สารบัญ
ในโพสต์นี้ เราจะมาดูรายละเอียดเกี่ยวกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Google ชีต และเรียนรู้วิธีการตั้งค่าที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุด เราจะพิจารณาตัวอย่างต่างๆ เพื่อดูวิธีสร้างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยเงื่อนไขเดียวหรือหลายเงื่อนไข และวิธีกำหนดสีเซลล์หรือเปลี่ยนสีฟอนต์ตามเกณฑ์ที่กำหนดเอง เราจะให้ความสนใจเป็นพิเศษกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตามเซลล์อื่น
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Google ชีตคืออะไร
เหตุใดเราจึงต้องจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน โต๊ะ? จัดรูปแบบเซลล์ด้วยตนเองไม่ง่ายกว่าหรือ
การเน้นข้อมูลเฉพาะด้วยสีเป็นวิธีที่ดีในการดึงความสนใจไปที่เรกคอร์ด พวกเราหลายคนทำเช่นนี้ตลอดเวลา ถ้าค่าเซลล์ตรงกับเงื่อนไขของเรา เช่น มีค่ามากกว่าหรือน้อยกว่าค่าใดค่าหนึ่ง มีค่ามากที่สุดหรือเล็กที่สุด หรือบางทีอาจมีอักขระหรือคำบางคำ จากนั้นเราจะค้นหาเซลล์ดังกล่าวและเปลี่ยนแบบอักษร สีแบบอักษร หรือสีพื้นหลัง
จะ จะดีแค่ไหนหากการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบดังกล่าวเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติและดึงความสนใจไปที่เซลล์ดังกล่าวมากขึ้น เราจะประหยัดเวลาได้มาก
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจึงมีประโยชน์ Google ชีตสามารถทำงานนี้ให้เราได้ เพียงแค่อธิบายว่าเราต้องการอะไร มาดูตัวอย่างร่วมกันและดูว่าง่ายและมีประสิทธิภาพเพียงใด
วิธีเพิ่มกฎการจัดรูปแบบด้วยเงื่อนไขเดียว
สมมติว่าเรามีช็อกโกแลตในกรณีที่เราต้องการหาผลิตภัณฑ์อื่น เราจะต้องแก้ไขกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การดำเนินการนี้ใช้เวลานานกว่าการอัปเดตค่าในเซลล์ G5 เพียงเล็กน้อย
ลบการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขออกจาก Google สเปรดชีตของคุณ
คุณอาจต้องลบรูปแบบตามเงื่อนไขทั้งหมดออกจากตารางของคุณอย่างแน่นอน
ในการดำเนินการนี้ ก่อนอื่นให้เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
คุณจะเห็นกฎทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้นในแถบด้านข้าง
ชี้เมาส์ไปที่เงื่อนไขที่ต้องการลบ และคลิกไอคอน " ลบ " การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะถูกล้าง
หากคุณจำช่วงเซลล์ที่คุณจัดรูปแบบไม่ได้ หรือถ้าคุณต้องการกำจัดรูปแบบโดยเร็วที่สุด ให้เลือกช่วงเซลล์และไปที่ <1 เมนู>รูปแบบ - ล้างการจัดรูปแบบ คุณยังสามารถใช้คีย์ผสม Ctrl + \
หมายเหตุ โปรดทราบว่าไม่เพียงแค่การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเท่านั้น แต่รูปแบบอื่นๆ ทั้งหมดที่ใช้ในตารางของคุณจะถูกล้างในกรณีนี้
เราหวังว่าการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Google ชีตจะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นและทำให้ผลลัพธ์ที่ได้มีความชัดเจนยิ่งขึ้น
ข้อมูลการขายในตารางของเรา แต่ละแถวในตารางประกอบด้วยคำสั่งซื้อที่เราได้รับจากลูกค้ารายใดรายหนึ่ง เราใช้รายการแบบเลื่อนลงในคอลัมน์ G เพื่อระบุว่าเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ 
มีอะไรน่าสนใจให้เราดูที่นี่บ้าง ก่อนอื่น เราสามารถเน้นคำสั่งซื้อที่มียอดขายรวมเกิน 200 ดอลลาร์ เรามีบันทึกเหล่านี้ในคอลัมน์ F ดังนั้นเราจะใช้เมาส์เพื่อเลือกช่วงของค่าที่มียอดการสั่งซื้อ: F2:F22
จากนั้นค้นหารายการเมนู รูปแบบ แล้วคลิก ใน การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข .
