V tem prispevku si bomo podrobneje ogledali pogojno oblikovanje v Google Sheets in se naučili najhitrejših in najučinkovitejših načinov njegove nastavitve. Obravnavali bomo več primerov in videli, kako ustvariti pogojno oblikovanje z enim ali več pogoji ter kako pobarvati celice ali spremeniti barvo pisave po meri. Posebno pozornost bomo namenili pogojnemu oblikovanju na podlagi drugih celic.

Kaj je pogojno oblikovanje Google Sheets?

Zakaj potrebujemo pogojno oblikovanje v tabeli? Ali ni lažje ročno oblikovati celice?

Poudarjanje določenih podatkov z barvo je odličen način za opozarjanje na zapise. Mnogi med nami to počnejo ves čas. Če vrednosti celic izpolnjujejo naše pogoje, npr. so večje ali manjše od neke vrednosti, so največje ali najmanjše ali morda vsebujejo določene znake ali besede, potem poiščemo take celice in jim spremenimo pisavo, barvo pisave ali barvo ozadja.

Ali ne bi bilo čudovito, če bi se take spremembe oblikovanja izvajale samodejno in bi na take celice še bolj opozarjale? Prihranili bi veliko časa.

Tu nam pride prav pogojno oblikovanje. Google Sheets lahko to opravi namesto nas, vse, kar moramo pojasniti, je, kaj želimo dobiti. Skupaj si oglejmo nekaj primerov in se prepričajmo, kako preprosto in učinkovito je to.

Kako dodati pravilo oblikovanja z enim pogojem

Recimo, da imamo v tabeli podatke o prodaji čokolade. Vsaka vrstica v tabeli vsebuje naročilo, ki smo ga dobili od določene stranke. V stolpcu G smo s spustnimi seznami določili, ali je bilo naročilo izpolnjeno.

Kaj je lahko zanimivo videti tukaj? Najprej lahko poudarimo naročila, katerih skupna prodaja presega 200 USD. Te zapise imamo v stolpcu F, zato bomo z miško izbrali območje vrednosti z zneskom naročila: F2:F22.

Nato poiščite Format v meniju in kliknite na Pogojno oblikovanje .

Za začetek si oglejmo pogojno oblikovanje v Google Sheets uporaba ene barve .

Kliknite . Oblikujte celice, če... , v prikazanem spustnem seznamu izberite možnost "Več kot ali enako" in v spodnje polje vnesite "200". To pomeni, da bodo v izbranem območju vse celice z vrednostmi, ki so večje ali enake 200, označene z obliko, ki smo jo določili prav na istem mestu: krepka rdeča pisava v rumeni podlagi.

Takoj lahko vidimo, da je bilo uporabljeno naše pravilo oblikovanja: vse potrebne celice so spremenile svoj videz.

Pogojno oblikovanje lahko nastavite ne le z enim odtenkom, temveč tudi z uporaba barvne lestvice . To storite tako, da izberete Barvna lestvica v stranski vrstici s pravili pogojnega oblikovanja in uporabite pripravljene barvne sklope. Izberete lahko tudi odtenke za najmanjšo in največjo točko ter po potrebi tudi za srednjo točko.

Tu smo ustvarili barvno lestvico, v kateri so celice svetlejše, ko je znesek naročila manjši, in temnejše, ko se vsota povečuje.

Oblikovanje celic v Google Sheets z več pogoji

Če se vam zdi barvna lestvica preveč svetla, lahko v zavihku "Ena barva" ustvarite več pogojev in za vsak pogoj posebej določite obliko. To storite tako, da kliknete "Dodaj še eno pravilo".

Poudarimo naročila, katerih skupna prodaja presega 200 dolarjev, in naročila, ki so nižja od 100 dolarjev.

Kot lahko vidite, imamo tukaj dva pogoja za oblikovanje. Prvi se nanaša na vrednosti, ki so večje od 200, drugi pa na vrednosti, ki so manjše od 100.

Nasvet. V Google Sheets lahko dodate toliko pravil pogojnega oblikovanja, kolikor jih potrebujete. Če jih želite izbrisati, pokažite nanje in kliknite gumb Odstranite ikona.

Pogojno oblikovanje Google Sheets s formulami po meri

Predlagani seznam pogojev, ki jih lahko uporabimo za naše podatkovno območje, je precej obsežen. Vendar morda še vedno ne bo dovolj. Prej ali slej boste morali ustvariti pogoj, ki ga ni mogoče opisati s standardnimi sredstvi.

Zato je v Google Sheets na voljo možnost vnosa lastne formule kot pogoja. S to formulo lahko opišete svoje zahteve z uporabo standardnih funkcij in operatorjev. Z drugimi besedami, rezultat formule mora biti "True" ali "False".

Za vnos formule uporabite zadnji element na spustnem seznamu: "Custom formula is".

Poglejmo, kako deluje.

Recimo, da želimo vedeti, katera od naših naročil so bila opravljena med vikendom. Nobeden od standardnih pogojev nam ne ustreza.

