Το σεμινάριο εξηγεί τα βασικά στοιχεία των ρυθμίσεων υπολογισμού του Excel και πώς να τις διαμορφώνετε ώστε οι τύποι να επαναϋπολογίζονται αυτόματα και χειροκίνητα.

Για να είστε σε θέση να χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά τους τύπους του Excel, πρέπει να καταλάβετε πώς το Microsoft Excel κάνει υπολογισμούς. Υπάρχουν πολλές λεπτομέρειες που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τους βασικούς τύπους του Excel, τις συναρτήσεις, τη σειρά των αριθμητικών πράξεων κ.ο.κ. Λιγότερο γνωστές, αλλά όχι λιγότερο σημαντικές είναι οι ρυθμίσεις "παρασκηνίου" που μπορούν να επιταχύνουν, να επιβραδύνουν ή ακόμη και να σταματήσουν τους υπολογισμούς σας στο Excel.

Συνολικά, υπάρχουν τρεις βασικές ρυθμίσεις υπολογισμών του Excel με τις οποίες θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι:

Λειτουργία υπολογισμού - αν οι τύποι του Excel επαναϋπολογίζονται χειροκίνητα ή αυτόματα.

Επανάληψη - τον αριθμό των φορών που επαναϋπολογίζεται ένας τύπος μέχρι να ικανοποιηθεί μια συγκεκριμένη αριθμητική συνθήκη.

Ακρίβεια - ο βαθμός ακρίβειας ενός υπολογισμού.

Σε αυτό το σεμινάριο, θα δούμε από κοντά πώς λειτουργεί κάθε μία από τις παραπάνω ρυθμίσεις και πώς να τις αλλάξετε.

Αυτόματος υπολογισμός του Excel έναντι χειροκίνητου υπολογισμού (λειτουργία υπολογισμού)

Αυτές οι επιλογές ελέγχουν πότε και πώς το Excel υπολογίζει εκ νέου τους τύπους. Όταν ανοίγετε ή επεξεργάζεστε για πρώτη φορά ένα βιβλίο εργασίας, το Excel υπολογίζει αυτόματα εκ νέου τους τύπους των οποίων οι εξαρτημένες τιμές (κελιά, τιμές ή ονόματα που αναφέρονται σε έναν τύπο) έχουν αλλάξει. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε αυτή τη συμπεριφορά και να διακόψετε ακόμη και τον υπολογισμό στο Excel.

Πώς να αλλάξετε τις επιλογές υπολογισμού του Excel

Στην κορδέλα του Excel, μεταβείτε στην επιλογή Τύποι tab>, Υπολογισμός ομάδα, κάντε κλικ στο Επιλογές υπολογισμού και επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές:

Αυτόματο (προεπιλογή) - λέει στο Excel να υπολογίζει αυτόματα όλους τους εξαρτημένους τύπους κάθε φορά που αλλάζει οποιαδήποτε τιμή, τύπος ή όνομα που αναφέρεται σε αυτούς τους τύπους.

Αυτόματη Εκτός από πίνακες δεδομένων - υπολογίζει αυτόματα όλους τους εξαρτημένους τύπους εκτός από τους πίνακες δεδομένων.

Μην συγχέετε τους πίνακες του Excel ( Εισαγωγή >, Πίνακας ) και πίνακες δεδομένων που αξιολογούν διαφορετικές τιμές για τύπους ( Δεδομένα >, Ανάλυση What-If >, Πίνακας δεδομένων ). Αυτή η επιλογή σταματά τον αυτόματο επαναϋπολογισμό μόνο των πινάκων δεδομένων, οι κανονικοί πίνακες του Excel θα εξακολουθήσουν να υπολογίζονται αυτόματα.

Χειροκίνητο - απενεργοποιεί τον αυτόματο υπολογισμό στο Excel. Τα ανοιχτά βιβλία εργασίας θα υπολογίζονται εκ νέου μόνο όταν το κάνετε ρητά χρησιμοποιώντας μία από αυτές τις μεθόδους.