ก่อนอื่น ลองพิจารณาการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Google ชีต โดยใช้สีเดียว .
คลิก จัดรูปแบบเซลล์ถ้า... เลือกตัวเลือก "มากกว่าหรือเท่ากับ" ในรายการดรอปดาวน์ที่คุณเห็น และป้อน "200" ในฟิลด์ด้านล่าง ซึ่งหมายความว่าภายในช่วงที่เราเลือก เซลล์ทั้งหมดที่มีค่ามากกว่าหรือเท่ากับ 200 จะถูกเน้นโดยใช้รูปแบบที่เราตั้งค่าไว้ที่เดียวกัน: แบบอักษรตัวหนาสีแดงบนพื้นหลังสีเหลือง
เราจะเห็นว่ากฎการจัดรูปแบบของเราถูกนำไปใช้ทันที: เซลล์ที่จำเป็นทั้งหมดเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏ
คุณมีตัวเลือกในการตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ไม่เพียงแต่กับสีเดียว แต่ ใช้สเกลสี . ในการดำเนินการนี้ ให้เลือก สเกลสี ในแถบด้านข้างกฎของรูปแบบตามเงื่อนไข และใช้ชุดสีที่พร้อมใช้งาน คุณยังสามารถเลือกเฉดสีสำหรับจุดต่ำสุดและจุดสูงสุด เช่นเดียวกับสำหรับจุดกึ่งกลางหากจำเป็น
ที่นี่เราได้สร้างสเกลสีที่เซลล์จะจางลงเมื่อจำนวนการสั่งซื้อน้อยลง และเข้มขึ้นเมื่อผลรวมเพิ่มขึ้น
จัดรูปแบบเซลล์ใน Google ชีตตามเงื่อนไขหลายรายการ
หากสเกลสีดูสว่างเกินไปสำหรับคุณ คุณสามารถสร้างหลายเงื่อนไขในแท็บ "สีเดียว" และระบุรูปแบบสำหรับแต่ละเงื่อนไขแยกกัน ในการทำเช่นนี้ ให้คลิก "เพิ่มกฎอื่น"
มาเน้นที่คำสั่งซื้อที่มีมูลค่ามากกว่า $200 ในยอดขายรวม และคำสั่งซื้อที่มีมูลค่าต่ำกว่า $100
อย่างที่คุณเห็น เรามีสอง เงื่อนไขการจัดรูปแบบที่นี่ อันแรกคือค่าที่มากกว่า 200 ส่วนอันที่สองคือค่าที่น้อยกว่า 100
เคล็ดลับ คุณสามารถเพิ่มกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Google ชีตได้มากเท่าที่คุณต้องการ หากต้องการลบ เพียงชี้และคลิกไอคอน ลบ
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Google ชีตด้วยสูตรที่กำหนดเอง
รายการเงื่อนไขที่แนะนำซึ่งเราสามารถนำไปใช้ได้ ช่วงข้อมูลของเราค่อนข้างกว้าง อย่างไรก็ตาม อาจยังไม่เพียงพอ ไม่ช้าก็เร็ว คุณจะต้องสร้างเงื่อนไขที่ไม่สามารถอธิบายโดยใช้วิธีการมาตรฐาน
นั่นคือเหตุผลที่ Google ชีตให้ความเป็นไปได้ในการป้อนสูตรของคุณเองเป็นเงื่อนไข สูตรนี้ช่วยให้คุณอธิบายความต้องการของคุณโดยใช้ฟังก์ชันมาตรฐานและตัวดำเนินการ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผลลัพธ์ของสูตรต้องเป็นอย่างใดอย่างหนึ่ง"จริง" หรือ "เท็จ"
ใช้รายการสุดท้ายในรายการแบบเลื่อนลงเพื่อป้อนสูตรของคุณ: "สูตรที่กำหนดเองคือ"
มาดูวิธีการทำงาน .
