In dit bericht gaan we dieper in op de voorwaardelijke opmaak in Google Sheets en leren we de snelste en meest effectieve manieren om deze op te zetten. We bekijken verschillende voorbeelden om te zien hoe u voorwaardelijke opmaak kunt maken met één of meerdere voorwaarden, en hoe u cellen kunt kleuren of de kleur van het lettertype kunt wijzigen op basis van aangepaste criteria. We besteden bijzondere aandacht aan voorwaardelijke opmaak op basis van andere cellen.

Wat is Google Sheets voorwaardelijke opmaak?

Waarom hebben we voorwaardelijke opmaak nodig in een tabel? Is het niet eenvoudiger om cellen handmatig op te maken?

Het markeren van bepaalde gegevens met kleur is een geweldige manier om de aandacht op de records te vestigen. Velen van ons doen dit voortdurend. Als celwaarden aan onze voorwaarden voldoen, bv. ze zijn groter of kleiner dan een bepaalde waarde, ze zijn de grootste of de kleinste, of misschien bevatten ze bepaalde tekens of woorden, dan zoeken we zulke cellen en veranderen we hun lettertype, letterkleur of achtergrondkleur.

Zou het niet geweldig zijn als dergelijke wijzigingen in de opmaak automatisch plaatsvonden en de aandacht nog meer op dergelijke cellen vestigden? We zouden veel tijd besparen.

Dit is waar voorwaardelijke opmaak van pas komt. Google Sheets kan dit werk voor ons doen, we hoeven alleen maar uit te leggen wat we willen krijgen. Laten we samen enkele voorbeelden bekijken en zien hoe eenvoudig en doeltreffend het is.

Hoe een opmaakregel toevoegen met één voorwaarde

Stel, we hebben chocoladeverkoopgegevens in onze tabel. Elke rij in de tabel bevat een bestelling die we van een bepaalde klant hebben gekregen. We hebben drop-downlijsten in kolom G gebruikt om aan te geven of de bestelling is voltooid.

Wat kan voor ons interessant zijn om hier te zien? Ten eerste kunnen we de orders markeren die meer dan $200 in totale verkoop bedragen. We hebben deze records in kolom F, dus we gebruiken onze muis om het bereik van waarden met het orderbedrag te selecteren: F2:F22.

Zoek dan de Formaat menu-item en klik op Voorwaardelijke opmaak .

Laten we om te beginnen eens kijken naar de voorwaardelijke opmaak van Google Sheets met een enkele kleur .

Klik op Formatteer cellen als... Selecteer de optie "Groter dan of gelijk aan" in de vervolgkeuzelijst die u ziet, en voer "200" in in het veld eronder. Dit betekent dat binnen het bereik dat we hebben geselecteerd, alle cellen met waarden die groter zijn dan of gelijk aan 200 zullen worden gemarkeerd met het formaat dat we op dezelfde plaats hebben ingesteld: vet rood lettertype in de gele achtergrond.

We zien dat onze opmaakregel meteen wordt toegepast: alle benodigde cellen veranderen van uiterlijk.

U hebt de keuze om voorwaardelijke opmaak niet alleen met één tint in te stellen, maar met behulp van een kleurenschaal Selecteer hiervoor Kleurenschaal in de zijbalk voor voorwaardelijke formaatregels en gebruik kant en klare kleurensets. U kunt ook tinten kiezen voor het minimum- en maximumpunt, en eventueel voor het middelpunt.

Hier hebben we een kleurenschaal gemaakt waarbij de cellen lichter worden naarmate het orderbedrag kleiner wordt, en donkerder naarmate de som groter wordt.

Cellen in Google Sheets opmaken volgens meerdere voorwaarden

Als de kleurenschaal u te helder lijkt, kunt u onder het tabblad "Enkele kleur" meerdere voorwaarden maken en voor elke voorwaarde afzonderlijk een formaat opgeven. Klik daarvoor op "Nog een regel toevoegen".

We belichten de bestellingen met een totale omzet van meer dan $200, en die met een omzet van minder dan $100.

