W tym poście przyjrzymy się bliżej formatowaniu warunkowemu w Arkuszach Google i poznamy najszybsze i najbardziej efektywne sposoby jego ustawiania. Rozważymy kilka przykładów, aby zobaczyć, jak tworzyć formatowanie warunkowe z jednym lub kilkoma warunkami, a także jak kolorować komórki lub zmieniać kolor czcionki według niestandardowych kryteriów. Zwrócimy szczególną uwagę na formatowanie warunkowe oparte na innych komórkach.

Czym jest formatowanie warunkowe w Google Sheets?

Po co nam formatowanie warunkowe w tabeli? Czy nie łatwiej jest ręcznie formatować komórki?

Podkreślanie poszczególnych danych kolorem to świetny sposób na zwrócenie uwagi na rekordy. Wielu z nas robi to cały czas. Jeśli wartości komórek spełniają nasze warunki, np. są większe lub mniejsze od jakiejś wartości, są największe lub najmniejsze, a może zawierają określone znaki lub słowa, to znajdujemy takie komórki i zmieniamy im czcionkę, kolor czcionki lub kolor tła.

Czy nie byłoby wspaniale, gdyby takie zmiany formatowania następowały automatycznie i zwracały jeszcze większą uwagę na takie komórki? Zaoszczędzilibyśmy mnóstwo czasu.

Tu z pomocą przychodzi formatowanie warunkowe. Google Sheets może wykonać tę pracę za nas, wystarczy, że wyjaśnimy, co chcemy uzyskać. Przyjrzyjmy się wspólnie kilku przykładom i zobaczmy, jakie to proste i skuteczne.

Jak dodać regułę formatowania z jednym warunkiem

Załóżmy, że w naszej tabeli mamy dane dotyczące sprzedaży czekolady. Każdy wiersz w tabeli zawiera zamówienie, które otrzymaliśmy od konkretnego klienta. Użyliśmy list rozwijanych w kolumnie G, aby określić, czy zostało ono zrealizowane.

Co może nas tu zainteresować? Po pierwsze, możemy zaznaczyć te zamówienia, których suma sprzedaży przekracza 200 dolarów. Mamy te rekordy w kolumnie F, więc za pomocą myszki zaznaczymy zakres wartości z kwotą zamówienia: F2:F22.

Następnie znajdź Format i kliknij na Formatowanie warunkowe .

Na początek rozważmy formatowanie warunkowe w Google Sheets przy użyciu jednego koloru .

Kliknij Formatuj komórki, jeśli... , wybierz opcję "Większe lub równe" na liście rozwijanej, którą widzisz, i wprowadź "200" w polu poniżej. Oznacza to, że w ramach wybranego przez nas zakresu wszystkie komórki z wartościami, które są większe lub równe 200, zostaną wyróżnione przy użyciu formatu, który ustawiliśmy w tym samym miejscu: pogrubiona czerwona czcionka w żółtym tle.

Od razu widzimy, że nasza reguła formatowania została zastosowana: wszystkie niezbędne komórki zmieniły swój wygląd.

Masz do wyboru ustawienie formatowania warunkowego nie tylko z jednym odcieniem, ale stosowanie skali kolorów Aby to zrobić, wybierz Skala kolorów w pasku bocznym Zasady formatu warunkowego i użyj gotowych zestawów kolorów. Możesz również wybrać odcienie dla punktów minimalnych i maksymalnych, a także w razie potrzeby dla punktu środkowego.

Tutaj stworzyliśmy skalę kolorów, w której komórki stają się jaśniejsze, gdy suma zamówienia jest mniejsza, a ciemniejsze, gdy suma rośnie.

Formatuj komórki w Arkuszach Google według wielu warunków

Jeśli skala kolorów wydaje Ci się zbyt jasna, możesz stworzyć kilka warunków w zakładce "Pojedynczy kolor" i określić format dla każdego warunku osobno. Aby to zrobić, kliknij "Dodaj kolejną regułę".

Podkreślmy zamówienia, których łączna sprzedaż przekracza 200 dolarów, oraz te, które są poniżej 100 dolarów.

