In diesem Beitrag werden wir uns die bedingte Formatierung in Google Sheets genauer ansehen und lernen, wie man sie am schnellsten und effektivsten einrichtet. Anhand mehrerer Beispiele werden wir sehen, wie man bedingte Formatierungen mit einer oder mehreren Bedingungen erstellt und wie man Zellen einfärbt oder die Schriftfarbe nach benutzerdefinierten Kriterien ändert. Besonderes Augenmerk werden wir auf bedingte Formatierungen legen, die auf anderen Zellen basieren.

Was ist die bedingte Formatierung von Google Sheets?

Warum brauchen wir eine bedingte Formatierung in einer Tabelle? Ist es nicht einfacher, Zellen manuell zu formatieren?

Die farbliche Hervorhebung bestimmter Daten ist eine gute Möglichkeit, die Aufmerksamkeit auf die Datensätze zu lenken. Viele von uns machen das ständig. Wenn die Zellwerte unsere Bedingungen erfüllen, z. B. größer oder kleiner als ein bestimmter Wert sind, den größten oder den kleinsten Wert haben oder vielleicht bestimmte Zeichen oder Wörter enthalten, dann suchen wir solche Zellen und ändern ihre Schriftart, Schriftfarbe oder Hintergrundfarbe.

Wäre es nicht großartig, wenn solche Änderungen der Formatierung automatisch erfolgen und noch mehr Aufmerksamkeit auf solche Zellen lenken würden? Wir würden viel Zeit sparen.

Hier kommt die bedingte Formatierung ins Spiel. Google Sheets kann diese Arbeit für uns übernehmen, wir müssen nur erklären, was wir erhalten möchten. Schauen wir uns gemeinsam einige Beispiele an und sehen wir, wie einfach und effektiv sie ist.

So fügen Sie eine Formatierungsregel mit einer Bedingung hinzu

Nehmen wir an, wir haben in unserer Tabelle Schokoladenverkaufsdaten. Jede Zeile in der Tabelle enthält eine Bestellung, die wir von einem bestimmten Kunden erhalten haben. Wir haben Dropdown-Listen in Spalte G verwendet, um anzugeben, ob sie abgeschlossen wurde.

Was können wir hier sehen? Zunächst können wir die Bestellungen hervorheben, deren Gesamtumsatz 200 $ übersteigt. Diese Datensätze befinden sich in Spalte F, also wählen wir mit der Maus den Wertebereich mit dem Bestellbetrag aus: F2:F22.

Dann finden Sie die Format Menüpunkt und klicken Sie auf Bedingte Formatierung .

Betrachten wir zunächst die bedingte Formatierung von Google Sheets Verwendung einer einzigen Farbe .

Klicken Sie auf Zellen formatieren, wenn... Wählen Sie in der angezeigten Dropdown-Liste die Option "Größer oder gleich" und geben Sie in das Feld darunter "200" ein. Das bedeutet, dass innerhalb des ausgewählten Bereichs alle Zellen, deren Werte größer oder gleich 200 sind, in dem Format hervorgehoben werden, das wir an der gleichen Stelle festgelegt haben: fette rote Schrift auf gelbem Hintergrund.

Wir können sehen, dass unsere Formatierungsregel sofort angewandt wurde: Alle erforderlichen Zellen haben ihr Aussehen verändert.

Sie haben die Möglichkeit, die bedingte Formatierung nicht nur für einen Farbton, sondern auch für andere Farbtöne einzurichten. Verwendung einer Farbskala Wählen Sie dazu Farbskala in der Seitenleiste der bedingten Formatregeln und verwenden Sie fertige Farbsätze. Sie können auch Farbtöne für den Minimal- und Maximalpunkt sowie gegebenenfalls für den Mittelpunkt auswählen.

Hier haben wir eine Farbskala erstellt, bei der die Zellen heller werden, wenn die Bestellsumme kleiner wird, und dunkler, wenn die Summe größer wird.

Zellen in Google Sheets nach mehreren Bedingungen formatieren

Wenn Ihnen die Farbskala zu hell erscheint, können Sie unter der Registerkarte "Einzelne Farbe" mehrere Bedingungen erstellen und für jede Bedingung ein eigenes Format festlegen. Klicken Sie dazu auf "Weitere Regel hinzufügen".

Hervorzuheben sind die Bestellungen mit einem Gesamtumsatz von über 200 $ und die Bestellungen mit einem Umsatz von unter 100 $.

