Το φιλτράρισμα τεράστιων πινάκων βοηθά να εστιάσετε την προσοχή σας στις πιο απαραίτητες πληροφορίες. Σήμερα θα ήθελα να συζητήσω μαζί σας τους τρόπους προσθήκης φίλτρων ανά συνθήκη, ακόμη και την εφαρμογή μερικών από αυτά στα δεδομένα σας ταυτόχρονα. Θα εξηγήσω επίσης γιατί το φίλτρο του Google Sheets είναι τόσο χρήσιμο και σημαντικό όταν εργάζεστε μέσα σε ένα κοινόχρηστο έγγραφο.

Φίλτρο ανά συνθήκη στο Google Sheets

Ας ξεκινήσουμε εφαρμόζοντας ένα βασικό φίλτρο στο φύλλο Google. Αν δεν ξέρετε ή δεν θυμάστε πώς να το κάνετε αυτό, ανατρέξτε στην προηγούμενη ανάρτησή μου στο ιστολόγιο.

Όταν υπάρχουν τα αντίστοιχα εικονίδια στις επικεφαλίδες των στηλών, κάντε κλικ σε αυτό που ανήκει στη στήλη με την οποία θέλετε να εργαστείτε και επιλέξτε Φίλτρο ανά κατάσταση Θα εμφανιστεί ένα επιπλέον πεδίο επιλογών, με τη λέξη "Κανένα" σε αυτό.

Κάντε κλικ σε αυτό και θα δείτε τη λίστα με όλες τις συνθήκες που είναι διαθέσιμες για φιλτράρισμα στο Google Sheets. Αν καμία από τις υπάρχουσες συνθήκες δεν καλύπτει τις ανάγκες σας, μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας επιλέγοντας Ο προσαρμοσμένος τύπος είναι από τη λίστα:

Ας τα δούμε μαζί, εντάξει;

Δεν είναι άδειο

Εάν τα κελιά περιέχουν αριθμητικές τιμές ή/και συμβολοσειρές κειμένου, λογικές εκφράσεις ή οποιαδήποτε άλλα δεδομένα που περιλαμβάνουν κενά ( ) ή κενές συμβολοσειρές (""), θα εμφανιστούν οι γραμμές με τέτοια κελιά.

Μπορείτε να έχετε το ίδιο αποτέλεσμα χρησιμοποιώντας τον ακόλουθο τύπο όταν επιλέγετε το Ο προσαρμοσμένος τύπος είναι επιλογή:

=ISBLANK(B:B)=FALSE

Είναι άδειο

Αυτή η επιλογή είναι εντελώς αντίθετη από την προηγούμενη. Θα εμφανιστούν μόνο τα κελιά που δεν έχουν περιεχόμενο. Τα υπόλοιπα θα φιλτραριστούν από το Google Sheets.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο:

=ISBLANK(B:B)=TRUE

Το κείμενο περιέχει

Αυτή η επιλογή εμφανίζει σειρές όπου τα κελιά περιέχουν συγκεκριμένους χαρακτήρες - αριθμητικούς ή/και κειμενικούς. Δεν έχει σημασία αν βρίσκονται στην αρχή, στη μέση ή στο τέλος ενός κελιού.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ για να βρείτε κάποια συγκεκριμένα σύμβολα σε διαφορετικές θέσεις μέσα σε ένα κελί. Ο αστερίσκος (*) χρησιμοποιείται για την αντικατάσταση οποιουδήποτε αριθμού χαρακτήρων, ενώ ένα ερωτηματικό (;) αντικαθιστά ένα μόνο σύμβολο:

Όπως μπορείτε να δείτε, μπορείτε να επιτύχετε το ίδιο αποτέλεσμα εισάγοντας διάφορους συνδυασμούς μπαλαντέρ.

Ο ακόλουθος τύπος θα σας βοηθήσει επίσης:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")

Το κείμενο δεν περιέχει

Πιστεύω ότι καταλαβαίνετε ήδη ότι οι συνθήκες εδώ μπορεί να είναι οι ίδιες με το παραπάνω σημείο, αλλά το αποτέλεσμα θα είναι το αντίθετο. Η τιμή που εισάγετε θα φιλτραριστεί από την προβολή του Google Sheets.

Όσον αφορά τον προσαρμοσμένο τύπο, μπορεί να έχει ως εξής:

=REGEXMATCH(D:D, "Dark")=FALSE

Το κείμενο αρχίζει με

Για τη συνθήκη αυτή, εισαγάγετε τον πρώτο ή τους πρώτους χαρακτήρες (έναν ή περισσότερους) της τιμής που σας ενδιαφέρει.

