V tomto příspěvku se blíže podíváme na podmíněné formátování v tabulkách Google a naučíme se nejrychlejší a nejefektivnější způsoby jeho nastavení. Na několika příkladech si ukážeme, jak vytvořit podmíněné formátování s jednou nebo několika podmínkami a jak obarvit buňky nebo změnit barvu písma podle vlastních kritérií. Zvláštní pozornost budeme věnovat podmíněnému formátování na základě jiných buněk.

Co je podmíněné formátování v tabulkách Google?

Proč potřebujeme podmíněné formátování v tabulce? Není jednodušší formátovat buňky ručně?

Zvýraznění konkrétních údajů barvou je skvělý způsob, jak upozornit na záznamy. Mnozí z nás to dělají neustále. Pokud hodnoty v buňkách splňují naše podmínky, např. jsou větší nebo menší než nějaká hodnota, jsou největší nebo nejmenší, nebo třeba obsahují určité znaky či slova, pak takové buňky najdeme a změníme jejich písmo, barvu písma nebo barvu pozadí.

Nebylo by skvělé, kdyby se takové změny formátování prováděly automaticky a ještě více upozorňovaly na takové buňky? Ušetřili bychom spoustu času.

Zde se hodí podmíněné formátování. Tabulky Google tuto práci zvládnou za nás, stačí jen vysvětlit, co chceme získat. Pojďme se společně podívat na několik příkladů a zjistit, jak je to jednoduché a efektivní.

Jak přidat pravidlo formátování s jednou podmínkou

Předpokládejme, že máme v tabulce údaje o prodeji čokolády. Každý řádek tabulky obsahuje objednávku, kterou jsme dostali od konkrétního zákazníka. Pomocí rozevíracích seznamů ve sloupci G jsme určili, zda byla dokončena.

Co nás zde může zajímat? Nejprve můžeme zvýraznit ty objednávky, jejichž celkový obrat přesahuje 200 USD. Tyto záznamy máme ve sloupci F, takže myší vybereme rozsah hodnot s částkou objednávky: F2:F22.

Pak najděte Formát a klikněte na Podmíněné formátování .

Začněme podmíněným formátováním v tabulce Google Sheets. použití jedné barvy .

Klikněte na Formátování buněk, pokud... , vyberte v zobrazeném rozevíracím seznamu možnost "Větší nebo rovno" a do pole pod ní zadejte "200". To znamená, že v rámci námi zvoleného rozsahu budou všechny buňky s hodnotami většími nebo rovnými 200 zvýrazněny pomocí formátu, který jsme nastavili přímo na stejném místě: tučným červeným písmem na žlutém pozadí.

Ihned vidíme, že se naše formátovací pravidlo uplatnilo: všechny potřebné buňky změnily svůj vzhled.

Máte možnost nastavit podmíněné formátování nejen s jedním odstínem, ale i s jiným. použití barevné stupnice . Chcete-li to provést, vyberte Barevná škála v postranním panelu Pravidla podmíněného formátu a použijte připravené sady barev. Můžete také vybrat odstíny pro minimální a maximální body a v případě potřeby i pro středový bod.

Zde jsme vytvořili barevnou škálu, kde jsou buňky světlejší s menší částkou objednávky a tmavší s rostoucí částkou.

Formátování buněk v tabulkách Google podle více podmínek

Pokud se vám barevná škála zdá příliš jasná, můžete na kartě "Jedna barva" vytvořit několik podmínek a zadat formát pro každou podmínku zvlášť. To provedete kliknutím na tlačítko "Přidat další pravidlo".

Upozorníme na objednávky, jejichž celkový obrat přesahuje 200 USD, a na objednávky, jejichž hodnota je nižší než 100 USD.

Jak vidíte, máme zde dvě podmínky formátování. První se týká hodnot větších než 200, druhá hodnot menších než 100.

Tip: V tabulkách Google můžete přidat tolik pravidel podmíněného formátování, kolik potřebujete. Chcete-li je odstranit, stačí na ně ukázat a kliknout na tlačítko Odstranění adresy ikona.

Podmíněné formátování Tabulky Google s vlastními vzorci

Navržený seznam podmínek, které můžeme aplikovat na náš datový rozsah, je poměrně rozsáhlý. Přesto však nemusí stačit. Dříve nebo později budete potřebovat vytvořit podmínku, kterou nelze popsat pomocí standardních prostředků.

Proto Tabulky Google poskytují možnost zadat vlastní vzorec jako podmínku. Tento vzorec umožňuje popsat vaše požadavky pomocí standardních funkcí a operátorů. Jinými slovy, výsledek vzorce musí být buď "True", nebo "False".

Pomocí poslední položky v rozevíracím seznamu zadejte vzorec: "Vlastní vzorec je".

Podívejme se, jak to funguje.

Řekněme, že chceme vědět, které z našich objednávek byly provedeny během víkendu. Žádná ze standardních podmínek nám nevyhovuje.

