Dalam posting ini, kita akan melihat lebih dekat pada pemformatan bersyarat di Google Sheets dan mempelajari cara tercepat dan paling efektif untuk mengaturnya. Kami akan mempertimbangkan beberapa contoh untuk melihat cara membuat pemformatan bersyarat dengan satu atau beberapa kondisi, dan cara mewarnai sel atau mengubah warna font dengan kriteria khusus. Kami akan memberikan perhatian khusus pada pemformatan bersyarat berdasarkan sel lain.

Apa itu pemformatan bersyarat Google Sheets?

Mengapa kita memerlukan pemformatan bersyarat dalam tabel? Bukankah lebih mudah memformat sel secara manual?

Menyoroti data tertentu dengan warna adalah cara yang bagus untuk menarik perhatian pada catatan. Banyak dari kita melakukan ini sepanjang waktu. Jika nilai sel memenuhi kondisi kita, misalnya lebih besar atau lebih kecil dari nilai tertentu, nilai tersebut adalah yang terbesar atau terkecil, atau mungkin mengandung karakter atau kata tertentu, maka kita menemukan sel tersebut dan mengubah font, warna font, atau warna latar belakangnya.

Bukankah lebih bagus jika perubahan pemformatan seperti itu terjadi secara otomatis dan menarik lebih banyak perhatian ke sel tersebut? Kita akan menghemat banyak waktu.

Di sinilah pemformatan bersyarat menjadi berguna. Google Sheets dapat melakukan pekerjaan ini untuk kita, yang kita butuhkan hanyalah menjelaskan apa yang ingin kita dapatkan. Mari kita lihat beberapa contoh bersama dan lihat betapa sederhana dan efektifnya itu.

Cara menambahkan aturan pemformatan dengan satu kondisi

Misalkan kita memiliki data penjualan cokelat di tabel kita. Setiap baris dalam tabel berisi pesanan yang kita dapatkan dari pelanggan tertentu. Kita menggunakan daftar drop-down di kolom G untuk menentukan apakah pesanan tersebut telah selesai.

Apa yang menarik untuk kita lihat di sini? Pertama, kita bisa menyoroti pesanan yang melebihi $200 dalam total penjualan. Kita memiliki catatan ini di kolom F, jadi kita akan menggunakan mouse kita untuk memilih rentang nilai dengan jumlah pesanan: F2:F22.

Kemudian temukan Format item menu dan klik pada Pemformatan bersyarat .

Untuk memulainya, mari kita pertimbangkan pemformatan bersyarat Google Sheets menggunakan satu warna .

Klik Memformat sel jika... Pilih opsi "Lebih besar dari atau sama dengan" dalam daftar drop-down yang Anda lihat, dan masukkan "200" di bidang di bawah ini. Ini berarti bahwa dalam rentang yang kami pilih, semua sel dengan nilai yang lebih besar dari atau sama dengan 200 akan disorot menggunakan format yang kami atur tepat di tempat yang sama: font merah tebal dengan latar belakang kuning.

Kita bisa melihat aturan pemformatan kita langsung diterapkan: semua sel yang diperlukan berubah penampilannya.

Anda memiliki pilihan untuk menyiapkan pemformatan bersyarat, tidak hanya dengan satu rona, tetapi juga menggunakan skala warna Untuk melakukan ini, pilih Skala warna di sidebar aturan format bersyarat dan gunakan set warna yang sudah siap. Anda juga bisa memilih rona untuk titik minimum dan maksimum, serta untuk titik tengah jika perlu.

Di sini kami menciptakan skala warna di mana sel menjadi lebih terang saat jumlah pesanan semakin kecil, dan lebih gelap saat jumlahnya meningkat.

Memformat sel di Google Sheets dengan beberapa kondisi

Jika skala warna tampak terlalu cerah bagi Anda, Anda bisa membuat beberapa kondisi di bawah tab "Single color" dan menentukan format untuk masing-masing kondisi secara terpisah. Untuk melakukan ini, klik "Add another rule".

Mari kita soroti pesanan yang lebih dari $200 dalam Total penjualan, dan yang di bawah $100.

Seperti yang Anda lihat, kita memiliki dua kondisi pemformatan di sini. Yang pertama adalah untuk nilai yang lebih besar dari 200, yang kedua menyangkut nilai yang kurang dari 100.