Σημείωση. Οι χαρακτήρες μπαλαντέρ δεν λειτουργούν εδώ.

Το κείμενο τελειώνει με

Εναλλακτικά, πληκτρολογήστε τους τελευταίους χαρακτήρες των καταχωρίσεων που θέλετε να εμφανίσετε.

Σημείωση. Οι χαρακτήρες μπαλαντέρ δεν μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν εδώ.

Το κείμενο είναι ακριβώς

Εδώ πρέπει να εισάγετε ακριβώς αυτό που θέλετε να δείτε, είτε πρόκειται για αριθμό είτε για κείμενο. Σοκολάτα γάλακτος , για παράδειγμα. Οι καταχωρήσεις που περιέχουν κάτι άλλο εκτός από αυτό δεν θα εμφανιστούν. Συνεπώς, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρακτήρες μπαλαντέρ εδώ.

Σημείωση: Λάβετε υπόψη ότι η πεζότητα του κειμένου έχει σημασία για αυτή την κατάσταση.

Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο για να αναζητήσετε όλες τις εγγραφές που περιέχουν μόνο το "Milk Chocolate", πληκτρολογήστε τα εξής:

=D:D="Milk Chocolate"

Η ημερομηνία είναι, Η ημερομηνία είναι πριν, Η ημερομηνία είναι μετά

Αυτά τα φίλτρα του Google Sheets επιτρέπουν τη χρήση ημερομηνιών ως όρων. Ως αποτέλεσμα, θα βλέπετε τις γραμμές που περιέχουν μια ακριβή ημερομηνία ή την ημερομηνία πριν/μετά την ακριβή ημερομηνία.

Οι προεπιλεγμένες επιλογές είναι σήμερα, αύριο, χθες, την προηγούμενη εβδομάδα, τον προηγούμενο μήνα, τον προηγούμενο χρόνο. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια ακριβή ημερομηνία:

Σημείωση. Όταν πληκτρολογείτε οποιαδήποτε ημερομηνία, βεβαιωθείτε ότι την πληκτρολογείτε στη μορφή των περιφερειακών σας ρυθμίσεων και όχι στη μορφή της στον πίνακα. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για τις μορφές ημερομηνίας και ώρας εδώ.

Φίλτρο Google Sheets για αριθμητικές τιμές

Μπορείτε να φιλτράρετε αριθμητικά δεδομένα στο Google Sheets με τις ακόλουθες προϋποθέσεις: μεγαλύτερο από, μεγαλύτερο ή ίσο με, μικρότερο από, μικρότερο ή ίσο με, είναι ίσο με, δεν είναι ίσο με, είναι μεταξύ, δεν είναι μεταξύ .

Οι δύο τελευταίες συνθήκες απαιτούν δύο αριθμούς που υποδεικνύουν τα σημεία έναρξης και λήξης του επιθυμητού διαστήματος.

Συμβουλή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αναφορές κελιών ως συνθήκες, λαμβάνοντας υπόψη ότι τα κελιά στα οποία αναφέρεστε περιέχουν αριθμούς.

Θέλω να δω τις γραμμές στις οποίες οι αριθμοί στη στήλη E είναι μεγαλύτεροι ή ίσοι από την τιμή στο G1:

=$G$1

Σημείωση. Αν αλλάξετε τον αριθμό στον οποίο αναφέρεστε (100 στην περίπτωσή μου), το εμφανιζόμενο εύρος δεν θα ενημερωθεί αυτόματα. Κάντε κλικ στο κουμπί Φίλτρο στη στήλη του Google Sheets και στη συνέχεια OK για να ενημερώσετε τα αποτελέσματα χειροκίνητα.

Ο προσαρμοσμένος τύπος μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για αυτή την επιλογή.

=E:E>$G$1

Προσαρμοσμένοι τύποι για φιλτράρισμα βάσει συνθήκης στα φύλλα Google

Κάθε μία από τις προαναφερθείσες επιλογές μπορεί να αντικατασταθεί από προσαρμοσμένους τύπους που επιστρέφουν το ίδιο αποτέλεσμα.

Ωστόσο, οι τύποι χρησιμοποιούνται συνήθως στα φίλτρα του Google Sheets εάν η συνθήκη είναι πολύ περίπλοκη για να καλυφθεί από τα προεπιλεγμένα μέσα.

Για παράδειγμα, θέλω να δω όλα τα προϊόντα που περιέχουν τις λέξεις "Milk" και "Dark" στην ονομασία τους. Χρειάζομαι αυτόν τον τύπο:

=OR(REGEXMATCH(D:D, "Dark"),REGEXMATCH(D:D, "Milk"))

Ωστόσο, αυτός δεν είναι ο πιο προηγμένος τρόπος. Υπάρχει επίσης η λειτουργία FILTER του Google Sheets που επιτρέπει τη δημιουργία πιο σύνθετων συνθηκών.