Zoals u ziet, hebben we hier twee opmaakvoorwaarden. De eerste is voor waarden die groter zijn dan 200, de tweede betreft waarden die kleiner zijn dan 100.

Tip. U kunt in Google Sheets zoveel voorwaardelijke opmaakregels toevoegen als u nodig hebt. Om ze te verwijderen, wijst u ze aan en klikt u op de knop Verwijder icoon.

Google Sheets voorwaardelijke opmaak met aangepaste formules

De voorgestelde lijst van de voorwaarden die we op ons gegevensbereik kunnen toepassen is vrij uitgebreid. Toch kan het zijn dat het nog niet genoeg is. Vroeg of laat zul je een voorwaarde moeten creëren die niet met de standaardmiddelen kan worden beschreven.

Daarom biedt Google Sheets de mogelijkheid om uw eigen formule in te voeren als voorwaarde. Met deze formule kunt u uw vereisten beschrijven met behulp van standaardfuncties en operatoren. Met andere woorden, het resultaat van de formule moet "Waar" of "Onwaar" zijn.

Gebruik het laatste item in de keuzelijst om uw formule in te voeren: "Aangepaste formule is".

Laten we eens kijken hoe het werkt.

Stel dat we willen weten welke van onze bestellingen in het weekend zijn gedaan. Geen van de standaardvoorwaarden werkt voor ons.

We selecteren de reeks data in A2:A22, gaan naar de Formaat menu en klik op Voorwaardelijke opmaak Selecteer het item "Aangepaste formule is" in de keuzelijst "Cellen opmaken als" en voer de logische formule in waarmee we de dag van de week kunnen identificeren aan de hand van de datum.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Als het getal groter is dan 5, dan is het zaterdag of zondag. In dat geval wordt de opmaak die we hieronder instellen toegepast op de cel.

Zoals u ziet, zijn alle weekends nu met kleur gemarkeerd.

Hier volgt een ander voorbeeld: laten we de bestellingen voor pure chocolade naar boven halen met behulp van een ander formaat. We volgen hiervoor dezelfde stappen: selecteer het gegevensbereik met de soorten chocolade (D2:D22) en gebruik de volgende voorwaarde:

=REGEXMATCH(D2:D22;"Dark")

Deze functie geeft "True" als de naam van het chocoladetype het woord "Dark" bevat.

Kijk wat we hebben: de bestellingen voor Donkere Chocolade en voor Extra Donkere Chocolade werden benadrukt. U hoeft niet door honderden rijen te zoeken om ze nu te vinden.

Jokertekens gebruiken met voorwaardelijke opmaak in Google-spreadsheets

Als we tekstwaarden willen opmaken, dan is de standaardvoorwaarde "Tekst bevat" essentieel.

U kunt speciale jokertekens om wat flexibiliteit toe te voegen aan de zoekvoorwaarde.

Tip: Jokertekens kunnen worden gebruikt in de velden "Tekst bevat" en "Tekst bevat niet" en in uw aangepaste formules.

Er zijn twee meest gebruikte tekens: het vraagteken (?) en een sterretje (*).

Het vraagteken komt overeen met elk afzonderlijk teken. Bijvoorbeeld, zoals u kunt zien in de schermafbeelding, formatteert de tekstregel die "??d" bevat cellen met waarden als "Rood", maar niet met waarden als "Donker".

"??d" betekent dat de letter "d" als derde van het begin van het woord moet komen.

Gebruik een asterisk om nul tot een willekeurig aantal tekens weg te laten. Bijvoorbeeld, een regel die "*d*" bevat moet beide cellen opmaken: zowel met "Rode" als met "Donkere" waarden.

Om ervoor te zorgen dat de vraag- en sterretjes-tekens niet worden gezien als jokertekens in uw tekstwaarden, wordt er gewoonlijk een tilde (~) voor gezet. Bijv. de tekstregel die "Re?" bevat in ons voorbeeld formatteert de cellen met "Rood", terwijl de regel met "Re~?" geen cellen zal vinden omdat hij zoekt naar de waarde "Re?".

