Dans cet article, nous allons examiner de plus près la mise en forme conditionnelle dans Google Sheets et apprendre les méthodes les plus rapides et les plus efficaces pour la mettre en place. Nous examinerons plusieurs exemples pour voir comment créer une mise en forme conditionnelle avec une ou plusieurs conditions, et comment colorer les cellules ou changer la couleur de la police selon des critères personnalisés. Nous accorderons une attention particulière à la mise en forme conditionnelle basée sur d'autres cellules.

Qu'est-ce que la mise en forme conditionnelle de Google Sheets ?

Pourquoi avons-nous besoin d'un formatage conditionnel dans un tableau ? N'est-il pas plus facile de formater les cellules manuellement ?

Mettre en évidence des données particulières à l'aide de couleurs est un excellent moyen d'attirer l'attention sur les enregistrements. Nous sommes nombreux à le faire en permanence. Si les valeurs des cellules répondent à nos conditions, par exemple si elles sont supérieures ou inférieures à une certaine valeur, si elles sont les plus grandes ou les plus petites, ou si elles contiennent certains caractères ou mots, nous trouvons ces cellules et modifions leur police, leur couleur ou leur couleur de fond.

Ne serait-il pas formidable que ces changements de formatage se produisent automatiquement et attirent encore plus l'attention sur ces cellules ? Nous gagnerions beaucoup de temps.

C'est là que la mise en forme conditionnelle s'avère utile. Google Sheets peut faire ce travail pour nous, il nous suffit d'expliquer ce que nous voulons obtenir. Regardons ensemble quelques exemples et voyons à quel point c'est simple et efficace.

Comment ajouter une règle de mise en forme avec une seule condition ?

Supposons que nous ayons des données sur les ventes de chocolat dans notre tableau. Chaque ligne du tableau contient une commande que nous avons reçue d'un client particulier. Nous avons utilisé des listes déroulantes dans la colonne G pour spécifier si elle a été complétée.

Qu'est-ce qui peut être intéressant pour nous de voir ici ? Tout d'abord, nous pouvons mettre en évidence les commandes qui dépassent 200 $ de ventes totales. Nous avons ces enregistrements dans la colonne F, nous allons donc utiliser notre souris pour sélectionner la plage de valeurs avec le montant de la commande : F2:F22.

Trouvez ensuite le Format et cliquez sur Formatage conditionnel .

Pour commencer, considérons le formatage conditionnel de Google Sheets en utilisant une seule couleur .

Cliquez sur Formater les cellules si... Cela signifie que dans la plage sélectionnée, toutes les cellules dont la valeur est supérieure ou égale à 200 seront mises en évidence en utilisant le format que nous avons défini au même endroit : une police rouge en gras sur fond jaune.

Nous pouvons voir que notre règle de formatage s'applique immédiatement : toutes les cellules nécessaires ont changé d'apparence.

Vous avez le choix de mettre en place un formatage conditionnel non seulement avec une teinte mais utiliser une échelle de couleurs Pour ce faire, sélectionnez Échelle de couleurs Vous pouvez également choisir des teintes pour les points minimum et maximum, ainsi que pour le point médian si nécessaire.

Ici, nous avons créé une échelle de couleurs où les cellules deviennent plus claires lorsque le montant de la commande est plus petit, et plus foncées lorsque la somme augmente.

Formater les cellules de Google Sheets en fonction de plusieurs conditions

Si l'échelle de couleurs vous semble trop vive, vous pouvez créer plusieurs conditions sous l'onglet "Couleur unique" et spécifier un format pour chaque condition séparément. Pour ce faire, cliquez sur "Ajouter une autre règle".

Mettons en évidence les commandes dont le chiffre d'affaires total est supérieur à 200 $, et celles dont le chiffre d'affaires total est inférieur à 100 $.

Comme vous pouvez le voir, nous avons ici deux conditions de formatage : la première concerne les valeurs supérieures à 200, la seconde les valeurs inférieures à 100.