Vybereme rozsah dat v A2:A22, přejdeme na položku Formát a klikněte na Podmíněné formátování . V rozevíracím seznamu "Formátovat buňky pokud" vyberte položku "Vlastní vzorec je" a zadejte logický vzorec, který nám pomůže určit den v týdnu podle data.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Pokud je číslo větší než 5, pak je sobota nebo neděle. V tomto případě se na buňku použije formátování, které jsme nastavili níže.

Jak vidíte, všechny víkendy jsou nyní barevně zvýrazněny.

Zde je další příklad. Vyvolejme objednávky na hořkou čokoládu pomocí jiného formátu. Postupujeme přitom stejně: vybereme datový rozsah s druhy čokolády (D2:D22) a použijeme následující podmínku:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Tato funkce vrátí hodnotu "True", pokud název typu čokolády obsahuje slovo "Dark".

Podívejte se, co jsme získali: objednávky na Hořkou čokoládu i na Extra hořkou čokoládu se staly zvýrazněnými. Nyní už nemusíte hledat ve stovkách řádků, abyste je našli.

Použití zástupných znaků s podmíněným formátováním v tabulkách Google

Pokud chceme formátovat textové hodnoty, je nezbytná standardní podmínka "Text obsahuje".

Můžete použít speciální zástupné znaky přidat do podmínky vyhledávání určitou flexibilitu.

Tip: Zástupné znaky lze použít v polích "Text obsahuje" a "Text neobsahuje" i ve vlastních vzorcích.

Nejčastěji se používají dva znaky: otazník (?) a hvězdička (*).

Otazník odpovídá jakémukoli jednotlivému znaku. Jak vidíte na obrázku, textové pravidlo, které obsahuje "??d", například formátuje buňky s hodnotami jako "Červená", ale ne například "Tmavá".

"??d" znamená, že písmeno "d" by mělo být na třetím místě od začátku slova.

Hvězdičku použijte pro vynechání nuly až libovolného počtu znaků. Například pravidlo obsahující "*d*" by mělo formátovat obě buňky: s hodnotami "Červená" i "Tmavá".

Aby znaky otazníku a hvězdičky nebyly v textových hodnotách vnímány jako zástupné znaky, přidává se před ně obvykle tilda (~). Např. textové pravidlo, které v našem příkladu obsahuje "Re?", zformátuje buňky s hodnotou "Red", zatímco pravidlo s "Re~?" nenajde žádné buňky, protože bude hledat hodnotu "Re?".

Jak používat podmíněné formátování v tabulkách Google ke zvýraznění celých řádků

V příkladech, které jsme popsali výše, jsme aplikovali podmíněné formátování na určité buňky sloupce. Možná vás napadlo: "Bylo by krásné, kdybychom to mohli aplikovat na celou tabulku!" A můžete!

Zkusíme zvýraznit všechny nesplněné objednávky speciální barvou. K tomu musíme použít podmínku formátování pro data ve sloupci G, kde jsme zadali, zda byla objednávka splněna, a budeme formátovat celou tabulku.

Poznámka: Všimněte si, že jsme použili formátování pro celou tabulku A1:G22.

Pak jsme použili náš vlastní vzorec, kde jsme zadali, že:

=$G1="Ne"

Tip: Před názvem sloupce je třeba použít znak dolaru ($). Tím se na něj vytvoří absolutní odkaz, takže vzorec bude vždy odkazovat na tento konkrétní sloupec, zatímco číslo řádku se může měnit.

Jinými slovy, požádáme jej, aby se v rámci sloupce pohyboval od prvního řádku dolů a vyhledal všechny buňky s hodnotou "Ne".

Jak vidíte, naformátovaly se nejen buňky, u kterých jsme zaškrtli naši podmínku. Podmíněné formátování se nyní aplikuje na celé řádky.

Připomeňme si tedy 3 základní pravidla pro podmíněné formátování řádků v tabulce:

• Rozsah, který se má formátovat, je celá tabulka.
• Používáme podmíněné formátování s vlastním vzorcem
• Před názvem sloupce musíme použít znak $.

Podmíněné formátování v tabulkách Google na základě jiné buňky

Často slýcháme otázku: "Jak aplikovat podmíněné formátování a snadno změnit podmínku?" Není to vůbec složité.

Stačí použít vlastní vzorec s odkazem na buňku, ve které zadáte potřebnou podmínku.

Vraťme se k našim ukázkovým datům s objednávkami čokolády v tabulkách Google Sheets. Předpokládejme, že nás zajímají objednávky s méně než 50 a více než 100 položkami. Přejdeme k zadání těchto podmínek do sloupce H vedle naší tabulky.

Nyní vytvoříme pravidla podmíněného formátování pro tabulku objednávek.

Rozsah pro formátování nastavíme na "A2:G22", aby záhlaví tabulky zůstalo stejné.

Pak postupujeme podle známých kroků a použijeme náš vzorec.