สมมติว่าเราต้องการทราบว่าคำสั่งซื้อใดของเราที่ทำขึ้นในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ ไม่มีเงื่อนไขมาตรฐานใดที่เหมาะกับเรา
เราจะเลือกช่วงวันที่ใน A2:A22 ไปที่เมนู รูปแบบ แล้วคลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เลือกรายการ "สูตรที่กำหนดเองคือ" ในรายการแบบเลื่อนลง "จัดรูปแบบเซลล์ถ้า" และป้อนสูตรตรรกะที่จะช่วยให้เราระบุวันในสัปดาห์ตามวันที่
=WEEKDAY(A2:A22,2)>5
หากตัวเลขมากกว่า 5 แสดงว่าเป็นวันเสาร์หรือวันอาทิตย์ ในกรณีนี้ การจัดรูปแบบที่เราตั้งไว้ด้านล่างจะถูกนำไปใช้กับเซลล์
อย่างที่คุณเห็น ตอนนี้วันหยุดสุดสัปดาห์ทั้งหมดจะถูกเน้นด้วยสี
นี่เป็นอีกตัวอย่างหนึ่ง มานำเสนอคำสั่งซื้อดาร์กช็อกโกแลตด้วยความช่วยเหลือในรูปแบบอื่น เราทำตามขั้นตอนเดียวกันนี้: เลือกช่วงข้อมูลที่มีประเภทของช็อกโกแลต (D2:D22) และใช้เงื่อนไขต่อไปนี้:
=REGEXMATCH(D2:D22;"Dark")
ฟังก์ชันนี้จะคืนค่า "True" ถ้า ชื่อของประเภทช็อกโกแลตมีคำว่า "ดาร์ก" อยู่ด้วย
ดูสิ่งที่เราได้รับ: คำสั่งซื้อสำหรับดาร์กช็อกโกแลตและดาร์กช็อกโกแลตพิเศษกลายเป็นสิ่งที่เน้นย้ำ ไม่จำเป็นต้องค้นหาหลายร้อยแถวเพื่อหาตอนนี้
ใช้อักขระตัวแทนที่มีรูปแบบตามเงื่อนไขใน Google สเปรดชีต
หากเราต้องการจัดรูปแบบค่าข้อความ เงื่อนไขมาตรฐาน "มีข้อความ" เป็นสิ่งจำเป็น
คุณสามารถใช้ อักขระตัวแทนพิเศษ เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับ เงื่อนไขการค้นหา
เคล็ดลับ สามารถใช้อักขระตัวแทนในช่อง "ข้อความมี" และ "ไม่มีข้อความ" รวมทั้งในสูตรที่คุณกำหนดเอง
มีอักขระที่ใช้บ่อยที่สุด 2 ตัว ได้แก่ เครื่องหมายคำถาม (?) และเครื่องหมายดอกจัน (*).
เครื่องหมายคำถามตรงกับอักขระเดี่ยวใดๆ ตัวอย่างเช่น ดังที่คุณเห็นในภาพหน้าจอ กฎข้อความที่มี "??d" จะจัดรูปแบบเซลล์ที่มีค่าเช่น "สีแดง" แต่ไม่จัดรูปแบบเช่น "มืด"
"??d" หมายความว่าตัวอักษร "d" ควรอยู่ลำดับที่สามจากจุดเริ่มต้นของคำ
ใช้เครื่องหมายดอกจันเพื่อตัดศูนย์ออกจากอักขระจำนวนเท่าใดก็ได้ ตัวอย่างเช่น กฎที่มี "*d*" ควรจัดรูปแบบเซลล์ทั้งสอง: ด้วยค่า "สีแดง" และค่า "มืด"
สำหรับอักขระคำถามและเครื่องหมายดอกจันที่ไม่ถูกมองว่าเป็นอักขระตัวแทนใน ค่าข้อความของคุณ โดยปกติแล้วเครื่องหมายตัวหนอน (~) จะถูกเพิ่มไว้ข้างหน้า เช่น. กฎข้อความที่มี "Re?" ในตัวอย่างของเราจัดรูปแบบเซลล์ด้วย "สีแดง" ในขณะที่กฎเป็น "Re~?" จะไม่พบเซลล์ใดๆ เนื่องจากจะต้องค้นหาค่า "Re?"
วิธีใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Google ชีตเพื่อเน้นทั้งแถว
ในตัวอย่างที่เราอธิบายไว้ข้างต้น เรา ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับบางเซลล์ของคอลัมน์บางทีคุณอาจคิดว่า: "คงจะดีมากถ้าเราใช้สิ่งนี้กับทั้งโต๊ะ!" และคุณก็ทำได้!
