En esta entrada, analizaremos en profundidad el formato condicional en Google Sheets y aprenderemos las formas más rápidas y eficaces de configurarlo. Consideraremos varios ejemplos para ver cómo crear formato condicional con una o varias condiciones, y cómo colorear celdas o cambiar el color de la fuente según criterios personalizados. Prestaremos especial atención al formato condicional basado en otras celdas.

¿Qué es el formato condicional de Google Sheets?

¿Para qué necesitamos el formato condicional en una tabla? ¿No es más fácil dar formato a las celdas manualmente?

Resaltar determinados datos con colores es una forma estupenda de llamar la atención sobre los registros. Muchos de nosotros lo hacemos todo el tiempo. Si los valores de las celdas cumplen nuestras condiciones, por ejemplo, son mayores o menores que algún valor, son los mayores o los menores, o tal vez contienen determinados caracteres o palabras, entonces buscamos dichas celdas y cambiamos su fuente, color de fuente o color de fondo.

¿No sería estupendo que esos cambios de formato se produjeran automáticamente y llamaran aún más la atención sobre esas celdas? Ahorraríamos mucho tiempo.

Aquí es donde resulta útil el formato condicional. Google Sheets puede hacer este trabajo por nosotros, lo único que necesitamos es explicar lo que queremos obtener. Veamos juntos algunos ejemplos y comprobaremos lo sencillo y eficaz que resulta.

Cómo añadir una regla de formato con una condición

Supongamos que tenemos datos de ventas de chocolate en nuestra tabla. Cada fila de la tabla contiene un pedido que recibimos de un cliente concreto. Utilizamos listas desplegables en la columna G para especificar si se ha completado.

¿Qué nos puede interesar ver aquí? En primer lugar, podemos resaltar aquellos pedidos que superan los 200 $ en ventas totales. Tenemos estos registros en la columna F, así que utilizaremos el ratón para seleccionar el rango de valores con el importe del pedido: F2:F22.

A continuación, busque el Formato y haga clic en Formato condicional .

Para empezar, consideremos el formato condicional de Google Sheets utilizando un solo color .

Haga clic en Formatear celdas si... , seleccione la opción "Mayor o igual que" en la lista desplegable que aparece, e introduzca "200" en el campo inferior. Esto significa que, dentro del rango que hemos seleccionado, todas las celdas con valores mayores o iguales que 200 se resaltarán utilizando el formato que establecimos justo en el mismo lugar: fuente roja en negrita sobre fondo amarillo.

Podemos ver nuestra regla de formato aplicada de inmediato: todas las celdas necesarias cambiaron de aspecto.

Tiene la opción de configurar el formato condicional no sólo con un matiz sino utilizar una escala de colores Para ello, seleccione Escala de colores en la barra lateral de reglas de formato condicional y utilice conjuntos de colores listos. También puede elegir tonos para los puntos mínimo y máximo, así como para el punto medio si es necesario.

Aquí creamos una escala de colores en la que las celdas se vuelven más claras a medida que la cantidad del pedido es menor, y más oscuras a medida que la suma aumenta.

Formatear celdas en Hojas de cálculo de Google mediante varias condiciones

Si la escala de colores le parece demasiado brillante, puede crear varias condiciones en la pestaña "Un solo color" y especificar un formato para cada condición por separado. Para ello, haga clic en "Añadir otra regla".

Destaquemos los pedidos que superan los 200 $ de ventas totales y los que no llegan a 100 $.

Como puede ver, aquí tenemos dos condiciones de formato. La primera es para valores superiores a 200, la segunda se refiere a valores inferiores a 100.

Consejo: puedes añadir tantas reglas de formato condicional en Google Sheets como necesites. Para eliminarlas, sólo tienes que señalarlas y hacer clic en el botón Eliminar icono.

Formato condicional de Google Sheets con fórmulas personalizadas

La lista sugerida de las condiciones que podemos aplicar a nuestro rango de datos es bastante amplia. Sin embargo, puede que aún no sea suficiente. Tarde o temprano necesitará crear una condición que no pueda describirse utilizando las medias estándar.

Por eso, las Hojas de cálculo de Google ofrecen la posibilidad de introducir tu propia fórmula como condición. Esta fórmula te permite describir tus requisitos utilizando funciones y operadores estándar. En otras palabras, el resultado de la fórmula debe ser "Verdadero" o "Falso".

Utilice el último elemento de la lista desplegable para introducir su fórmula: "Fórmula personalizada es".

Veamos cómo funciona.

Digamos que queremos saber cuáles de nuestros pedidos se hicieron durante el fin de semana. Ninguna de las condiciones estándar nos sirve.