Takto vypadá vzorec podmíněného formátování pro objednávky s více než 100 položkami:

=$E2>=$H$3

Poznámka: Upozorňujeme, že při použití buněk mimo tabulku je třeba použít absolutní odkazy ($).

Znaménko dolaru před názvem sloupce znamená absolutní odkaz na sloupec. Pokud je znaménko dolaru před číslem řádku, pak se jedná o absolutní odkaz na řádek. Další informace naleznete v této podrobné diskusi o odkazech na buňky.

$H$3 v našem příkladu znamená absolutní odkaz na buňku, tj. ať už s tabulkou uděláte cokoli, vzorec bude stále odkazovat na tuto buňku.

Poznámka: Musíme použít absolutní odkaz na sloupec E a absolutní odkaz na buňku H3, kde máme limit 100. Pokud to neuděláme, vzorec nebude fungovat!

Nyní přidáme druhou podmínku, která zvýrazní objednávky s méně než 50 položkami. Klikněte na tlačítko "Přidat další pravidlo" a přidejte další podmínku stejně jako u první podmínky.

Podívejte se na vzorec, který používáme v našem pravidle podmíněného formátování:

=$E2<=$H$2

Největší a nejmenší zakázky jsou nyní barevně zvýrazněny. Úkol je splněn. Není však příjemné, že se nám do listu dostala další čísla, která mohou být matoucí a kazit vzhled tabulky.

Umístění pomocných údajů do samostatného listu by bylo lepší cestou. Podrobněji to popíšu v příštím příspěvku, až se naučíme vytvářet rozevírací seznamy.

Přepneme se na list 2 a zadáme tam tyto nové podmínky.

Nyní můžeme vytvořit pravidla podmíněného formátování pro tabulku objednávek s odkazem na tyto limity.

Zde můžeme narazit na problém. Pokud ve vzorci jednoduše použijeme adresu buňky z listu 2, dojde k chybě.

Poznámka: Přímé odkazy na buňky ve vzorcích pro podmíněné formátování jsou možné pouze z aktuálního listu.

Co tedy uděláme nyní? Pomůže nám funkce INDIRECT, která umožňuje získat odkaz na buňku tak, že její adresu zapíše jako text. Takto bude vypadat odkaz na buňku v rámci vzorce podmíněného formátování:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Zde je druhý vzorec:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Výsledkem je stejný výsledek jako dříve, ale náš list není zahlcen dalšími záznamy.

Nyní můžeme měnit podmínky formátování, aniž bychom museli aktualizovat nastavení pravidel. Stačí jednoduše změnit záznamy v buňkách a získáme novou tabulku.

Tabulky Google a podmíněné formátování na základě textu jiné buňky

Naučili jsme se aplikovat pravidla podmíněného formátování pomocí číselných údajů z určité buňky. Co když chceme podmínku založit na buňce s textem? Pojďme se společně podívat, jak to můžeme udělat.

Pokusíme se najít objednávky na hořkou čokoládu:

Do buňky G5 listu 2 zadáme naši podmínku: "Dark".

Poté se vrátíme na list 1 s tabulkou a opět vybereme rozsah k formátování: A2:G22.

Pak vybereme Formát v nabídce vyberte Podmíněné formátování a zadejte do něj následující vzorec Vlastní vzorec je pole:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Tip: Nezapomeňte, že je třeba zadat absolutní odkazy na rozsah, který potřebujete zkontrolovat pro slovo "Dark" (D2:D22).

Funkce INDIRECT("2!$G$5") nám umožňuje získat hodnotu z buňky G5 listu 2, tj. slovo "Dark".

Proto jsme zvýraznili zakázky, které mají jako součást názvu výrobku slovo z buňky G5 listu 2.

Mohli bychom to samozřejmě zjednodušit. Náš vzorec by vypadal takto:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Pokud bychom však chtěli najít jiný produkt, museli bychom upravit pravidlo podmíněného formátování. To trvá o něco déle než prostá aktualizace hodnoty v buňce G5.

Odstranění podmíněného formátování z tabulky Google

Je možné, že budete muset z tabulky odstranit všechny podmíněné formáty.

Za tímto účelem nejprve vyberte rozsah buněk, ve kterých je použito podmíněné formátování.

Všechna vytvořená pravidla se zobrazí na postranním panelu.

Ukažte myší na podmínku, kterou je třeba odstranit, a klikněte na tlačítko " Odstranění stránky ". Podmíněné formátování bude vymazáno.

Pokud si nepamatujete přesný rozsah buněk, které jste formátovali, nebo pokud se chcete formátů co nejrychleji zbavit, vyberte rozsah buněk a přejděte na tlačítko Formát menu - Jasné formátování . Můžete také použít kombinaci kláves Ctrl + \ .

Poznámka: Nezapomeňte, že v tomto případě bude vymazáno nejen podmíněné formátování, ale i všechny ostatní formáty použité v tabulce.

Doufáme, že použití podmíněného formátování v tabulkách Google vám zjednoduší práci a zpřehlední výsledky.