Wie Sie sehen, haben wir hier zwei Formatierungsbedingungen: Die erste gilt für Werte, die größer als 200 sind, die zweite für Werte, die kleiner als 100 sind.

Tipp: Sie können so viele bedingte Formatierungsregeln in Google Sheets hinzufügen, wie Sie benötigen. Um sie zu löschen, zeigen Sie einfach auf sie und klicken Sie auf die entfernen Symbol.

Google Sheets bedingte Formatierung mit benutzerdefinierten Formeln

Die vorgeschlagene Liste der Bedingungen, die wir auf unseren Datenbereich anwenden können, ist recht umfangreich. Dennoch kann es sein, dass sie nicht ausreicht. Früher oder später werden Sie eine Bedingung schaffen müssen, die sich nicht mit den Standardmitteln beschreiben lässt.

Aus diesem Grund bietet Google Sheets die Möglichkeit, eine eigene Formel als Bedingung einzugeben, mit der Sie Ihre Anforderungen mit Hilfe von Standardfunktionen und -operatoren beschreiben können. Mit anderen Worten: Das Ergebnis der Formel muss entweder "Wahr" oder "Falsch" sein.

Verwenden Sie das letzte Element in der Dropdown-Liste, um Ihre Formel einzugeben: "Benutzerdefinierte Formel ist".

Schauen wir mal, wie es funktioniert.

Angenommen, wir möchten wissen, welche unserer Bestellungen am Wochenende getätigt wurden. Keine der Standardbedingungen funktioniert für uns.

Wir wählen den Datumsbereich A2:A22 aus, gehen zum Feld Format Menü und klicken Sie auf Bedingte Formatierung Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Zellen formatieren, wenn" die Option "Benutzerdefinierte Formel ist" und geben Sie die logische Formel ein, mit deren Hilfe wir den Wochentag anhand des Datums ermitteln können.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Wenn die Zahl größer als 5 ist, ist es Samstag oder Sonntag. In diesem Fall wird die unten eingestellte Formatierung auf die Zelle angewendet.

Wie Sie sehen können, sind alle Wochenenden jetzt farblich hervorgehoben.

Hier ein weiteres Beispiel: Wir wollen die Bestellungen für Zartbitterschokolade mit Hilfe eines anderen Formats ausgeben. Dazu gehen wir genauso vor: Wir wählen den Datenbereich mit den Schokoladensorten (D2:D22) aus und verwenden die folgende Bedingung:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dunkel")

Diese Funktion gibt "True" zurück, wenn der Name der Schokoladenart das Wort "Dark" enthält.

Schauen Sie, was wir bekommen haben: Die Bestellungen für dunkle Schokolade sowie für extra dunkle Schokolade wurden hervorgehoben, so dass man nicht mehr Hunderte von Reihen durchsuchen muss, um sie zu finden.

Platzhalterzeichen mit bedingter Formatierung in Google-Tabellen verwenden

Wenn wir Textwerte formatieren wollen, ist die Standardbedingung "Text enthält" unerlässlich.

Sie können verwenden spezielle Platzhalterzeichen um der Suchbedingung eine gewisse Flexibilität zu verleihen.

Tipp: Platzhalter können sowohl in den Feldern "Text enthält" und "Text enthält nicht" als auch in Ihren benutzerdefinierten Formeln verwendet werden.

Es gibt zwei am häufigsten verwendete Zeichen: das Fragezeichen (?) und das Sternchen (*).

Das Fragezeichen entspricht einem beliebigen einzelnen Zeichen. Wie Sie im Screenshot sehen können, formatiert die Textregel, die "??d" enthält, beispielsweise Zellen mit Werten wie "Rot", aber nicht mit Werten wie "Dunkel".

"??d" bedeutet, dass der Buchstabe "d" an dritter Stelle des Wortes stehen sollte.

Verwenden Sie ein Sternchen, um null bis eine beliebige Anzahl von Zeichen auszulassen. Eine Regel, die z. B. "*d*" enthält, soll beide Zellen formatieren: sowohl mit "roten" als auch mit "dunklen" Werten.

Damit die Frage- und Sternchenzeichen in Ihren Textwerten nicht als Platzhalter wahrgenommen werden, wird ihnen in der Regel eine Tilde (~) vorangestellt. z.B. formatiert die Textregel, die in unserem Beispiel "Re?" enthält, die Zellen mit "Rot", während die Regel mit "Re~?" keine Zellen finden wird, da sie nach dem Wert "Re?" sucht.