Seleccionaremos el intervalo de fechas en A2:A22, iremos a la pestaña Formato y haga clic en Formato condicional Seleccione el elemento "Fórmula personalizada es" en la lista desplegable "Formatear celdas si" e introduzca la fórmula lógica que nos ayudará a identificar el día de la semana por la fecha.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Si el número es mayor que 5, entonces es sábado o domingo. En este caso, se aplicará a la celda el formato que establezcamos a continuación.

Como puede ver, ahora todos los fines de semana están resaltados con color.

Veamos otro ejemplo. Saquemos los pedidos de chocolate negro con la ayuda de un formato diferente. Para ello seguimos los mismos pasos: seleccionamos el rango de datos con los tipos de chocolate (D2:D22) y utilizamos la siguiente condición:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Oscuro")

Esta función devolverá "True" si el nombre del tipo de chocolate contiene la palabra "Oscuro".

Mira lo que tenemos: los pedidos de chocolate negro y de chocolate extra negro se han acentuado. Ya no hace falta buscar en cientos de filas para encontrarlos.

Uso de caracteres comodín con formato condicional en hojas de cálculo de Google

Si queremos dar formato a valores de texto, la condición estándar "El texto contiene" es esencial.

Puede utilizar caracteres comodín especiales para añadir cierta flexibilidad a la condición de búsqueda.

Sugerencia: los caracteres comodín pueden utilizarse en los campos "El texto contiene" y "El texto no contiene", así como en las fórmulas personalizadas.

Los caracteres más utilizados son dos: el signo de interrogación (?) y el asterisco (*).

El signo de interrogación corresponde a cualquier carácter individual. Por ejemplo, como puede ver en la captura de pantalla, la regla de texto que contiene "??d" formatea celdas con valores como "Rojo", pero no como "Oscuro".

"d" significa que la letra "d" debe ir la tercera desde el principio de la palabra.

Utilice un asterisco para omitir de cero a cualquier número de caracteres. Por ejemplo, una regla que contenga "*d*" debe formatear ambas celdas: tanto con valores "Rojo" como con valores "Oscuro".

Para que los caracteres de interrogación y asterisco no se perciban como caracteres comodín en sus valores de texto, se suele añadir una tilde (~) delante de ellos. Por ejemplo, la regla de texto que contiene "Re?" en nuestro ejemplo formatea las celdas con "Rojo", mientras que la regla con "Re~?" no encontrará ninguna celda, ya que buscará el valor "Re?".

Cómo utilizar el formato condicional de Google Sheets para resaltar filas enteras

En los ejemplos que hemos descrito antes, hemos aplicado el formato condicional a determinadas celdas de una columna. Quizá hayas pensado: "¡Sería estupendo poder aplicar esto a toda la tabla!" ¡Y puedes hacerlo!

Intentemos resaltar los pedidos no cumplidos con un color especial. Para ello, debemos utilizar la condición de formato para los datos de la columna G, donde especificamos si el pedido se había completado, y daremos formato a toda la tabla.

Nota. Tenga en cuenta que hemos aplicado el formato a toda la tabla A1:G22.

A continuación, utilizamos nuestra fórmula personalizada donde especificamos que:

=$G1="No"

Sugerencia: debe utilizar el signo de dólar ($) antes del nombre de la columna para crear una referencia absoluta a la misma, de modo que la fórmula se refiera siempre a esta columna concreta, mientras que el número de fila puede cambiar.

Es decir, le pedimos que se desplace hacia abajo dentro de la columna empezando por la primera fila y busque todas las celdas con el valor "No".

Como puede ver, no sólo las celdas que comprobamos para nuestra condición se formatearon. El formato condicional se aplica ahora a filas enteras.

Así pues, recordemos 3 reglas básicas para formatear condicionalmente las filas de una tabla:

• El rango a formatear es toda la tabla
• Utilizamos el formato condicional con una fórmula personalizada
• Debemos utilizar el carácter $ antes del nombre de la columna

Formato condicional de Google Sheets basado en otra celda

A menudo oímos la pregunta "¿Cómo aplicamos el formato condicional y facilitamos el cambio de la condición?" No es nada difícil.

Sólo tiene que utilizar su propia fórmula con una referencia a la celda donde especifique la condición necesaria.

Volvamos a nuestros datos de ejemplo con los pedidos de chocolate en Google Sheets. Supongamos que nos interesan los pedidos con menos de 50 y más de 100 artículos. Seguiremos adelante e introduciremos estas condiciones en la columna H junto a nuestra tabla.

Ahora crearemos reglas de formato condicional para la tabla de pedidos.

Establecemos el rango a formatear en "A2:G22" para mantener la cabecera de la tabla tal cual.

Luego seguimos los pasos que ya conoces y utilizamos nuestra fórmula.