ลองเน้นคำสั่งซื้อที่ยังไม่บรรลุผลด้วยสีพิเศษ ในการทำเช่นนี้ เราจำเป็นต้องใช้เงื่อนไขการจัดรูปแบบสำหรับข้อมูลในคอลัมน์ G ซึ่งเราระบุไว้ว่าคำสั่งซื้อเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ และเราจะจัดรูปแบบทั้งตาราง
หมายเหตุ . โปรดทราบว่าเราใช้การจัดรูปแบบกับทั้งตาราง A1:G22
จากนั้นเราใช้สูตรที่กำหนดเองโดยระบุว่า:
=$G1="No"
เคล็ดลับ คุณต้องใช้เครื่องหมายดอลลาร์ ($) นำหน้าชื่อคอลัมน์ วิธีนี้จะสร้างการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ ดังนั้นสูตรจะอ้างอิงถึงคอลัมน์เฉพาะนี้เสมอ ในขณะที่หมายเลขแถวสามารถเปลี่ยนแปลงได้
กล่าวอีกนัยหนึ่ง เราขอให้สูตรเลื่อนลงภายในคอลัมน์ที่เริ่มต้นด้วยแถวแรก และมองหาเซลล์ทั้งหมดที่มีค่า "ไม่"
อย่างที่คุณเห็น ไม่เพียงแต่เซลล์ที่เราตรวจหาเงื่อนไขของเราเท่านั้นที่ได้รับการจัดรูปแบบ ขณะนี้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขมีผลกับทั้งแถวแล้ว
ดังนั้น เรามาจำกฎพื้นฐาน 3 ข้อในการจัดรูปแบบแถวตามเงื่อนไขในตารางกัน:
- ช่วงที่จะจัดรูปแบบ เป็นทั้งตาราง
- เราใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยสูตรที่กำหนดเอง
- เราต้องใช้อักขระ $ นำหน้าชื่อคอลัมน์
การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Google ชีตอิงตามรูปแบบอื่น เซลล์
เรามักได้ยินคำถามว่า "เราจะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและสร้างได้อย่างไรเปลี่ยนเงื่อนไขง่ายไหม" ซึ่งไม่ใช่เรื่องยากเลย
เพียงใช้สูตรของคุณเองโดยอ้างอิงไปยังเซลล์ที่คุณระบุเงื่อนไขที่จำเป็น
กลับไปที่ข้อมูลตัวอย่างของเราที่มีคำสั่งซื้อช็อกโกแลตใน Google ชีต สมมติว่าเราสนใจคำสั่งซื้อที่มีจำนวนน้อยกว่า 50 รายการและมากกว่า 100 รายการ เราจะดำเนินการต่อและป้อนเงื่อนไขเหล่านี้ในคอลัมน์ H ถัดจากตารางของเรา
ตอนนี้เราจะสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับตารางคำสั่งซื้อ
เราตั้งค่าช่วงที่จะจัดรูปแบบเป็น "A2:G22" เพื่อให้ตาราง header ตามที่เป็นอยู่
จากนั้นเราจะทำตามขั้นตอนที่คุณทราบและใช้สูตรของเรา
นี่คือวิธีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับคำสั่งซื้อที่มีมากกว่า 100 รายการ ลักษณะรายการ:
=$E2>=$H$3
หมายเหตุ โปรดทราบว่าคุณต้องใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ ($) เมื่อใช้เซลล์นอกตาราง
เครื่องหมายดอลลาร์หน้าชื่อคอลัมน์ หมายถึงการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ไปยังคอลัมน์ ถ้าเครื่องหมายดอลลาร์อยู่หน้าหมายเลขแถว แสดงว่าเป็น a การอ้างอิง bsolute ไปสำหรับแถว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูการสนทนาโดยละเอียดเกี่ยวกับการอ้างอิงเซลล์
$H$3 ในตัวอย่างของเราหมายถึงการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ไปยังเซลล์ เช่น ไม่ว่าคุณจะทำอะไรกับตาราง สูตรก็จะยังคงอ้างอิงถึงเซลล์นี้
หมายเหตุ เราจำเป็นต้องใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ไปยังคอลัมน์ E และการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ไปยังเซลล์ H3 ซึ่งเรามีขีดจำกัดที่ 100 หากเราไม่ทำเช่นนี้ สูตรจะไม่ทำงาน!
