проекту " Зберегти як XLSX Налаштування ", у вас є наступні можливості вибору:

   • Конвертуйте PDF-файл як один робочий аркуш або експортуйте кожну сторінку на окремий аркуш.
   • Використовуйте десяткові та тисячні роздільники за замовчуванням (як встановлено в регіональних налаштуваннях Windows) або встановіть інші роздільники спеціально для цього файлу Excel.
   • Увімкніть OCR (оптичне розпізнавання символів), якщо це необхідно. Хоча ця опція включена за замовчуванням, вона заслуговує на особливу увагу, якщо ви конвертуєте зображення (сканований) PDF-документ. В цьому випадку переконайтеся, що стоїть галочка в чекбоксі "Запустити OCR" і виберіть відповідну мову, натиснувши на кнопку Встановити мову поруч з ним.

   По завершенню натисніть кнопку "ОК".

   

Перетворений Excel-файл дуже близький до вихідного PDF-документа. Як показано на скріншоті нижче, макет документа, а також форматування були перетворені практично бездоганно. Єдиний помітний недолік - деякі числа були експортовані у вигляді тексту, на що вказує маленький зелений трикутник у верхньому лівому кутку комірки. Виправити цей недолік можна за лічені секунди - просто виконайте наступні діївиділити всі такі комірки, натиснути правою кнопкою миші і вибрати Формат Клітинки> Кількість .

Заради справедливості, я використовував Acrobat Pro XI для конвертації того ж самого PDF-файлу, який був завантажений в онлайн-конвертери PDF в Excel. Результат дуже невтішний:

Як бачите на скріншоті вище, деякі цифри, які мали б бути пов'язані з текстовими мітками, перемістилися у верхню частину аркуша, втрачено один текстовий запис. Але найкритичніше те, що всі дані були експортовані в один стовпчик (стовпчик А), що значно ускладнює подальші маніпуляції та аналіз даних. Навіть деякі з безкоштовних онлайн конвертерів PDF дали кращий результат - ганьба Adobe!

Переваги Переваги: в першу чергу - дуже швидкий результат і простота використання; для простих таблиць з чіткою структурою - акуратні і точні перетворення з дуже невеликою кількістю необхідних подальших маніпуляцій.

Недоліки Недоліки: Висока вартість, погані результати при перетворенні складних PDF-документів.

Конвертуйте PDF в Excel за допомогою Able2Extract PDF Converter 9

Able2Extract - ще одне гучне ім'я в галузі, яке присутнє на ринку вже більше 10 років. Їх ціни можна порівняти з Adobe Acrobat Pro, так само як і функції.

Able2Extract може передавати вміст PDF у широкий спектр форматів, починаючи від Excel, Word, PowerPoint і закінчуючи Publisher і AutoCAD. Також доступна опція оптичного розпізнавання символів (OCR).

А тепер давайте подивимося, як цей конвертер впорається з нашим Планувальником подарунків, який виявився каменем спотикання для більшості онлайн-конвертерів PDF, а також для програмного забезпечення Adobe.

Щоб перетворити PDF-файл у редагований файл Excel, виконайте наступні дії:

1. Відкрийте PDF-документ, який ви хочете експортувати в Excel. Конвертер підкаже вам, з чого почати.

   

2. Виберіть дані PDF для перетворення. Це може бути весь документ, певні сторінки, всі дані на поточній сторінці або тільки вибрані дані. Зробити вибір можна, перетягнувши вказівник миші, з кнопки Редагувати або за допомогою опцій швидкого вибору на панелі інструментів:

   

3. Виберіть Excel в якості формату перетворення, натиснувши кнопку Excel на панелі інструментів або виберіть Конвертувати в Excel від Редагувати Після цього вам буде запропоновано на вибір Автоматичний і Нестандартний варіанти конвертації.

   

Я обираю Автоматичний оскільки мені потрібен швидкий результат. Якщо ви хочете позначити, як буде виглядати ваша таблиця в Excel, ви можете використовувати Нестандартний При натисканні на кнопку Визначити кнопку під Нестандартний з'явиться нова панель, з якої Ви можете розпочати коригування Ваших таблиць і зміни одразу ж будуть відображені в розділі попереднього перегляду.

Те, що ви бачите нижче в результаті автоматичної конвертації, набагато перевершує те, що видавав Adobe Acrobat XI Pro!

Якщо ви хочете спробувати Able2Extract, ви можете завантажити ознайомчу версію тут або, можливо, спочатку перевірити їх ціни :)

Переваги Переваги: швидке і точне перетворення PDF в Excel; збереження оригінальних кольорів, форматування і шрифтів; можливість налаштування документа перед перетворенням; можливість розпізнавання тексту для відсканованих PDF-файлів.

Недолік Дорого.

Конвертування зображення (сканованого) PDF в Excel

Як зазначалося на початку цієї статті, існує кілька способів створення PDF-файлів. Якщо ваш PDF-файл був створений за допомогою сканера або аналогічного пристрою, який робить "моментальний знімок" документа, а потім зберігає це зображення у вигляді електронного PDF-файлу, то для його створення необхідно використовувати спеціальні програми. Оптичне розпізнавання символів Програма розпізнавання тексту (OCR) ідентифікує в електронному вигляді кожен символ у відсканованому документі та конвертує його у зручний для редагування формат, наприклад, Microsoft Excel.

Якість вихідного документа залежить від багатьох факторів, таких як хороша або погана якість зображення вихідного PDF-документа, чіткість всіх символів, іноземні мови або спеціальні символи, що використовуються в тексті, поєднання шрифтів, кольорів і форматів тощо.

Оскільки оптичне розпізнавання символів, яке перетворює зображення в електронний файл на основі символів, є досить складним процесом, більшість програм оптичного розпізнавання символів є платними. Однак існує також кілька безкоштовних онлайн-сервісів, які можуть допомогти вам експортувати "графічний" PDF-документ в Excel.

Безкоштовний онлайн-сервіс OCR для перетворення PDF в Excel

Сервіс оптичного розпізнавання символів, доступний на сайті www.onlineocr.net, підтримує 46 мов, включаючи англійську, французьку, китайську, японську, корейську та багато інших. Крім PDF, він також дозволяє витягувати текст із зображень JPG, BMP, TIFF і GIF та конвертувати їх у файли Excel (.xlxs), Word (.docx) або звичайний текст (.txt). Максимально допустимий розмір файлу - 5 МБ.

Я протестував цей сервіс на кількох відсканованих PDF-документах різними мовами і, чесно кажучи, був вражений результатами. Хоча оригінальний формат PDF-файлів було втрачено, більшість текстових і числових даних було розпізнано та коректно імпортовано в Excel.

Якщо вам потрібно щось більше, ніж безкоштовна послуга розпізнавання тексту, ви можете спробувати один із платних конвертерів PDF to Excel OCR, таких як PDF2XL OCR або VeryPDF.

І звичайно, якщо у вас є ліцензія Adobe Acrobat XI Pro, вам не знадобляться ніякі інші інструменти або сервіси, просто скористайтеся " Запустіть розпізнавання при необхідності ", як показано в розділі "Експорт PDF в Excel за допомогою Adobe Acrobat".

Сподіваємося, ця стаття допомогла вам вибрати метод або інструмент для перетворення PDF в Excel, який найкраще відповідає вашим потребам і типу даних, які потрібно імпортувати. Якщо ви шукаєте протилежне, ви можете знайти рішення в цій статті - Експорт файлів Excel в PDF. Дякуємо за прочитання!