Izbrali bomo razpon datumov v A2:A22, prešli na Format in kliknite Pogojno oblikovanje . Na spustnem seznamu "Oblikuj celice, če" izberite element "Formula po meri je" in vnesite logično formulo, ki nam bo pomagala določiti dan v tednu po datumu.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Če je številka večja od 5, potem je sobota ali nedelja. V tem primeru se za celico uporabi oblikovanje, ki smo ga nastavili spodaj.

Kot lahko vidite, so zdaj vsi vikendi označeni z barvo.

Tukaj je še en primer. Prikažimo naročila za temno čokolado s pomočjo drugačnega formata. Pri tem sledimo istim korakom: izberemo podatkovno območje z vrstami čokolade (D2:D22) in uporabimo naslednji pogoj:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Ta funkcija vrne "True", če ime vrste čokolade vsebuje besedo "Dark".

Poglejte, kaj smo dobili: naročila za temno in ekstra temno čokolado so postala poudarjena. Zdaj vam jih ni treba iskati v več sto vrsticah.

Uporaba nadomestnih znakov s pogojnim oblikovanjem v Googlovih preglednicah

Če želimo oblikovati vrednosti besedila, je standardni pogoj "Besedilo vsebuje" bistvenega pomena.

Uporabite lahko posebni nadomestni znaki za večjo prilagodljivost iskalnega pogoja.

Nasvet: Zaščitne znake lahko uporabite v poljih "Besedilo vsebuje" in "Besedilo ne vsebuje" ter v formulah po meri.

Najpogosteje se uporabljata dva znaka: vprašalni znak (?) in zvezdica (*).

Vprašalni znak ustreza kateremu koli posameznemu znaku. Na primer, kot lahko vidite na sliki zaslona, besedilno pravilo, ki vsebuje "??d", oblikuje celice z vrednostmi, kot je "Red", ne pa tudi z "Dark".

"??d" pomeni, da mora biti črka "d" na tretjem mestu od začetka besede.

Uporabite zvezdico, če želite izpustiti od nič do poljubnega števila znakov. Pravilo, ki vsebuje "*d*", mora na primer oblikovati obe celici: z vrednostmi "Red" in "Dark".

Da se znaki vprašanja in zvezdice v besedilnih vrednostih ne bi dojemali kot nadomestni znaki, se pred njimi običajno doda tilda (~). Tako npr. besedilno pravilo, ki vsebuje "Re?", v našem primeru oblikuje celice z "Red", medtem ko pravilo z "Re~?" ne bo našlo nobenih celic, saj bo iskalo vrednost "Re?".

Kako uporabiti pogojno oblikovanje Google Sheets za poudarjanje celotnih vrstic

V zgoraj opisanih primerih smo pogojno oblikovanje uporabili za določene celice stolpca. Morda ste pomislili: "Lepo bi bilo, če bi to lahko uporabili za celotno tabelo!" In lahko!

Poskusimo s posebno barvo poudariti vsa neizpolnjena naročila. V ta namen moramo uporabiti pogoj oblikovanja za podatke v stolpcu G, kjer smo določili, ali je bilo naročilo izpolnjeno, in bomo oblikovali celotno tabelo.

Opomba: Upoštevajte, da smo formatiranje uporabili za celotno tabelo A1:G22.

Nato smo uporabili formulo po meri, v kateri smo to določili:

=$G1="Ne"

Nasvet: pred imenom stolpca morate uporabiti znak za dolar ($). S tem ustvarite absolutno referenco nanj, zato se bo formula vedno nanašala na ta stolpec, medtem ko se številka vrstice lahko spremeni.

Z drugimi besedami, zahtevamo, da se premakne navzdol v stolpcu od prve vrstice in poišče vse celice z vrednostjo "Ne".

Kot lahko vidite, niso oblikovane samo celice, ki smo jih preverili za naš pogoj. Pogojno oblikovanje se zdaj uporablja za celotne vrstice.

Spomnimo se treh osnovnih pravil za pogojno oblikovanje vrstic v tabeli:

• Območje, ki ga je treba oblikovati, je celotna tabela
• Uporabljamo pogojno oblikovanje s formulo po meri
• Pred imenom stolpca moramo uporabiti znak $

Pogojno oblikovanje Google Sheets na podlagi druge celice

Pogosto slišimo vprašanje: "Kako uporabimo pogojno oblikovanje in omogočimo enostavno spreminjanje pogoja?" To sploh ni težko.

Uporabite svojo formulo s sklicevanjem na celico, v kateri določite potrebni pogoj.

Vrnimo se k našim vzorčnim podatkom z naročili za čokolado v Google Sheets. Predpostavimo, da nas zanimajo naročila z manj kot 50 in več kot 100 elementi. Nadaljujemo in vnesemo te pogoje v stolpec H poleg naše tabele.

Zdaj bomo ustvarili pravila pogojnega oblikovanja za tabelo naročil.

Območje za oblikovanje nastavimo na "A2:G22", da ohranimo takšen naslov tabele, kot je.

Nato sledimo korakom, ki jih poznate, in uporabimo našo formulo.