Tip. Anda dapat menambahkan sebanyak mungkin aturan pemformatan bersyarat di Google Sheets yang Anda butuhkan. Untuk menghapusnya, cukup arahkan ke sana dan klik tombol Hapus ikon.

Pemformatan bersyarat Google Sheets dengan formula khusus

Daftar kondisi yang disarankan yang bisa kita terapkan pada rentang data kita cukup luas. Namun, mungkin masih belum cukup. Cepat atau lambat Anda akan perlu membuat kondisi yang tidak bisa dijelaskan dengan menggunakan cara-cara standar.

Itulah mengapa Google Sheets menyediakan kemungkinan untuk memasukkan formula Anda sendiri sebagai kondisi. Formula ini memungkinkan Anda menggambarkan persyaratan Anda menggunakan fungsi dan operator standar. Dengan kata lain, hasil dari formula haruslah "True" atau "False".

Gunakan item terakhir dalam daftar drop-down untuk memasukkan formula Anda: "Custom formula is".

Mari kita lihat cara kerjanya.

Katakanlah kita ingin mengetahui pesanan mana di antara pesanan kita yang dibuat selama akhir pekan. Tidak ada kondisi standar yang berhasil untuk kita.

Kita akan memilih kisaran tanggal di A2:A22, pergi ke Format menu dan klik Pemformatan bersyarat Pilih item "Rumus khusus adalah" di daftar drop-down "Format sel jika" dan masukkan rumus logis yang akan membantu kami mengidentifikasi hari dalam seminggu berdasarkan tanggal.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Jika angkanya lebih besar dari 5, maka ini hari Sabtu atau Minggu. Dalam kasus ini, pemformatan yang kita atur di bawah ini akan diterapkan ke sel.

Seperti yang bisa Anda lihat, semua akhir pekan disorot dengan warna sekarang.

Berikut adalah contoh lain. Mari kita keluarkan pesanan untuk dark chocolate dengan bantuan format yang berbeda. Kita ikuti langkah-langkah yang sama untuk melakukan ini: pilih rentang data dengan jenis cokelat (D2:D22) dan gunakan kondisi berikut:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Gelap")

Fungsi ini akan mengembalikan "True" jika nama jenis cokelat mengandung kata "Dark".

Lihatlah apa yang kami dapatkan: pesanan untuk Dark Chocolate serta Extra Dark Chocolate menjadi ditekankan. Tidak perlu melihat-lihat ratusan baris untuk menemukannya sekarang.

Gunakan karakter wildcard dengan pemformatan bersyarat di spreadsheet Google

Jika kita ingin memformat nilai teks, maka kondisi standar "Text contains" sangat penting.

Anda bisa menggunakan karakter wildcard khusus untuk menambahkan fleksibilitas pada kondisi pencarian.

Tip. Karakter wildcard dapat digunakan dalam bidang "Teks berisi" dan "Teks tidak berisi" serta dalam rumus kustom Anda.

Ada dua karakter yang paling umum digunakan: tanda tanya (?) dan tanda bintang (*).

Tanda tanya sesuai dengan karakter tunggal apa pun. Misalnya, seperti yang Anda lihat di tangkapan layar, aturan teks yang berisi "???d" memformat sel dengan nilai seperti "Merah", tetapi tidak seperti "Gelap".

"???d" berarti huruf "d" harus berada di urutan ketiga dari awal kata.

Gunakan tanda bintang untuk menghilangkan nol hingga sejumlah karakter. Misalnya, aturan yang berisi "*d*" harus memformat kedua sel: dengan nilai "Merah" serta dengan nilai "Gelap".

Agar karakter pertanyaan dan asterisk tidak dianggap sebagai karakter wildcard dalam nilai teks Anda, tilde (~) biasanya ditambahkan sebelum karakter tersebut. Misalnya, aturan teks yang berisi "Re?" dalam contoh kita memformat sel dengan "Merah", sedangkan aturan dengan "Re ~?" tidak akan menemukan sel apa pun karena akan mencari nilai "Re?".