Este es el aspecto de la fórmula de formato condicional para los pedidos con más de 100 artículos:

=$E2>=$H$3

Nota. Tenga en cuenta que debe utilizar referencias absolutas ($) cuando utilice celdas fuera de la tabla.

Un signo de dólar antes del nombre de la columna significa la referencia absoluta a la columna. Si el signo de dólar está antes del número de fila, entonces la referencia absoluta va para la fila. Para obtener más información, consulte esta discusión detallada de las referencias de celda.

$H$3 en nuestro ejemplo significa una referencia absoluta a la celda, es decir, hagas lo que hagas con la tabla, la fórmula seguirá haciendo referencia a esta celda.

Nota: tenemos que utilizar una referencia absoluta a la columna E y una referencia absoluta a la celda H3, donde tenemos el límite de 100. Si no lo hacemos, la fórmula no funcionará.

Ahora vamos a añadir la segunda condición para resaltar los pedidos con menos de 50 artículos. Haga clic en "Añadir otra regla" y añada otra condición igual que hicimos para la primera.

Vea la fórmula que utilizamos en nuestra regla de formato condicional:

=$E2<=$H$2

Los pedidos más grandes y más pequeños están ahora resaltados con color. La tarea está cumplida. Sin embargo, no está bien que tengamos números extra en nuestra hoja, que pueden ser confusos y arruinar el aspecto de la tabla.

Sería mejor colocar los datos auxiliares en una hoja aparte. Lo describiré con más detalle en mi próximo post cuando aprendamos a crear listas desplegables.

Pasemos a la hoja 2 e introduzcamos allí estas nuevas condiciones.

Ahora podemos crear reglas de formato condicional para la tabla de pedidos haciendo referencia a estos límites.

Aquí es donde podemos encontrarnos con un problema. Si simplemente utilizamos la dirección de la celda de la hoja 2 en la fórmula, obtendremos un error.

Nota: las referencias directas a celdas en las fórmulas de formato condicional sólo son posibles desde la hoja actual.

Entonces, ¿qué hacemos ahora? La función INDIRECTO te ayudará. Te permite obtener la referencia de la celda escribiendo su dirección como texto. Así es como se verá la referencia de la celda dentro de una fórmula de formato condicional:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

He aquí la segunda fórmula:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Como resultado, obtenemos el mismo resultado que antes, pero nuestra hoja no está abarrotada de registros adicionales.

Ahora podemos cambiar las condiciones de formato sin actualizar la configuración de las reglas. Basta con cambiar los registros de las celdas y obtendremos una tabla nueva.

Google Sheets y el formato condicional basado en el texto de otra celda

Hemos aprendido a aplicar reglas de formato condicional utilizando datos numéricos de una determinada celda. ¿Y si queremos basar nuestra condición en una celda con texto? Veamos cómo podemos hacerlo juntos.

Intentaremos encontrar los pedidos de chocolate negro:

En la celda G5 de la Hoja 2, introducimos nuestra condición: "Oscuro".

A continuación volvemos a la Hoja 1 con la tabla y seleccionamos de nuevo el rango a formatear: A2:G22.

A continuación, seleccionamos Formato menú, elija Formato condicional e introduzca la siguiente fórmula en el campo La fórmula personalizada es campo:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Consejo: Recuerde que debe introducir referencias absolutas al intervalo que debe comprobar para la palabra "Oscuro" (D2:D22).

La función INDIRECT("2!$G$5") nos permite obtener el valor de la celda G5 de la Hoja2, es decir, la palabra "Oscuro".

Así, hemos resaltado los pedidos que tienen la palabra de la celda G5 de la hoja 2 como parte del nombre del producto.

Podríamos hacerlo más fácil, por supuesto. Nuestra fórmula quedaría así:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Oscuro")

Sin embargo, en caso de que quisiéramos encontrar un producto diferente, tendríamos que editar la regla de formato condicional, lo que lleva algo más de tiempo que actualizar simplemente el valor de la celda G5.

Eliminar el formato condicional de la hoja de cálculo de Google

Es posible que tenga que eliminar todos los formatos condicionales de su tabla.

Para ello, primero, seleccione el rango de celdas donde tiene aplicado el formato condicional.

Verá todas las reglas que ha creado en la barra lateral.

Señale con el ratón la condición que desea eliminar y haga clic en el botón " Eliminar "Se borrará el formato condicional.

Si no recuerda el rango de celdas exacto que formateó, o si desea deshacerse de los formatos lo antes posible, seleccione el rango de celdas y vaya a la opción Formato menú - Formato claro También puede utilizar la combinación de teclas Ctrl + \ .

Nota: Recuerde que en este caso no sólo se borrará el formato condicional, sino también todos los demás formatos utilizados en la tabla.

Esperamos que la aplicación del formato condicional en las Hojas de cálculo de Google simplifique tu trabajo y haga que los resultados sean más gráficos.