Tässä kirjoituksessa tarkastelemme tarkemmin ehdollista muotoilua Google Sheetsissä ja opettelemme nopeinta ja tehokkainta tapaa määrittää se. Tarkastelemme useita esimerkkejä, joiden avulla näemme, miten luodaan ehdollista muotoilua yhdellä tai useammalla ehdolla ja miten soluja voidaan värjätä tai fontin väriä muuttaa mukautettujen kriteerien mukaan. Kiinnitämme erityistä huomiota muihin soluihin perustuvaan ehdolliseen muotoiluun.

Mikä on Google Sheetsin ehdollinen muotoilu?

Miksi tarvitsemme ehdollista muotoilua taulukossa? Eikö ole helpompaa muotoilla soluja manuaalisesti?

Tietyn tiedon korostaminen värillä on hyvä tapa kiinnittää huomiota tietueisiin. Monet meistä tekevät näin jatkuvasti. Jos solujen arvot täyttävät ehdot, esimerkiksi ne ovat suurempia tai pienempiä kuin jokin arvo, ne ovat suurimmat tai pienimmät tai ne sisältävät tiettyjä merkkejä tai sanoja, etsimme tällaiset solut ja muutamme niiden fonttia, fontin väriä tai taustaväriä.

Eikö olisi hienoa, jos tällaiset muotoilun muutokset tapahtuisivat automaattisesti ja kiinnittäisivät vielä enemmän huomiota kyseisiin soluihin? Säästyisi paljon aikaa.

Tässä kohtaa ehdollinen muotoilu on kätevä. Google Sheets voi tehdä tämän työn puolestamme, meidän tarvitsee vain selittää, mitä haluamme saada. Katsotaan yhdessä muutamia esimerkkejä ja nähdään, miten yksinkertaista ja tehokasta se on.

Miten lisätä muotoilusääntö yhdellä ehdolla?

Oletetaan, että taulukossamme on suklaan myyntitietoja. Taulukon jokainen rivi sisältää tilauksen, jonka saimme tietyltä asiakkaalta. Käytimme sarakkeessa G pudotusluetteloita sen määrittämiseksi, onko tilaus toteutunut.

Mitä mielenkiintoista voimme nähdä tässä? Ensinnäkin voimme korostaa ne tilaukset, joiden kokonaismyynti ylittää 200 dollaria. Nämä tietueet ovat sarakkeessa F, joten valitsemme hiirellä arvoalueen, jossa on tilauksen määrä: F2:F22.

Etsi sitten Muotoilu valikkokohtaan ja napsauta Ehdollinen muotoilu .

Tarkastellaan aluksi Google Sheetsin ehdollista muotoilua. käyttämällä yhtä väriä .

Klikkaa Muotoile soluja, jos... , valitse näkyvästä pudotusvalikosta vaihtoehto "Suurempi tai yhtä suuri kuin" ja kirjoita alla olevaan kenttään "200". Tämä tarkoittaa, että valitsemallamme alueella kaikki solut, joiden arvo on suurempi tai yhtä suuri kuin 200, korostetaan käyttämällä juuri samassa kohdassa asettamaamme muotoa: lihavoitu punainen fontti keltaisella taustalla.

Voimme nähdä, että muotoilusääntöämme sovelletaan heti: kaikki tarvittavat solut muuttivat ulkoasua.

Voit määrittää ehdollisen muotoilun paitsi yhden sävyn myös käyttämällä väriskaalaa Valitse tätä varten Väriasteikko ehdollisten muotoilusääntöjen sivupalkissa ja käytä valmiita värisarjoja. Voit myös valita sävyt minimi- ja maksimipisteille sekä tarvittaessa keskipisteelle.

Tässä luotiin väriasteikko, jossa solut muuttuvat vaaleammiksi, kun tilauksen määrä pienenee, ja tummemmiksi, kun summa kasvaa.

Muotoile soluja Google Sheetsissä useilla ehdoilla

Jos väriskaala vaikuttaa mielestäsi liian kirkkaalta, voit luoda useita ehtoja välilehdellä "Yksittäinen väri" ja määrittää muodon kullekin ehdolle erikseen. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Lisää toinen sääntö".

