In questo post esamineremo da vicino la formattazione condizionale in Google Fogli e impareremo i modi più rapidi ed efficaci per impostarla. Prenderemo in considerazione diversi esempi per vedere come creare la formattazione condizionale con una o più condizioni e come colorare le celle o cambiare il colore dei caratteri in base a criteri personalizzati. Presteremo particolare attenzione alla formattazione condizionale basata su altre celle.

Che cos'è la formattazione condizionale di Google Fogli?

Perché è necessaria la formattazione condizionale in una tabella? Non è più semplice formattare le celle manualmente?

Evidenziare dati particolari con un colore è un ottimo modo per attirare l'attenzione sui record. Molti di noi lo fanno continuamente. Se i valori delle celle soddisfano le nostre condizioni, ad esempio sono maggiori o minori di un certo valore, sono i più grandi o i più piccoli, o magari contengono determinati caratteri o parole, allora troviamo tali celle e cambiamo il loro carattere, il colore del carattere o il colore dello sfondo.

Non sarebbe fantastico se queste modifiche alla formattazione avvenissero automaticamente e attirassero ancora di più l'attenzione su queste celle? Risparmieremmo un sacco di tempo.

È qui che la formattazione condizionale ci viene in aiuto. Google Sheets può fare questo lavoro per noi, tutto ciò che dobbiamo fare è spiegare cosa vogliamo ottenere. Vediamo insieme alcuni esempi e vediamo quanto è semplice ed efficace.

Come aggiungere una regola di formattazione con una sola condizione

Supponiamo di avere nella nostra tabella i dati relativi alle vendite di cioccolato. Ogni riga della tabella contiene un ordine ricevuto da un particolare cliente. Abbiamo usato elenchi a discesa nella colonna G per specificare se è stato completato.

Per prima cosa, possiamo evidenziare gli ordini che superano i 200 dollari di vendite totali. Abbiamo questi record nella colonna F, quindi useremo il mouse per selezionare l'intervallo di valori con l'importo dell'ordine: F2:F22.

Quindi trovare il Formato e fare clic su Formattazione condizionale .

Per cominciare, consideriamo la formattazione condizionale di Google Sheets utilizzando un unico colore .

Cliccare Formatta le celle se... Selezionate l'opzione "Maggiore o uguale a" nell'elenco a discesa che vedete e inserite "200" nel campo sottostante. Ciò significa che all'interno dell'intervallo selezionato, tutte le celle con valori maggiori o uguali a 200 verranno evidenziate utilizzando il formato che abbiamo impostato nello stesso punto: carattere rosso grassetto su sfondo giallo.

Possiamo vedere subito l'applicazione della nostra regola di formattazione: tutte le celle necessarie hanno cambiato aspetto.

Si può scegliere di impostare la formattazione condizionale non solo con una tonalità, ma anche con un'altra. utilizzando una scala di colori Per farlo, selezionare Scala di colori nella barra laterale delle regole di formato condizionali e utilizzare set di colori già pronti. È inoltre possibile scegliere le tonalità per i punti minimo e massimo e, se necessario, per il punto centrale.

In questo caso abbiamo creato una scala di colori in cui le celle diventano più chiare quando l'importo dell'ordine diminuisce e più scure quando la somma aumenta.

Formattare le celle in Google Fogli in base a più condizioni

Se la scala dei colori vi sembra troppo luminosa, potete creare diverse condizioni nella scheda "Colore singolo" e specificare un formato per ciascuna condizione separatamente. A tale scopo, fate clic su "Aggiungi un'altra regola".

Evidenziamo gli ordini che superano i 200 dollari di vendite totali e quelli che sono inferiori ai 100 dollari.

Come si può notare, abbiamo due condizioni di formattazione: la prima riguarda i valori superiori a 200, la seconda i valori inferiori a 100.

Suggerimento: in Google Fogli è possibile aggiungere tutte le regole di formattazione condizionale di cui si ha bisogno. Per eliminarle, è sufficiente indicarle e fare clic sul tasto Rimuovere icona.

Formattazione condizionale di Google Sheets con formule personalizzate

L'elenco suggerito delle condizioni che possiamo applicare al nostro intervallo di dati è piuttosto vasto. Tuttavia, potrebbe non essere sufficiente. Prima o poi sarà necessario creare una condizione che non può essere descritta utilizzando i mezzi standard.

Per questo motivo, Google Fogli offre la possibilità di inserire una formula personalizzata come condizione, che consente di descrivere i requisiti utilizzando funzioni e operatori standard. In altre parole, il risultato della formula deve essere "Vero" o "Falso".

Utilizzare l'ultima voce dell'elenco a discesa per inserire la formula: "Formula personalizzata è".

Vediamo come funziona.

Se vogliamo sapere quali ordini sono stati effettuati durante il fine settimana, nessuna delle condizioni standard funziona per noi.