Jak widać, mamy tutaj dwa warunki formatowania. Pierwszy dotyczy wartości większych niż 200, drugi wartości mniejszych niż 100.

Wskazówka. W Arkuszach Google możesz dodać tyle reguł formatowania warunkowego, ile potrzebujesz. Aby ją usunąć, wystarczy wskazać ją i kliknąć przycisk Usuń ikona.

Formatowanie warunkowe w arkuszach Google z niestandardowymi formułami

Sugerowana lista warunków, które możemy zastosować do naszego zakresu danych jest dość obszerna. Może się jednak okazać, że to wciąż za mało. Prędzej czy później trzeba będzie stworzyć warunek, którego nie da się opisać za pomocą standardowych środków.

Dlatego Arkusze Google dają możliwość wprowadzenia własnej formuły jako warunku. Formuła ta pozwala opisać swoje wymagania przy użyciu standardowych funkcji i operatorów. Innymi słowy, wynik formuły musi być albo "True" albo "False".

Użyj ostatniej pozycji na liście rozwijanej, aby wprowadzić swoją formułę: "Formuła niestandardowa to".

Zobaczmy, jak to działa.

Powiedzmy, że chcemy wiedzieć, które z naszych zamówień zostały wykonane w weekend. Żaden ze standardowych warunków nie działa dla nas.

Wybierzemy zakres dat w A2:A22, przejdziemy do Format menu i kliknąć Formatowanie warunkowe . Z listy rozwijanej "Formatuj komórki, jeśli" wybierz pozycję "Formuła niestandardowa to" i wprowadź formułę logiczną, która pomoże nam określić dzień tygodnia na podstawie daty.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Jeśli liczba jest większa niż 5, to jest to sobota lub niedziela. W tym przypadku do komórki zostanie zastosowane formatowanie, które ustawimy poniżej.

Jak widać, wszystkie weekendy są teraz wyróżnione kolorem.

Oto kolejny przykład, wydobądźmy zamówienia na ciemną czekoladę za pomocą innego formatu. Postępujemy w tym celu tak samo: wybieramy zakres danych z rodzajami czekolady (D2:D22) i stosujemy następujący warunek:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Ta funkcja zwróci "True", jeśli nazwa typu czekolady zawiera słowo "Dark".

Zobaczcie, co mamy: uwypukliły się zamówienia na Czekoladę ciemną, jak również na Czekoladę extra ciemną. Nie trzeba przeglądać setek wierszy, aby je teraz znaleźć.

Używanie znaków wieloznacznych z formatowaniem warunkowym w arkuszach kalkulacyjnych Google

Jeśli chcemy formatować wartości tekstowe, to standardowy warunek "Tekst zawiera" jest niezbędny.

Możesz użyć specjalne znaki wieloznaczne aby dodać trochę elastyczności do warunku wyszukiwania.

Wskazówka. Znaki wieloznaczne mogą być używane w polach "Tekst zawiera" i "Tekst nie zawiera" oraz w formułach własnych.

Istnieją dwa najczęściej używane znaki: znak zapytania (?) i gwiazdka (*).

Znak zapytania odpowiada dowolnemu pojedynczemu znakowi. Na przykład, jak widać na zrzucie ekranu, reguła tekstowa zawierająca "??d" formatuje komórki z takimi wartościami jak "Czerwony", ale nie takimi jak "Ciemny".

"??d" oznacza, że litera "d" powinna pojawić się jako trzecia od początku słowa.

Użyj gwiazdki, aby pominąć od zera do dowolnej liczby znaków. Na przykład reguła zawierająca "*d*" powinna sformatować obie komórki: zarówno z wartościami "Czerwony", jak i "Ciemny".

Aby znaki zapytania i gwiazdki nie były postrzegane jako znaki wieloznaczne w wartościach tekstowych, zwykle dodaje się przed nimi tyldę (~). Np. reguła tekstowa zawierająca "Re?" w naszym przykładzie formatuje komórki z "Red", natomiast reguła z "Re~?" nie znajdzie żadnych komórek, ponieważ będzie szukała wartości "Re?".