Korostetaan tilaukset, joiden kokonaismyynti on yli 200 dollaria, ja tilaukset, jotka ovat alle 100 dollaria.

Kuten näet, meillä on kaksi muotoiluehtoa. Ensimmäinen koskee arvoja, jotka ovat suurempia kuin 200, ja toinen arvoja, jotka ovat pienempiä kuin 100.

Vihje. Voit lisätä Google Sheetsissä niin monta ehdollisen muotoilun sääntöä kuin tarvitset. Voit poistaa sen osoittamalla sitä ja napsauttamalla painiketta Poista kuvake.

Google Sheetsin ehdollinen muotoilu mukautetuilla kaavoilla

Ehdotettu luettelo ehdoista, joita voimme soveltaa tietovalikoimaamme, on melko laaja. Se ei kuitenkaan välttämättä riitä. Ennemmin tai myöhemmin sinun on luotava ehto, jota ei voida kuvata vakiokeinoilla.

Siksi Google Sheets tarjoaa mahdollisuuden syöttää oma kaava ehtona. Kaavan avulla voit kuvata vaatimuksiasi käyttämällä vakiofunktioita ja -operaattoreita. Toisin sanoen kaavan tuloksen on oltava joko "True" tai "False".

Kirjoita kaava avattavan luettelon viimeisen kohdan avulla: "Mukautettu kaava on".

Katsotaanpa, miten se toimii.

Sanotaan, että haluamme tietää, mitkä tilauksistamme on tehty viikonloppuna. Mikään vakioehdoista ei sovellu meille.

Valitaan päivämäärien alue A2:A22, siirrytään kohtaan Muotoilu ja napsauta Ehdollinen muotoilu Valitse "Muotoile solut, jos" -pudotusvalikosta kohta "Mukautettu kaava on" ja kirjoita looginen kaava, jonka avulla voimme tunnistaa viikonpäivän päivämäärän perusteella.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Jos luku on suurempi kuin 5, on lauantai tai sunnuntai. Tällöin soluun sovelletaan alla olevaa muotoilua.

Kuten näet, kaikki viikonloput on nyt korostettu värillä.

Seuraavassa on toinen esimerkki. Tuodaan esiin tumman suklaan tilaukset eri muodossa. Noudatetaan samoja vaiheita: valitaan suklaatyyppejä sisältävä data-alue (D2:D22) ja käytetään seuraavaa ehtoa:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Tämä funktio palauttaa arvon "True", jos suklaatyypin nimi sisältää sanan "Dark".

Katso mitä saimme: sekä tumman suklaan että ekstra tumman suklaan tilaukset korostuivat. Nyt niitä ei tarvitse etsiä satojen rivien läpi löytääkseen.

Jokerimerkkien käyttö ehdollisen muotoilun kanssa Google-taulukoissa

Jos haluamme muotoilla tekstiarvoja, vakioehto "Teksti sisältää" on välttämätön.

Voit käyttää erityiset jokerimerkit lisätä joustavuutta hakuehtoon.

Vihje. Jokerimerkkejä voidaan käyttää "Teksti sisältää" ja "Teksti ei sisällä" -kentissä sekä mukautetuissa kaavoissa.

Yleisimmin käytettyjä merkkejä on kaksi: kysymysmerkki (?) ja tähti (*).

Kysymysmerkki vastaa mitä tahansa yksittäistä merkkiä. Kuten näet esimerkiksi kuvakaappauksesta, tekstisääntö, joka sisältää "??d", muotoilee soluja, joiden arvot ovat esimerkiksi "Punainen", mutta ei esimerkiksi "Tumma".

"??d" tarkoittaa, että kirjaimen "d" pitäisi tulla kolmantena sanan alusta.

Käytä tähteä, jos haluat jättää pois nollasta mihin tahansa merkkimäärään asti. Esimerkiksi sääntö, joka sisältää "*d*", muotoilee molemmat solut: sekä "Red"- että "Dark"-arvoilla.

Jotta kysymys- ja tähtimerkkejä ei pidettäisi jokerimerkkeinä tekstiarvoissa, niiden eteen lisätään yleensä tilde (~). Esimerkissämme tekstisääntö, joka sisältää "Re?", muotoilee solut, joissa on "Red", kun taas sääntö, jossa on "Re~?", ei löydä yhtään solua, koska se etsii arvoa "Re?".