Hoe Google Sheets voorwaardelijke opmaak gebruiken om hele rijen te markeren

In de voorbeelden die we hierboven beschreven, pasten we voorwaardelijke opmaak toe op bepaalde cellen van een kolom. Misschien dacht u: "Het zou zo mooi zijn als we dit konden toepassen op de hele tabel!". En dat kan!

Laten we proberen alle niet-voltooide bestellingen te markeren met een speciale kleur. Daartoe moeten we de opmaakvoorwaarde gebruiken voor de gegevens in kolom G, waar we hebben gespecificeerd of de bestelling is voltooid.

Opmerking: we hebben opmaak toegepast op de hele tabel A1:G22.

Dan gebruikten we onze aangepaste formule waar we dat specificeerden:

=$G1="Nee"

Tip. U moet het dollarteken ($) gebruiken vóór de naam van de kolom. Dit creëert een absolute verwijzing ernaar, zodat de formule altijd zal verwijzen naar deze specifieke kolom, terwijl het rijnummer kan veranderen.

Met andere woorden, we vragen het binnen de kolom naar beneden te gaan, beginnend bij de eerste rij, en alle cellen met de waarde "Nee" te zoeken.

Zoals je kunt zien, zijn niet alleen de cellen die we voor onze voorwaarde hebben gecontroleerd geformatteerd. Voorwaardelijke opmaak wordt nu toegepast op hele rijen.

Laten we dus 3 basisregels onthouden om rijen in een tabel voorwaardelijk op te maken:

• Het te formatteren bereik is de gehele tabel
• We gebruiken voorwaardelijke opmaak met een aangepaste formule
• We moeten het teken $ voor de kolomnaam gebruiken

Google Sheets voorwaardelijke opmaak gebaseerd op een andere cel

We horen vaak de vraag "Hoe passen we voorwaardelijke opmaak toe en maken we het gemakkelijk om de voorwaarde te wijzigen?" Dit is helemaal niet moeilijk.

Gebruik gewoon uw eigen formule met een verwijzing naar de cel waar u de noodzakelijke voorwaarde opgeeft.

Laten we teruggaan naar onze voorbeeldgegevens met de bestellingen voor chocolade in Google Sheets. Stel dat we geïnteresseerd zijn in de bestellingen met minder dan 50 en meer dan 100 artikelen. We gaan door en voeren deze voorwaarden in in kolom H naast onze tabel.

Nu gaan we voorwaardelijke opmaakregels maken voor de tabel met bestellingen.

We stellen het opmaakbereik in op "A2:G22" om de kop van de tabel zo te houden.

Dan volgen we de stappen die je kent en gebruiken we onze formule.

Hier ziet de voorwaardelijke opmaakformule voor bestellingen met meer dan 100 artikelen eruit:

=$E2>=$H$3

Merk op dat je absolute referenties ($) moet gebruiken wanneer je cellen buiten de tabel gebruikt.

Een dollarteken voor de kolomnaam betekent de absolute verwijzing naar de kolom. Staat het dollarteken voor het rijnummer, dan geldt de absolute verwijzing voor de rij. Zie voor meer informatie deze gedetailleerde bespreking van celverwijzingen.

$H$3 in ons voorbeeld betekent een absolute verwijzing naar de cel, d.w.z. wat u ook doet met de tabel, de formule zal nog steeds naar deze cel verwijzen.

Opmerking. We moeten een absolute verwijzing gebruiken naar kolom E en een absolute verwijzing naar cel H3 waar we onze limiet van 100 hebben. Als we dit niet doen, zal de formule niet werken!

Laten we nu de tweede voorwaarde toevoegen om de bestellingen met minder dan 50 artikelen te markeren. Klik op "Nog een regel toevoegen" en voeg nog een voorwaarde toe, net als bij de eerste.

Zie de formule die we gebruiken in onze regel voor voorwaardelijke opmaak:

=$E2<=$H$2

De grootste en de kleinste orders zijn nu met kleur gemarkeerd. De taak is volbracht. Het is echter niet leuk dat we extra nummers in ons blad hebben gekregen, die verwarrend kunnen zijn en het uiterlijk van de tabel kunnen verpesten.