Conseil : vous pouvez ajouter autant de règles de mise en forme conditionnelle que vous le souhaitez dans Google Sheets. Pour les supprimer, il suffit de les pointer et de cliquer sur l'icône de la règle. Retirer icône.

Mise en forme conditionnelle de Google Sheets avec des formules personnalisées

La liste proposée des conditions que nous pouvons appliquer à notre plage de données est assez vaste. Cependant, elle peut ne pas être suffisante. Tôt ou tard, vous devrez créer une condition qui ne peut être décrite à l'aide des moyens standard.

C'est pourquoi Google Sheets offre la possibilité de saisir votre propre formule comme condition. Cette formule vous permet de décrire vos besoins à l'aide de fonctions et d'opérateurs standard. En d'autres termes, le résultat de la formule doit être soit "Vrai", soit "Faux".

Utilisez le dernier élément de la liste déroulante pour saisir votre formule : "La formule personnalisée est".

Voyons comment cela fonctionne.

Supposons que nous voulions savoir lesquelles de nos commandes ont été passées pendant le week-end. Aucune des conditions standard ne nous convient.

Nous sélectionnerons la plage de dates A2:A22, puis nous irons dans la section Format et cliquez sur Formatage conditionnel Sélectionnez l'élément "Formule personnalisée" dans la liste déroulante "Formater les cellules si" et entrez la formule logique qui nous aidera à identifier le jour de la semaine par la date.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Si le nombre est supérieur à 5, il s'agit d'un samedi ou d'un dimanche. Dans ce cas, le formatage que nous avons défini ci-dessous sera appliqué à la cellule.

Comme vous pouvez le constater, tous les week-ends sont désormais mis en évidence par une couleur.

Voici un autre exemple : faisons ressortir les commandes de chocolat noir à l'aide d'un format différent. Pour ce faire, nous suivons les mêmes étapes : sélectionnez la plage de données contenant les types de chocolat (D2:D22) et utilisez la condition suivante :

=REGEXMATCH(D2:D22 ; "Dark")

Cette fonction renvoie "True" si le nom du type de chocolat contient le mot "Dark".

Regardez ce que nous avons obtenu : les commandes de chocolat noir ainsi que de chocolat extra-noir ont été mises en évidence. Il n'est pas nécessaire de parcourir des centaines de rangées pour les trouver maintenant.

Utilisation de caractères génériques avec la mise en forme conditionnelle dans les feuilles de calcul Google

Si nous voulons formater des valeurs de texte, la condition standard "Text contains" est essentielle.

Vous pouvez utiliser caractères génériques spéciaux pour ajouter une certaine flexibilité à la condition de recherche.

Conseil : les caractères génériques peuvent être utilisés dans les champs "Texte contient" et "Texte ne contient pas" ainsi que dans vos formules personnalisées.

Il existe deux caractères les plus couramment utilisés : le signe d'interrogation ( ?) et l'astérisque (*).

Le signe d'interrogation correspond à n'importe quel caractère unique. Par exemple, comme vous pouvez le voir dans la capture d'écran, la règle de texte qui contient "??d" formate les cellules avec des valeurs telles que "Rouge", mais pas avec "Foncé".

"??d" signifie que la lettre "d" doit venir en troisième position à partir du début du mot.

Utilisez un astérisque pour omettre de zéro à un nombre quelconque de caractères. Par exemple, une règle qui contient "*d*" doit formater les deux cellules : avec les valeurs "Rouge" et "Foncé".

Pour que les caractères d'interrogation et d'astérisque ne soient pas perçus comme des caractères génériques dans vos valeurs de texte, un tilde (~) est généralement ajouté avant eux. Par exemple, la règle de texte qui contient "Re ?" dans notre exemple formate les cellules avec "Red", alors que la règle avec "Re~ ?" ne trouvera aucune cellule car elle cherchera la valeur "Re ?".

Comment utiliser la mise en forme conditionnelle de Google Sheets pour mettre en évidence des lignes entières ?