Kuinka käyttää Google Sheetsin ehdollista muotoilua kokonaisten rivien korostamiseen?

Edellä kuvatuissa esimerkeissä sovelsimme ehdollista muotoilua sarakkeen tiettyihin soluihin. Ehkä ajattelit: "Olisi niin hienoa, jos voisimme soveltaa tätä koko taulukkoon!" Ja voitkin!

Yritetään korostaa kaikki täyttämättä jääneet tilaukset erityisellä värillä. Tätä varten meidän on käytettävä muotoiluehtoa sarakkeen G tietoihin, jossa määrittelimme, onko tilaus täytetty, ja muotoilemme koko taulukon.

Huomaa, että käytimme muotoilua koko taulukkoon A1:G22.

Sitten käytimme mukautettua kaavaamme, jossa määrittelimme sen:

=$G1="Ei"

Vihje: Käytä dollarimerkkiä ($) ennen sarakkeen nimeä. Tämä luo absoluuttisen viittauksen siihen, joten kaava viittaa aina kyseiseen sarakkeeseen, vaikka rivin numero voi muuttua.

Toisin sanoen pyydämme sitä siirtymään sarakkeessa alaspäin ensimmäisestä rivistä alkaen ja etsimään kaikki solut, joissa on arvo "Ei".

Kuten näet, ehdollisen muotoilun muotoilu ei koske vain niitä soluja, jotka olimme tarkistaneet ehdon osalta. Ehdollista muotoilua sovelletaan nyt koko riveihin.

Muistetaan siis 3 perussääntöä taulukon rivien ehdolliseen muotoiluun:

• Muotoiltava alue on koko taulukko.
• Käytämme ehdollista muotoilua mukautetun kaavan kanssa.
• Meidän on käytettävä $-merkkiä ennen sarakkeen nimeä.

Google Sheetsin ehdollinen muotoilu toisen solun perusteella

Kuulemme usein kysymyksen: "Miten voimme soveltaa ehdollista muotoilua ja tehdä ehdon muuttamisesta helppoa?" Tämä ei ole lainkaan vaikeaa.

Käytä vain omaa kaavaasi, jossa on viittaus soluun, jossa määrität tarvittavan ehdon.

Palataanpa esimerkkitietoihin, joissa on suklaatilauksia Google Sheetsissä. Oletetaan, että olemme kiinnostuneita tilauksista, joissa on alle 50 ja yli 100 kappaletta. Kirjoitetaan nämä ehdot taulukon vieressä olevaan sarakkeeseen H.

Nyt luodaan ehdolliset muotoilusäännöt tilaustaulukkoa varten.

Asetamme muotoiltavaksi alueeksi "A2:G22", jotta taulukkootsikko säilyy ennallaan.

Sitten noudatamme tuntemiasi vaiheita ja käytämme kaavaamme.

Seuraavassa esitetään, miltä yli 100 nimikkeen tilausten ehdollisen muotoilun kaava näyttää:

=$E2>=$H$3

Huomaa, että sinun on käytettävä absoluuttisia viittauksia ($), kun käytät taulukon ulkopuolisia soluja.

Dollarin merkki sarakkeen nimen edessä tarkoittaa absoluuttista viittausta sarakkeeseen. Jos dollarin merkki on ennen rivin numeroa, absoluuttinen viittaus koskee riviä. Lisätietoja saat tästä yksityiskohtaisesta keskustelusta soluviittauksista.

Esimerkissämme $H$3 tarkoittaa absoluuttista viittausta soluun, eli mitä tahansa teetkin taulukossa, kaava viittaa edelleen tähän soluun.

Huomaa: Meidän on käytettävä absoluuttista viittausta sarakkeeseen E ja absoluuttista viittausta soluun H3, jossa on 100:n raja-arvo. Jos emme tee tätä, kaava ei toimi!

Lisätään nyt toinen ehto, jolla korostetaan tilaukset, joissa on alle 50 kappaletta. Napsauta "Lisää toinen sääntö" ja lisää toinen ehto aivan kuten ensimmäisenkin ehdon kohdalla.