Het plaatsen van hulpgegevens in een apart blad zou een betere manier zijn. Ik zal dit in meer detail beschrijven in mijn volgende bericht wanneer we leren hoe we vervolgkeuzelijsten moeten maken.

Laten we overschakelen naar blad 2 en daar deze nieuwe voorwaarden invoeren.

Nu kunnen we voorwaardelijke opmaakregels maken voor de tabel met bestellingen door naar deze grenzen te verwijzen.

Hier kunnen we een probleem krijgen. Als we gewoon het adres van de cel van blad 2 in de formule gebruiken, krijgen we een foutmelding.

Opmerking. Directe celverwijzingen in de formules voor voorwaardelijke opmaak zijn alleen mogelijk vanuit het huidige blad.

Dus wat doen we nu? De functie INDIRECT zal helpen. Hiermee kunt u de celverwijzing krijgen door het adres als tekst te schrijven. Hier ziet de celverwijzing binnen een voorwaardelijke opmaakformule eruit:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Hier is de tweede formule:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Het resultaat is hetzelfde als voorheen, maar ons blad is niet vervuild met extra records.

Nu kunnen we de opmaakvoorwaarden wijzigen zonder de regelinstellingen bij te werken. Het volstaat om gewoon de records in de cellen te wijzigen, en je krijgt een nieuwe tabel.

Google Sheets en voorwaardelijke opmaak op basis van een andere celtekst

We hebben geleerd hoe we voorwaardelijke opmaakregels kunnen toepassen door gebruik te maken van numerieke gegevens uit een bepaalde cel. Wat als we onze voorwaarde willen baseren op een cel met tekst? Laten we eens kijken hoe we dit samen kunnen doen.

We zullen proberen de bestellingen voor pure chocolade te vinden:

In cel G5 van blad 2 voeren we onze voorwaarde in: "Donker".

Vervolgens gaan we terug naar blad 1 met de tabel en selecteren we opnieuw het op te maken bereik: A2:G22.

Dan selecteren we Formaat menu, kies Voorwaardelijke opmaak en voer de volgende formule in de Aangepaste formule is veld:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Tip. Vergeet niet dat u absolute verwijzingen moet invoeren naar het bereik dat u moet controleren op het woord "Dark" (D2:D22).

Met de functie INDIRECT("2!$G$5") kunnen we de waarde uit cel G5 van Blad2 halen, d.w.z. het woord "Dark".

Wij hebben dus de orders gemarkeerd die het woord uit cel G5 van blad 2 als onderdeel van de productnaam hebben.

We kunnen het natuurlijk makkelijker maken. Onze formule zou er zo uitzien:

=REGEXMATCH($D2:$D22,"Dark")

Als we echter een ander product willen vinden, moeten we de regel voor voorwaardelijke opmaak bewerken. Dit duurt iets langer dan het eenvoudigweg bijwerken van de waarde in cel G5.

Voorwaardelijke opmaak uit uw Google-spreadsheet verwijderen

U moet zeker alle voorwaardelijke formaten uit uw tabel verwijderen.

Selecteer daartoe eerst het cellenbereik waarop u voorwaardelijke opmaak hebt toegepast.

U ziet alle regels die u hebt gemaakt in de zijbalk.

Richt uw muis op de voorwaarde die moet worden verwijderd en klik op de " Verwijder "Voorwaardelijke opmaak wordt gewist.

Als u zich het exacte celbereik dat u geformatteerd heeft niet meer herinnert, of als u zo snel mogelijk van de formattering af wilt, selecteer dan het celbereik en ga naar de Formaat menu - Duidelijke opmaak U kunt ook de toetsencombinatie Ctrl + .

Opmerking. Vergeet niet dat niet alleen de voorwaardelijke opmaak, maar ook alle andere opmaak in uw tabel in dit geval wordt gewist.

We hopen dat het toepassen van voorwaardelijke opmaak in Google Sheets uw werk zal vereenvoudigen en de resultaten grafischer zal maken.