Έτσι, αυτό είναι το τυπικό φίλτρο του Google Sheets με τις επιλογές και τους προσαρμοσμένους τύπους.

Αλλά ας αλλάξουμε το έργο για λίγο.

Τι θα συνέβαινε αν κάθε εργαζόμενος ήθελε να βλέπει μόνο τις πωλήσεις του; Θα έπρεπε να εφαρμόσει διάφορα φίλτρα στο ίδιο φύλλο Google.

Υπάρχει τρόπος να το κάνετε αυτό μόνο μία φορά, χωρίς να το ξαναδημιουργήσετε από την αρχή;

Φύλλα Google Προβολές φίλτρων θα αντιμετωπίσει το πρόβλημα.

Προβολές φίλτρων του Google Sheets - δημιουργία, όνομα, αποθήκευση και διαγραφή

Φύλλα Google Προβολές φίλτρων βοηθούν στην αποθήκευση φίλτρων για αργότερα, ώστε να αποφεύγεται η εκ νέου δημιουργία τους. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν από διαφορετικούς χρήστες χωρίς να αλληλοεπηρεάζονται.

Δεδομένου ότι έχω ήδη δημιουργήσει ένα τυπικό φίλτρο του Google Sheets που θέλω να αποθηκεύσω για αργότερα, κάνω κλικ στην επιλογή Δεδομένα> Προβολές φίλτρου> Αποθήκευση ως προβολή φίλτρου .

Εμφανίζεται μια πρόσθετη μαύρη μπάρα με την ένδειξη Επιλογές στα δεξιά του. Εκεί θα βρείτε τις επιλογές για να μετονομασία το φίλτρο σας στο Google Sheets, ενημέρωση το εύρος, διπλότυπο αυτό, ή delete Για να αποθηκεύσετε το &, κλείστε οποιαδήποτε προβολή φίλτρου του Google Sheets, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείστε το στην επάνω δεξιά γωνία της γραμμής.

Μπορείτε να έχετε πρόσβαση και να εφαρμόζετε αποθηκευμένα φίλτρα στο Google Sheets ανά πάσα στιγμή. Εγώ έχω μόνο δύο από αυτά:

Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα του Google Sheets είναι η δυνατότητα πολλών ατόμων να εργάζονται ταυτόχρονα με πίνακες. Φανταστείτε τώρα τι μπορεί να συμβεί αν διαφορετικά άτομα επιθυμούν να δουν διαφορετικά κομμάτια δεδομένων.

Μόλις ένας χρήστης εφαρμόσει ένα φίλτρο στα Φύλλα Google, οι άλλοι χρήστες θα δουν τις αλλαγές αμέσως, πράγμα που σημαίνει ότι τα δεδομένα με τα οποία εργάζονται θα γίνουν εν μέρει κρυφά.

Για την επίλυση του προβλήματος, Προβολές φίλτρου Λειτουργεί στην πλευρά κάθε χρήστη, ώστε να μπορούν να εφαρμόζουν φίλτρα Google Sheets μόνο για τον εαυτό τους χωρίς να παρεμβαίνουν στην εργασία των άλλων.

Για να δημιουργήσετε μια προβολή φίλτρου του Google Sheets, κάντε κλικ στο Δεδομένα> Προβολές φίλτρων> Δημιουργία νέας προβολής φίλτρου . Στη συνέχεια, ορίστε τις συνθήκες για τα δεδομένα σας και ονομάστε την προβολή κάνοντας κλικ στο κουμπί "Όνομα" πεδίο (ή χρησιμοποιήστε το Επιλογές για να το μετονομάσετε).

Όλες οι αλλαγές αποθηκεύονται αυτόματα κατά το κλείσιμο των Προβολών φίλτρων. Αν δεν χρειάζονται πλέον, αφαιρέστε τις κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιλογές> Διαγραφή στη μαύρη μπάρα.

Συμβουλή: Εάν ο ιδιοκτήτης του φύλλου εργασίας σας επέτρεψε να επεξεργαστείτε το αρχείο, όλοι οι άλλοι χρήστες θα μπορούν να βλέπουν και να χρησιμοποιούν τα φίλτρα που δημιουργήσατε εσείς στο Google Sheets.

Σημείωση. Αν το μόνο που μπορείτε να κάνετε είναι να προβάλετε το φύλλο Google, θα μπορείτε να δημιουργήσετε και να εφαρμόσετε Προβολές φίλτρων για τον εαυτό σας, αλλά τίποτα δεν θα αποθηκευτεί κατά το κλείσιμο του αρχείου. Για αυτό, χρειάζεστε δικαιώματα επεξεργασίας του φύλλου.