Katso kaava, jota käytämme ehdollisen muotoilun säännössä:

= $E2<=$H$2

Suurimmat ja pienimmät tilaukset on nyt korostettu värillä. Tehtävä on suoritettu. Ei ole kuitenkaan mukavaa, että saimme taulukkoon ylimääräisiä numeroita, jotka voivat hämmentää ja pilata taulukon ulkoasun.

Aputietojen sijoittaminen erilliselle arkille olisi parempi tapa toimia. Kuvailen sitä tarkemmin seuraavassa viestissäni, kun opettelemme, miten luodaan pudotusluetteloita.

Siirrytään arkille 2 ja kirjataan sinne nämä uudet ehdot.

Nyt voimme luoda ehdollisia muotoilusääntöjä tilaustaulukkoon viittaamalla näihin rajoihin.

Jos käytämme kaavassa vain arkin 2 solun osoitetta, saamme virheilmoituksen.

Huomautus. Ehdollisen muotoilun kaavojen suorat soluviittaukset ovat mahdollisia vain nykyiseltä arkilta.

Mitä teemme nyt? INDIRECT-funktio auttaa. Sen avulla saat soluviittauksen kirjoittamalla sen osoitteen tekstinä. Näin soluviittaus ehdollisen muotoilun kaavassa näyttää:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Tässä on toinen kaava:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Tuloksena on sama tulos kuin aiemmin, mutta arkki ei ole täynnä ylimääräisiä tietueita.

Nyt voimme muuttaa muotoiluehtoja päivittämättä sääntöasetuksia. Riittää, että vaihdat vain solujen tietueet, ja saat uuden taulukon.

Google Sheets ja ehdollinen muotoilu toisen solun tekstin perusteella

Olemme oppineet soveltamaan ehdollisen muotoilun sääntöjä käyttämällä tietyn solun numerotietoja. Entä jos haluamme perustaa ehtomme soluun, jossa on tekstiä? Katsotaan yhdessä, miten voimme tehdä tämän.

Yritämme löytää tumman suklaan tilaukset:

Syötetään Sheet 2:n soluun G5 ehto: "Dark".

Sitten palataan taulukon kanssa arkille 1 ja valitaan uudelleen muotoiltava alue: A2:G22.

Sitten valitsemme Muotoilu valikko, valitse Ehdollinen muotoilu ja kirjoita seuraava kaava kenttään Mukautettu kaava on kenttä:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5")))

Vinkki: Muista, että sinun on annettava absoluuttiset viittaukset alueeseen, joka sinun on tarkistettava sanan "Tumma" osalta (D2:D22).

Funktio INDIRECT("2!$G$5") mahdollistaa arvon saamisen Sheet2:n solusta G5, eli sanan "Dark".

Näin ollen olemme korostaneet tilaukset, joiden tuotenimessä on sana, joka on peräisin lehden 2 solusta G5.

Voisimme tietysti tehdä siitä helpompaa. Kaavamme näyttäisi seuraavalta:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Jos kuitenkin haluaisimme löytää toisen tuotteen, meidän olisi muokattava ehdollisen muotoilun sääntöä, mikä vie hieman enemmän aikaa kuin solun G5 arvon päivittäminen.

Ehdollisen muotoilun poistaminen Google-taulukosta

Sinun on ehkä ehdottomasti poistettava kaikki ehdolliset muotoilut taulukostasi.

Valitse ensin solualue, johon olet soveltanut ehdollista muotoilua.

Näet sivupalkissa kaikki luomasi säännöt.

Osoita hiirellä poistettavaa ehtoa ja napsauta " Poista " -kuvake. Ehdollinen muotoilu poistetaan.

Jos et muista tarkalleen muotoilemaasi solualuetta tai jos haluat päästä muotoiluista eroon mahdollisimman nopeasti, valitse solualue ja siirry komentoon Muotoilu menu - Selkeä muotoilu . Voit myös käyttää näppäinyhdistelmää Ctrl + \ .

Huomautus: Muista, että ehdollisen muotoilun lisäksi kaikki muut taulukossa käytetyt muotoilut poistetaan tässä tapauksessa.

Toivomme, että ehdollisen muotoilun soveltaminen Google Sheetsissä helpottaa työtäsi ja tekee tuloksista havainnollisempia.