Εναλλακτικά, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις υπολογισμών του Excel μέσω Επιλογές Excel :

• Στα Excel 2010, Excel 2013 και Excel 2016, μεταβείτε στο Αρχείο >, Επιλογές >, Τύποι >, Επιλογές υπολογισμού τμήμα>, Υπολογισμός βιβλίου εργασίας .
• Στο Excel 2007, κάντε κλικ στο Κουμπί γραφείου >, Επιλογές Excel >, Τύποι >, Υπολογισμός βιβλίου εργασίας .
• Στο Excel 2003, κάντε κλικ στο Εργαλεία >, Επιλογές >, Υπολογισμός >, Υπολογισμός .

Συμβουλές και σημειώσεις:

1. Επιλογή του Χειροκίνητο επιλογή υπολογισμού (είτε στην κορδέλα είτε στις Επιλογές του Excel) ελέγχει αυτόματα το Επαναϋπολογισμός του βιβλίου εργασίας πριν από την αποθήκευση Εάν το βιβλίο εργασίας σας περιέχει πολλούς τύπους, ίσως θελήσετε να καταργήσετε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου για να κάνετε την αποθήκευση του βιβλίου εργασίας ταχύτερη.
2. Εάν ξαφνικά οι τύποι του Excel σας έχουν σταμάτησε να υπολογίζει , πηγαίνετε στο Επιλογές υπολογισμού και βεβαιωθείτε ότι το Αυτόματο Αν αυτό δεν σας βοηθήσει, ελέγξτε αυτά τα βήματα αντιμετώπισης προβλημάτων: Οι τύποι του Excel δεν λειτουργούν, δεν ενημερώνονται, δεν υπολογίζονται.

Πώς να εξαναγκάσετε τον επαναϋπολογισμό στο Excel

Εάν έχετε απενεργοποιήσει τον αυτόματο υπολογισμό του Excel, δηλαδή έχετε επιλέξει την επιλογή Χειροκίνητο ρύθμιση υπολογισμού, μπορείτε να αναγκάσετε το Excel να υπολογίσει εκ νέου χρησιμοποιώντας μία από τις ακόλουθες μεθόδους.

Για χειροκίνητο επανυπολογισμό όλα τα ανοιχτά φύλλα εργασίας και να ενημερώσετε όλα τα ανοιχτά φύλλα διαγραμμάτων, μεταβείτε στο Τύποι tab>, Υπολογισμός και κάντε κλικ στο κουμπί Υπολογίστε τώρα κουμπί.

Για να υπολογίσετε εκ νέου μόνο το ενεργό φύλλο εργασίας καθώς και όλα τα διαγράμματα και τα φύλλα διαγραμμάτων που συνδέονται με αυτό, μεταβείτε στο Τύποι tab>, Υπολογισμός και κάντε κλικ στο κουμπί Υπολογίστε το φύλλο κουμπί.

Ένας άλλος τρόπος για να επαναϋπολογίσετε τα φύλλα εργασίας χειροκίνητα είναι με τη χρήση του συντομεύσεις πληκτρολογίου :

• Το F9 επαναϋπολογίζει τους τύπους σε όλα τα ανοικτά βιβλία εργασίας, αλλά μόνο τους τύπους που έχουν αλλάξει από τον τελευταίο υπολογισμό και τους τύπους που εξαρτώνται από αυτούς.
• Shift + F9 επαναϋπολογίζει τους τροποποιημένους τύπους μόνο στο ενεργό φύλλο εργασίας.
• Η επιλογή Ctrl + Alt + F9 αναγκάζει το Excel να υπολογίσει εκ νέου απολύτως όλους τους τύπους σε όλα τα ανοιχτά βιβλία εργασίας, ακόμη και αυτούς που δεν έχουν αλλάξει. Όταν έχετε την αίσθηση ότι κάποιοι τύποι εμφανίζουν λανθασμένα αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε αυτή τη συντόμευση για να βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν υπολογιστεί εκ νέου.
• Το Ctrl + Shift + Alt + F9 ελέγχει πρώτα τους τύπους που εξαρτώνται από άλλα κελιά και στη συνέχεια υπολογίζει εκ νέου όλους τους τύπους σε όλα τα ανοικτά βιβλία εργασίας, ανεξάρτητα από το αν έχουν αλλάξει από τον τελευταίο υπολογισμό ή όχι.