Cara menggunakan pemformatan bersyarat Google Sheets untuk menyorot seluruh baris

Dalam contoh yang kita jelaskan di atas, kita menerapkan pemformatan bersyarat ke sel tertentu dari sebuah kolom. Mungkin Anda berpikir: "Akan sangat baik jika kita bisa menerapkan ini ke seluruh tabel!". Dan Anda bisa!

Untuk melakukan ini, kita perlu menggunakan kondisi pemformatan untuk data di kolom G di mana kita menentukan apakah pesanan telah selesai, dan kita akan memformat seluruh tabel.

Catatan Harap perhatikan bahwa kami menerapkan pemformatan ke seluruh tabel A1:G22.

Kemudian kami menggunakan rumus khusus kami di mana kami menentukannya:

=$G1="Tidak"

Tip. Anda perlu menggunakan tanda dolar ($) sebelum nama kolom. Ini menciptakan referensi absolut untuk itu, sehingga rumusnya akan selalu merujuk ke kolom khusus ini, sedangkan nomor baris dapat berubah.

Dengan kata lain, kita memintanya untuk bergerak ke bawah di dalam kolom yang dimulai dengan baris pertama dan mencari semua sel dengan nilai "No".

Seperti yang Anda lihat, tidak hanya sel yang kita periksa untuk kondisi kita yang diformat. Pemformatan bersyarat sekarang diterapkan ke seluruh baris.

Jadi, mari kita ingat 3 aturan dasar untuk memformat baris secara kondisional dalam tabel:

• Rentang yang akan diformat adalah seluruh tabel
• Kami menggunakan pemformatan bersyarat dengan formula kustom
• Kita harus menggunakan karakter $ sebelum nama kolom

Pemformatan bersyarat Google Sheets berdasarkan sel lain

Kita sering mendengar pertanyaan "Bagaimana kita menerapkan pemformatan bersyarat dan membuatnya mudah untuk mengubah kondisinya?" Ini sama sekali tidak sulit.

Cukup gunakan rumusmu sendiri dengan referensi ke cell tempat kamu menentukan kondisi yang diperlukan.

Mari kita kembali ke data sampel kita dengan pesanan cokelat di Google Sheets. Misalkan kita tertarik dengan pesanan dengan kurang dari 50 dan lebih dari 100 item. Kami akan melanjutkan dan memasukkan kondisi ini di kolom H di sebelah tabel kami.

Sekarang kita akan membuat aturan pemformatan bersyarat untuk tabel pesanan.

Kami menetapkan kisaran untuk memformat ke "A2:G22" untuk menjaga header tabel sebagaimana adanya.

Kemudian kami mengikuti langkah-langkah yang Anda ketahui dan menggunakan rumus kami.

Berikut adalah bagaimana rumus pemformatan bersyarat untuk pesanan dengan lebih dari 100 item terlihat:

=$E2>=$H$3

Catatan Harap diperhatikan bahwa Anda perlu menggunakan referensi absolut ($) ketika menggunakan sel di luar tabel.

Tanda dolar sebelum nama kolom berarti referensi absolut untuk kolom tersebut. Jika tanda dolar sebelum nomor baris, maka referensi absolut berlaku untuk baris tersebut. Untuk info lebih lanjut, silakan lihat diskusi mendetail tentang referensi sel ini.

$ H $ 3 dalam contoh kita berarti referensi absolut ke sel, yaitu apa pun yang Anda lakukan dengan tabel, rumus akan tetap merujuk ke sel ini.

Catatan. Kita perlu menggunakan referensi absolut ke kolom E dan referensi absolut ke sel H3 di mana kita memiliki batas 100. Jika kita tidak melakukan ini, rumusnya tidak akan berfungsi!

Sekarang mari kita tambahkan kondisi kedua untuk menyoroti pesanan dengan item kurang dari 50. Klik "Add another rule" dan tambahkan kondisi lain seperti yang kita lakukan untuk yang pertama.

Silakan lihat rumus yang kami gunakan dalam aturan pemformatan bersyarat kami:

=$E2<=$H$2

Order terbesar dan terkecil sekarang disorot dengan warna. Tugas sudah selesai. Namun, tidak bagus kalau kita mendapat angka ekstra dalam lembar kita, yang mungkin membingungkan dan merusak tampilan tabel.

