Að sía risastórar töflur hjálpar þér að beina athyglinni að nauðsynlegustu upplýsingum. Í dag langar mig að ræða við þig um leiðirnar til að bæta við síum eftir ástandi, jafnvel setja nokkrar þeirra á gögnin þín í einu. Ég mun einnig útskýra hvers vegna Google Sheets sían er svo gagnleg og mikilvæg þegar þú vinnur innan sameiginlegs skjals.

Sía eftir ástandi í Google Sheets

Við skulum byrjaðu á því að nota grunnsíu á Google blaðið. Ef þú veist ekki eða man ekki hvernig á að gera það, vinsamlegast athugaðu fyrri bloggfærslu mína.

Þegar samsvarandi tákn eru til staðar á dálkahausum skaltu smella á þann sem tilheyrir dálknum sem þú vilt vinna með og velja Sía eftir ástandi . Viðbótarvalkostareitur mun birtast, með orðinu "Enginn" í.

Smelltu á hann og þú munt sjá lista yfir öll skilyrði sem hægt er að sía í Google Sheets. Ef ekkert af núverandi skilyrðum uppfyllir þarfir þínar, er þér frjálst að búa til þína eigin með því að velja Sérsniðin formúla er af listanum:

Við skulum skoða þær saman, ekki satt?

Er ekki tómt

Ef frumur innihalda tölugildi og/eða textastrengi, rökfræðilegar tjáningar eða önnur gögn, þar með talið bil ( ) eða tóma strengi (""), munu línurnar með slíkum hólfum birtast.

Þú getur fengið sömu niðurstöðu með því að nota eftirfarandi formúlu þegar þú velur valkostinn Sérsniðin formúla er :

=ISBLANK(B:B)=FALSE

Ertóm

Þessi valkostur er algjörlega andstæður þeim fyrri. Aðeins frumur sem ekki hafa neitt innihald í þeim munu birtast. Aðrir verða síaðir út af Google Sheets.

Þú getur líka notað þessa formúlu:

=ISBLANK(B:B)=TRUE

Texti inniheldur

Þessi valkostur sýnir línur þar sem frumur innihalda tilteknir stafir – tölustafir og/eða textalegir. Það skiptir ekki máli hvort þau eru í byrjun, í miðju eða lok hólfs.

Þú getur notað algildisstafi til að finna ákveðin tákn á mismunandi stöðum innan reits. Stjarna (*) er notuð til að skipta út hvaða fjölda stafa sem er á meðan spurningarmerki (?) kemur í stað eins tákns:

Eins og þú sérð geturðu náð sömu niðurstöðu með því að slá inn margvísleg samsett bleikjustafi.

Eftirfarandi formúla mun einnig hjálpa:

=REGEXMATCH(D:D,"Dark")

Texti inniheldur ekki

Ég tel að þú skiljir nú þegar að skilyrðin hér geta verið þau sömu og í lið hér að ofan, en niðurstaðan verður þveröfug. Gildið sem þú slærð inn verður síað út úr Google Sheets skjánum.

Hvað varðar sérsniðnu formúluna getur hún litið svona út:

=REGEXMATCH(D:D,"Dark")=FALSE

Texti byrjar á

Fyrir þetta skilyrði, sláðu inn fyrstu stafina (einn eða fleiri) af vextinum.

Athugið. Jokerstafir virka ekki hér.

Texti endar á

Að öðrum kosti skaltu slá inn síðustu stafina af færslunum sem þú þarft að sýna.

Athugið. Wildcardstafi er heldur ekki hægt að nota hér.

Texti er nákvæmlega

Hér þarftu að slá inn nákvæmlega það sem þú vilt sjá, hvort sem það er tala eða texti. Mjólkursúkkulaði , til dæmis. Færslur sem innihalda eitthvað annað en það munu ekki birtast. Þannig er ekki hægt að nota algildisstafi hér.

Athugið. Vinsamlegast hafðu í huga að textamálið skiptir máli fyrir þetta ástand.

Ef þú vilt nota formúlu til að leita að öllum færslum sem innihalda "mjólkursúkkulaði" eingöngu skaltu slá inn eftirfarandi:

=D:D="Milk Chocolate"

Date is, Date is before, Date is after

Þessar Google Sheets síur leyfa notkun dagsetningar sem skilyrði. Fyrir vikið muntu sjá línurnar sem innihalda nákvæma dagsetningu eða dagsetninguna fyrir/eftir nákvæma dagsetningu.