Jak używać formatowania warunkowego w Arkuszach Google do zaznaczania całych wierszy

W przykładach, które opisaliśmy powyżej, zastosowaliśmy formatowanie warunkowe do określonych komórek kolumny. Być może pomyślałeś: "Byłoby tak miło, gdybyśmy mogli zastosować to do całej tabeli!". I możesz!

Spróbujmy wyróżnić specjalnym kolorem wszelkie niezrealizowane zamówienia. W tym celu musimy zastosować warunek formatowania dla danych w kolumnie G, gdzie określiliśmy, czy zamówienie zostało zrealizowane, i sformatujemy całą tabelę.

Uwaga: Należy pamiętać, że zastosowaliśmy formatowanie do całej tabeli A1:G22.

Następnie użyliśmy naszej niestandardowej formuły, w której określiliśmy to:

=$G1="Nie"

Wskazówka. należy użyć znaku dolara ($) przed nazwą kolumny. tworzy to bezwzględne odniesienie do niej, więc formuła będzie zawsze odnosić się do tej konkretnej kolumny, natomiast numer wiersza może się zmieniać.

Innymi słowy, prosimy go, aby poruszał się w dół w obrębie kolumny, zaczynając od pierwszego wiersza i szukał wszystkich komórek z wartością "Nie".

Jak widać, nie tylko komórki, które sprawdziliśmy pod kątem naszego warunku, zostały sformatowane. Formatowanie warunkowe jest teraz stosowane do całych wierszy.

Pamiętajmy więc o 3 podstawowych zasadach warunkowego formatowania wierszy w tabeli:

• Zakresem, który ma być sformatowany jest cała tabela
• Używamy formatowania warunkowego z niestandardową formułą
• Musimy użyć znaku $ przed nazwą kolumny

Formatowanie warunkowe w arkuszach Google na podstawie innej komórki

Często słyszymy pytanie "Jak zastosować formatowanie warunkowe i ułatwić zmianę warunku?" Nie jest to wcale trudne.

Wystarczy użyć własnej formuły z odwołaniem do komórki, w której określasz niezbędny warunek.

Wróćmy do naszych przykładowych danych z zamówieniami na czekoladę w Google Sheets. Załóżmy, że interesują nas zamówienia o ilości sztuk mniejszej niż 50 i większej niż 100. Pójdziemy dalej i wpiszemy te warunki w kolumnie H obok naszej tabeli.

Teraz utworzymy reguły formatowania warunkowego dla tabeli zamówień.

Ustawiamy zakres do formatowania na "A2:G22", aby nagłówek tabeli pozostał taki, jaki jest.

Następnie wykonujemy znane Ci kroki i korzystamy z naszej formuły.

Oto jak wygląda formuła formatowania warunkowego dla zamówień z ponad 100 pozycjami:

=$E2>=$H$3

Uwaga. Należy pamiętać o konieczności stosowania odwołań bezwzględnych ($) przy korzystaniu z komórek poza tabelą.

Znak dolara przed nazwą kolumny oznacza bezwzględne odniesienie do kolumny. Jeśli znak dolara znajduje się przed numerem wiersza, to bezwzględne odniesienie dotyczy wiersza. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z tym szczegółowym omówieniem odniesień do komórek.

$H$3 w naszym przykładzie oznacza bezwzględne odwołanie do komórki, tzn. cokolwiek zrobisz z tabelą, formuła nadal będzie się odwoływać do tej komórki.

Uwaga. Musimy użyć bezwzględnego odniesienia do kolumny E i bezwzględnego odniesienia do komórki H3, gdzie mamy nasz limit 100. Jeśli tego nie zrobimy, formuła nie będzie działać!

Teraz dodajmy drugi warunek, aby wyróżnić zamówienia z mniej niż 50 pozycjami. Kliknij "Dodaj kolejną regułę" i dodaj kolejny warunek tak samo jak zrobiliśmy to dla pierwszego.

Proszę zobaczyć formułę, którą wykorzystujemy w naszej regule formatowania warunkowego:

=$E2<=$H$2

Największe i najmniejsze zamówienia są teraz wyróżnione kolorem. Zadanie zostało wykonane. Nie jest jednak miłe, że w naszym arkuszu pojawiły się dodatkowe liczby, które mogą być mylące i zepsuć wygląd tabeli.