Selezioneremo l'intervallo di date in A2:A22, andremo alla voce Formato e fare clic su Formattazione condizionale Selezionare la voce "Formula personalizzata è" nell'elenco a discesa "Formatta celle se" e inserire la formula logica che ci aiuterà a identificare il giorno della settimana in base alla data.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Se il numero è maggiore di 5, allora è sabato o domenica. In questo caso, alla cella verrà applicata la formattazione impostata di seguito.

Come si può vedere, tutti i fine settimana sono ora evidenziati con un colore.

Ecco un altro esempio: mettiamo in evidenza gli ordini di cioccolato fondente con l'aiuto di un formato diverso. Seguiamo gli stessi passaggi: selezioniamo l'intervallo di dati con i tipi di cioccolato (D2:D22) e utilizziamo la seguente condizione:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Scuro")

Questa funzione restituisce "True" se il nome del tipo di cioccolato contiene la parola "Dark".

Guardate cosa abbiamo ottenuto: gli ordini per il Cioccolato Fondente e per il Cioccolato Extra Fondente sono stati enfatizzati. Non c'è bisogno di cercare tra centinaia di file per trovarli ora.

Utilizzare i caratteri jolly con la formattazione condizionale nei fogli di calcolo di Google

Se si desidera formattare i valori di testo, la condizione standard "Il testo contiene" è essenziale.

È possibile utilizzare caratteri jolly speciali per aggiungere una certa flessibilità alla condizione di ricerca.

Suggerimento: i caratteri jolly possono essere utilizzati nei campi "Il testo contiene" e "Il testo non contiene" e nelle formule personalizzate.

I caratteri più utilizzati sono due: il segno di domanda (?) e l'asterisco (*).

Il segno di domanda corrisponde a qualsiasi singolo carattere. Ad esempio, come si può vedere nella schermata, la regola di testo che contiene "??d" formatta le celle con valori come "Rosso", ma non come "Scuro".

"d" significa che la lettera "d" deve essere la terza dall'inizio della parola.

Utilizzare un asterisco per omettere da zero a un numero qualsiasi di caratteri. Ad esempio, una regola che contiene "*d*" deve formattare entrambe le celle: con i valori "Rosso" e "Scuro".

Affinché i caratteri di domanda e asterisco non vengano percepiti come caratteri jolly nei valori di testo, di solito si aggiunge una tilde (~) prima di essi. Ad esempio, la regola di testo che contiene "Re?" nel nostro esempio formatta le celle con "Rosso", mentre la regola con "Re~?" non troverà alcuna cella poiché cercherà il valore "Re?".

Come utilizzare la formattazione condizionale di Google Fogli per evidenziare intere righe

Negli esempi descritti sopra, abbiamo applicato la formattazione condizionale ad alcune celle di una colonna. Forse avete pensato: "Sarebbe bello se potessimo applicarla a tutta la tabella!". E potete farlo!

Proviamo a evidenziare gli ordini non completati con un colore speciale. Per farlo, dobbiamo utilizzare la condizione di formattazione per i dati della colonna G, dove abbiamo specificato se l'ordine è stato completato, e formattiamo l'intera tabella.

Nota: la formattazione è stata applicata all'intera tabella A1:G22.

Poi abbiamo usato la nostra formula personalizzata in cui abbiamo specificato che:

=$G1="No"

Suggerimento: è necessario utilizzare il segno del dollaro ($) prima del nome della colonna. In questo modo si crea un riferimento assoluto ad essa, quindi la formula si riferirà sempre a questa particolare colonna, mentre il numero di riga può cambiare.

In altre parole, chiediamo di spostarsi all'interno della colonna a partire dalla prima riga e di cercare tutte le celle con il valore "No".

Come si può notare, non sono state formattate solo le celle controllate per la nostra condizione, ma la formattazione condizionale è ora applicata a tutte le righe.

Ricordiamo quindi le 3 regole di base per formattare in modo condizionale le righe di una tabella:

• L'intervallo da formattare è l'intera tabella
• Utilizziamo la formattazione condizionale con una formula personalizzata
• È necessario utilizzare il carattere $ prima del nome della colonna

Formattazione condizionale di Google Sheets basata su un'altra cella

Spesso ci viene chiesto: "Come si fa ad applicare la formattazione condizionale e a rendere facile la modifica della condizione?" Non è affatto difficile.

È sufficiente utilizzare la propria formula con un riferimento alla cella in cui si specifica la condizione necessaria.

Torniamo ai nostri dati di esempio con gli ordini di cioccolato in Google Sheets. Supponiamo di essere interessati agli ordini con meno di 50 e più di 100 articoli. Inseriamo queste condizioni nella colonna H accanto alla nostra tabella.

Ora creeremo delle regole di formattazione condizionale per la tabella degli ordini.

Impostiamo l'intervallo da formattare su "A2:G22" per mantenere l'intestazione della tabella.

Poi seguiamo i passi che conoscete e usiamo la nostra formula.

Ecco come appare la formula di formattazione condizionale per gli ordini con oltre 100 articoli:

=$E2>=$H$3

Nota: è necessario utilizzare i riferimenti assoluti ($) quando si utilizzano celle esterne alla tabella.