ตอนนี้ให้เพิ่มเงื่อนไขที่สองเพื่อเน้นคำสั่งซื้อที่มีน้อยกว่า 50 รายการ คลิก "เพิ่มกฎอื่น" และเพิ่มเงื่อนไขอื่นเหมือนที่เราทำกับเงื่อนไขแรก
โปรดดูสูตรที่เราใช้ในกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของเรา:
=$E2<=$H$2
คำสั่งซื้อที่ใหญ่ที่สุดและน้อยที่สุดจะถูกเน้นด้วยสี งานจะสำเร็จ อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่เรื่องดีที่เราได้ตัวเลขเกินมาในชีต ซึ่งอาจทำให้สับสนและทำลายรูปลักษณ์ของตาราง
การวางข้อมูลเสริมในชีตแยกต่างหากจะเป็นวิธีที่ดีกว่า ฉันจะอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมในโพสต์ถัดไปเมื่อเราเรียนรู้วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลง
มาเปลี่ยนเป็นแผ่นงาน 2 และป้อนเงื่อนไขใหม่เหล่านี้กัน
ตอนนี้เราสามารถสร้างกฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับตารางคำสั่งซื้อได้โดยอ้างอิงถึงขีดจำกัดเหล่านี้
นี่คือจุดที่เราอาจประสบปัญหา ถ้าเราเพียงแต่ใช้ที่อยู่ของเซลล์จากชีต 2 ในสูตร เราจะพบข้อผิดพลาด
หมายเหตุ การอ้างอิงเซลล์โดยตรงในสูตรสำหรับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสามารถทำได้จากแผ่นงานปัจจุบันเท่านั้น
แล้วเราจะทำอย่างไรดี ฟังก์ชัน INDIRECT จะช่วย ช่วยให้คุณได้รับการอ้างอิงเซลล์โดยเขียนที่อยู่เป็นข้อความ การอ้างอิงเซลล์ภายในสูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขจะมีลักษณะดังนี้:
=$E2>=INDIRECT("2!G2")
นี่คือขั้นตอนที่สองสูตร:
=$E2<=INDIRECT("2!G1")
ผลก็คือ เราได้รับผลลัพธ์เหมือนเดิม แต่แผ่นงานของเราไม่รกไปด้วยบันทึกเพิ่มเติม
ตอนนี้เราสามารถเปลี่ยนเงื่อนไขการจัดรูปแบบโดยไม่ต้องอัปเดตการตั้งค่ากฎ แค่เปลี่ยนระเบียนในเซลล์ก็เพียงพอแล้ว และคุณก็จะได้ตารางใหม่
Google ชีตและการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตามข้อความเซลล์อื่น
เราได้เรียนรู้วิธีใช้กฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดย โดยใช้ข้อมูลตัวเลขจากเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง ถ้าเราต้องการกำหนดเงื่อนไขของเราในเซลล์ด้วยข้อความล่ะ มาดูกันว่าเราจะทำร่วมกันได้อย่างไร
เราจะพยายามหาคำสั่งสำหรับดาร์กช็อกโกแลต:
ในเซลล์ G5 ของแผ่นงาน 2 เราป้อนเงื่อนไขของเรา: "ดาร์ก"
จากนั้นเรากลับไปที่แผ่นงาน 1 พร้อมตารางและเลือกช่วงที่จะจัดรูปแบบอีกครั้ง: A2:G22
จากนั้นเลือกเมนู รูปแบบ เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และป้อนสูตรต่อไปนี้ลงในฟิลด์ สูตรที่กำหนดเองคือ :
=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))
เคล็ดลับ โปรดจำไว้ว่าคุณต้องป้อนการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ไปยังช่วงที่คุณต้องการตรวจสอบคำว่า "มืด" (D2:D22)
ฟังก์ชัน INDIRECT("2!$G$5") ช่วยให้เราได้รับ ค่าจากเซลล์ G5 ของ Sheet2 นั่นคือคำว่า "Dark"
ดังนั้นเราจึงเน้นคำสั่งที่มีคำจากเซลล์ G5 ของ Sheet 2 เป็นส่วนหนึ่งของ ชื่อผลิตภัณฑ์
เราทำให้ง่ายขึ้นได้แน่นอน สูตรของเราจะมีลักษณะดังนี้:
=REGEXMATCH($D2:$D22,"Dark")
อย่างไรก็ตาม ใน