Sjálfgefnir valkostir eru í dag, á morgun, í gær, í liðinni viku, í síðasta mánuði, á liðnu ári. Þú getur líka slegið inn nákvæma dagsetningu:

Athugið. Þegar þú slærð inn hvaða dagsetningu sem er, vertu viss um að slá hana inn á svæðisstillingarsniði frekar en snið hennar í töflunni. Þú getur lesið meira um dagsetningar- og tímasnið hér.

Google töflureikna sía fyrir tölugildi

Þú getur síað töluleg gögn í Google töflureiknum með eftirfarandi skilyrðum: stærri en, stærri en eða jöfn, minni en, minni en eða jöfn, er jafn, er ekki jafn, er á milli, er ekki á milli .

Síðustu tvö skilyrðin krefjast tveggja talna sem gefa til kynna upphafs- og endapunkta æskilegrarbil.

Ábending. Þú getur notað frumutilvísanir sem skilyrði miðað við að frumur sem þú vísar í innihalda tölur.

Ég vil sjá línurnar þar sem tölur í dálki E eru stærri en eða jöfn gildinu í G1:

=$G$1

Athugið. Ef þú breytir númerinu sem þú vísar til (100 í mínu tilfelli), mun svið sem birtist ekki uppfærast sjálfkrafa. Smelltu á Sía táknið á Google Sheets dálknum og síðan á OK til að uppfæra niðurstöðurnar handvirkt.

Hægt er að nota sérsniðna formúlu fyrir þennan valkost líka.

=E:E>$G$1

Sérsniðnar formúlur til að sía eftir ástandi í Google Sheets

Hægt er að skipta hverjum ofangreindra valkosta út fyrir sérsniðnar formúlur sem skila sömu niðurstöðu.

Samt eru formúlur venjulega notaðar í Google Sheets síum ef ástandið er of flókið til að vera sjálfgefið.

Til dæmis vil ég sjá allar vörurnar sem innihalda orðin „Milk“ og „Dark“ “ í nöfnum þeirra. Ég þarf þessa formúlu:

=OR(REGEXMATCH(D:D,"Dark"),REGEXMATCH(D:D,"Milk"))

Þetta er samt ekki fullkomnasta leiðin. Það er líka Google Sheets FILTER aðgerð sem gerir kleift að búa til flóknari aðstæður.

Svo, þetta er staðlaða Google Sheets sían með valmöguleikum og sérsniðnum formúlum.

En við skulum breyta verkefninu í smástund.

Hvað ef sérhver starfsmaður þyrfti að sjá aðeins sölu sína? Þeir þyrftu að nota nokkrar síur í sömu Google Sheets.

Er einhver leið til að gera það einu sinni,án þess að endurskapa allt aftur?

Google Sheets Síuyfirlit mun takast á við vandamálið.

Google Sheets Síuyfirlit – búðu til, nefndu, vistaðu og eyddu

Google Sheets Síuyfirlit hjálpa til við að vista síur til síðari tíma til að forðast að endurskapa þær aftur. Þeir geta verið notaðir af mismunandi notendum án þess að trufla hver annan.

Þar sem ég bjó nú þegar til staðlaða Google Sheets síu sem ég vil vista til síðar, smelli ég á Gögn > Sía skoðanir > Vista sem síusýn .

Svört stika til viðbótar birtist með tákninu Valkostir hægra megin. Þar finnurðu valkostina til að endurnefna síuna þína í Google Sheets, uppfæra svið, afrita það eða eyða því alveg . Til að vista & lokaðu hvaða Google Sheets síuskjá sem er, smelltu á Loka táknið efst í hægra horninu á stikunni.

Þú getur nálgast og notað vistaðar síur í Google Sheets hvenær sem er. Ég á aðeins tvö af þeim:

Einn helsti kosturinn við Google Sheets er möguleikinn fyrir marga að vinna með töflur samtímis. Nú skaltu ímynda þér hvað gæti gerst ef mismunandi fólk vill sjá mismunandi gögn.

Um leið og einn notandi notar síu í Google töflureiknum sínum munu aðrir notendur sjá breytingarnar strax, sem þýðir gögnin sem þeir nota. vinna með verður að hluta til falin.