Il segno del dollaro prima del nome della colonna indica il riferimento assoluto alla colonna. Se il segno del dollaro è prima del numero della riga, il riferimento assoluto riguarda la riga. Per ulteriori informazioni, consultate questa discussione dettagliata sui riferimenti di cella.

$H$3 nel nostro esempio significa un riferimento assoluto alla cella, vale a dire che qualunque cosa facciate con la tabella, la formula continuerà a riferirsi a questa cella.

Nota: è necessario utilizzare un riferimento assoluto alla colonna E e un riferimento assoluto alla cella H3 dove abbiamo il nostro limite di 100. Se non lo facciamo, la formula non funzionerà!

Ora aggiungiamo la seconda condizione per evidenziare gli ordini con meno di 50 articoli. Fate clic su "Aggiungi un'altra regola" e aggiungete un'altra condizione come abbiamo fatto per la prima.

Si veda la formula che utilizziamo nella nostra regola di formattazione condizionale:

=$E2<=$H$2

Gli ordini più grandi e quelli più piccoli sono ora evidenziati con un colore. Il compito è stato portato a termine. Tuttavia, non è bello che nel nostro foglio ci siano dei numeri in più, che potrebbero confondere e rovinare l'aspetto della tabella.

La soluzione migliore sarebbe quella di collocare i dati ausiliari in un foglio separato, che descriverò in modo più dettagliato nel prossimo post, quando impareremo a creare elenchi a discesa.

Passiamo al foglio 2 e inseriamo le nuove condizioni.

Ora possiamo creare regole di formattazione condizionale per la tabella degli ordini facendo riferimento a questi limiti.

Se utilizziamo semplicemente l'indirizzo della cella del foglio 2 nella formula, otterremo un errore.

Nota: i riferimenti diretti alle celle nelle formule per la formattazione condizionale sono possibili solo dal foglio corrente.

Cosa fare ora? La funzione INDIRETTO vi aiuterà: vi permette di ottenere il riferimento alla cella scrivendo il suo indirizzo come testo. Ecco come apparirà il riferimento alla cella all'interno di una formula di formattazione condizionale:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Ecco la seconda formula:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Di conseguenza, otteniamo lo stesso risultato di prima, ma il nostro foglio non è ingombro di record aggiuntivi.

Ora è possibile modificare le condizioni di formattazione senza aggiornare le impostazioni delle regole: è sufficiente cambiare i record nelle celle per ottenere una nuova tabella.

Fogli Google e formattazione condizionale basata sul testo di un'altra cella

Abbiamo imparato ad applicare le regole di formattazione condizionale utilizzando i dati numerici di una determinata cella. E se volessimo basare la nostra condizione su una cella con del testo? Vediamo insieme come fare.

Cercheremo di trovare gli ordini per il cioccolato fondente:

Nella cella G5 del Foglio 2, inseriamo la nostra condizione: "Scuro".

Quindi torniamo al foglio 1 con la tabella e selezioniamo nuovamente l'intervallo da formattare: A2:G22.

Quindi selezioniamo Formato menu, scegliere Formattazione condizionale e inserire la seguente formula nel campo La formula personalizzata è campo:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIRECT("2!$G$5"))

Suggerimento: ricordate che è necessario inserire i riferimenti assoluti all'intervallo da controllare per la parola "Dark" (D2:D22).

La funzione INDIRECT("2!$G$5") ci permette di ottenere il valore della cella G5 del Foglio2, ovvero la parola "Dark".

Pertanto, abbiamo evidenziato gli ordini che hanno la parola della cella G5 del foglio 2 come parte del nome del prodotto.

La formula potrebbe essere più semplice: la formula sarebbe questa:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Tuttavia, se volessimo trovare un prodotto diverso, dovremmo modificare la regola di formattazione condizionale, il che richiede un po' più di tempo rispetto al semplice aggiornamento del valore nella cella G5.

Rimuovere la formattazione condizionale dal foglio di calcolo di Google

Potrebbe essere necessario rimuovere tutti i formati condizionali dalla tabella.

A tale scopo, selezionare innanzitutto l'intervallo di celle a cui è stata applicata la formattazione condizionale.

Nella barra laterale verranno visualizzate tutte le regole create.

Puntate il mouse sulla condizione da eliminare e fate clic sul pulsante " Rimuovere L'icona ". La formattazione condizionale verrà cancellata.

Se non si ricorda l'esatto intervallo di celle che si è formattato, o se si vuole eliminare i formati il più rapidamente possibile, selezionare l'intervallo di celle e andare alla voce Formato menu - Formattazione chiara È anche possibile utilizzare la combinazione di tasti Ctrl + \ .

Nota: in questo caso, non solo la formattazione condizionale, ma anche tutti gli altri formati utilizzati nella tabella verranno cancellati.

Ci auguriamo che l'applicazione della formattazione condizionale in Google Fogli semplifichi il vostro lavoro e renda i risultati più grafici.