Επαναληπτικός υπολογισμός του Excel

Το Microsoft Excel χρησιμοποιεί την επανάληψη (επαναλαμβανόμενος υπολογισμός) για τον υπολογισμό τύπων που παραπέμπουν πίσω στα ίδια τους τα κελιά, κάτι που ονομάζεται κυκλικές αναφορές. Το Excel δεν υπολογίζει τέτοιους τύπους από προεπιλογή, επειδή μια κυκλική αναφορά μπορεί να επαναλαμβάνεται επ' αόριστον δημιουργώντας έναν ατέρμονα βρόχο. Για να ενεργοποιήσετε τις κυκλικές αναφορές στα φύλλα εργασίας σας, πρέπει να καθορίσετε πόσες φορές θέλετε να υπολογίζεται εκ νέου ένας τύπος.

Πώς να ενεργοποιήσετε και να ελέγξετε τον επαναληπτικό υπολογισμό στο Excel

Για να ενεργοποιήσετε τον επαναληπτικό υπολογισμό του Excel, κάντε ένα από τα εξής:

• Στο Excel 2016, Excel 2013 και Excel 2010, μεταβείτε στο Αρχείο >, Επιλογές> Τύποι , και επιλέξτε το Ενεργοποίηση επαναληπτικού υπολογισμού πλαίσιο ελέγχου κάτω από το Επιλογές υπολογισμού
• Στο Excel 2007, κάντε κλικ στο Κουμπί γραφείου >, Επιλογές Excel >, Τύποι >, Περιοχή επανάληψης .
• Στο Excel 2003 και παλαιότερα, μεταβείτε στο Μενού >, Εργαλεία >, Επιλογές >, Υπολογισμός tab>, Επαναληπτικός υπολογισμός .

Για να αλλάξετε τον αριθμό των επαναϋπολογισμών των τύπων του Excel, διαμορφώστε τις ακόλουθες ρυθμίσεις:

• Στο Πλαίσιο Μέγιστες επαναλήψεις, πληκτρολογήστε τον μέγιστο επιτρεπόμενο αριθμό επαναλήψεων. Όσο μεγαλύτερος είναι ο αριθμός, τόσο πιο αργά γίνεται ο επανυπολογισμός ενός φύλλου εργασίας.
• Στο Μέγιστη αλλαγή πλαίσιο, πληκτρολογήστε το μέγιστο ποσό μεταβολής μεταξύ των επανυπολογισμένων αποτελεσμάτων. Όσο μικρότερος είναι ο αριθμός, τόσο πιο ακριβές είναι το αποτέλεσμα και τόσο περισσότερο διαρκεί ο επανυπολογισμός ενός φύλλου εργασίας.

Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις είναι 100 για Μέγιστες επαναλήψεις και 0,001 για Μέγιστη αλλαγή Σημαίνει ότι το Excel θα σταματήσει τον επαναϋπολογισμό των τύπων σας είτε μετά από 100 επαναλήψεις είτε μετά από μια αλλαγή μικρότερη από 0,001 μεταξύ των επαναλήψεων, όποιο από τα δύο συμβεί πρώτα.

Αφού διαμορφωθούν όλες οι ρυθμίσεις, κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να κλείσετε το Επιλογές Excel παράθυρο διαλόγου.

Ακρίβεια των υπολογισμών του Excel

Από προεπιλογή, το Microsoft Excel υπολογίζει τους τύπους και αποθηκεύει τα αποτελέσματα με ακρίβεια 15 σημαντικών ψηφίων. Ωστόσο, μπορείτε να το αλλάξετε αυτό και να κάνετε το Excel να χρησιμοποιεί την εμφανιζόμενη τιμή αντί της αποθηκευμένης τιμής όταν υπολογίζει εκ νέου τους τύπους. Πριν κάνετε την αλλαγή, βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει πλήρως όλες τις πιθανές συνέπειες.