Dans les exemples décrits ci-dessus, nous avons appliqué le formatage conditionnel à certaines cellules d'une colonne. Peut-être avez-vous pensé : "Ce serait tellement bien si nous pouvions appliquer cela à l'ensemble du tableau !" Et vous le pouvez !

Pour ce faire, nous devons utiliser la condition de formatage pour les données de la colonne G où nous avons spécifié si la commande a été complétée, et nous allons formater le tableau entier.

Remarque. Veuillez noter que nous avons appliqué le formatage à l'ensemble du tableau A1:G22.

Ensuite, nous avons utilisé notre formule personnalisée où nous l'avons spécifié :

=$G1="Non"

Conseil : vous devez faire précéder le nom de la colonne du signe dollar ($), ce qui crée une référence absolue à cette colonne, de sorte que la formule fera toujours référence à cette colonne particulière, alors que le numéro de ligne peut changer.

En d'autres termes, nous lui demandons de descendre dans la colonne en commençant par la première ligne et de rechercher toutes les cellules ayant la valeur "Non".

Comme vous pouvez le constater, les cellules dont nous avons vérifié la condition n'ont pas été les seules à être formatées : la mise en forme conditionnelle s'applique désormais à des lignes entières.

Rappelons donc 3 règles de base pour mettre en forme de manière conditionnelle les lignes d'un tableau :

• La plage à mettre en forme est le tableau entier
• Nous utilisons la mise en forme conditionnelle avec une formule personnalisée.
• Nous devons utiliser le caractère $ avant le nom de la colonne

Mise en forme conditionnelle de Google Sheets basée sur une autre cellule

Nous entendons souvent la question suivante : "Comment appliquer un formatage conditionnel et faire en sorte qu'il soit facile de modifier la condition ?" Ce n'est pas difficile du tout.

Il suffit d'utiliser votre propre formule avec une référence à la cellule où vous spécifiez la condition nécessaire.

Revenons à notre exemple de données avec les commandes de chocolat dans Google Sheets. Supposons que nous soyons intéressés par les commandes de moins de 50 et de plus de 100 articles. Nous allons entrer ces conditions dans la colonne H à côté de notre tableau.

Nous allons maintenant créer des règles de formatage conditionnel pour le tableau des commandes.

Nous avons défini la plage à formater à "A2:G22" pour garder l'en-tête du tableau tel quel.

Ensuite, nous suivons les étapes que vous connaissez et utilisons notre formule.

Voici à quoi ressemble la formule de formatage conditionnel pour les commandes de plus de 100 articles :

=$E2>=$H$3

Remarque : veuillez noter que vous devez utiliser des références absolues ($) lorsque vous utilisez des cellules en dehors du tableau.

Un signe de dollar devant le nom de la colonne signifie la référence absolue à la colonne. Si le signe de dollar est devant le numéro de ligne, la référence absolue va à la ligne. Pour plus d'informations, veuillez consulter cette discussion détaillée sur les références de cellules.

Dans notre exemple, $H$3 signifie une référence absolue à la cellule, c'est-à-dire que quoi que vous fassiez avec le tableau, la formule fera toujours référence à cette cellule.

Remarque : nous devons utiliser une référence absolue à la colonne E et une référence absolue à la cellule H3 où nous avons notre limite de 100. Si nous ne faisons pas cela, la formule ne fonctionnera pas !

Maintenant, ajoutons la deuxième condition pour mettre en évidence les commandes de moins de 50 articles. Cliquez sur "Ajouter une autre règle" et ajoutez une autre condition comme nous l'avons fait pour la première.

Veuillez consulter la formule que nous utilisons dans notre règle de formatage conditionnel :

=$E2<=$H$2

Les commandes les plus grandes et les plus petites sont maintenant surlignées en couleur. La tâche est accomplie. Cependant, il n'est pas agréable d'avoir des chiffres supplémentaires dans notre feuille, ce qui peut prêter à confusion et gâcher l'aspect du tableau.