So verwenden Sie die bedingte Formatierung von Google Sheets, um ganze Zeilen zu markieren

In den oben beschriebenen Beispielen haben wir die bedingte Formatierung auf bestimmte Zellen einer Spalte angewendet. Vielleicht haben Sie sich gedacht: "Es wäre so schön, wenn wir das auf die gesamte Tabelle anwenden könnten!" Und das können Sie!

Dazu müssen wir die Formatierungsbedingung für die Daten in Spalte G verwenden, in der wir angegeben haben, ob die Bestellung abgeschlossen wurde, und wir müssen die gesamte Tabelle formatieren.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass wir die Formatierung auf die gesamte Tabelle A1:G22 angewendet haben.

Dann haben wir unsere benutzerdefinierte Formel verwendet, in der wir das angegeben haben:

=$G1="Nein"

Tipp: Verwenden Sie das Dollarzeichen ($) vor dem Namen der Spalte. Dadurch wird ein absoluter Bezug zu dieser Spalte hergestellt, so dass sich die Formel immer auf diese bestimmte Spalte bezieht, während sich die Zeilennummer ändern kann.

Mit anderen Worten, wir bitten ihn, innerhalb der Spalte von der ersten Zeile an nach unten zu gehen und nach allen Zellen mit dem Wert "Nein" zu suchen.

Wie Sie sehen, wurden nicht nur die Zellen formatiert, die wir für unsere Bedingung überprüft haben, sondern die bedingte Formatierung wird nun auf die gesamte Zeile angewendet.

Erinnern wir uns also an 3 Grundregeln für die bedingte Formatierung von Zeilen in einer Tabelle:

• Der zu formatierende Bereich ist die gesamte Tabelle
• Wir verwenden die bedingte Formatierung mit einer benutzerdefinierten Formel
• Wir müssen das Zeichen $ vor dem Spaltennamen verwenden

Google Sheets bedingte Formatierung basierend auf einer anderen Zelle

Wir hören oft die Frage: "Wie wendet man eine bedingte Formatierung an und macht es einfach, die Bedingung zu ändern?" Das ist gar nicht so schwierig.

Verwenden Sie einfach Ihre eigene Formel mit einem Verweis auf die Zelle, in der Sie die erforderliche Bedingung angeben.

Kehren wir zu unseren Beispieldaten mit den Schokoladenbestellungen in Google Sheets zurück. Angenommen, wir interessieren uns für die Bestellungen mit weniger als 50 und mehr als 100 Artikeln. Wir geben diese Bedingungen in Spalte H neben unserer Tabelle ein.

Nun erstellen wir bedingte Formatierungsregeln für die Auftragstabelle.

Wir setzen den zu formatierenden Bereich auf "A2:G22", um die Tabellenüberschrift so zu belassen, wie sie ist.

Dann folgen wir den Ihnen bekannten Schritten und verwenden unsere Formel.

So sieht die Formel für die bedingte Formatierung für Bestellungen mit mehr als 100 Artikeln aus:

=$E2>=$H$3

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie absolute Referenzen ($) verwenden müssen, wenn Sie Zellen außerhalb der Tabelle verwenden.

Ein Dollarzeichen vor dem Spaltennamen bedeutet den absoluten Verweis auf die Spalte. Wenn das Dollarzeichen vor der Zeilennummer steht, gilt der absolute Verweis für die Zeile. Weitere Informationen finden Sie in dieser ausführlichen Diskussion über Zellbezüge.

$H$3 bedeutet in unserem Beispiel einen absoluten Verweis auf die Zelle, d.h. was auch immer Sie mit der Tabelle machen, die Formel wird sich immer noch auf diese Zelle beziehen.

Hinweis: Wir müssen einen absoluten Verweis auf Spalte E und einen absoluten Verweis auf Zelle H3 verwenden, in der wir unseren Grenzwert von 100 haben. Wenn wir dies nicht tun, wird die Formel nicht funktionieren!

Fügen wir nun die zweite Bedingung hinzu, um die Bestellungen mit weniger als 50 Artikeln hervorzuheben. Klicken Sie auf "Weitere Regel hinzufügen" und fügen Sie eine weitere Bedingung hinzu, wie wir es bei der ersten getan haben.

Bitte sehen Sie sich die Formel an, die wir in unserer bedingten Formatierungsregel verwenden:

=$E2<=$H$2

Die größte und die kleinste Bestellung sind nun farblich hervorgehoben. Die Aufgabe ist erfüllt. Es ist jedoch nicht schön, dass wir zusätzliche Zahlen in unserem Blatt haben, die verwirrend sein und das Aussehen der Tabelle ruinieren können.