Σε πολλές περιπτώσεις, η τιμή που εμφανίζεται σε ένα κελί και η υποκείμενη τιμή (αποθηκευμένη τιμή) είναι διαφορετικές. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε την ίδια ημερομηνία με διάφορους τρόπους: 1/1/2017 , 1-Jan-2017 και ακόμη και Ιαν-17 ανάλογα με τη μορφή ημερομηνίας που έχετε ορίσει για το κελί. Ανεξάρτητα από το πώς αλλάζει η τιμή εμφάνισης, η αποθηκευμένη τιμή παραμένει η ίδια (σε αυτό το παράδειγμα, είναι ο αύξων αριθμός 42736 που αντιπροσωπεύει την 1η Ιανουαρίου 2017 στο εσωτερικό σύστημα του Excel). Και το Excel θα χρησιμοποιήσει αυτή την αποθηκευμένη τιμή σε όλους τους τύπους και τους υπολογισμούς.

Μερικές φορές, η διαφορά μεταξύ των εμφανιζόμενων και των αποθηκευμένων τιμών μπορεί να σας κάνει να πιστεύετε ότι το αποτέλεσμα ενός τύπου είναι λάθος. Για παράδειγμα, αν εισαγάγετε τον αριθμό 5,002 σε ένα κελί, 5,003 σε ένα άλλο κελί και επιλέξετε να εμφανίζονται μόνο 2 δεκαδικά ψηφία σε αυτά τα κελιά, το Microsoft Excel θα εμφανίσει 5,00 και στα δύο. Στη συνέχεια, προσθέτετε αυτούς τους αριθμούς και το Excel επιστρέφει 10,01 επειδή υπολογίζει τις αποθηκευμένες τιμές(5.002 και 5.003), όχι οι εμφανιζόμενες τιμές.

Επιλογή του Ακρίβεια όπως εμφανίζεται επιλογή θα αναγκάσει το Excel να αλλάξει μόνιμα τις αποθηκευμένες τιμές με τις εμφανιζόμενες τιμές, και ο παραπάνω υπολογισμός θα επιστρέψει 10,00 (5,00 + 5,00). Αν αργότερα θελήσετε να υπολογίσετε με πλήρη ακρίβεια, δεν θα είναι δυνατή η επαναφορά των αρχικών τιμών (5,002 και 5,003).

Εάν έχετε μια μακρά αλυσίδα εξαρτημένων τύπων (ορισμένοι τύποι κάνουν ενδιάμεσους υπολογισμούς που χρησιμοποιούνται σε άλλους τύπους), το τελικό αποτέλεσμα μπορεί να γίνει όλο και πιο ανακριβές. Για να αποφύγετε αυτό το "σωρευτικό αποτέλεσμα", είναι λογικό να αλλάζετε τις εμφανιζόμενες τιμές μέσω προσαρμοσμένης μορφής αριθμών του Excel αντί για Ακρίβεια όπως εμφανίζεται .

Για παράδειγμα, μπορείτε να αυξήσετε ή να μειώσετε τον αριθμό των εμφανιζόμενες δεκαδικές θέσεις κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο κουμπί στο παράθυρο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Αριθμός ομάδα:

Πώς να ορίσετε την ακρίβεια υπολογισμού όπως εμφανίζεται

Εάν είστε βέβαιοι ότι η εμφανιζόμενη ακρίβεια θα εξασφαλίσει την επιθυμητή ακρίβεια των υπολογισμών σας στο Excel, μπορείτε να την ενεργοποιήσετε με αυτόν τον τρόπο:

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο tab>, Επιλογές , και επιλέξτε το Προχωρημένο κατηγορία.
2. Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Κατά τον υπολογισμό αυτού του βιβλίου εργασίας και επιλέξτε το βιβλίο εργασίας για το οποίο θέλετε να αλλάξετε την ακρίβεια των υπολογισμών.
3. Ελέγξτε το Ορίστε την ακρίβεια όπως εμφανίζεται κουτί.
4. Κάντε κλικ στο OK.

Έτσι διαμορφώνετε τις ρυθμίσεις υπολογισμού στο Excel. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!