Il serait préférable de placer les données auxiliaires dans une feuille séparée, ce que je décrirai plus en détail dans mon prochain billet, lorsque nous apprendrons à créer des listes déroulantes.

Passons à la feuille 2 et entrons-y ces nouvelles conditions.

Nous pouvons maintenant créer des règles de formatage conditionnel pour le tableau des commandes en nous référant à ces limites.

C'est ici que nous risquons de rencontrer un problème. Si nous utilisons simplement l'adresse de la cellule de la feuille 2 dans la formule, nous obtiendrons une erreur.

Remarque : les références directes à des cellules dans les formules de mise en forme conditionnelle ne sont possibles qu'à partir de la feuille courante.

Que devons-nous faire maintenant ? La fonction INDIRECT vous aidera. Elle vous permet d'obtenir la référence de la cellule en écrivant son adresse sous forme de texte. Voici à quoi ressemblera la référence de la cellule dans une formule de mise en forme conditionnelle :

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Voici la deuxième formule :

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Nous obtenons donc le même résultat que précédemment, mais notre feuille n'est pas encombrée d'enregistrements supplémentaires.

Nous pouvons maintenant modifier les conditions de mise en forme sans mettre à jour les paramètres de la règle. Il suffit de changer les enregistrements dans les cellules pour obtenir un nouveau tableau.

Google Sheets et la mise en forme conditionnelle basée sur le texte d'une autre cellule

Nous avons appris à appliquer des règles de mise en forme conditionnelle en utilisant les données numériques d'une certaine cellule. Que faire si nous voulons baser notre condition sur une cellule contenant du texte ? Voyons comment nous pouvons le faire ensemble.

Nous allons essayer de trouver les commandes de chocolat noir :

Dans la cellule G5 de la feuille 2, nous entrons notre condition : "Dark".

Nous retournons ensuite à la feuille 1 avec le tableau et sélectionnons à nouveau la plage à formater : A2:G22.

Ensuite, nous sélectionnons Format menu, choisissez Formatage conditionnel et saisissez la formule suivante dans le champ La formule personnalisée est champ :

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Conseil : rappelez-vous que vous devez entrer des références absolues à la plage que vous devez vérifier pour le mot "Dark" (D2:D22).

La fonction INDIRECT("2!$G$5") nous permet de récupérer la valeur de la cellule G5 de Sheet2, c'est-à-dire le mot "Dark".

Ainsi, nous avons mis en évidence les commandes pour lesquelles le mot de la cellule G5 de la feuille 2 fait partie du nom du produit.

Nous pourrions rendre les choses plus faciles, bien sûr. Notre formule ressemblerait à ceci :

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Toutefois, si nous voulions trouver un autre produit, nous devrions modifier la règle de mise en forme conditionnelle, ce qui prend un peu plus de temps que la simple mise à jour de la valeur dans la cellule G5.

Suppression de la mise en forme conditionnelle de votre feuille de calcul Google

Vous devrez certainement supprimer tous les formats conditionnels de votre tableau.

Pour ce faire, commencez par sélectionner la plage de cellules dans laquelle vous avez appliqué la mise en forme conditionnelle.

Vous verrez toutes les règles que vous avez créées dans la barre latérale.

Pointez votre souris sur la condition qui doit être supprimée et cliquez sur le bouton " ". Retirer "La mise en forme conditionnelle sera supprimée.

Si vous ne vous souvenez pas de la plage de cellules exacte que vous avez formatée, ou si vous souhaitez vous débarrasser des formats aussi rapidement que possible, sélectionnez la plage de cellules et allez dans la fenêtre Format menu - Un formatage clair Vous pouvez également utiliser la combinaison de touches Ctrl + \ .

Remarque : n'oubliez pas que non seulement le formatage conditionnel, mais aussi tous les autres formats utilisés dans votre tableau seront effacés dans ce cas.

Nous espérons que l'application du formatage conditionnel dans Google Sheets simplifiera votre travail et rendra les résultats plus graphiques.