Εύκολος τρόπος δημιουργίας προηγμένου φίλτρου στο Google Sheets (χωρίς τύπους)

Το φίλτρο στο Google Sheets είναι μια από τις πιο εύκολες λειτουργίες. Δυστυχώς, ο αριθμός των συνθηκών που μπορείτε να εφαρμόσετε σε μια στήλη κάθε φορά είναι ελάχιστα αρκετός για να καλύψει τις περισσότερες εργασίες.

Οι προσαρμοσμένοι τύποι θα μπορούσαν να αποτελέσουν μια διέξοδο, αλλά ακόμη και αυτοί μπορεί να είναι δύσκολο να δημιουργηθούν σωστά, ειδικά για ημερομηνίες και ώρες ή με λογική OR/AND.

Ευτυχώς, υπάρχει μια καλύτερη λύση - ένα ειδικό πρόσθετο για το Google Sheets που ονομάζεται Multiple VLOOKUP Matches. Φιλτράρει πολλαπλές γραμμές και στήλες, η καθεμία με πολλά κριτήρια που εφαρμόζονται. Η επέκταση είναι φιλική προς το χρήστη, οπότε δεν θα χρειαστεί να αμφιβάλλετε για τις δικές σας ενέργειες. Αλλά ακόμη και αν το κάνετε, το εργαλείο δεν θα αλλάξει καθόλου τα δεδομένα της πηγής σας - θα αντιγράψει και θα επικολλήσει τη φιλτραρισμένη περιοχή όπου εσείς αποφασίσετε. Ως ευχάριστομπόνους, το πρόσθετο θα σας απαλλάξει από την εκμάθηση της τρομακτικής λειτουργίας VLOOKUP του Google Sheets ;)

Συμβουλή: Μη διστάσετε να μεταβείτε στο κάτω μέρος της σελίδας για να δείτε αμέσως ένα βίντεο σχετικά με το εργαλείο.

Αφού εγκαταστήσετε το πρόσθετο, θα το βρείτε κάτω από το Επεκτάσεις Το πρώτο βήμα που θα δείτε είναι το μοναδικό που υπάρχει:

1. Ας χρησιμοποιήσουμε το πρόσθετο για να φιλτράρουμε τον πίνακα πωλήσεων του Google Sheets (A1:F69):
2. Οι στήλες που πραγματικά με ενδιαφέρουν είναι οι εξής Ημερομηνία , Περιοχή , Προϊόν , και Συνολικές πωλήσεις , οπότε επιλέγω μόνο αυτούς να επιστρέψω:
3. Τώρα ήρθε η ώρα να συνθέσουμε τις συνθήκες. Ας προσπαθήσουμε να πάρουμε όλες τις πωλήσεις των γάλα και φουντούκι σοκολάτα για Σεπτέμβριος 2022 :
4. Ενώ εισάγετε τα κριτήριά σας, ο τύπος από την περιοχή προεπισκόπησης στο κάτω μέρος του εργαλείου θα τροποποιηθεί ανάλογα. Προεπισκόπηση αποτελέσματος για να δείτε τα αποτελέσματα που βρέθηκαν:
5. Επιλέξτε τα πάνω αριστερά κελιά για το μελλοντικό φιλτραρισμένο εύρος και πατήστε είτε Επικόλληση αποτελέσματος (για να επιστρέψετε τα ευρεθέντα αποτελέσματα ως τιμές) ή Εισαγωγή τύπου (για να εισαγάγετε έναν τύπο με το αποτέλεσμά του):

Αν θέλετε να γνωρίσετε καλύτερα το Multiple VLOOKUP Matches, σας ενθαρρύνω να το εγκαταστήσετε από το Google Workspace Marketplace ή να μάθετε περισσότερα γι' αυτό στην αρχική του σελίδα.

Βίντεο: Προηγμένα φίλτρα Google Sheets με εύκολο τρόπο

Το Multiple VLOOKUp Matches είναι ο καλύτερος και ο ευκολότερος τρόπος που υπάρχει για να φιλτράρετε τα δεδομένα σας στο Google Sheets. Παρακολουθήστε αυτό το βίντεο επίδειξης για να μάθετε όλα τα πλεονεκτήματα που προσφέρει η κατοχή του εργαλείου:

Αν έχετε ερωτήσεις ή θέλετε να μοιραστείτε κάποιες σκέψεις σχετικά με τα φίλτρα στο Google Sheets, μπορείτε να αφήσετε ένα σχόλιο παρακάτω.