Til að leysa vandamálið var valkosturinn Síusýn búinn til.Það virkar á hlið hvers notanda, þannig að þeir gætu notað Google Sheets síur eingöngu fyrir sig án þess að trufla vinnu annarra.

Til að búa til Google Sheets síuyfirlit skaltu smella á Gögn > Sía skoðanir > Búðu til nýtt síuyfirlit . Stilltu síðan skilyrði fyrir gögnunum þínum og nefndu yfirlitið með því að smella á "Nafn" reitinn (eða notaðu Valkostir táknið til að endurnefna það).

Allar breytingar eru vistaðar sjálfkrafa þegar síusýnum er lokað. Ef þeirra er ekki lengur þörf skaltu fjarlægja þau með því að smella á Valkostir > Eyða á svörtu stikunni.

Ábending. Ef eigandi töflureiknisins leyfði þér að breyta skránni munu allir aðrir notendur geta séð og notað síur sem þú hefur búið til í Google Sheets.

Athugið. Ef allt sem þú getur gert er að skoða Google töflureikni, muntu geta búið til og beitt síusýnum fyrir sjálfan þig, en ekkert verður vistað þegar þú lokar skránni. Til þess þarftu heimildir til að breyta töflureikninum.

Auðveld leið til að búa til háþróaða síu í Google Sheets (án formúla)

Sía í Google Sheets er einn af auðveldustu eiginleikunum. Því miður er fjöldi skilyrða sem hægt er að beita fyrir einn dálk í einu varla nógur til að ná yfir flest verkefnin.

Sérsniðnar formúlur gætu veitt leið út, en jafnvel þær geta verið erfiðar að smíða rétt, sérstaklega fyrir dagsetningar og tíma eða með OR/AND rökfræði.

Sem betur fer er til betri lausn – sérstök viðbót fyrir GoogleBlað sem kallast Margfeldi VLOOKUP samsvörun. Það síar margar línur og dálka, hver með fullt af forsendum beitt. Viðbótin er notendavæn, svo þú þarft ekki að efast um eigin gjörðir. En jafnvel þó þú gerir það mun tólið alls ekki breyta upprunagögnunum þínum - það mun afrita og líma síað svið hvar sem þú ákveður. Sem skemmtilegur bónus mun viðbótin frelsa þig frá því að læra þessa skelfilegu Google Sheets VLOOKUP aðgerð ;)

Ábending. Ekki hika við að hoppa neðst á síðunni til að sjá myndband um tólið strax.

Þegar þú hefur sett viðbótina upp finnurðu hana undir flipanum Viðbætur í Google Sheets. Fyrsta skrefið sem þú munt sjá er það eina sem er:

1. Notum viðbótina til að sía sölutöfluna mína í Google Sheets (A1:F69):
2. Dálkarnir sem ég hef mikinn áhuga á eru Dagsetning , Svæði , Vöru og Heildarsala , svo ég vel bara þá sem að skila:
3. Nú er komið að því að semja skilyrðin. Við skulum reyna að fá alla sölu á mjólk og heslihnetu súkkulaði fyrir september 2022 :
4. Á meðan þú þræðir viðmiðin þín, er formúlan frá forskoðunarsvæðinu neðst á tólinu mun breyta sjálfu sér í samræmi við það. Smelltu á Forskoða niðurstöðu til að kíkja á samsvörun sem fundust:
5. Veldu efri hólf lengst til vinstri fyrir framtíðar síað svið og smelltu á annað hvort Líma niðurstöðu (til að skila fundumsamsvarar sem gildi) eða Settu inn formúlu (til að setja inn formúlu með útkomu hennar):

Ef þú vilt kynna þér margar VLOOKUP samsvörun betur, ég hvet þig til að setja það upp frá Google Workspace Marketplace eða læra meira um það á heimasíðunni hans.

Myndskeið: Ítarlegar Google Sheets síur á auðveldu leiðina

Multiple VLOOKUp Matches er besta og auðveldasta leið til að sía gögnin þín í Google Sheets. Horfðu á þetta kynningarmyndband til að kynnast öllum ávinningi þess að eiga tólið:

Ef þú hefur einhverjar spurningar eða vilt deila hugmyndum um síur í Google Sheets skaltu ekki hika við að skilja eftir athugasemd hér að neðan.