Menempatkan data tambahan dalam lembar terpisah akan menjadi cara yang lebih baik. Saya akan menjelaskannya secara lebih rinci dalam posting saya berikutnya ketika kita belajar cara membuat daftar drop-down.

Mari beralih ke lembar 2 dan memasukkan kondisi-kondisi baru ini di sana.

Sekarang, kita bisa membuat aturan pemformatan bersyarat untuk tabel pesanan dengan merujuk ke batasan ini.

Di sinilah kita mungkin menghadapi masalah. Jika kita hanya menggunakan alamat sel dari sheet 2 dalam rumus, kita akan mendapatkan kesalahan.

Catatan. Referensi sel langsung dalam formula untuk pemformatan bersyarat hanya dimungkinkan dari sheet saat ini.

Jadi, apa yang harus kita lakukan sekarang? Fungsi INDIRECT akan membantu. Ini memungkinkan Anda mendapatkan referensi sel dengan menulis alamatnya sebagai teks. Berikut adalah bagaimana referensi sel dalam rumus pemformatan bersyarat akan terlihat:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Berikut ini adalah rumus kedua:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Hasilnya, kita mendapatkan hasil yang sama seperti sebelumnya, tetapi sheet kita tidak berantakan dengan catatan tambahan.

Sekarang kita bisa mengubah kondisi pemformatan tanpa memperbarui pengaturan aturan. Cukup dengan hanya mengubah record dalam sel, dan Anda mendapatkan tabel baru.

Google Sheets dan pemformatan bersyarat berdasarkan teks sel lain

Kita telah mempelajari bagaimana cara menerapkan aturan pemformatan bersyarat dengan menggunakan data numerik dari suatu cell tertentu. Bagaimana jika kita ingin mendasarkan kondisi kita pada cell berisi teks? Mari kita lihat bagaimana kita bisa melakukan ini bersama-sama.

Kami akan mencoba mencari pesanan cokelat hitam:

Dalam sel G5 dari Lembar 2, kita memasukkan kondisi kita: "Gelap".

Kemudian kita kembali ke Sheet 1 dengan tabel dan memilih kisaran untuk memformat lagi: A2:G22.

Kemudian kita pilih Format menu, pilih Pemformatan bersyarat , dan masukkan rumus berikut ke dalam Formula khusus adalah lapangan:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Ingat, bahwa Anda harus memasukkan referensi absolut ke kisaran yang perlu Anda periksa untuk kata "Dark" (D2:D22).

Fungsi INDIRECT ("2!$G$5") memungkinkan kita untuk mendapatkan nilai dari sel G5 dari Sheet2, yaitu kata "Dark".

Jadi, kami telah menyoroti pesanan yang memiliki kata dari sel G5 dari Lembar 2 sebagai bagian dari nama produk.

Tentu saja kita bisa membuatnya lebih mudah. Formula kita akan terlihat seperti ini:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Gelap")

Namun, jika kita ingin menemukan produk yang berbeda, kita harus mengedit aturan pemformatan bersyarat. Ini membutuhkan waktu sedikit lebih lama daripada hanya memperbarui nilai di sel G5.

Hapus pemformatan bersyarat dari spreadsheet Google Anda

Anda mungkin perlu menghapus semua format bersyarat dari tabel Anda.

Untuk melakukan ini, pertama, pilih rentang sel tempat Anda menerapkan pemformatan bersyarat.

Anda akan melihat semua aturan yang Anda buat di sidebar.

Arahkan mouse Anda ke kondisi yang perlu dihapus dan klik " Hapus Ikon ". Pemformatan bersyarat akan dihapus.

Jika Anda tidak ingat persis rentang sel yang Anda format, atau jika Anda ingin menyingkirkan format secepat mungkin, maka pilih rentang sel dan pergi ke Format menu - Pemformatan yang jelas Anda juga dapat menggunakan kombinasi tombol Ctrl + \ .

Catatan. Ingat bahwa tidak hanya pemformatan bersyarat, tetapi semua format lain yang digunakan dalam tabel Anda akan dihapus dalam kasus ini.

Kami berharap bahwa menerapkan pemformatan bersyarat di Google Sheets akan menyederhanakan pekerjaan Anda dan membuat hasilnya lebih grafis.