Es wäre besser, die Hilfsdaten in einem separaten Blatt zu speichern, was ich in meinem nächsten Beitrag genauer beschreiben werde, wenn wir lernen, wie man Dropdown-Listen erstellt.

Wechseln wir zu Blatt 2 und geben wir dort die neuen Bedingungen ein.

Jetzt können wir bedingte Formatierungsregeln für die Auftragstabelle erstellen, indem wir uns auf diese Grenzen beziehen.

Wenn wir in der Formel einfach die Adresse der Zelle aus Blatt 2 verwenden, erhalten wir eine Fehlermeldung.

Hinweis: Direkte Zellbezüge in den Formeln für die bedingte Formatierung sind nur auf dem aktuellen Blatt möglich.

Was sollen wir nun tun? Die Funktion INDIRECT hilft uns dabei. Mit ihr können Sie den Zellbezug ermitteln, indem Sie die Adresse als Text schreiben. So sieht der Zellbezug in einer bedingten Formatierungsformel aus:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Hier ist die zweite Formel:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Das Ergebnis ist dasselbe wie vorher, aber unser Blatt ist nicht mit zusätzlichen Datensätzen überladen.

Jetzt können wir die Formatierungsbedingungen ändern, ohne die Regeleinstellungen zu aktualisieren. Es genügt, die Datensätze in den Zellen zu ändern, und Sie erhalten eine neue Tabelle.

Google Sheets und bedingte Formatierung basierend auf einem anderen Zellentext

Wir haben gelernt, wie man bedingte Formatierungsregeln anwendet, indem man numerische Daten aus einer bestimmten Zelle verwendet. Was aber, wenn wir unsere Bedingung auf eine Zelle mit Text stützen wollen? Schauen wir uns gemeinsam an, wie wir das machen können.

Wir werden versuchen, die Bestellungen für dunkle Schokolade zu finden:

In Zelle G5 von Blatt 2 geben wir unsere Bedingung ein: "Dunkel".

Dann kehren wir zu Blatt 1 mit der Tabelle zurück und wählen erneut den zu formatierenden Bereich aus: A2:G22.

Dann wählen wir Format Menü, wählen Sie Bedingte Formatierung und geben Sie die folgende Formel in das Feld Die benutzerdefinierte Formel lautet Feld:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Tipp: Denken Sie daran, dass Sie absolute Verweise auf den Bereich eingeben müssen, den Sie auf das Wort "Dunkelheit" prüfen wollen (D2:D22).

Mit der Funktion INDIRECT("2!$G$5") erhalten wir den Wert aus Zelle G5 von Blatt2, d. h. das Wort "Dunkel".

Wir haben also die Aufträge hervorgehoben, die das Wort aus Zelle G5 von Blatt 2 als Teil des Produktnamens enthalten.

Wir könnten es uns natürlich einfacher machen: Unsere Formel würde folgendermaßen aussehen:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Wollten wir jedoch ein anderes Produkt finden, müssten wir die bedingte Formatierungsregel bearbeiten, was etwas länger dauert als die einfache Aktualisierung des Wertes in Zelle G5.

Entfernen Sie bedingte Formatierungen aus Ihrer Google-Tabelle

Es kann durchaus sein, dass Sie alle bedingten Formate aus Ihrer Tabelle entfernen müssen.

Markieren Sie dazu zunächst den Bereich der Zellen, in dem Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten.

Alle Regeln, die Sie erstellt haben, werden in der Seitenleiste angezeigt.

Zeigen Sie mit der Maus auf die Bedingung, die gelöscht werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche " entfernen "Die bedingte Formatierung wird gelöscht.

Wenn Sie sich nicht mehr an den genauen Zellbereich erinnern, den Sie formatiert haben, oder wenn Sie die Formatierungen so schnell wie möglich loswerden möchten, markieren Sie den Zellbereich und gehen Sie zum Menü Format Menü - Klare Formatierung Sie können auch die Tastenkombination Strg + \ verwenden.

Hinweis: Denken Sie daran, dass in diesem Fall nicht nur die bedingte Formatierung, sondern auch alle anderen in Ihrer Tabelle verwendeten Formate gelöscht werden.

Wir hoffen, dass die Anwendung der bedingten Formatierung in Google Sheets Ihre Arbeit vereinfacht und die Ergebnisse anschaulicher macht.