Tako je videti formula pogojnega oblikovanja za naročila z več kot 100 elementi:

=$E2>=$H$3

Opomba: Upoštevajte, da morate pri uporabi celic zunaj tabele uporabiti absolutne reference ($).

Znak dolarja pred imenom stolpca pomeni absolutno referenco na stolpec. Če je znak dolarja pred številko vrstice, je absolutna referenca na vrstico. Za več informacij si oglejte to podrobno razpravo o referencah celic.

$H$3 v našem primeru pomeni absolutno referenco na celico, kar pomeni, da se bo formula še vedno nanašala na to celico, ne glede na to, kaj boste naredili s tabelo.

Opomba: Uporabiti moramo absolutni sklic na stolpec E in absolutni sklic na celico H3, v kateri imamo omejitev 100. Če tega ne storimo, formula ne bo delovala!

Zdaj dodajmo drugi pogoj, da poudarimo naročila z manj kot 50 elementi. Kliknite "Dodaj drugo pravilo" in dodajte še en pogoj, tako kot smo to storili za prvega.

Oglejte si formulo, ki jo uporabljamo v pravilu pogojnega oblikovanja:

=$E2<=$H$2

Največje in najmanjše naročilo sta zdaj označena z barvo. Naloga je opravljena. Vendar ni lepo, da smo v našem listu dobili dodatne številke, ki lahko zmedejo in pokvarijo videz tabele.

Namestitev pomožnih podatkov v ločen list bi bil boljši način. Podrobneje ga bom opisal v naslednjem prispevku, ko se bomo naučili ustvariti spustne sezname.

Preklopimo na list 2 in vanj vnesimo te nove pogoje.

Zdaj lahko ustvarimo pravila pogojnega oblikovanja za tabelo naročil s sklicevanjem na te omejitve.

Tu lahko naletimo na težavo. Če v formuli preprosto uporabimo naslov celice iz lista 2, bomo dobili napako.

Opomba: Neposredno sklicevanje na celice v formulah za pogojno oblikovanje je mogoče samo iz trenutnega lista.

V pomoč nam bo funkcija INDIRECT, ki omogoča pridobitev reference na celico tako, da njen naslov zapiše kot besedilo. Tako bo videti referenca na celico v formuli pogojnega oblikovanja:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Tukaj je druga formula:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Tako dobimo enak rezultat kot prej, vendar naš list ni obremenjen z dodatnimi zapisi.

Zdaj lahko spremenimo pogoje oblikovanja, ne da bi posodobili nastavitve pravila. Dovolj je, da preprosto spremenimo zapise v celicah, in dobimo novo tabelo.

Googlove preglednice in pogojno oblikovanje na podlagi besedila druge celice

Naučili smo se uporabljati pravila pogojnega oblikovanja z uporabo številčnih podatkov iz določene celice. Kaj pa, če želimo pogoj utemeljiti na celici z besedilom? Poglejmo, kako lahko to storimo skupaj.

Poskušali bomo najti naročila za temno čokolado:

V celico G5 lista 2 vnesemo naš pogoj: "Dark".

Nato se vrnemo na list 1 s tabelo in ponovno izberemo območje za formatiranje: A2:G22.

Nato izberemo Format v meniju izberite Pogojno oblikovanje in vnesite naslednjo formulo v Formula po meri je področje:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Nasvet: Ne pozabite, da morate vnesti absolutne reference na območje, ki ga morate preveriti za besedo "Dark" (D2:D22).

Funkcija INDIRECT("2!$G$5") nam omogoča, da dobimo vrednost iz celice G5 lista 2, tj. besedo "Dark".

Tako smo poudarili naročila, ki imajo besedo iz celice G5 lista 2 kot del imena izdelka.

Seveda bi lahko to poenostavili. Naša formula bi bila videti takole:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Če pa bi želeli poiskati drug izdelek, bi morali urediti pravilo pogojnega oblikovanja. To traja nekoliko dlje kot preprosto posodabljanje vrednosti v celici G5.

Odstranjevanje pogojnega oblikovanja iz preglednice Google

Morda boste morali iz tabele odstraniti vse pogojne oblike.

To storite tako, da najprej izberete obseg celic, v katerih je uporabljeno pogojno oblikovanje.

V stranski vrstici boste videli vsa pravila, ki ste jih ustvarili.

Z miško pokažite na pogoj, ki ga želite izbrisati, in kliknite " Odstranite ". Pogojno oblikovanje se izbriše.

Če se ne spomnite natančnega obsega celic, ki ste jih oblikovali, ali če se želite čim prej znebiti oblikovanja, izberite obseg celic in pojdite v Format meni - Jasno oblikovanje Uporabite lahko tudi kombinacijo tipk Ctrl + \ .

Opomba: Ne pozabite, da se v tem primeru izbriše ne le pogojno oblikovanje, temveč tudi vse druge oblike, uporabljene v tabeli.

Upamo, da vam bo uporaba pogojnega oblikovanja v Googlovih preglednicah poenostavila delo in izboljšala grafičnost rezultatov.