Umieszczenie danych pomocniczych w osobnym arkuszu byłoby lepszym rozwiązaniem. Opiszę to bardziej szczegółowo w następnym poście, kiedy nauczymy się tworzyć listy rozwijane.

Przełączmy się na arkusz 2 i tam wprowadźmy te nowe warunki.

Teraz możemy stworzyć reguły formatowania warunkowego dla tabeli zamówień, odwołując się do tych granic.

W tym miejscu możemy napotkać problem. Jeśli po prostu użyjemy w formule adresu komórki z arkusza 2, otrzymamy błąd.

Uwaga. Bezpośrednie odwołania do komórek w formułach formatowania warunkowego są możliwe tylko z bieżącego arkusza.

Co więc teraz zrobimy? Z pomocą przyjdzie funkcja INDIRECT, która pozwala uzyskać odwołanie do komórki poprzez zapisanie jej adresu jako tekstu. Oto jak będzie wyglądało odwołanie do komórki w ramach formuły formatowania warunkowego:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Oto drugi wzór:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

W efekcie otrzymujemy ten sam wynik co poprzednio, ale nasz arkusz nie jest zapchany dodatkowymi rekordami.

Teraz możemy zmieniać warunki formatowania bez aktualizowania ustawień reguł. Wystarczy po prostu zmienić rekordy w komórkach, a otrzymamy nową tabelę.

Google Sheets i formatowanie warunkowe na podstawie tekstu innej komórki

Nauczyliśmy się stosować reguły formatowania warunkowego, wykorzystując dane liczbowe z określonej komórki. A co jeśli chcemy oprzeć nasz warunek na komórce z tekstem? Zobaczmy, jak możemy to wspólnie zrobić.

Postaramy się znaleźć zamówienia na ciemną czekoladę:

W komórce G5 Arkusza 2 wpisujemy nasz warunek: "Ciemność".

Następnie wracamy do Arkusza 1 z tabelą i ponownie wybieramy zakres do formatowania: A2:G22.

Następnie wybieramy Format menu, wybrać Formatowanie warunkowe i wprowadź następujący wzór do Wzór własny to. pole:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Wskazówka. Pamiętaj, że musisz wprowadzić bezwzględne odniesienia do zakresu, który musisz sprawdzić dla słowa "Dark" (D2:D22).

Funkcja INDIRECT("2!$G$5") umożliwia nam uzyskanie wartości z komórki G5 arkusza2, czyli słowa "Dark".

W ten sposób wyróżniliśmy zamówienia, które mają słowo z komórki G5 Arkusza 2 jako część nazwy produktu.

Moglibyśmy to oczywiście ułatwić, nasza formuła wyglądałaby w ten sposób:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Gdybyśmy jednak chcieli znaleźć inny produkt, musielibyśmy edytować regułę formatowania warunkowego. Trwa to nieco dłużej niż zwykła aktualizacja wartości w komórce G5.

Usuń formatowanie warunkowe z arkusza kalkulacyjnego Google

Z pewnością możesz potrzebować usunąć wszystkie formaty warunkowe ze swojej tabeli.

Aby to zrobić, najpierw wybierz zakres komórek, w których masz zastosowane formatowanie warunkowe.

Na pasku bocznym zobaczysz wszystkie utworzone przez siebie reguły.

Wskaż myszką warunek, który ma zostać usunięty i kliknij przycisk " Usuń Ikona " Formatowanie warunkowe zostanie wyczyszczone.

Jeśli nie pamiętasz, jaki dokładnie zakres komórek formatowałeś, lub chcesz jak najszybciej pozbyć się formatów, zaznacz zakres komórek i przejdź do sekcji Format menu -. Przejrzyste formatowanie Można również użyć kombinacji klawiszy Ctrl + .

Uwaga. Pamiętaj, że nie tylko formatowanie warunkowe, ale wszystkie inne formaty używane w twojej tabeli zostaną wyczyszczone w tym przypadku.

Mamy nadzieję, że zastosowanie formatowania warunkowego w Arkuszach Google ułatwi Ci pracę i sprawi, że wyniki będą bardziej graficzne.